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Die Vor- und Nachteile eines Tischbuchungssystems

Mit dem Aufkommen neuer Arbeitsmodelle wie hybrides Arbeiten und flexibles Arbeiten hat sich im Büro viel verändert. Die Mitarbeiter erleben mehr Flexibilität und Arbeitszufriedenheit und entdecken neue Arbeitsweisen. Die Büroumgebung muss in der Lage sein, diese Veränderungen angemessen zu unterstützen.

Nehmen wir das Hybridmodell als Beispiel, so sehen wir, dass Menschen von zu Hause aus arbeiten, aber auch häufig ins Büro kommen. Wenn die Mitarbeiter im Büro arbeiten wollen, muss ein angenehmer und geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Genau darum geht es bei Tischbuchungssystemen, die eine flexible Arbeitsumgebung ermöglichen und die verfügbaren Arbeitsplätze optimal nutzen.


Was ist ein Tischbuchungssystem?

Ein Schreibtischbuchungssystem ist ein Raumplanungsinstrument, das Mitarbeitern hilft, Arbeitsplätze zu buchen und gemeinsam zu nutzen. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass die Mitarbeiter einen beliebigen Schreibtisch im Büro finden und dort arbeiten können. In der Realität benötigen viele Menschen nicht jeden Tag denselben Schreibtisch oder Arbeitsplatz. Tatsächlich bleiben in den meisten Büros viele Arbeitsplätze unnötigerweise "besetzt". Durch den Einsatz von Schreibtischbuchungssystemen nutzen die Mitarbeiter den Schreibtisch nur dann, wenn sie ihn tatsächlich brauchen.

 

Wie funktioniert das in der Büroumgebung?

Wenn Sie planen, ins Büro zu gehen, möchten Sie sicher sein, dass Sie einen angenehmen Arbeitsplatz haben. Ein Desk Booking System ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Schreibtisch im Voraus zu buchen, wenn sie im Büro arbeiten wollen. Alle Schreibtischbuchungssysteme verfügen über eine Online-Umgebung, auf die die Mitarbeiter von zu Hause oder anderswo aus zugreifen können. Das GoBright Desk Booking System bietet sogar eine interaktive Karte. Hier können die Mitarbeiter sehen, wo sich die Schreibtische befinden und welche belegt sind, und nach ihren Präferenzen filtern. Intelligente Funktionen sorgen dafür, dass GoBright Desk Booking gut auf den täglichen Fluss der Mitarbeiter reagiert. Denken Sie an Funktionen wie Team Booking und Find my Colleague. Es bietet auch die Möglichkeit, eine Buchung für einen bestimmten Teil des Tages oder sogar für einige Stunden vorzunehmen. Bei einigen Arbeitsmodellen haben die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Tagen, an denen sie ins Büro gehen müssen. Aus diesem Grund hat GoBright die Funktion der wiederkehrenden Buchungen entwickelt. Auf diese Weise können die Mitarbeiter im Voraus buchen, so dass sie nicht mehr daran denken müssen, rechtzeitig zu buchen.

 

Creating Availability

Bei der Tischbuchung geht es darum, Verfügbarkeit zu schaffen. Dies kann nur dann angemessen geschehen, wenn die Buchungssoftware mit der richtigen Hardware kombiniert wird. Um einen Schreibtisch zu buchen, benötigen Sie ein Check-in/out-System. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an Ihrem gebuchten Arbeitsplatz ein- und auszuchecken, wie z.B.: NFC-Sticker, die GoBright Connect oder Sensoren. Intelligente Sensoren sorgen dafür, dass die Belegung mit 100-prozentiger Genauigkeit gemessen wird. Ohne den Einsatz von Sensoren könnten Ihnen wertvolle Daten entgehen, die Sie zur Optimierung der Belegungsstrategie und der Arbeitsplätze nutzen können. Die Software für die Schreibtischbuchung kann zur Förderung von Hot Desking, Desk Hoteling oder Desk Sharing eingesetzt werden. Aus diesem Grund wird ein Schreibtischbuchungssystem manchmal auch als Hot-Desk-Buchungssystem oder Desk-Hoteling-System bezeichnet.

 

Unterschiede zwischen Desk Sharing, Desk Hoteling und Hot Desking

Desk-Sharing ist ein Überbegriff, der verdeutlicht, dass ein Schreibtisch keinen festen Besitzer hat. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen erfolgt nach bestimmten Grundsätzen. In den meisten Fällen bezieht sich Desksharing auf die Vorreservierung eines Schreibtischs im Büro. Auf diese Weise arbeiten mehrere Personen zu unterschiedlichen Zeiten an einem Schreibtisch.

Ein anderer Begriff für Desk Sharing ist Desk Hoteling. Desk-Sharing und Desk-Hoteling werden in der Regel über ein Tischbuchungssystem organisiert.

Beim Hot Desking meldet sich ein Mitarbeiter vor Ort, wenn im Büro ein Schreibtisch frei ist. Im Gegensatz zum Desk-Sharing ist Hot Desking eher spontan. Bitte beachten Sie, dass die Bedeutung dieser Begriffe je nach Region oder Land leicht variieren kann. In den meisten Fällen handelt es sich um einen anderen Namen, der jedoch eine ähnliche Bedeutung hat. Ein solides Schreibtischbuchungssystem ist die Lösung für alle.

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Vorteile der Verwendung eines Tischbuchungssystems

Der Einsatz eines Tischbuchungssystems hat viele interessante Vorteile. Wir listen die wichtigsten auf:

1. Erleichtert neue Arbeitsweisen

Die Buchung von Schreibtischen passt gut zu flexiblen Arbeitsformen wie dem hybriden Arbeiten. Die Mitarbeiter sollten flexibel genug sein, um von zu Hause aus zu arbeiten, aber auch einen Arbeitsplatz zur Verfügung haben, wenn sie ins Büro gehen wollen. Die Verwaltung der Belegungsraten über ein Schreibtischbuchungssystem sorgt dafür, dass stets angenehme Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Mit einem Schreibtischmanagementsystem können die Mitarbeiter einen Schreibtisch nach ihren eigenen Präferenzen filtern und auswählen. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern viele Freiheiten einräumen und ihnen die Kontrolle darüber geben, wann und an welchem Schreibtisch sie im Büro arbeiten möchten.

 

2. Zusammenarbeit unterstützen

Mit Desksharing wird die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen gefördert. Mitarbeiter können besser zusammenarbeiten, indem sie einfach nebeneinander liegende Schreibtische reservieren. Die GoBright Desk Booking Platform verfügt zum Beispiel sogar über eine Team Booking Funktion, die diese Art der Zusammenarbeit unterstützt.

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3. Kostengünstig

Mit einer Schreibtischbuchungssoftware können Sie auch die Belegung des Büros verwalten und kontrollieren. Durch die Einsicht in die tatsächliche Belegung haben viele Büros festgestellt, dass sie die Anzahl ihrer Schreibtische nicht wirklich benötigen. Sie waren in der Lage, die Kosten für teure Immobilien zu senken und in kleinere Büroräume umzuziehen. Was die Kosteneffizienz betrifft, so funktioniert die Buchung von Schreibtischen auch umgekehrt. Stellen Sie sich vor, Sie wollen expandieren und in ein größeres Büro umziehen. Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine solche Investition? Ist sie überhaupt notwendig? Mit einem Einblick in dieBelegungsrate können Sie den nächsten Schritt mit Sicherheit tun.

 

4. Nachhaltigkeit

Desk Booking ermutigt die Menschen, nur den Platz zu nutzen, den sie wirklich brauchen. Auf diese Weise wird das Büro viel nachhaltiger. Kein unbesetzter und unnötig teurer Büroraum mehr.

 

5. Zeiteffizienz

In den meisten Fällen sind aufgrund neuer Arbeitsmodelle und anderer Veränderungen in der Büroumgebung nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Büro. An manchen Tagen mag es im Büro ruhig sein, an anderen Tagen ist vielleicht mehr los als erwartet. Unabhängig von der Situation muss ein schöner Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, wenn sich ein Mitarbeiter entschließt, das Büro zu betreten. Mit einem Tischreservierungssystem können Sie die Situation im Büro im Voraus einschätzen. Dadurch, dass Sie vorausplanen können, verschwenden Sie keine Zeit, wenn Sie ins Büro kommen, und erleben keine Überraschungen.

 

6. Einblicke in die Analytik

Ein intelligenter , datengesteuerter Arbeitsplatz ist das, worum es heutzutage geht. Mit den Daten, die aus den Schreibtischbuchungslösungen gewonnen werden, können Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter viel besser verstehen. Sie erhalten einen Einblick, wie das Büro genutzt wird. Warum buchen die Mitarbeiter ihre Schreibtische häufig auf einer bestimmten Etage? Was ist das Besondere an diesen Schreibtischen? Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter am liebsten dort, wo es am hellsten ist, oder in der Nähe des Betriebsrestaurants? All dies sind wertvolle Analysen, die Ihnen helfen können, das Büro zu optimieren. Die Anpassung des Büros an das Verhalten der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um Ihr Büro zukunftssicher zu machen.

GoBright - Datenbelegungsmessung

 

7. Eine neue Generation anziehen

Nicht zu vergessen, dass die jüngere Generation mit neuen Idealen auf den Arbeitsmarkt kommt. Flexibilität und Freiheit sind für sie ein Muss. Sie wollen nicht an den traditionellen 9 bis 5-Büroarbeitsplatz gebunden sein. Sie erwarten einen Arbeitsplatz, der ihren Ansprüchen entspricht und ihre Wünsche berücksichtigt. Die Integration von Desk-Booking in das Büro passt sehr gut zu den Vorstellungen, die diese Generation vom Büro der Zukunft hat. Denn das Büro der Zukunft ist ein intelligentes Büro.

 

8. Gesundheit und Sicherheit

Beim Desk-Sharing teilen sich mehrere Personen denselben Schreibtisch im Büro. Man könnte annehmen, dass dies automatisch zu Bedenken in Bezug auf Gesundheit, Hygiene und Sicherheit führen wird. Allerdings gibt es hier zwei Seiten der Medaille. Wenn mehrere Personen denselben Schreibtisch nutzen und dieser Vorgang nicht überwacht wird, führt dies in der Tat zu erhöhten Risiken in Bezug auf Hygiene und Sicherheit. Bei der Verwendung eines Tischbuchungssystems wird dieser Vorgang jedoch tatsächlich überwacht. Gerade in Zeiten, in denen die Sicherheit besonders wichtig ist (z. B. während einer Pandemie), sorgt der Einsatz von Desk Booking Systemen dafür, dass es im Büro nicht zu voll wird. So kann ein Büromanager beispielsweise bestimmte Schreibtische sperren, so dass ein sicherer Abstand gewährleistet ist. Durch die Kontrolle der Belegungsrate wird außerdem sichergestellt, dass sich nie zu viele Personen gleichzeitig auf der Etage befinden.

Selbst mit Überwachung bleibt die Tatsache bestehen, dass die Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden. Wie soll das sicher gehen? GoBright hat sich darüber bereits Gedanken gemacht. Mit dem GoBright Connect können Sie Ihren Status anpassen, während Sie am Schreibtisch arbeiten. Neben dem offensichtlichen "besetzt" oder "verfügbar" wird auch "muss gereinigt werden" angezeigt, wenn ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch verlassen hat. Die Facility-Abteilung wird automatisch benachrichtigt, dass der Schreibtisch ordnungsgemäß gereinigt werden muss. Nach der Reinigung ist der Schreibtisch wieder "verfügbar".

GoBright Arbeiten - Schreibtisch buchen - Sauberer Schreibtisch - Hygienischer Schreibtisch

 

Und... Was sind die Nachteile eines Tischbuchungssystems?

Welche Aspekte sollten Sie bei der Integration von Desk Booking im Büro berücksichtigen?

 

1. Störung der Hierarchie und Mangel an persönlichem Freiraum

Wenn sich die Mitarbeiter die Schreibtische teilen, kann es zu einer Störung der Hierarchie oder der Unternehmenskultur im Büro kommen. Dies ist ein wichtiger Aspekt, der bei der Umstellung von einem "Büro mit festem Schreibtisch" auf ein flexibles "Desk-Sharing-Büro" zu berücksichtigen ist. Das ist nicht automatisch ein No-Go, aber Sie sollten das Gespräch mit dem Management und den Mitarbeitern suchen, um deren Wünsche, Erwartungen und Befürchtungen abzugleichen. Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wohlfühlen und zuversichtlich sind.

Beim Desk-Sharing haben die Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch. Sie können ihren Schreibtisch nicht mit Fotos, Pflanzen, persönlichen Schreibwaren, Speisen und Getränken usw. dekorieren. Daher sollten Sie die Tatsache berücksichtigen, dass sich die Mitarbeiter Sorgen machen könnten, was mit ihrem persönlichen Raum geschieht. Kommunikation ist der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in die Gründe für bestimmte Entscheidungen einbezogen werden. Wenn das Buchen von Schreibtischen zu mehr Effizienz im Büro führt, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Vorteile dieser Veränderung verstehen.

 

2. Es kostet Geld

Ja, das ist richtig. Jedes Tischbuchungssystem kostet Geld. Während einige Anbieter preislich attraktiver sind, bieten andere ein umfangreicheres Tool mit mehr Optionen. Einige Anbieter bieten nur eine Tischbuchungssoftware an, während andere eine komplette Plattform mit Raumbuchung, Parkplatzbuchung und Besucherregistrierung haben. Es ist daher wichtig, einige Dinge zu beachten, bevor man eine Entscheidung trifft. Was brauchen Sie als Organisation? Welche Probleme wollen Sie lösen und welche Fragen müssen Sie beantworten? Finden Sie einen zuverlässigen Anbieter, der in Bezug auf Produkte, Optionen und Kosten am besten zu Ihnen passt und der Ihre Anforderungen an ein Tischbuchungssystem vollständig erfüllt.

Die Investition in eine Tischbuchungssoftware kostet Geld. Ist das ein echter Nachteil? Wir ziehen es vor, es als eine Investition zu sehen, die Ihnen viele Vorteile bringt. Vorteile, wie sie in diesem Artikel beschrieben sind und wahrscheinlich noch viele mehr. Zeitersparnis, keine Frustration über überfüllte Büros/Abteilungen, direkte Einblicke, eine langfristige Vision und eine Strategie für das Arbeitsplatzmanagement. Es fördert die Zusammenarbeit, verbessert die Produktivität und vermittelt ein Gefühl der Sicherheit.

 

3. Sammeln von Daten

Bei jedem Tischbuchungssystem werden Daten erhoben und/oder verwendet. Dabei handelt es sich teilweise um anonyme Daten, aber auch um personenbezogene Daten. Diese Daten können mit dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern in Verbindung gebracht werden. Zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, IP-Adressen, Unternehmensinformationen, Belegungsraten von Räumen und Schreibtischen oder andere technische Informationen über Integrationen mit anderen Softwareprogrammen. Facility Manager nutzen diese Informationen in einem datengesteuerten Arbeitsplatz, um zu analysieren, wie der Arbeitsplatz genutzt wird. Wie viel Bürofläche wird tatsächlich benötigt? Welche Schreibtische oder Räume werden am meisten genutzt? Oder wie viele Besucher sind im Gebäude anwesend? Achten Sie darauf, dass Sie einen zuverlässigen Anbieter wählen, der mit Ihren Daten ordnungsgemäß und sicher umgeht. Hier bei GoBright ist es selbstverständlich, dass wir Ihre Daten gemäß den Datenschutzgesetzen (z.B. GDPR) schützen. Wir sind nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert, was bedeutet, dass wir die höchsten Standards für Qualität, Datenschutz und Sicherheit erfüllen. In Kombination mit unserem Microsoft Azure-Rechenzentrum, auf dem die Plattform GoBright läuft, bieten wir die höchste Form des Datenschutzes.

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