Thirteen Group (VK) installeert GoBright Workplace Tech
De doelstellingen waren het implementeren van moderne werkplektechnologie en het maximaliseren van werkplekbeheer en vergaderruimten.
De uitdaging - 'Juiste ruimte, juiste plaats'
De opdracht van Thirteen Group was om een uitgebreid bezoekersbeheersysteem te ontwikkelen, inclusief individuele werkplek- en ruimtereserveringsfaciliteiten. Ze wilden ook meerdere vergader-, samenwerkings- en open werkplekken inrichten.
In het kader van het onderzoek 'Right Space Right Place' werd ook de behoefte aan flexibeler en flexibeler werkmethoden onderzocht. Hun motivatie was deels het verkrijgen van de beste waarde uit alle kantoorruimte, maar ze wilden vooral een cultuur van keuze en vertrouwen creëren door middel van hoe, waar en wanneer medewerkers in staat waren om te werken. Ze hadden een oplossing nodig die het volgende mogelijk zou maken
- Het reserveren van werkplekken;
- Optimalisatie van werkplekgebruik;
- Vrijmaken van lege vergaderruimtes;
- Gemakkelijk vinden van lege werkplekken, collega's en teams;
- Volgen van populaire zitplekken;
- compatibiliteit met volledig in hoogte verstelbare werkstations;
- Een 'one-stop-shop'-oplossing die ook ruimtereserveringen en bezoekers-/gastenbeheer oppakt en koppelt met zowel Outlook als Microsoft Teams.
Thirteen Group de hulp in van integrator Visavvi, gespecialiseerd in werkplekoplossingen. Visavvi was ervan overtuigd dat GoBright de juiste oplossing was, maar vreesde dat de implementatie van zo'n grote verandering in de hele organisatie moeilijk zou zijn. Daarom ging Visavvi in zee met werkplektechnologie-experts Ascentae (de distributeur vanGoBrightin het Verenigd Koninkrijk) om te helpen bij de implementatie.
Het resultaat
GoBright voldeed volledig aan de briefing en zorgde ervoor dat Thirteen Group geen geld verspilde aan dingen die nog niet nodig waren. GoBright voegde echt waarde toe tijdens deze ontwikkelingsfase. De implementatie verliep zeer soepel, aangezien de reseveringssystemen en de rapportagesystemen precies leverden wat nodig was. De analysecapaciteit zorgde ook voor harde gegevens over hoe de implementatie-uitdagingen werden aangepakt.
GoBright Workplace management
Wegens een aan de gang zijnde renovatie van het gebouw waren de bezoeken ter plaatse beperkt en werd het eerste overleg uitsluitend gevoerd aan de hand van plannen van het gebouw en tekeningen van de vloer. Er was behoefte aan een zeer specifieke set van werkplek- en ruimtereserveringsfuncties. Terwijl de functies van verschillende leveranciers van reserveringssystemen werden beoordeeld, was GoBright de enige die alle te leveren prestaties kon leveren. Aangezien het systeem nieuw is op de Britse markt en er geen eerdere Britse installatie was om naar te verwijzen, was er veel vertrouwen van Thirteen Group nodig om de aanbeveling van GoBright te vertrouwen. Ascentae adviseerde Thirteen Group om naar GoBright in Nederland te vliegen om de oplossingen uit de eerste hand te zien en het bezoek bevestigde dat dit het juiste product voor hen was.
Meet, Work en Visit
GoBright's unieke functies zijn onder andere een self-service bezoekersregistratiesysteem, reserveringspanelen voor ruimtes en multifunctionele desk Connect modules met LED verlichting die hun huidige beschikbaarheidsstatus aangeven. Het management- en rapportageplatform biedt realtime en historische reserverings- en gebruiksgegevens, aangevuld met bezettingssensoren onder de werkplekken en een reserveringssysteem op basis van Outlook - dit alles levert essentiële informatie over werkplekgebruik.
Registratie via zelfbediening
Een interactief scherm van 10 inch wordt gebruikt bij de ingang van het gebouw. Bezoekers registreren hun aankomst, laten zich automatisch fotograferen en krijgen een bezoekerspasje met foto. Het systeem informeert vervolgens de gastheer van hun aankomst. Dit alles verbetert de bezoekerservaring en maakt middelen vrij zodat het personeel zich kan concentreren op ander belangrijk werk. Bezoekers en personeel worden vervolgens door het gebouw geleid met behulp van een reeks strategisch geplaatste Wayfinding LCD-schermen. Deze tonen realtime informatie over het gebruik van ruimtes en werkplekken, zodat personeel en bezoekers gemakkelijk en snel hun beoogde bestemming of vrije werkplek kunnen vinden.
Toezicht en evaluatie
Dankzij de rapportage en het beheer van het platform kan Thirteen Group het gebruik van werkplekken regelmatig monitoren en evalueren, waardoor werkplekken waar meer vraag naar is beter toegankelijk zijn en de flexibiliteit van de werkplek toeneemt. Belangrijk is dat Thirteen Group door het actief monitoren van gebruikersbezoeken en werkplekgebruik een accuraat overzicht kan bijhouden van wie welke ruimte heeft gebruikt. De resulterende faciliteit biedt een geavanceerde werkomgeving met uitgebreide vergader- en samenwerkingsfaciliteiten die toegankelijk zijn via GoBright's zeer effectieve reserveringssysteem voor ruimtes en werkplekken.
De organisatie
Thirteen Group biedt huisvesting en diensten voor meer dan 70.000 klanten in Teesside en andere gebieden van het Noord-Oosten, waaronder North Yorkshire, County Durham, en Tyne and Wear. In juli 2017 hebben Erimus Housing, Housing Hartlepool, Tees Valley Housing, Tristar Homes en Thirteen Care and Support zich verenigd in een partnerschap om één sterk social purpose bedrijf te creëren met de naam Thirteen. De organisatie heeft nu meer dan 1500 medewerkers, gevestigd in hun nieuwe vlaggenschip kantoor met drie verdiepingen in Middlesborough.
Het perfecte sales kanaal
GoBright en Ascentae werkten proactief samen met Visavvi en boden pragmatisch en professioneel advies op basis van hun deskundige kennis van de markt en het product. Accountmanager John Andrews van Visavvi werkte vele uren nauw samen met Thirteen Group om hun brede scala aan behoeften volledig te begrijpen en om ervoor te zorgen dat het geïnstalleerde systeem aan hun onmiddellijke behoeften zou voldoen en ook mogelijkheden voor de toekomst zou bieden. John Andrews van Visavvi legde uit, "Thirteen Group had een zeer specifieke set vereisten voor het balie- en kamerreserveringssysteem. Ik heb de mogelijkheden van verschillende aanbieders van boekingssystemen bekeken en de enige die alle gewenste functionaliteiten kon leveren was GoBright.
De kennis en ervaring van reseller, distributeur en vendor werd optimaal benut in elke fase van het verkoop- en implementatieproces. Wat uiteindelijk resulteert in het beste eindresultaat voor Thirteen Group.
