Illustrazione

Vantaggi e svantaggi dell'hot desking

L'hot desking è un modo di lavorare flessibile che in origine consisteva nell'utilizzare una scrivania ad hoc. Le persone non hanno più una scrivania fissa e personale, ma possono scegliere dove lavorare su base giornaliera o addirittura oraria. L'idea era che i dipendenti arrivassero al lavoro e scegliessero lì dove lavorare. Al giorno d'oggi, l'hot desking è ancora molto flessibile, ma viene generalmente utilizzato in combinazione con un sistema di prenotazione delle scrivanie. In questo modo i dipendenti possono prenotare una scrivania in anticipo, evitando di trovarsi in un luogo di lavoro completamente occupato. Sebbene esistano piccole differenze tra i termini hot desking, desk-hoteling e desk-sharing, in genere vengono utilizzati in modo intercambiabile nel mondo aziendale. In questo articolo, utilizzeremo il termine hot desking come termine ombrello per tutti e tre e ne descriveremo vantaggi e svantaggi.


Quali sono i vantaggi dell'hot desking?

Collaborazione

L'hot desking prevede che i dipendenti prendano qualsiasi scrivania disponibile al mattino, invece di avere una scrivania fissa per loro. Ciò significa che è possibile che ogni giorno abbiano un posto diverso, vicino a persone diverse. Sarà più facile collaborare con persone di diversi reparti, perché potranno scegliere di sedersi accanto alle persone con cui vogliono lavorare insieme quel giorno.

Il vantaggio più importante dell'Hot desking è che stimola la creazione di relazioni con più colleghi, con il risultato di un ambiente di lavoro migliore per tutti. In ambienti di lavoro statici, è naturale che si formino gruppi di persone che lavorano regolarmente insieme. Può essere utile prevenire questo fenomeno, stimolando la comunicazione tra colleghi di diversi reparti. Le persone inizieranno a condividere le informazioni tra loro in tutta l'azienda, migliorando la conoscenza complessiva delle attività aziendali. Inoltre, questa migliore cooperazione porterà a una maggiore creatività. I vostri dipendenti conosceranno diversi aspetti della vostra attività e saranno ispirati dai loro colleghi e dall'ambiente a pensare fuori dagli schemi.

 

Gestione dell'occupazione

Quando si lavora con scrivanie fisse, si avranno scrivanie inutilizzate in ufficio ogni volta che un dipendente non è presente al lavoro. Si tratta di uno spreco di spazio e, in definitiva, di costi. Potreste essere in grado di risparmiare questi costi con l'hot desking. Diverse persone condivideranno una scrivania durante la giornata, con un conseguente utilizzo ottimale dello spazio. Se siete in possesso di uno strumento di gestione dell'occupazione, potete prendere in considerazione la possibilità di rimuovere dal vostro spazio di lavoro alcune scrivanie non sufficientemente utilizzate. Lo spazio liberato può essere utilizzato per altri scopi.

 

Scrivanie pulite!

A nessuno piace lavorare in un ambiente disordinato. Può essere fonte di distrazione e talvolta anche di stress. Poiché le persone lavorano su scrivanie diverse ogni giorno, non lasciano i loro effetti personali sulla scrivania. In questo modo, l'ambiente di lavoro sarà sempre ordinato e pulito, senza oggetti sciolti dappertutto. I datori di lavoro possono aiutare i propri dipendenti a mantenere l'ordine mettendo a disposizione degli armadietti in cui conservare i propri effetti personali. Potete scegliere tra armadietti normali o armadietti a controllo digitale come quelli di GoBright, che voi e i vostri dipendenti potete prenotare da casa.

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Quali sono gli svantaggi dell'hot desking?

Dov'è il mio collega?

Poiché il fulcro dell'hot desking consiste nel sedersi ogni giorno a una scrivania diversa, può essere difficile trovare la persona specifica che si sta cercando. Questo potrebbe non essere un problema per gli uffici più piccoli, ma per le grandi aziende con diversi piani potrebbe essere un problema. Fortunatamente, il sistema di prenotazione delle scrivanie di GoBrightha una funzione chiamata "Trova il mio collega" che aiuta i vostri dipendenti a risolvere questo problema.

 

Non funziona per tutti

Alcuni dipendenti apprezzano il fatto di avere un posto di lavoro fisso e il minor numero di cambiamenti. Il passaggio da scrivanie fisse a hot desk può richiedere un certo ambientamento da parte di alcuni colleghi, con conseguente calo temporaneo della produttività.

 

Incertezza

Il principio dell'hot desking è quello di scegliere in modo flessibile la propria scrivania quando si entra nell'edificio. Questo potrebbe essere anche il più grande svantaggio dell'hot desking, se non ben pensato. Può comportare l'incertezza su dove si lavorerà quel giorno. Se questo può essere un inconveniente minore per le piccole organizzazioni con un solo piano, i problemi sorgono nelle grandi aziende. Di solito hanno più piani o addirittura edifici in cui le persone possono lavorare, con la conseguente possibilità che un dipendente arrivi a un piano solo per scoprire che è già pieno. Deve quindi cercare fisicamente un posto a sedere prima di poter iniziare a lavorare.

Utilizzando GoBright Desk Booking, è possibile prenotare la propria scrivania in anticipo, eliminando questa incertezza. La nostra piattaforma offre una mappa interattiva (nel portale e nell'app) che visualizza lo spazio di lavoro e dà ai dipendenti la possibilità di prenotare le strutture di cui hanno bisogno. Inoltre, è possibile posizionare glischermi di mappatura GoBright ai piani. In questo modo, i vostri dipendenti possono vedere in un batter d'occhio se ci sono posti disponibili e dove si trovano.

 

Disturbo della gerarchia

A seconda della cultura lavorativa, i dipendenti possono percepire l'hot desking come un'indesiderata rottura della gerarchia stabilita all'interno dell'ufficio. Per alcune aziende, la gerarchia non è così importante. Tuttavia, se si tratta di un aspetto importante della cultura aziendale, si potrebbe prendere in considerazione la possibilità di adattare l'approccio all'hot desking al proprio ufficio.

GoBright Prenotazione della scrivania - Connect - Ufficio Cosnova

 

La mia azienda dovrebbe utilizzare l'hot desking?

Se state cercando di ottimizzare le strutture del vostro edificio, l'hot desking potrebbe essere la soluzione che fa per voi. Naturalmente, l'hot desking presenta alcuni vantaggi e svantaggi, ma ricordiamo..... Può contribuire a stimolare la collaborazione tra i diversi reparti e ad aumentare la coesione sociale in ufficio. Inoltre, può aiutare a mantenere lo spazio pulito e ordinato. GoBrightInoltre, gli Analytics possono fornire informazioni sull'occupazione del vostro ufficio, aiutandovi a decidere come progettare il vostro spazio d'ufficio. Tuttavia, l'hot desking comporta alcuni ostacoli per qualsiasi azienda. I dipendenti potrebbero aver bisogno di un po' di tempo per abituarsi completamente a un modo di lavorare completamente ridisegnato. Dopo tutto, le persone sono creature abitudinarie e alcuni apprezzano la gerarchia all'interno di un team. Tuttavia, tutti questi ostacoli possono essere superati adattando l'idea dell'hot desking alle esigenze dell'azienda e implementando degli strumenti. Smart Office strumenti.

 

Come posso implementare efficacemente l'hot desking nel mio ufficio?

Il concetto di hot desking non è nuovo, ma negli uffici del nostro tempo è un vero e proprio tema caldo. Tuttavia, un numero sempre maggiore di aziende sta adattando i propri uffici al lavoro ibrido. È possibile aggiungere alcuni elementi al proprio ufficio per renderlo adatto al futuro.

 

Flessibilità

Il fulcro dell'hot desking è la flessibilità. Le persone sono libere di scegliere dove sedersi. Perché limitare questa flessibilità all'ufficio? Il lavoro ibrido sta diventando sempre più importante per i futuri dipendenti, perché consente loro di pianificare le giornate nel modo più efficiente. Tuttavia, questo crea incertezza sugli spazi di lavoro in ufficio. I dipendenti non sanno più chi è presente in ufficio e dove è seduto.

Questo problema può essere risolto con i sistemi di prenotazione delle scrivanie, come quello di GoBright. Con il nostro sistema di prenotazione delle scrivanie, i vostri dipendenti possono prenotare le loro scrivanie da casa attraverso l'app GoBright e fare il check-in su Connect. Se gli uffici utilizzano le schermate di mappatura, i dipendenti possono vedere direttamente sulla mappa quali scrivanie sono già prenotate e quali dovrebbero essere libere. In questo modo, i dipendenti hanno la certezza di un posto di lavoro. Non devono cercare in tutti i piani una scrivania se non hanno ancora prenotato. In questo modo, sale riunioni lascia ai dipendenti la possibilità di scegliere come organizzare la propria giornata lavorativa.

 

Design dell'ufficio

Se volete integrare l'hot desking nel vostro ufficio, dovete rendere il vostro ufficio attraente per il lavoro. Il lavoro ibrido e il lavoro da casa stanno diventando sempre più popolari, quindi bisogna assicurarsi che ci siano dei vantaggi nel lavorare in ufficio piuttosto che a casa. Un buon design dell'ufficio può contribuire a rendere il lavoro in ufficio facile e accessibile.

Un buon punto di partenza è fornire ai dipendenti scrivanie regolabili automaticamente in altezza. Negli uffici in cui l'hot desking è la norma, il problema potrebbe essere che le scrivanie devono essere regolate continuamente perché diverse persone utilizzano la stessa scrivania. Se abbinate il sistema di prenotazione delle scrivanie di GoBrighta Connects, i vostri dipendenti potranno registrare una scrivania e l'altezza verrà regolata automaticamente in base alla loro altezza preferita. Questo è utile soprattutto quando la vostra azienda utilizza l'hot desking. In questo caso, i dipendenti non devono continuamente regolare la propria scrivania manualmente. Stare seduti troppo a lungo ha un impatto negativo sulla salute, quindi è importante che i dipendenti abbiano la possibilità di alzarsi dietro la scrivania.

GoBright Prenotazione delle scrivanie - Gestione delle scrivanie - Hot Desking

Armadietti intelligenti
Senza scrivanie fisse, il numero di oggetti personali e decorazioni sulle scrivanie sarà ridotto al minimo. Può essere utile che il vostro ufficio metta a disposizione degli armadietti in cui possano riporre in modo sicuro le loro borse. Se si utilizza la piattaforma GoBright , è possibile scegliere di utilizzare armadietti speciali che possono essere prenotati tramite l'app GoBright .

 

A casa in ufficio
Alcune persone amano lavorare in uffici affollati e circondati da colleghi, mentre altre si sentono a proprio agio nel silenzio. Assicuratevi che il vostro ufficio agevoli tutti i vostri dipendenti. Potete farlo implementando stanze silenziose e altri ambienti dedicati, come ad esempio uno spazio creativo. Sempre più aziende trasformano i loro uffici in modo accogliente, sostituendo gli spazi di lavoro grigi e noiosi. In questo modo, vi assicurerete che ogni singolo dipendente si senta apprezzato e a casa in ufficio.

Potete dare ai vostri dipendenti la certezza di utilizzare queste strutture utilizzando un sistema di sale riunioni prenotazione. Con il sistema di prenotazione GoBright's sale riunioni , i vostri dipendenti possono prenotare una sale riunioni specifica per lavorare o collaborare da casa. Inoltre, grazie al plugin di Microsoft Teams e Outlook, i vostri dipendenti devono solo impostare una riunione in Teams o Outlook. GoBright prenoterà automaticamente la sale riunioni sede richiesta.

GoBright - Cosnova Office - hot desking - gestione del posto di lavoro

Soppesare i vantaggi e gli svantaggi dell'hot desking

Nel complesso, l'hot desking è una soluzione adatta agli uffici che cercano di utilizzare in modo ottimale lo spazio e il tempo. Questo vale soprattutto per le aziende che incentivano il lavoro ibrido. Sebbene l'implementazione di questo nuovo modo di lavorare flessibile comporti alcune sfide, nessuna è impossibile da superare. È sufficiente utilizzare i giusti strumenti per l'ufficio intelligente.

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