Ajout d'un service

Les services peuvent être ajoutés à des réservations nouvelles ou existantes, ou en tant que demande distincte lorsqu'ils ne sont pas nécessaires pour une salle spécifique. Les demandes peuvent être ajoutées soit dans le portail, soit en utilisant Outlook.

Ajouter un service en utilisant le portail

Il y a deux façons d'ajouter un service, en modifiant une réservation ou en ajoutant un nouveau service sans réservation.

Services avec réservation

Lors de la création ou de la modification d'une réservation, le bouton Ajouter un service est disponible en bas de l'écran. Cliquez sur le bouton vert Ajouter pour ajouter un nouveau service.

Services sans réservation

Aller à Réservations > Mes réservationsCliquez sur l'onglet Chambres et cliquez sur la flèche verte. Cliquez ensuite sur Réserver le(s) service(s).

Configurer le service

Remplissez les informations pour demander un nouveau service. Si vous demandez un service sans réservation, un champ de destination devra être saisi manuellement.

Général

Sélectionnez le groupe et le poste dans la liste des services. Saisissez le montant correct et choisissez l'un des centres de coûts disponibles (le cas échéant).
L'administrateur peut ajouter de nouveaux groupes, articles et centres de coûts dans le catalogue des services.

Livraison

Lors d'une demande de service, il est possible de définir l'heure de livraison à un moment donné. Cela peut être au début de la réservation ou à une heure précise. Le lieu de livraison est soit la pièce en cours de réservation, soit un lieu personnalisé. Une remarque peut être saisie pour des instructions ou des commentaires spécifiques pendant la demande.

Lorsqu'une confirmation est requise, la case suivante devra être cochée avant que la demande puisse être effectuée > Je suis autorisé à commander des services sur les centres de coûts choisis.

Appuyez sur Enregistrer pour terminer la réservation et envoyer la demande au prestataire de services.

Ajouter un service en utilisant Outlook

Dans Outlook, les services fonctionnent de la même manière que le portail, mais vous ne pourrez les utiliser que lorsqu'un nouveau Réservation de salles sera créé. Sélectionnez une pièce et appuyez sur le bouton services . Pour ajouter un service, cliquez sur le bouton "Ajouter" . Notez que les services doivent être activés dans la salle avant de pouvoir être demandés.

Remplissez tous les détails pour ajouter un nouvel élément à la réservation. Ces détails sont similaires à ceux affichés dans le portail.

Lorsqu'une confirmation est requise, la case suivante devra être cochée avant que la demande puisse être effectuée > Je suis autorisé à commander des services sur les centres de coûts choisis.

Cliquez sur Confirmer pour ajouter la demande de service à la réservation. Une fois la réservation effectuée, la demande sera envoyée au prestataire de services.