Un futur lieu de travail réussi doit être axé sur les données.

Écrit par Jon Knight, directeur général d'Ascentae,le distributeur britannique et irlandais de GoBright.

Les fondements du futur lieu de travail.

Le lieu de travail moderne évolue. Il est de plus en plus important pour les dirigeants de créer un environnement qui permet des processus agiles et un travail flexible. En 2020, l'enquête"Re-occupancy and Re-imagined Workplace Survey" de Knight Frank a révélé que 47 % des entreprises britanniques pensaient que leurs stratégies immobilières incluraient davantage d'espaces avec services ou de coworking à l'avenir. Les dirigeants sont mis au défi d'évaluer les tâches effectuées par les personnes et l'environnement le plus efficace pour ces tâches et de déterminer les changements nécessaires dans l'environnement physique et la culture du lieu de travail. Une autre étude commandée par Forrester Consulting pour le compte d'Elastic suggère que les entreprises qui s'adaptent rapidement aux nouvelles méthodes de travail seront plus performantes que celles qui ne le font pas. L'utilisation intelligente des données pour accroître la productivité et optimiser l'utilisation de l'espace produira un retour sur investissement positif et creusera l'écart entre les leaders et les suiveurs.

Au cours de l'année écoulée, les entreprises se sont adaptées pour accueillir une main-d'œuvre à distance et maintenant qu'elles planifient le retour au bureau, il est probable que la plupart d'entre elles envisagent un mélange de travail sur site et à distance. L'époque où les employés se présentaient chaque jour au bureau pour travailler à leur propre poste est révolue. Auparavant, les organisations consacraient de vastes espaces de bureau à des bureaux et à des classeurs individuels et y glissaient un espace de collaboration limité. La pandémie a été le catalyseur qui a poussé les entreprises à penser différemment pour fournir l'espace adéquat au travail tout en aidant les employés à atteindre un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Mais comment les organisations peuvent-elles savoir quelle approche est la bonne pour elles ?

Prise de décision basée sur les données.

L'analyse des données est essentielle. Les informations ainsi obtenues peuvent servir de base à une stratégie de lieu de travail qui optimise l'utilisation de l'espace. Selon une étude de Gensler, 83 % des responsables de l'immobilier d'entreprise considèrent l'utilisation de l'espace comme le critère le plus important pour prendre des décisions efficaces en matière de lieu de travail. Le retour sur investissement que l'on peut obtenir en prenant les bonnes décisions peut affecter, et affecte effectivement, la capacité d'une organisation à atteindre une croissance rentable.

À court terme, les organisations doivent suivre les données pour comprendre les tendances de leurs propres performances, par exemple les employés et les services qui accèdent le plus fréquemment au bureau et les salles de réunion les plus utilisées. Ces données permettent de prendre des décisions à court terme pour garantir l'efficacité du lieu de travail, le bien-être des employés et le respect des exigences de sécurité. Cependant, nous voyons de plus en plus d'organisations utiliser les données pour déterminer des plans à plus long terme. En rassemblant et en utilisant les données de manière plus efficace, les organisations peuvent élaborer une stratégie d'occupation qui les aide à créer un environnement propice à une main-d'œuvre hautement productive et à mieux gérer le coût de l'immobilier.

Les solutions de gestion du lieu de travail comme GoBright offrent une méthode passive de collecte de données sur le lieu de travail pour guider les décisions stratégiques de l'entreprise, en utilisant 3 éléments clés.

Réservation de bureaux:

L'introduction de Réservation de bureaux peut rassurer les employés qui travaillaient à domicile quant à la perspective de retourner au bureau. Ils peuvent choisir un bureau dans un espace de travail situé à proximité des collègues avec lesquels ils doivent collaborer.

Lescapteurs de bureau améliorent encore la précision et la prévisibilité en permettant aux entreprises de suivre automatiquement les entrées et sorties des personnes, sans matériel supplémentaire.

À court terme, Réservation de bureauxdata permet de contrôler et de gérer l'occupation, mais à long terme, les données recueillies permettront aux entreprises de planifier avec précision les besoins futurs en matière de lieux de travail. Par exemple, à mesure que la demande d'espace de travail évolue, il se peut que l'on ait besoin de moins de bureaux et de plus d'espaces de réunion.

Réservation de salles:

Réservation de salles aident les organisations à comprendre le nombre de salles utilisées, la taille de la salle la plus couramment choisie et les niveaux d'occupation typiques. Lorsque l'on construit un centre pour l'avenir, il est important de connaître le nombre et la taille des espaces de réunion qui seront probablement nécessaires.

La collecte de données peut également aider à déterminer le type de technologie dont les utilisateurs sont le plus susceptibles d'avoir besoin pour leurs réunions et les services qu'ils réservent le plus souvent. Les problèmes et les incidents peuvent également être enregistrés pour permettre aux organisations d'améliorer la gestion des incidents en surveillant et en résolvant rapidement les problèmes techniques courants.

Gestion des visiteurs :

À court terme, lessolutions de gestion des visiteurs (VMS) sont la clé de la mise en œuvre d'une politique de suivi et de traçabilité efficace. Les organisations peuvent surveiller le nombre de visiteurs dans leurs bâtiments en temps réel, en voyant exactement à quelles heures les gens entrent et sortent, et en leur fournissant des informations importantes sur la sécurité pendant qu'ils sont sur place. Le nombre de visiteurs peut également être suivi dans le temps, ce qui permet aux organisations d'identifier le personnel qui accueille le plus fréquemment des visiteurs, les raisons de ces visites et les jours les plus populaires pour ces visites.

De plus, le VMS élimine une grande partie des tâches qui incombent traditionnellement au réceptionniste. Des tâches telles que contacter l'hôte à l'arrivée du visiteur ou devoir saisir manuellement tous les détails du visiteur sont prises en charge numériquement, ce qui permet au réceptionniste de se concentrer sur l'accueil.

Conclusion :

En définitive, la clé du succès d'une organisation réside dans sa capacité à optimiser l'utilisation de l'espace. Cela signifie qu'il faut créer un environnement qui favorise une main-d'œuvre très performante en proposant des solutions de travail qui s'alignent sur les pratiques de travail de leurs employés. Cela nécessite également une utilisation efficace des données pour s'assurer qu'ils utilisent au mieux l'espace dont ils disposent actuellement et pour leur permettre de modéliser des scénarios futurs en fonction des besoins commerciaux émergents et des changements de comportement sur le lieu de travail.