Les avantages et les inconvénients d'un système Réservation de bureaux

Qu'est-ce qu'un système Réservation de bureaux ?

Un système Réservation de bureaux est un outil de planification des espaces qui aide les employés à réserver et à partager des espaces de travail. En général, cela signifie que les employés peuvent trouver et travailler à n'importe quel bureau du bureau. En réalité, beaucoup de personnes n'ont pas besoin du même bureau ou espace de travail tous les jours. En fait, dans la plupart des bureaux, beaucoup d'espaces de travail restent inutilement "occupés". Avec l'utilisation du système Réservation de bureaux , les employés n'utilisent le bureau que lorsqu'ils en ont réellement besoin.

Comment cela fonctionne-t-il dans un environnement de bureau ?

Lorsque vous prévoyez d'aller au bureau, vous voulez être sûr d'avoir un lieu de travail agréable. Un système Réservation de bureaux permet aux employés de réserver leur bureau à l'avance lorsqu'ils veulent travailler au bureau. Tous les systèmes Réservation de bureaux disposent d'un environnement en ligne auquel les employés peuvent accéder depuis leur domicile ou ailleurs. Le système GoBright Réservation de bureaux propose même une carte interactive. Les employés peuvent y voir où se trouvent les bureaux, lesquels sont occupés, et filtrer en fonction de leurs préférences. Des fonctions intelligentes garantissent que GoBright Réservation de bureaux répond bien au flux quotidien des employés. Pensez à des fonctions telles que Team Booking et Find my Colleague. Il est également possible d'effectuer une réservation pour une certaine partie de la journée ou même pour quelques heures. Dans certains modèles de travail, les employés ont un ensemble déterminé de jours où ils doivent se rendre au bureau. C'est pourquoi GoBright a créé la fonction de réservation récurrente. De cette façon, les employés peuvent réserver à l'avance, ce qui leur évite de devoir se rappeler de réserver à temps.

Creating Availability

Réservation de bureaux consiste à créer de la disponibilité. Cela ne peut se faire de manière appropriée que si le logiciel Réservation de bureaux est associé au matériel adéquat. Pour réserver un bureau, vous avez besoin d'un système d'enregistrement des entrées et sorties. Il existe plusieurs façons de s'enregistrer et de quitter le bureau que vous avez réservé : Des autocollants NFC, le GoBright Connect, ou des capteurs. Les capteurs intelligents garantissent que l'occupation est mesurée avec une précision de 100 %. Sans l'utilisation de capteurs, vous pourriez passer à côté de données précieuses que vous pouvez utiliser pour optimiser la stratégie d'occupation et les lieux de travail. Le logiciel Réservation de bureaux peut être utilisé pour stimuler le hot desking, le desk hoteling ou le desk sharing. C'est pourquoi un système Réservation de bureaux est parfois appelé système de hot desk Réservation de bureaux ou système de desk hoteling.

Différences entre le partage de bureau, le desk-hoteling et le hot desking

Le partage de bureau est un terme générique qui illustre le fait qu'un bureau n'a pas de propriétaire fixe. Les bureaux sont partagés sur la base de certains principes. Dans la plupart des cas, le partage de bureau fait référence à la pré-réservation d'un bureau au bureau. De cette manière, plusieurs personnes travaillent sur le même bureau à des moments différents.

Un autre terme pour le partage de bureau est le desk hoteling. Le partage de bureau et l'hôtellerie de bureau sont généralement organisés via un système Réservation de bureaux .

Avec le hot desking, un employé s'inscrit sur place s'il y a un bureau disponible au bureau. Contrairement au partage de bureau, le hot desking est plus spontané. Veuillez noter que la signification de ces termes peut varier légèrement selon les régions ou les pays. Et dans la plupart des cas, il s'agit d'un autre nom mais avec une signification similaire. Un système solide Réservation de bureaux est la solution pour tous.

Avantages de l'utilisation d'un système Réservation de bureaux

L'utilisation d'un système Réservation de bureaux présente de nombreux avantages intéressants. Nous en énumérons les plus importants :

1. Facilite les nouvelles méthodes de travail

Réservation de bureaux s'intègre bien dans les modes de travail flexibles tels que le travail hybride. Les gens doivent être suffisamment flexibles pour travailler à domicile, mais aussi avoir un espace de travail à leur disposition lorsqu'ils souhaitent se rendre au bureau. La gestion des taux d'occupation via un système Réservation de bureaux garantit que des espaces de travail agréables sont toujours disponibles. Avec un système de gestion des bureaux, les employés peuvent filtrer et sélectionner un bureau en fonction de leurs préférences. Ainsi, vous pouvez offrir aux employés une grande liberté et leur donner le contrôle du moment et du bureau sur lequel ils souhaitent travailler dans le bureau physique.

2. Soutenir la collaboration

Avec le partage de bureaux, la collaboration entre les équipes ou les départements est stimulée. Les employés peuvent mieux collaborer en réservant simplement des bureaux côte à côte. Par exemple, la plateforme GoBright Réservation de bureaux dispose même d'une fonction de réservation d'équipe conçue pour soutenir ce type de collaboration.

3. Rentabilité

Avec le logiciel Réservation de bureaux , vous êtes également en mesure de gérer et de contrôler l'occupation du bureau. En ayant un aperçu de l'occupation réelle, de nombreux bureaux ont découvert qu'ils n'avaient pas vraiment besoin du nombre de bureaux qu'ils avaient. Ils ont pu réduire les coûts de l'immobilier coûteux et déménager dans un espace de bureau plus petit. En termes de rentabilité, Réservation de bureaux fonctionne également dans l'autre sens. Imaginez que vous envisagiez de vous agrandir et de déménager dans un bureau plus grand. Quel est le bon moment pour faire un tel investissement ? Est-il même nécessaire ? En connaissant letaux d' occupation, vous pouvez passer à l'étape suivante avec certitude.

4. Durabilité

Réservation de bureaux encourage les gens à n'utiliser que l'espace dont ils ont réellement besoin. De cette façon, le bureau devient beaucoup plus durable. Il n'y a plus d'espaces de bureau inoccupés et inutilement coûteux.

5. Efficacité du temps

Dans la plupart des cas, tous les employés ne seront pas au bureau en même temps en raison de nouveaux modèles de travail et d'autres changements dans l'environnement du bureau. Certains jours, le bureau peut être calme, et d'autres jours, il peut être beaucoup plus occupé que prévu. Quelle que soit la situation, si un employé décide de venir au bureau, un lieu de travail agréable doit être disponible. L'utilisation d'un systèmeRéservation de bureaux vous permet d'évaluer à l'avance la situation au bureau. En étant capable d'anticiper, vous ne perdez pas de temps à vous rendre au bureau et à avoir des surprises.

6. Aperçu de l'analyse

Un lieu de travail intelligent et axé sur les données, voilà ce dont il est question de nos jours. Grâce aux données dérivées des solutions Réservation de bureaux , vous êtes en mesure de comprendre beaucoup mieux le comportement des employés. Vous aurez un aperçu de la façon dont le bureau est utilisé. Pourquoi les employés réservent-ils souvent leur bureau à un étage spécifique ? Qu'est-ce que ces bureaux ont de particulier ? Peut-être vos employés aiment-ils travailler là où il y a le plus de lumière naturelle, ou près du restaurant d'entreprise ? Ce sont toutes des analyses précieuses qui peuvent vous aider à optimiser le bureau. Adapter le bureau au comportement des employés est l'un des moyens les plus importants de garantir que votre bureau est à l'épreuve du temps.

7. Attirer une nouvelle génération

Sans oublier que la jeune génération entre sur le marché du travail avec de nouveaux idéaux. La flexibilité et la liberté sont indispensables pour eux. Ils ne veulent pas être attachés au bureau traditionnel de 9 à 5. Ils attendent un lieu de travail qui représente leurs normes et répond à leurs souhaits. L'intégration de Réservation de bureaux au bureau s'inscrit parfaitement dans la perspective que cette génération a du bureau du futur. Car le bureau du futur est un bureau intelligent.

8. Santé et sécurité

Avec le partage de bureau, plusieurs personnes partagent le même bureau au bureau. Vous pourriez supposer que cela entraîne automatiquement des préoccupations en matière de santé, d'hygiène et de sécurité. Cependant, il y a deux côtés à l'histoire. Lorsque des personnes utilisent le même bureau et que ce processus n'est pas contrôlé, cela entraîne effectivement des risques accrus en matière d'hygiène et de sécurité. En revanche, l'utilisation d'un système Réservation de bureaux permet de contrôler ce processus. En particulier dans les périodes où la sécurité doit être mise en avant (par exemple, lors d'une pandémie), l'utilisation du système Réservation de bureaux permet de s'assurer qu'il n'y a pas trop de monde dans le bureau. Par exemple, un chef de bureau peut bloquer certains bureaux afin de garantir une distance de sécurité. De même, en contrôlant le taux d'occupation, vous vous assurez qu'il n'y a jamais trop de personnes à l'étage en même temps.

Même avec la surveillance, le fait est que les bureaux sont utilisés par plusieurs personnes. Comment assurer la sécurité ? GoBright y a déjà pensé. Grâce à GoBright Connect, vous pouvez modifier votre statut tout en travaillant au bureau. En plus de l'évident "occupé" ou "disponible", il s'ajustera également à "Besoin de nettoyage" lorsqu'un employé a quitté son bureau. Le département des installations sera automatiquement alerté que le bureau doit être nettoyé correctement. Une fois nettoyé, le bureau redevient "disponible".

Et... Quels sont les inconvénients du système Réservation de bureaux ?

Quels aspects devez-vous prendre en compte lors de l'intégration de Réservation de bureaux au bureau ?

1. Perturbation de la hiérarchie et manque d'espace personnel

Lorsque les employés partagent leur bureau, il peut y avoir une rupture de la hiérarchie ou de la culture d'entreprise dans le bureau. Il s'agit d'un aspect important à prendre en compte lors de l'adaptation d'un "bureau fixe" à un "bureau partagé" flexible. Il ne s'agit pas d'un refus automatique pour cette raison, mais il faut entamer la conversation avec la direction et les employés pour aligner leurs souhaits, leurs attentes et leurs craintes. Créez un environnement de travail qui rend tout le monde heureux et confiant.

Avec le partage de bureau, les employés ne sont pas propriétaires de leur bureau. Ils ne peuvent pas décorer leur bureau avec des photos, des plantes, des articles de papeterie personnels, de la nourriture et des boissons, etc. Vous devez donc tenir compte du fait que les employés peuvent s'inquiéter de ce qu'il adviendra de leur espace personnel. La communication est essentielle. Veillez à ce que les employés soient associés aux raisons pour lesquelles certaines décisions sont prises. Si le site Réservation de bureaux permet de gagner en efficacité au bureau, assurez-vous que les employés comprennent les avantages de ce changement.

2. Cela coûte de l'argent

Oui, c'est vrai. Tout système Réservation de bureaux aura un coût. Si certains fournisseurs seront plus attractifs en termes de prix, d'autres proposent un outil plus complet avec plus d'options. Certains fournisseurs ne proposent que le logiciel Réservation de bureaux , tandis que d'autres disposent d'une plateforme complète comprenant Réservation de sallesles réservations de parking et l'enregistrement des visiteurs. Il est donc important de considérer quelques éléments avant de prendre une décision. De quoi avez-vous besoin en tant qu'organisation ? Quels problèmes voulez-vous résoudre et à quelles questions devez-vous répondre ? Trouvez un fournisseur fiable qui vous convient le mieux en termes de produits, d'options et de coûts, et qui répond entièrement à vos besoins dans un systèmeRéservation de bureaux .

Investir dans le logiciel Réservation de bureaux coûte de l'argent. Est-ce un réel inconvénient ? Nous préférons le voir comme un investissement qui vous apportera de nombreux avantages. Des avantages tels que décrits dans cet article et probablement bien d'autres encore. Gain de temps, fin des frustrations liées à l'encombrement des bureaux/départements, aperçu direct, vision à long terme et stratégie de gestion du lieu de travail. Il stimule la collaboration, améliore la productivité et procure un sentiment de sécurité.

3. Collecte des données

Avec chaque système Réservation de bureaux , des données sont collectées et/ou utilisées. Il s'agit en partie de données anonymes, ainsi que de données personnelles. Ces données peuvent être liées à l'entreprise et à ses employés. Par exemple le nom, l'adresse e-mail, les adresses IP, les informations sur l'entreprise, les taux d'occupation des salles et des bureaux, ou d'autres informations techniques sur les intégrations avec d'autres logiciels. Les gestionnaires d'installations utilisent ces informations dans un lieu de travail axé sur les données pour analyser la façon dont le lieu de travail est utilisé. De combien d'espace de bureau a-t-on réellement besoin ? Quels bureaux ou quelles pièces sont les plus utilisés ? Ou encore, combien de visiteurs sont présents dans le bâtiment ? Veillez à choisir un fournisseur fiable qui traite vos données correctement et en toute sécurité. Chez GoBright, il va sans dire que nous protégeons vos données conformément aux lois sur la protection de la vie privée (par exemple, le GDPR). Nous sommes certifiés ISO 9001 et ISO 27001, ce qui signifie que nous respectons les normes les plus élevées en matière de qualité, de protection des données et de sécurité. En combinaison avec notre centre de données Microsoft Azure, sur lequel fonctionne la plateforme GoBright , nous offrons la plus haute forme de protection des données.