Illustration

Avantages et inconvénients du hot desking

Le "hot desking" est une méthode de travail flexible qui consistait à l'origine à utiliser un bureau de manière ponctuelle. Les gens n'ont plus de bureau fixe et personnel, mais peuvent choisir où travailler sur une base quotidienne, voire horaire. L'idée était que les employés venaient travailler et choisissaient sur place l'endroit où ils voulaient travailler. Aujourd'hui, le hot desking est toujours aussi flexible, mais il est généralement utilisé en combinaison avec un systèmeRéservation de bureaux . Celui-ci permet aux employés de réserver un bureau à l'avance, ce qui leur évite d'arriver sur un lieu de travail entièrement occupé. Bien qu'il existe des différences mineures entre les termes hot desking, desk-hoteling et desk-sharing, ils sont généralement utilisés de manière interchangeable dans le monde de l'entreprise. Dans cet article, nous utiliserons le hot desking comme un terme générique pour les trois, et décrirons les avantages et les inconvénients.


Quels sont les avantages du hot desking ?

Collaboration

Le hot desking signifie que les employés prennent le bureau disponible le matin, au lieu d'avoir un bureau fixe pour eux. Cela signifie qu'il est possible qu'ils aient un siège différent chaque jour, près de personnes différentes. Il leur sera plus facile de collaborer avec des personnes de différents services, car ils pourront choisir de s'asseoir à côté des personnes avec lesquelles ils souhaitent travailler ce jour-là.

L'avantage le plus important du Hot desking est qu'il stimule l'établissement de relations avec davantage de collègues, ce qui se traduit par un meilleur environnement de travail pour tous. Dans les environnements de travail statiques, il est tout à fait naturel que certains groupes de personnes se forment et travaillent régulièrement ensemble. Il peut être bénéfique d'empêcher cela, de stimuler la communication entre collègues de différents départements. Les gens commenceront à partager des informations entre eux au sein de l'entreprise, ce qui conduira à une meilleure connaissance globale des activités de l'entreprise. En outre, cette meilleure coopération entraînera un flux de créativité plus important. Vos employés apprennent à connaître différents aspects de votre entreprise et sont inspirés par leurs collègues et leur environnement pour sortir des sentiers battus.

 

Gestion de l'occupation

Lorsque vous travaillez avec des bureaux fixes, vous aurez des bureaux inutilisés au bureau chaque fois qu'un employé n'est pas présent au travail. Il s'agit d'un gaspillage d'espace et, en définitive, de coûts. Vous pouvez économiser ces coûts en utilisant le hot desking. Plusieurs personnes partageront un bureau tout au long de la journée, ce qui permettra une utilisation optimale de votre espace de bureau. Si vous disposez d'un outil de gestion de l'occupation, vous pouvez envisager de retirer de votre espace de travail certains bureaux insuffisamment utilisés. Vous pouvez utiliser l'espace ainsi libéré pour autre chose.

 

Bureaux propres !

Personne n'aime travailler dans un environnement désordonné. Cela peut être une source de distraction et parfois même de stress. Comme les gens travaillent à des bureaux différents chaque jour, ils ne laissent pas leurs effets personnels sur un bureau. Ainsi, votre espace de travail aura l'air bien rangé et ordonné, sans objets perdus partout. Les employeurs peuvent aider leurs employés à rester en ordre en leur fournissant des casiers où ils peuvent ranger leurs effets personnels. Vous pouvez opter pour des casiers ordinaires ou des casiers à contrôle numérique, comme ceux de GoBright, que vous et vos employés pouvez réserver de chez vous.

GoBright Réservation de bureaux - Réservation de salles - Réservez votre casier - Vecos

 

Quels sont les inconvénients du hot desking ?

Où est mon collègue ?

Comme le principe de base du hot desking est d'être assis à un bureau différent chaque jour, il peut être difficile pour les gens de trouver la personne spécifique qu'ils recherchent. Ce n'est peut-être pas un problème pour les petits bureaux, mais pour les grandes entreprises ayant plusieurs étages, cela peut poser des difficultés. Heureusement, le systèmeRéservation de bureaux de GoBrightcomporte une fonction appelée "Trouver mon collègue" qui aide vos employés à résoudre ce problème.

 

Il ne fonctionne pas pour tout le monde

Certains employés apprécient d'avoir un lieu de travail fixe et de subir le moins de changements possible. Le passage des bureaux fixes aux bureaux mobiles peut nécessiter une certaine acclimatation de la part de certains collègues, ce qui entraîne une baisse temporaire de la productivité.

 

Incertitude

Le principe du hot desking est de pouvoir choisir son bureau de manière flexible dès son entrée dans le bâtiment. Cela peut aussi être le plus grand inconvénient du hot desking, s'il n'est pas bien pensé. Cela peut entraîner une incertitude quant à l'endroit où vous allez travailler ce jour-là. Si cela peut être un inconvénient mineur pour les petites organisations n'ayant qu'un seul étage, les problèmes se posent dans les grandes entreprises. Celles-ci disposent généralement d'un plus grand nombre d'étages, voire de bâtiments, où les employés peuvent travailler, d'où la possibilité qu'un employé arrive à un étage pour constater qu'il est déjà plein. Il doit alors chercher physiquement un endroit où s'asseoir avant de pouvoir commencer à travailler.

Lorsque vous faites appel à GoBright Réservation de bureauxvous pouvez réserver votre bureau à l'avance, ce qui élimine cette incertitude. Notre plateforme propose une carte interactive (dans le portail et dans l'appli) qui visualise l'espace de travail et donne aux employés la possibilité de réserver les installations dont ils ont besoin. En outre, vous pouvez placer desécrans de cartographie GoBright dans vos étages. Ainsi, vos employés peuvent voir en un clin d'œil si des sièges sont disponibles et où ils se trouvent.

 

Perturbation de la hiérarchie

En fonction de votre culture d'entreprise, les employés peuvent ressentir le hot desking comme une perturbation indésirable de la hiérarchie établie au sein de votre bureau. Pour certaines entreprises, la hiérarchie n'est pas si importante. Cependant, lorsqu'il s'agit d'un aspect important de votre culture d'entreprise, vous pouvez envisager d'adapter l'approche du "hot desking" à votre bureau.

GoBright Réservation de bureaux - Connecter - Cosnova bureau

 

Mon entreprise doit-elle recourir au hot desking ?

Si vous cherchez à optimiser les installations de votre bâtiment, le hot desking peut être une solution pour vous. Bien sûr, le hot desking présente des avantages et des inconvénients, mais retenez...... Il peut contribuer à stimuler la collaboration entre les différents services et à renforcer la cohésion sociale au bureau. En outre, il peut aider à garder l'espace propre et net. GoBrightL'analyse de l'entreprise peut également vous donner un aperçu de l'occupation de votre bureau, ce qui vous aidera à décider de la manière dont vous souhaitez aménager votre espace de travail. Cependant, le hot desking s'accompagne de quelques obstacles pour toute entreprise. Les employés peuvent avoir besoin d'un certain temps pour s'habituer complètement à un mode de travail entièrement remanié. Après tout, les gens sont des créatures d'habitudes et certaines personnes apprécient la hiérarchie au sein d'une équipe. Néanmoins, tous ces obstacles peuvent être surmontés en adaptant l'idée du hot-desking aux besoins de votre entreprise et en mettant en place des outils. Smart Office des outils.

 

Comment puis-je mettre en œuvre efficacement le hot-desking dans mon bureau ?

Le concept de hot desking n'est pas nouveau, mais dans les espaces de bureau de notre époque, il s'agit d'un véritable sujet d'actualité. Cependant, de plus en plus d'entreprises adaptent leurs bureaux pour qu'ils soient adaptés au travail hybride. Vous pouvez ajouter quelques éléments à votre espace de bureau pour le rendre adapté à l'avenir.

 

Flexibilité

La flexibilité est au cœur du concept de "hot desking". Les gens sont libres de choisir où ils veulent s'asseoir. Pourquoi limiter cette flexibilité au bureau ? Le travail hybride devient de plus en plus important pour les futurs employés, car il leur permet de planifier leurs journées le plus efficacement possible. Cela crée toutefois une incertitude quant aux espaces de travail au bureau. Les employés ne savent plus qui se trouve au bureau et où ils sont assis.

Ce problème peut être résolu grâce aux systèmesRéservation de bureaux , tels que GoBright. Avec notre systèmeRéservation de bureaux , vos employés peuvent réserver leur bureau depuis leur domicile grâce à l'application GoBright et s'enregistrer sur le Connect. Si les bureaux utilisent les écrans de cartographie, les employés peuvent voir directement sur la carte quels bureaux sont déjà réservés et lesquels sont libres. De cette façon, les employés ont la certitude d'avoir un poste de travail. Ils n'ont pas à chercher un bureau à chaque étage s'ils n'ont pas encore réservé. Cela laisse donc la possibilité à vos employés de choisir comment ils veulent aménager leur journée de travail.

 

Aménagement du bureau

Si vous souhaitez intégrer le hot-desking dans votre bureau, vous devez rendre votre bureau attrayant. Le travail hybride et le travail à domicile sont de plus en plus populaires. Vous devez donc vous assurer qu'il y a des avantages à travailler au bureau plutôt qu'à la maison. Une bonne conception des bureaux peut contribuer à rendre le travail au bureau facile et accessible.

Un bon point de départ consiste à fournir à vos employés des bureaux à réglage automatique de la hauteur. Dans les bureaux où le hot-desking est la norme, le problème peut être que les bureaux doivent être constamment réajustés parce que différentes personnes utilisent le même bureau. Si vous associez le systèmeRéservation de bureaux de GoBrightaux Connects, vos employés peuvent s'enregistrer dans un bureau et la hauteur sera automatiquement ajustée à leur hauteur préférée. Cela s'avère particulièrement utile lorsque votre entreprise a recours au hot-desking. Vos employés ne doivent alors pas constamment ajuster manuellement leur bureau. Rester assis trop longtemps a en outre un impact négatif sur la santé. Il est donc important que vos employés aient la possibilité de se lever derrière leur bureau.

GoBright Réservation de bureaux - Gestion des bureaux - Hot Desking

Des casiers intelligents
Sans bureaux fixes, le nombre d'effets personnels et de décorations sur les bureaux sera réduit au minimum. Il peut être avantageux que votre bureau mette à leur disposition des casiers dans lesquels ils pourront ranger leurs sacs en toute sécurité. Si vous utilisez la plateforme GoBright , vous pouvez choisir d'utiliser des casiers spéciaux qui peuvent être réservés via l'application GoBright .

 

Chez soi au bureau
Certaines personnes aiment travailler dans des bureaux bondés et entourés de leurs collègues, tandis que d'autres s'épanouissent dans le silence. Assurez-vous que votre bureau convient à tous vos employés. Vous pouvez le faire en mettant en place des salles de silence et d'autres pièces dédiées, comme un espace créatif. De plus en plus d'entreprises donnent à leurs bureaux une transformation chaleureuse, en remplaçant les espaces de travail gris et ennuyeux. De cette façon, vous vous assurez que chacun de vos employés se sent valorisé et se sent chez lui au bureau.

Vous pouvez donner à vos employés la certitude d'utiliser ces installations en utilisant un système Réservation de salles . Avec le systèmeRéservation de salles de GoBright, vos employés peuvent réserver une salle spécifique pour travailler ou collaborer depuis leur domicile. De plus, grâce au plugin Microsoft Teams et Outlook, vos employés n'ont qu'à organiser une réunion dans Teams ou Outlook. GoBright réservera automatiquement la salle demandée.

GoBright - Cosnova Office - hot desking - gestion du lieu de travail

Peser les avantages et les inconvénients du hot desking

En somme, le hot desking est une solution adaptée aux bureaux qui cherchent à utiliser l'espace et le temps de manière optimale. Cela vaut surtout pour les entreprises qui stimulent le travail hybride. Si la mise en œuvre de cette nouvelle forme de travail flexible s'accompagne de quelques défis, aucun n'est impossible à surmonter. Il suffit d'utiliser les bons outils de bureautique intelligente.

Prêt pour plus

Vous trouvez cela intéressant et vous êtes prêt à passer à l'étape suivante ? Nous sommes là pour vous aider !
Envoyez-nous un courriel Appelez-nous Demander une démo
Illustration
Questions fréquentes

Demandez-nous n'importe quoi ! Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées.

Parcourir les questions réponses
Centre d'aide

Une mine d'or pour tous les responsables informatiques et les gestionnaires d'installations. Plongez dans les aspects techniques de nos produits et solutions.

Visitez le centre d'aide
Bulletin d'information

Vous voulez rester informé de tous les développements dans le domaine du bureau intelligent et de nos nouvelles fonctionnalités ? Abonnez-vous maintenant.

Abonnez-vous maintenant.