L'objectif était de mettre en place une technologie moderne pour le lieu de travail et d'optimiser la gestion des bureaux et des espaces de réunion.
Le défi - "Le bon espace au bon endroit
L'objectif de Thirteen Group était de trouver un système complet de gestion des visiteurs, comprenant des bureaux individuels et des installations pour Réservation de salles. Il s'agissait également d'équiper plusieurs espaces de réunion, de collaboration et de bureaux ouverts.
Ils ont inclus la nécessité d'explorer des pratiques de travail plus agiles et flexibles dans le cadre d'une étude intitulée "Right Space Right Place". Leur motivation était en partie d'obtenir la meilleure valeur de tous les espaces de bureaux, mais ils voulaient surtout engendrer une culture de choix et de confiance à travers comment, où et quand les membres du personnel pouvaient travailler. Ils avaient besoin d'une solution qui leur permettrait :
- Réservation de bureaux;
- Optimiser l'utilisation des bureaux ;
- De libérer les salles de réunion vides ;
- De trouver facilement les bureaux, les collègues et les équipes vides ;
- Le suivi des zones d'assise populaires ;
- Compatibilité avec les postes de travail entièrement réglables en hauteur ;
- Une solution "tout-en-un" qui prendrait également en charge Réservation de salleset la gestion des visiteurs et des invités et qui serait liée à Outlook et à Microsoft Teams.
Thirteen Group a demandé de l'aide à l'intégrateur Visavvi, spécialiste des solutions de travail. Convaincu que GoBright était la bonne solution, mais préoccupé par la difficulté de mettre en œuvre un tel niveau de changement dans l'ensemble de l'organisation, Visavvi s'est associé aux experts en technologies de l'environnement de travail d'Ascentae (distributeur deGoBrightau Royaume-Uni) pour l'aider à gérer le déploiement.
Le résultat
GoBright a contesté les détails du cahier des charges lorsque cela s'avérait pertinent, s'assurant ainsi que Thirteen Group ne gaspillait pas d'argent sur des choses qui n'étaient pas encore nécessaires, ajoutant une réelle valeur ajoutée pendant la phase de développement. La mise en œuvre s'est déroulée sans heurts, les systèmes de réservation et les systèmes de rapport fournissant exactement ce dont nous avions besoin. La capacité d'analyse a également fourni des données concrètes sur la façon dont les défis de la mise en œuvre ont été relevés.
GoBright Gestion du lieu de travail
En raison de la rénovation d'un bâtiment en cours, les visites sur place étaient limitées et la consultation initiale s'est faite uniquement à partir des plans du site et des dessins d'étage. L'exigence portait sur un ensemble très spécifique de fonctionnalités de bureau et de Réservation de salles. Les caractéristiques de plusieurs fournisseurs de systèmes de réservation ont été passées en revue, mais le seul à pouvoir fournir tous les éléments livrables était GoBright. Étant donné qu'il s'agissait d'un nouveau venu sur le marché britannique et qu'il n'y avait pas d'installation antérieure au Royaume-Uni à laquelle se référer, il a fallu beaucoup de confiance de la part de Thirteen Group pour qu'il recommande GoBright. Ascentae a conseillé à Thirteen Group de se rendre à GoBright aux Pays-Bas pour voir les solutions de première main et la visite a confirmé que c'était le bon produit pour eux.
Réservation de salles Réservation de bureaux et gestion des visiteurs
GoBrightLes caractéristiques uniques du système comprennent un système d'enregistrement des visiteurs en libre-service, Réservation de salles des panneaux d'affichage et des modules de bureaux multifonctions Connect avec des voyants lumineux indiquant leur état de disponibilité. La plateforme de gestion et de reporting fournit des données de réservation et d'utilisation en temps réel et historiques, complétées par des capteurs d'occupation sous les bureaux et un système de réservation basé sur Outlook - qui fournissent tous des informations vitales sur l'utilisation du lieu de travail.
Enregistrement en libre service
Un écran interactif de 10 pouces est utilisé à l'entrée du bâtiment. Les visiteurs enregistrent leur arrivée, se font photographier automatiquement et reçoivent un badge visiteur avec photo d'identité. Le système informe ensuite leur hôte de leur arrivée. Tout cela améliore l'expérience des visiteurs et libère des ressources pour que le personnel puisse se concentrer sur d'autres tâches essentielles. Les visiteurs et le personnel sont ensuite dirigés dans le bâtiment à l'aide d'une série d'écrans LCD d'orientation placés à des endroits stratégiques. Ceux-ci affichent en temps réel des informations sur l'utilisation des salles et des bureaux, ce qui permet au personnel et aux visiteurs de trouver facilement et rapidement leur destination ou un espace de travail libre.
Suivi et révision
La partie de la plateforme consacrée aux rapports et à la gestion permet à Thirteen Group de surveiller et d'examiner régulièrement l'utilisation des espaces de travail, améliorant ainsi l'accès aux espaces de travail les plus demandés et offrant une plus grande souplesse sur le lieu de travail. Il est important de noter que le suivi actif des visites des utilisateurs et de l'utilisation des espaces de travail permet à Thirteen Group de conserver un registre précis de qui a utilisé quel espace. L'installation qui en résulte offre un environnement de travail de pointe avec de vastes installations de réunion et de collaboration accessibles via le système très efficace de salles et de Réservation de bureauxde GoBright.
L'entreprise
Thirteen Group fournit des logements et des services à plus de 70 000 clients à travers Teesside et d'autres régions du Nord-Est, notamment le North Yorkshire, le comté de Durham et Tyne and Wear. En juillet 2017, Erimus Housing, Housing Hartlepool, Tees Valley Housing, Tristar Homes et Thirteen Care and Support se sont associés pour créer une entreprise à but social forte appelée Thirteen. L'organisation compte désormais plus de 1500 employés, basés dans leur nouveau bureau phare de trois étages à Middlesborough.
Le parfait canal de vente
GoBright et Ascentae ont travaillé avec Visavvi de manière proactive, offrant des conseils pragmatiques et professionnels basés sur leur connaissance experte du marché et du produit. Le responsable de compte de Visavvi, John Andrews, a passé de nombreuses heures à travailler en étroite collaboration avec Thirteen Group pour comprendre pleinement leur large éventail de besoins et s'assurer que le système installé répondrait à leurs besoins immédiats tout en offrant des possibilités pour l'avenir. John Andrews de Visavvi a expliqué que "Thirteen Group avait un ensemble d'exigences très spécifiques pour le bureau et le système Réservation de salles. J'ai passé en revue les caractéristiques de plusieurs fournisseurs de systèmes de réservation et le seul qui pouvait fournir tous les éléments livrables était GoBright.
Les connaissances et l'expérience du revendeur, du distributeur et du vendeur ont été utilisées de manière optimale dans chaque phase du processus de vente et de mise en œuvre. Ce qui, en fin de compte, se traduit par le meilleur résultat final pour Thirteen Group.
