Een succesvolle toekomstige werkplek moet op gegevens gebaseerd zijn.

Geschreven door Jon Knight, Managing Director bij GoBright's UK / Ireland distributeur Ascentae.

De fundamenten van de toekomstige werkplek.

De moderne werkplek evolueert. Het wordt steeds belangrijker voor leiders om een omgeving te creëren die flexibele processen en flexibel werken mogelijk maakt. In 2020 bleek uit Knight Frank's 'Re-occupancy and Re-imagined Workplace Survey' dat 47% van de Britse bedrijven van mening is dat hun vastgoedstrategieën in de toekomst meer dienstruimten of coworking-ruimten zullen omvatten. Leiders worden uitgedaagd om de taken die mensen uitvoeren en de meest effectieve omgeving voor die taken te evalueren en te bepalen welke veranderingen nodig zijn in de fysieke omgeving en de werkcultuur. Een ander onderzoek, uitgevoerd door Forrester Consulting in opdracht van Elastic, suggereert dat bedrijven die zich snel aanpassen aan nieuwe manieren van werken, beter zullen presteren dan bedrijven die dat niet doen. Slim gebruik van gegevens om de productiviteit te verhogen en het ruimtegebruik te optimaliseren zal een positief rendement op de investering opleveren en de kloof tussen de leiders en de volgers vergroten.

In het afgelopen jaar hebben organisaties zich aangepast aan het werken op afstand en nu ze plannen maken voor een terugkeer naar kantoor, is het waarschijnlijk dat de meeste zullen nadenken over een mix van onsite en remote werken. Voorbij zijn de dagen dat werknemers elke dag op kantoor kwamen om aan hun eigen werkplek te werken. Organisaties besteedden vroeger grote hoeveelheden kantoorruimte aan individuele werkplekken en dossierkasten en voegden daar nog wat beperkte samenwerkingsruimte aan toe. De pandemie is voor bedrijven de katalysator geweest om anders te gaan denken over het bieden van de juiste ruimte voor het werk en tegelijkertijd de werknemers te helpen de juiste balans tussen werk en privéleven te vinden. Maar hoe kunnen organisaties weten welke aanpak voor hen de juiste is?

Data Driven Decision Making.

Data-analyse is de sleutel. De inzichten die hieruit worden verkregen, kunnen de basis vormen voor een werkplekstrategie die het gebruik van ruimte optimaliseert. Volgens een onderzoek van Gensler beschouwt 83% van de leidinggevenden in de vastgoedsector het ruimtegebruik als de belangrijkste maatstaf voor het nemen van effectieve beslissingen over werkplekken. Het investeringsrendement dat kan worden behaald door deze zaken goed te regelen, kan en zal van invloed zijn op het vermogen van een organisatie om kosteneffectieve groei te realiseren.

Op korte termijn moeten organisaties gegevens bijhouden om inzicht te krijgen in hun eigen prestatietrends, bijvoorbeeld welke werknemers en afdelingen het kantoor het vaakst bezoeken en welke vergaderruimten het meest worden gebruikt. Deze gegevens dienen als basis voor de besluitvorming op korte termijn om de doeltreffendheid van de werkplek, het welzijn van de werknemers en de naleving van de veiligheidsvoorschriften te garanderen. We zien echter steeds vaker dat organisaties gegevens gebruiken om plannen voor de langere termijn te bepalen. Naarmate organisaties gegevens doeltreffender verzamelen en gebruiken, kunnen zij gegevens gebruiken voor de ontwikkeling van een bezettingsstrategie die organisaties helpt een omgeving op te bouwen die zeer productieve werknemers ondersteunt en de kosten van het vastgoed beter beheert.

Oplossingen voor werkplekbeheer zoals GoBright bieden een passieve methode van gegevensverzameling op de werkplek om strategische bedrijfsbeslissingen te sturen, met behulp van 3 belangrijke elementen.

Desk Booking:

De invoering van werkplekreservering kan werknemers die thuis hebben gewerkt, geruststellen over het vooruitzicht van een terugkeer naar kantoor. Ze kunnen een werkplek kiezen in een werkruimte dicht bij collega's met wie ze moeten samenwerken.

Desk sensoren verbeteren de nauwkeurigheid en voorspelbaarheid verder door bedrijven in staat te stellen mensen die in- en uitchecken automatisch te volgen, zonder dat daarvoor extra hardware nodig is.

Op korte termijn gaat het om het controleren en beheren van de bezetting, maar op lange termijn zullen de verzamelde gegevens bedrijven in staat stellen nauwkeurig te plannen wat de toekomstige behoeften aan werkplekken zullen zijn. Als de vraag naar werkruimte verandert, kan er bijvoorbeeld behoefte zijn aan minder werkplekken en meer ruimtes.

Ruimtereservering:

Gegevens over ruimtereserveringen helpen organisaties inzicht te krijgen in het aantal gebruikte ruimtes, de grootte van de meest gekozen ruimte en de typische bezettingsgraad. Bij het bouwen van een hub voor de toekomst is het belangrijk om het aantal en de grootte van de ruimtes te kennen die waarschijnlijk nodig zullen zijn.

Het verzamelen van gegevens kan ook helpen bij het bepalen van het soort technologie dat gebruikers waarschijnlijk het meest nodig hebben voor hun vergaderingen en de diensten die zij het vaakst boeken. Problemen en incidenten kunnen ook worden geregistreerd, zodat organisaties hun incidentenbeheer kunnen verbeteren door veelvoorkomende technische problemen te monitoren en snel op te lossen.

Bezoekersbeheer:

Oplossingen voor bezoekersbeheer (Visitor Management Solutions) vormen op korte termijn de sleutel tot de invoering van een succesvol track and trace-beleid. Organisaties kunnen het aantal bezoekers in hun gebouwen in real time volgen en precies zien op welke tijdstippen mensen in- en uitchecken en hen belangrijke veiligheidsinformatie verschaffen terwijl ze ter plaatse zijn. De bezoekersaantallen kunnen ook in de tijd worden gevolgd, zodat organisaties kunnen nagaan welke medewerkers het vaakst bezoekers ontvangen, wat de redenen voor die bezoeken zijn en wat de populairste dagen voor die bezoeken zijn.

Bovendien neemt Visitor management solutions (VMS) veel van het 'zware werk' weg dat traditioneel op de schouders van een receptionist wordt gelegd. Taken zoals contact opnemen met de host wanneer de bezoeker arriveert of het handmatig moeten intypen van alle bezoekersgegevens worden digitaal afgehandeld, zodat de receptionist zich kan richten op het bieden van een gastvrije ervaring.

Conclusie:

Uiteindelijk is de sleutel tot succes voor een organisatie het vermogen om het gebruik van ruimte te optimaliseren. Dit betekent dat een omgeving moet worden gecreëerd die een goed presterend personeelsbestand ondersteunt door werkplekoplossingen te bieden die zijn afgestemd op de werkpraktijken van hun werknemers. Het vereist ook effectief gebruik van gegevens om ervoor te zorgen dat ze de ruimte die ze nu hebben zo effectief mogelijk gebruiken en om hen in staat te stellen toekomstige scenario's te modelleren in lijn met opkomende zakelijke behoeften en veranderingen in werkgedrag.