Creare o modificare il profilo sale riunioni

I profili sale riunioni e desk sono molto simili e contengono impostazioni condivise per le stanze o le scrivanie. Per informazioni generali sui profili, consultare l'articolo generale "Profili".

Accedere con il proprio account di amministratore di GoBright e andare su Impostazioni > Incontri > Profili e aprire il proprio profilo per le stanze

sale riunioni impostazioni

Segnalazione dei problemi abilitata > Indirizzo e-mail per la segnalazione dei problemi:
Se abilitata, verrà visualizzato un campo per aggiungere l'indirizzo e-mail per la segnalazione dei problemi. Questo indirizzo e-mail sarà utilizzato per inviare le notifiche dei problemi segnalati tramite il display sale riunioni . Questa funzionalità di segnalazione è disponibile solo per i display sale riunioni .

Lingua:
Per impostazione predefinita, la lingua è ereditata dalle impostazioni generali, ma è possibile scegliere un'altra lingua per ogni profilo. La lingua configurata qui è la lingua che verrà visualizzata sui display di sale riunioni .

Arresto/estensione della prenotazione consentita per:
Questa impostazione serve a stabilire chi può interrompere ed estendere una prenotazione (nel portale, nell'app e sul display sale riunioni ). Se è impostata su "Tutti", non sarà necessaria l'autenticazione sul display sale riunioni .

Eliminazione della prenotazione consentita per:
Questa impostazione serve a stabilire chi può eliminare una prenotazione (nel portale, nell'app e sul display sale riunioni ). Se è impostata su "Tutti", non sarà necessaria l'autenticazione sul display sale riunioni .

Modalità di prenotazione:
Questa impostazione determina se sale riunioni può essere prenotato o se è un sale riunioni non prenotabile. Non prenotabile significa che sale riunioni non può essere prenotato e lo stato dipende dalla sensoristica.

La prenotazione deve essere approvata:
È possibile gestire le approvazioni delle prenotazioni tramite il portale GoBright o tramite il sistema esterno. Nota importante: le approvazioni delle prenotazioni tramite il portale GoBright funzionano solo se il comportamento della casella di posta elettronica delle risorse è impostato su AutoAccept. Per ulteriori informazioni su come configurare il comportamento della casella di posta elettronica delle risorse in Azure AD/Exchange, consultare questo articolo.

Mostra come quasi occupato quando viene rilevata l'occupazione:
Con i sensori di occupazione per le Stanze è possibile attivare questo campo per mostrare se un sale riunioni è quasi occupato quando viene rilevata l'occupazione.

Rilevamento di mancata presentazione:
Il rilevamento di mancata presentazione deve essere abilitato se si desidera configurare una finestra di conferma del check-in per gli utenti. Una volta abilitato, vengono visualizzati due campi per impostare una quantità di minuti. È necessario impostare la quantità di minuti per la 'Finestra di conferma prima dell'inizio' della riunione. Inoltre, è necessario impostare la quantità di minuti per la "Finestra di conferma dopo l'inizio della prenotazione" della riunione.

Ciò significa che se la vostra prenotazione inizia alle 09:00 e avete impostato la finestra di check-in 15 minuti prima dell'inizio della prenotazione e 15 minuti dopo l'inizio della prenotazione, i vostri utenti dovranno effettuare il check-in tra le 08:45 e le 09:15. In questo esempio, gli utenti avranno a disposizione un totale di 30 minuti per effettuare il check-in.

Per poter salvare la finestra di check-in è necessario selezionare almeno un metodo di conferma della prenotazione.

• Conferma della prenotazione su sale riunioni Display / GoBright Connect
  • Con questa opzione sarà possibile confermare la prenotazione solo tramite il sito sale riunioni Display.
• Conferma della prenotazione tramite sensore
  • Il sensore sale riunioni può confermare la prenotazione rilevando l'occupazione. Tenere presente che il sensore delle stanze non è in grado di rilevare utenti specifici. Qualsiasi occupazione rilevata può confermare la prenotazione di sale riunioni .
• Conferma della prenotazione tramite portale o app
  • Nei casi in cui non sia possibile confermare tramite il display sale riunioni o con il sensore sale riunioni , è possibile lasciare che gli utenti confermino le prenotazioni sale riunioni tramite il portale GoBright o la nostra app mobile GoBright .

Quando si configura l'opzione no-show, si potrà anche misurare se qualcuno si è presentato. Se abilitato, è necessario impostare il periodo in cui la persona deve presentarsi. Quando la prenotazione non è stata confermata entro la finestra di check-in, la prenotazione sale riunioni viene interrotta. Il sito sale riunioni sarà nuovamente disponibile per la prenotazione. I no-show rilevati vengono registrati e possono essere visualizzati nella sezione Analytics del portale GoBright .

Abilita automaticamente la riunione Microsoft Teams
Se abilitata, questa funzione aggiunge automaticamente un link a Microsoft Teams quando viene creata una prenotazione tramite il portale GoBright , l'app mobile GoBright , un pannello sale riunioni o un visualizzatore di mappe.
Il link è cliccabile e consente agli utenti di aprire la riunione Teams direttamente dal portale GoBright o dall'app mobile GoBright .

Rilevamento dell'occupazione

Questa opzione è disponibile solo quando i sensori sono abilitati. Queste impostazioni influiscono sullo stato di occupazione e sulla prenotazione, a seconda di quanto è stato configurato.

• Resta occupato per ... minuti dopo che l'utente è uscito"
  Questa impostazione prolunga l'occupazione anche dopo che il sensore ha smesso di rilevare il movimento. Può essere particolarmente utile se sale riunioni non è prenotabile, poiché le persone tendono a lasciare rapidamente sale riunioni un paio di minuti durante una pausa o altre attività.
• Extend for ... more minutes when the user left and there is a booking or a checkin"
  Questa impostazione consente di prolungare l'occupazione per un certo numero di minuti in più se l'utente ha prenotato o fatto il check-in. Ciò consente di premiare gli utenti che hanno prenotato (situazione prenotabile) o effettuato il check-in (situazione non prenotabile con il dispositivo Connect), in quanto godranno di un accorciamento automatico meno rigido della prenotazione/checkin.
• Accorcia automaticamente la prenotazione in base al sensore di occupazione".
  Quando l'occupazione rilevata termina mentre la prenotazione è ancora in corso, questa impostazione consente di terminare la prenotazione anticipatamente, rendendo il sito sale riunioni/desk disponibile per altri.

Impostazioni di connessione

All'interno del profilo è possibile configurare impostazioni specifiche per la connessione. Sebbene l'opzione sia abilitata per impostazione predefinita, la disabilitazione dell'opzione 'Utilizzare le impostazioni predefinite della Smart Unit' mostrerà quali opzioni possono essere configurate:

• Il livello di luminosità/intensità può essere regolato sia per Connect che per Glow.
• Il tempo in secondi per il quale il sensore rileva l'occupazione/non occupazione
• modalità RFID/NFC, che può essere di lettura e/o emulazione

Autenticazione sul display e sul visualizzatore di mappe di sale riunioni

Mentre il display sale riunioni è configurato per mostrare lo stato di un singolo sale riunioni, il visualizzatore di mappe mostra una panoramica di tutte le stanze disponibili che possono essere prenotate. A seconda delle impostazioni attivate, gli utenti possono prenotare le stanze in diversi modi:

• Anonimo: Tutti possono prenotare il sito sale riunioni e la prenotazione sarà contrassegnata come "anonima" in quanto l'organizzatore non è noto.
• Pincode: Solo gli utenti che dispongono di un pincode possono prenotare le camere. Il pincode può essere configurato nei dettagli dell'utente.
• NFC: Solo gli utenti che dispongono di una carta NFC possono prenotare le camere. Questa opzione sarà disponibile solo se il supporto NFC è abilitato nelle impostazioni generali. L'hardware deve essere dotato del supporto per i lettori NFC.

Suggerimenti per la prenotazione rapida

Sul display sale riunioni , sul visualizzatore di mappe e sull'app, questi suggerimenti di prenotazione rapida vengono utilizzati per fornire opzioni di prenotazione ad hoc e per estendere una prenotazione. Esistono due tipi di suggerimenti di prenotazione rapida:

• Durata: una quantità di ore/minuti, ad esempio 10 minuti o 1 ora.
• Orario fisso: un'ora del giorno, ad esempio le 17:30, in modo da poter prenotare facilmente un sale riunioni per l'intera giornata lavorativa.

Orari di apertura

L'orario di apertura definisce l'orario di apertura regolare del sito sale riunioni. Viene utilizzato per la ricerca di camere disponibili(per impostazione predefinita solo all'interno dell'orario di apertura). Può anche essere utilizzato come impostazione predefinita per la commutazione dei display di sale riunioni in "modalità notturna".