Illustrazione

I pro e i contro di un sistema di prenotazione a tavolino

Con l'arrivo di nuovi modelli di lavoro, come il lavoro ibrido e il lavoro flessibile, molte cose sono cambiate in ufficio. I dipendenti sperimentano una maggiore flessibilità e soddisfazione lavorativa e scoprono nuovi modi di lavorare. L'ambiente d'ufficio deve essere in grado di supportare adeguatamente questi cambiamenti.

Se prendiamo come esempio il modello ibrido, vediamo che le persone lavorano da casa ma vengono anche spesso in ufficio. Se i dipendenti vogliono lavorare in ufficio, devono avere a disposizione un luogo di lavoro piacevole e adatto. I sistemi di prenotazione delle scrivanie servono proprio a questo, a facilitare un ambiente di lavoro flessibile e a sfruttare in modo ottimale gli spazi di lavoro disponibili.


Che cos'è un sistema di prenotazione a tavolino?

Un sistema di prenotazione delle scrivanie è uno strumento di pianificazione degli spazi che aiuta i dipendenti a prenotare e condividere gli spazi di lavoro. In genere, ciò significa che i dipendenti possono trovare e lavorare in qualsiasi scrivania dell'ufficio. In realtà, molte persone non hanno bisogno della stessa scrivania o dello stesso spazio di lavoro ogni giorno. Nella maggior parte degli uffici, infatti, molte postazioni di lavoro rimangono inutilmente "occupate". Con l'uso di sistemi di prenotazione delle scrivanie, i dipendenti utilizzano la scrivania solo quando ne hanno effettivamente bisogno.

 

Come funziona in ufficio?

Quando si decide di andare in ufficio, si vuole essere certi di avere un posto di lavoro piacevole. Un sistema di prenotazione delle scrivanie consente ai dipendenti di prenotare in anticipo la propria scrivania quando desiderano lavorare in ufficio. Tutti i sistemi di prenotazione delle scrivanie hanno un ambiente online a cui i dipendenti possono accedere da casa o da altri luoghi. Il sistema di prenotazione scrivanie GoBright offre persino una mappa interattiva. Qui i dipendenti possono vedere dove si trovano le scrivanie, quali sono occupate e filtrare in base alle preferenze. Le funzioni intelligenti fanno sì che GoBright Desk Booking risponda bene al flusso quotidiano dei dipendenti. Basti pensare a funzioni come la Prenotazione del team e la Ricerca del collega. Offre inoltre la possibilità di effettuare una prenotazione per una determinata parte della giornata o addirittura per un paio d'ore. In alcuni modelli di lavoro, i dipendenti hanno una serie determinata di giorni in cui devono recarsi in ufficio. Per questo motivo GoBright ha creato la funzione di prenotazione ricorrente. In questo modo, i dipendenti possono prenotare in anticipo, evitando così il fastidio di ricordarsi di prenotare per tempo.

 

Creating Availability

Il desk booking consiste nel creare disponibilità. Questo può essere fatto in modo appropriato solo se il software di prenotazione dei tavoli è combinato con l'hardware giusto. Per prenotare una scrivania è necessario un sistema di check-in/out. Esistono diversi modi per effettuare il check-in e il check-out alla scrivania prenotata, come ad esempio: adesivi NFC, GoBright Connect o sensori. I sensori intelligenti assicurano che l'occupazione sia misurata con una precisione del 100%. Senza l'uso di sensori, si potrebbero perdere dati preziosi che possono essere utilizzati per ottimizzare la strategia di occupazione e i posti di lavoro. Il software di prenotazione delle scrivanie può essere utilizzato per stimolare l'hot desking, il desk hoteling o la condivisione delle scrivanie. Per questo motivo, un sistema di prenotazione delle scrivanie viene talvolta chiamato anche sistema di prenotazione di hot desk o sistema di desk hoteling.

 

Differenze tra desk sharing, desk hoteling e hot desking

Desk sharing è un termine generico per indicare che una scrivania non ha una proprietà fissa. Le scrivanie vengono condivise sulla base di alcuni principi. Nella maggior parte dei casi, il desk sharing si riferisce alla prenotazione anticipata di una scrivania in ufficio. In questo modo, più persone lavorano alla stessa scrivania in momenti diversi.

Un altro termine per definire il desk sharing è desk hoteling. Il desk sharing e il desk hoteling sono tipicamente organizzati tramite un sistema di prenotazione delle scrivanie.

Con l'hot desking, un dipendente si presenta sul posto se c'è una scrivania disponibile in ufficio. A differenza del desk-sharing, l'hot desking è più spontaneo. Si noti che il significato di questi termini può variare leggermente a seconda della regione o del paese. E nella maggior parte dei casi si tratta di un altro nome ma con un significato simile. Un solido sistema di prenotazione delle scrivanie è la soluzione per tutti.

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Vantaggi dell'utilizzo di un sistema di prenotazione a tavolino

L'utilizzo di un sistema di prenotazione a tavolino presenta molti vantaggi interessanti. Elenchiamo i più importanti:

1. Facilita nuovi modi di lavorare

La prenotazione della scrivania si adatta bene a modalità di lavoro flessibili come il lavoro ibrido. Le persone dovrebbero essere abbastanza flessibili da poter lavorare da casa, ma anche avere a disposizione uno spazio di lavoro quando vogliono andare in ufficio. La gestione dei tassi di occupazione tramite un sistema di prenotazione delle scrivanie assicura che siano sempre disponibili spazi di lavoro piacevoli. Con un sistema di gestione delle scrivanie, i dipendenti possono filtrare e selezionare una scrivania in base alle proprie preferenze. In questo modo, è possibile offrire ai dipendenti un'ampia libertà e dare loro il controllo su quando e a quale scrivania vogliono lavorare nell'ufficio fisico.

 

2. Sostenere la collaborazione

Con la condivisione delle scrivanie, la collaborazione tra team o reparti viene potenziata. I dipendenti possono collaborare meglio semplicemente prenotando le scrivanie fianco a fianco. Ad esempio, la piattaforma di prenotazione delle scrivanie GoBright dispone di una funzione di prenotazione per team progettata per supportare questo tipo di collaborazioni.

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3. Costo efficace

Con il software di prenotazione delle scrivanie è anche possibile gestire e controllare l'occupazione dell'ufficio. Grazie alla conoscenza dell'occupazione effettiva, molti uffici hanno scoperto di non aver bisogno del numero di scrivanie che avevano. Sono stati in grado di ridurre i costi di immobili costosi e di spostarsi in uffici più piccoli. In termini di efficienza dei costi, la prenotazione delle scrivanie funziona anche al contrario. Immaginate di volervi espandere e di trasferirvi in un ufficio più grande. Quando è il momento giusto per fare un tale investimento? È addirittura necessario? Grazie alla conoscenza deltasso di occupazione, potrete fare il passo successivo con certezza.

 

4. Sostenibilità

Il Desk Booking incoraggia le persone a utilizzare solo lo spazio di cui hanno realmente bisogno. In questo modo, l'ufficio diventa molto più sostenibile. Niente più spazi inutilizzati e costosi.

 

5. Efficienza temporale

Nella maggior parte dei casi, non tutti i dipendenti saranno in ufficio nello stesso momento, a causa di nuovi modelli di lavoro e altri cambiamenti nell'ambiente di lavoro. In alcuni giorni l'ufficio potrebbe essere tranquillo, mentre in altri potrebbe essere molto più affollato del previsto. Indipendentemente dalla situazione, se un dipendente decide di venire in ufficio, deve essere disponibile una bella postazione di lavoro. L'utilizzo di un sistema di prenotazione delle scrivanie consente di valutare in anticipo la situazione dell'ufficio. Potendo anticipare, non si perde tempo a recarsi in ufficio e non si incorre in sorprese.

 

6. Approfondimento dell'analisi

Un luogo di lavoro intelligente e basato sui dati è ciò di cui si parla al giorno d'oggi. Grazie ai dati ricavati dalle soluzioni di prenotazione delle scrivanie, è possibile comprendere molto meglio il comportamento dei dipendenti. Potrete capire come viene utilizzato l'ufficio. Perché i dipendenti prenotano spesso le loro scrivanie su un piano specifico? Cosa c'è di speciale in queste scrivanie? Forse ai vostri dipendenti piace lavorare dove c'è più luce naturale o vicino al ristorante aziendale? Queste sono tutte analisi preziose che possono aiutarvi a ottimizzare l'ufficio. Adattare l'ufficio al comportamento dei dipendenti è uno dei modi più importanti per garantire che il vostro ufficio sia a prova di futuro.

GoBright - Misurazione dell'occupazione dei dati

 

7. Attirare una nuova generazione

Senza dimenticare che le nuove generazioni entrano nel mercato del lavoro con nuovi ideali. La flessibilità e la libertà sono un must per loro. Non vogliono essere legati al tradizionale cubicolo dell'ufficio dalle 9 alle 5. Si aspettano un posto di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. Si aspettano un luogo di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. L'integrazione della prenotazione della scrivania nell'ufficio si adatta molto bene alla prospettiva che questa generazione ha dell'ufficio del futuro. Perché l'ufficio del futuro è un ufficio intelligente.

 

8. Salute e sicurezza

Con il desk sharing, più persone condividono la stessa scrivania in ufficio. Si potrebbe pensare che questo comporti automaticamente problemi di salute, igiene e sicurezza. Tuttavia, la storia ha due risvolti. Quando le persone utilizzano la stessa scrivania e questo processo non viene monitorato, si verifica un aumento dei rischi in termini di igiene e sicurezza. Tuttavia, con l'uso di un sistema di prenotazione delle scrivanie, questo processo è di fatto monitorato. Soprattutto nei momenti in cui la sicurezza deve essere particolarmente enfatizzata (ad esempio, durante una pandemia), l'uso dei sistemi di prenotazione delle scrivanie assicura che l'ufficio non sia troppo affollato. Ad esempio, il responsabile dell'ufficio può bloccare alcune scrivanie in modo da garantire una distanza di sicurezza. Inoltre, grazie al controllo del tasso di occupazione, si garantisce che non ci siano mai troppe persone al piano nello stesso momento.

Anche con il monitoraggio, le scrivanie vengono utilizzate da più persone. Come può essere sicuro? GoBright ci ha già pensato. Con GoBright Connect è possibile regolare il proprio stato mentre si lavora alla scrivania. Oltre agli ovvi "Occupato" o "Disponibile", si regola anche su "Necessità di pulizia" quando un dipendente ha lasciato la scrivania. L'ufficio tecnico viene automaticamente avvisato che la scrivania deve essere pulita. Dopo la pulizia, la scrivania sarà di nuovo "disponibile".

GoBright Lavoro - Prenotazione scrivania - Scrivania pulita - Scrivania igienica

 

E... quali sono gli svantaggi di un sistema di prenotazione a tavolino?

Quali sono gli aspetti da considerare quando si integra il desk booking in ufficio?

 

1. Disturbo della gerarchia e mancanza di spazio personale

Se i dipendenti condividono le scrivanie, è possibile che in ufficio si verifichi un'alterazione della gerarchia o della cultura aziendale. Questo è un aspetto importante da considerare quando si passa da un "ufficio con scrivania fissa" a un "ufficio con scrivania condivisa" flessibile. Non è automaticamente un no-go per questo motivo, ma iniziate la conversazione con la direzione e i dipendenti per allineare i loro desideri, aspettative e timori. Create un ambiente di lavoro che renda tutti felici e fiduciosi.

Con il desk sharing, i dipendenti non hanno la proprietà della scrivania. Non possono decorare la scrivania con foto, piante, cancelleria personale, cibo e bevande, ecc. Pertanto, bisogna considerare il fatto che i dipendenti potrebbero preoccuparsi di cosa accadrà al loro spazio personale. La comunicazione è fondamentale. Assicuratevi che i dipendenti siano coinvolti nei motivi per cui vengono prese certe decisioni. Se la prenotazione della scrivania porta a una maggiore efficienza in ufficio, assicuratevi che i dipendenti comprendano i vantaggi di questo cambiamento.

 

2. Costa denaro

Sì, è vero. Ogni sistema di prenotazione di tavoli costa. Mentre alcuni fornitori sono più interessanti in termini di prezzo, altri offrono uno strumento più completo con più opzioni. Alcuni fornitori offrono solo un software per la prenotazione delle postazioni, mentre altri dispongono di una piattaforma completa che comprende la prenotazione disale riunioni , la prenotazione del parcheggio e la registrazione dei visitatori. È quindi importante considerare alcuni aspetti prima di prendere una decisione. Di cosa avete bisogno come organizzazione? Quali problemi volete risolvere e a quali domande volete dare risposta? Trovate un fornitore affidabile che vi soddisfi al meglio in termini di prodotti, opzioni e costi, e che soddisfi appieno le vostre esigenze in un sistema di prenotazione di postazioni di lavoro.

Investire in un software di prenotazione di tavoli costa. È un vero svantaggio? Noi preferiamo vederlo come un investimento che vi porterà molti vantaggi. I vantaggi descritti in questo articolo e probabilmente molti altri. Risparmio di tempo, nessuna frustrazione per uffici/reparti sovraffollati, approfondimenti diretti, visione a lungo termine e strategia di gestione del posto di lavoro. Stimola la collaborazione, migliora la produttività e il senso di sicurezza.

 

3. Raccolta dei dati

In ogni sistema di prenotazione di tavoli vengono raccolti e/o utilizzati dati. Si tratta in parte di dati anonimi, ma anche di dati personali. Questi dati possono essere collegati all'azienda e ai suoi dipendenti. Ad esempio, nome, indirizzo e-mail, indirizzi IP, informazioni sull'azienda, tassi di occupazione delle stanze e delle scrivanie o altre informazioni tecniche sulle integrazioni con altri programmi software. I gestori delle strutture utilizzano queste informazioni in un ambiente di lavoro basato sui dati per analizzare il modo in cui l'ambiente di lavoro viene utilizzato. Quanto spazio in ufficio è effettivamente necessario? Quali sono le scrivanie o le stanze più utilizzate? O quanti visitatori sono presenti nell'edificio? Assicuratevi di scegliere un fornitore affidabile che gestisca i vostri dati in modo corretto e sicuro. Qui a GoBright, è ovvio che proteggiamo i vostri dati in base alle leggi sulla privacy (ad esempio, il GDPR). Siamo certificati ISO 9001 e ISO 27001, il che significa che rispettiamo i più elevati standard di qualità, protezione dei dati e sicurezza. In combinazione con il nostro centro dati Microsoft Azure, su cui gira la piattaforma GoBright , offriamo la massima protezione dei dati.

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