Illustratie

De voor- en nadelen van een werkplek reserveringssysteem

Met de komst van nieuwe werkmodellen zoals hybride werken en flexwerken is er veel veranderd op kantoor. Werknemers ervaren meer flexibiliteit, hebben meer werkplezier en ontdekken nieuwe manieren van werken. De kantooromgeving moet deze veranderingen goed kunnen ondersteunen.

Als we het hybride model als voorbeeld nemen, zien we dat mensen thuis werken maar ook vaak op kantoor komen werken. Als medewerkers toch op kantoor willen werken, moet er een prettige en geschikte werkplek beschikbaar zijn. Dat is waar het bij werkplek reserveringssystemen om draait: het faciliteren van een flexibele werkomgeving en het optimaal benutten van beschikbare werkplekken.


Wat is een werkplek reserveringssysteem?

Een werkplek reserveringssysteem is een hulpmiddel voor het plannen van ruimtes, dat werknemers helpt werkplekken te reserveren en te delen. Over het algemeen betekent dit dat werknemers elk bureau op kantoor kunnen vinden en er kunnen werken. In werkelijkheid hebben veel mensen niet elke dag hetzelfde bureau of dezelfde werkruimte nodig. In feite blijven in de meeste kantoren veel werkplekken onnodig "bezet". Met het gebruik van werkplek reserveringssystemen gebruiken werknemers het bureau alleen wanneer ze het echt nodig hebben.

 

Hoe werkt het in de kantooromgeving?

Wanneer je van plan bent naar kantoor te gaan, wil je zeker zijn van een prettige werkplek. Met een werkplek reserveringssysteem kunnen werknemers vooraf hun bureau reserveren wanneer ze op kantoor willen werken. Alle werkplek reserveringssystemen hebben een online omgeving die medewerkers vanuit huis of elders kunnen benaderen. Het GoBright Werkplek Reserveringssysteem biedt zelfs een interactieve kaart. Hier kunnen werknemers zien waar de bureaus zich bevinden en welke bezet zijn, en filteren op voorkeuren. Slimme functies zorgen ervoor dat GoBright Werkplek Reservering goed inspeelt op de dagelijkse stroom van medewerkers. Denk aan functies als Team Booking en 'Vind mijn Collega'. Ook biedt het de mogelijkheid om een reservering te maken voor een bepaald dagdeel of zelfs een paar uur. In sommige werkmodellen hebben werknemers een vaste set dagen dat ze naar kantoor moeten. Daarom heeft GoBright de functie voor terugkerende boekingen gecreëerd. Op deze manier kunnen werknemers vooraf boeken, zodat ze niet hoeven te onthouden om op tijd te reserveren.

 

Creating Availability

Werkplek reserveren gaat over het creëren van beschikbaarheid. Dat kan alleen goed gebeuren als werkplek reserveringssoftware wordt gecombineerd met de juiste hardware. Om een werkplek te boeken heb je een check-in en -uit systeem nodig. Er zijn verschillende manieren om in en uit te checken bij je geboekte werkplek zoalsNFC-stickers, de GoBright Connect, of sensoren. Slimme sensoren zorgen ervoor dat de bezetting 100% nauwkeurig wordt gemeten. Zonder het gebruik van sensoren zou je waardevolle gegevens kunnen missen die je kunt gebruiken om de bezettingsstrategie en werkplekken te optimaliseren. Werkplek reserveringssoftware kan worden gebruikt om hot desking, desk hoteling of desk sharing te stimuleren. Om die reden wordt een werkplek reserveringssysteem ook wel eens een hot desk booking systeem of een desk hoteling systeem genoemd.

 

Verschillen tussen desk sharing, desk hoteling en hot desking

Desk sharing is een overkoepelende term om aan te geven dat een bureau geen vast eigendom is. Bureaus worden gedeeld op basis van bepaalde principes. In de meeste gevallen verwijst desk sharing naar het vooraf reserveren van een bureau op kantoor. Zo werken meerdere mensen op verschillende tijdstippen aan hetzelfde bureau.

Een andere term voor desk sharing is desk hoteling. Desk sharing en desk hoteling worden meestal georganiseerd via een werkplek reserveringssysteem.

Bij hot desking meldt een werknemer zich ter plaatse als er op kantoor een bureau beschikbaar is. In tegenstelling tot desk sharing is hot desking spontaner. Houd er rekening mee dat het per regio of land enigszins kan verschillen wat deze termen betekenen. En in de meeste gevallen is het een andere naam maar met een vergelijkbare betekenis. Een degelijk werkplek reserveringssysteem is de oplossing voor iedereen.

Workplace Analytics en Management met GoBright

 

Voordelen van het gebruik van een werkplek reserveringssysteem

Het gebruik van een werkplek reserveringssysteem heeft veel interessante voordelen. We zetten de belangrijkste op een rijtje:

1. Vergemakkelijkt nieuwe manieren van werken

Werkplek reserveren past goed bij flexibele manieren van werken zoals hybride werken. Mensen moeten flexibel genoeg zijn om thuis te werken, maar ook een werkplek tot hun beschikking hebben als ze naar het kantoor willen. Het beheren van de bezettingsgraad via een werkplek reserveringssysteem zorgt ervoor dat er altijd prettige werkplekken beschikbaar zijn. Met een werkplekmanagementsysteem kunnen medewerkers een bureau filteren en selecteren op basis van hun eigen voorkeuren. Zo geef je medewerkers veel vrijheid en controle over wanneer en aan welk bureau ze willen werken op het fysieke kantoor.

 

2. Ondersteunt samenwerking

Met desk sharing wordt de samenwerking tussen teams of afdelingen bevorderd. Medewerkers kunnen beter samenwerken door eenvoudigweg bureaus naast elkaar te reserveren. Het GoBright Werkplek Reservering Platform heeft bijvoorbeeld zelfs een Team Booking functie die ontworpen is om dit soort samenwerkingen te ondersteunen.

De toekomst van het kantoor - flexibiliteit, diversiteit, duurzaamheid

 

3. Kosteneffectief

Met werkplek reserveringssoftware kun je ook de bezetting op kantoor beheren en controleren. Door inzicht te krijgen in de werkelijke bezetting ontdekten veel kantoren dat ze het aantal bureaus dat ze hadden, niet echt nodig hadden. Ze konden besparen op de kosten van duur vastgoed en verhuizen naar een kleinere kantoorruimte. In termen van kosteneffectiviteit werkt werkplek management ook andersom. Stel dat je denkt aan uitbreiden en verhuizen naar een groter kantoor. Wanneer is het juiste moment om zo'n investering te doen? Is het wel nodig? Met inzicht in debezettingsgraad kun je met zekerheid de volgende stap zetten.

 

4. Duurzaamheid

Werkplek reservering stimuleert mensen om alleen de ruimte te gebruiken die ze echt nodig hebben. Zo wordt het kantoor een stuk duurzamer. Geen onbezette en onnodig dure kantoorruimte meer.

 

5. Tijdsefficiëntie

Door nieuwe werkmodellen en andere veranderingen in de kantooromgeving zullen meestal niet alle werknemers tegelijk op kantoor zijn. Sommige dagen kan het rustig zijn op kantoor, en andere dagen kan het een stuk drukker zijn dan verwacht. Ongeacht de situatie, als een werknemer besluit op kantoor te komen, moet er een mooie werkplek beschikbaar zijn. Met behulp van een werkplek reserveringssysteem kun je de situatie op kantoor vooraf inschatten. Doordat je hierop kunt anticiperen, verlies je geen tijd om het kantoor binnen te gaan en kom je niet voor verrassingen te staan.

 

6. Inzicht in Analytics

Een slimme datagedreven werkplek is waar het tegenwoordig allemaal om draait. Met de gegevens die voortkomen uit oplossingen voor bureauboekingen ben je in staat het gedrag van werknemers veel beter te begrijpen. Je krijgt inzicht in hoe het kantoor wordt gebruikt. Waarom boeken werknemers vaak hun bureau op een bepaalde verdieping? Wat is er speciaal aan deze bureaus? Misschien werken je werknemers graag waar er het meeste natuurlijke licht is, of in de buurt van het bedrijfsrestaurant? Dit zijn allemaal waardevolle analyses die je kunnen helpen het kantoor te optimaliseren. Het aanpassen van het kantoor aan het gedrag van werknemers is een van de belangrijkste manieren om ervoor te zorgen dat je kantoor toekomstbestendig is.

GoBright - Gegevens Bezettingsmeting

 

7. Aantrekken van nieuwe generaties

En niet te vergeten: de jongere generatie betreedt de arbeidsmarkt met nieuwe idealen. Flexibiliteit en vrijheid is voor hen een must. Ze willen niet gebonden zijn aan de traditionele 9 tot 5 werkplek. Ze verwachten een werkplek die voldoet aan hun normen en wensen. Het integreren van werkplek reserveringen in het kantoor past heel goed bij het perspectief dat deze generatie heeft op het kantoor van de toekomst. Want het toekomstige kantoor is een slim kantoor.

 

8. Gezondheid en veiligheid

Bij desk sharing delen verschillende mensen hetzelfde bureau op kantoor. Je zou kunnen veronderstellen dat dit automatisch leidt tot zorgen over gezondheid, hygiëne en veiligheid. Het verhaal heeft echter twee kanten. Wanneer mensen hetzelfde bureau gebruiken en dit proces niet wordt gecontroleerd, leidt dit inderdaad tot verhoogde risico's op het gebied van hygiëne en veiligheid. Met een werkplek reserveringssysteem wordt dit proces wel gecontroleerd. Vooral in tijden waarin veiligheid extra benadrukt moet worden (bijvoorbeeld tijdens een pandemie), zorgt het gebruik van werkplek reserveringssystemen ervoor dat het niet te druk wordt op kantoor. Een kantoormanager kan bijvoorbeeld bepaalde bureaus blokkeren, zodat een veilige afstand wordt gegarandeerd. Met controle over de bezettingsgraad zorg je er bovendien voor dat er nooit te veel mensen tegelijk op de vloer zijn.

Zelfs met toezicht blijft het een feit dat bureaus door meerdere mensen worden gebruikt. Hoe blijft dit veilig? GoBright heeft hier al over nagedacht. Met de GoBright Connect ben je in staat je status aan te passen terwijl je aan het bureau werkt. Naast het voor de hand liggende "bezet" of "beschikbaar", zal het ook aangepast worden naar "Moet schoongemaakt worden" wanneer een medewerker heeft uitgecheckt van diens bureau. De facilitaire dienst wordt automatisch gewaarschuwd dat het bureau moet worden schoongemaakt. Nadat het bureau is schoongemaakt, is het weer "beschikbaar".

GoBright Werk - Bureau Boeken - Schoon Bureau - Hygiënisch Bureau

 

En... Wat zijn de nadelen van een werkplek reserveringssysteem?

Met welke aspecten moet je rekening houden bij de integratie van werkplek reservering op kantoor?

 

1. Verstoring van de hiërarchie en gebrek aan persoonlijke ruimte

Wanneer werknemers bureaus delen, kan er een verstoring van de hiërarchie of bedrijfscultuur op kantoor ontstaan. Dit is een belangrijk aspect om te overwegen bij de aanpassing van een 'vast bureau kantoor' naar een flexibel 'desk sharing kantoor'. Het is hiermee niet direct een no-go, maar ga het gesprek aan met management en medewerkers om hun wensen, verwachtingen en twijfels op elkaar af te stemmen. Creëer een werkomgeving waar iedereen blij van wordt en vertrouwen in heeft.

Bij desk sharing zijn werknemers geen eigenaar van een bureau. Ze kunnen hun bureau niet inrichten met foto's, planten, persoonlijk briefpapier, eten en drinken, enz. Daarom moet je rekening houden met het feit dat werknemers zich zorgen kunnen maken over wat er met hun persoonlijke ruimte gebeurt. Communicatie is de sleutel. Zorg ervoor dat werknemers worden betrokken bij de redenen waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Als het reserveren van bureaus leidt tot meer efficiëntie op kantoor, zorg er dan voor dat werknemers de voordelen van deze verandering begrijpen.

 

2. Het kost geld

Ja, dat klopt. Elk werkplek reserveringssysteem kost geld. Terwijl sommige aanbieders qua prijsstelling aantrekkelijker zullen zijn, bieden andere een uitgebreidere tool met meer opties. Sommige aanbieders bieden alleen werkplek reserveringssoftware, terwijl anderen een compleet platform hebben inclusief ruimte reservering, parkeerplaats reservering en bezoekersregistratie. Het is daarom belangrijk om een aantal zaken te overwegen voordat je een beslissing neemt. Wat heb je als organisatie nodig? Welke problemen wil je oplossen en welke vragen wil je beantwoord zien? Zoek een betrouwbare leverancier die qua producten, opties en kosten het beste bij je past en die volledig voldoet aan je wensen in een werkplek reserveringssysteem.

Investeren in werkplek reserveringssoftware kost geld. Is dat dan een echt nadeel? Wij zien het liever als een investering die je veel voordelen oplevert. Voordelen zoals beschreven in dit artikel en waarschijnlijk nog veel meer. Tijdwinst, geen frustraties bij overvolle kantoren/afdelingen, direct inzicht, langetermijnvisie en strategie voor werkplekbeheer. Het stimuleert samenwerking, verbetert de productiviteit en geeft een gevoel van veiligheid.

 

3. Verzamelen van gegevens

Bij elk werkplek reserveringssysteem worden gegevens verzameld en/of gebruikt. Dit zijn deels anonieme gegevens, maar ook persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen worden gekoppeld aan het bedrijf en haar medewerkers. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, IP-adressen, bedrijfsinformatie, bezettingsgraad van ruimtes en werkplekken, of andere technische informatie over integraties met andere softwareprogramma's. Facility managers gebruiken deze informatie in een datagedreven werkplek om te analyseren hoe het kantoor wordt gebruikt. Hoeveel kantoorruimte is er eigenlijk nodig? Welke bureaus en ruimtes worden het meest gebruikt? Of hoeveel bezoekers zijn er in het gebouw? Zorg ervoor dat je een betrouwbare leverancier kiest die goed en veilig met je gegevens omgaat. Hier bij GoBright spreekt het voor zich dat wij je gegevens beschermen volgens de privacywetgeving (bijv. GDPR). We zijn ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd, wat betekent dat we voldoen aan de hoogste normen voor kwaliteit, gegevensbescherming en beveiliging. In combinatie met ons Microsoft Azure datacenter, waarop het GoBright platform draait, bieden wij de hoogste vorm van gegevensbescherming.

Klaar voor meer?

Vind je dit interessant en ben je klaar om de volgende stap te zetten? Wij zijn hier om je te helpen!
Email ons Bel ons Een demo aanvragen
Illustratie
Vragen? Ga naar onze FAQ

Heb je een vraag? Hier vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen.

Blader door de FAQ
Helpcenter

Een goudmijn voor alle IT en Facility Managers. Verdiep je in de technische details van onze producten en oplossingen.

Bezoek het helpcenter
Nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van alle Smart Office ontwikkelingen en onze oplossingen? Schrijf je dan nu in.

Schrijf je nu in.