Kamers configureren
De kamers optie geeft u de mogelijkheid om de kamers te definiëren, hoe het integreert, en wat er beschikbaar is in de kamers.
Beheer kamers
Log in op het GoBright portaal met uw manageraccount, en kies Instellingen > Ontmoeten.
Er zijn twee manieren om kamers te beheren, ofwel handmatig toevoegen of synchroniseren vanuit een bestaande integratie.
- Om handmatig een kamer toe te voegen druk op de blauwe 'Toevoegen' knop
- Om kamers te synchroniseren druk op de groene 'Synchroniseer kamers' knop
(Merk op dat de integratie eerst moet worden ingesteld, zie het artikel Integraties configureren voor meer informatie)
Synchroniseer kamers
Wanneer u de groene 'Synchroniseer ruimtes' knop selecteert zal GoBright proberen om alle beschikbare ruimtes te vinden in alle externe systemen die zijn geconfigureerd in de integraties.
U kunt de kamer selecteren en een reeds bekende kamer bijwerken, of een nieuwe kamer aanmaken.
Het zal de toegang gebruiken die het heeft, maar misschien niet alle beschikbare kamers vinden, dit komt waarschijnlijk omdat de externe kamer niet in een kamerlijst staat, of anderszins verborgen is.
Een kamer configureren
Algemeen
In het algemene gedeelte kunt u de algemene instellingen van de kamer instellen. Hier moet de naam van de kamer worden ingevoerd, die ook op de displays zal worden getoond. Er kan een afbeelding worden bijgevoegd, zodat deze in het portaal wordt getoond bij het zoeken naar een kamer.
Het belangrijkste is het 'profiel', dit laat je toe een instellingen-profiel te selecteren, dat bepaalt hoe de kamer zich gedraagt in het systeem. Bijvoorbeeld, of no-show detectie is ingeschakeld, of de kamer boekbaar is, etc.
In de boekingsinstructies kunt u een aantal opmerkingen kwijt die worden getoond bij het boeken van de kamer.
Locatie en capaciteit
De locatie kan worden gekozen uit de lijst van toegevoegde locaties. Dit zal ook de tijdzone instellen gebaseerd op de gedefinieerde locatie. Als geen locatie is gekozen moet de tijdzone handmatig worden geconfigureerd voor de kamer.
De capaciteit wordt handmatig geconfigureerd voor elke ruimte. Tijdens het synchroniseren van ruimtes is het mogelijk om de capaciteit voor meerdere ruimtes tegelijk in te stellen.
Het veld Capaciteit is vereist om een kamer te kunnen boeken.
Elke kamer heeft een boeking van diensten en/of controle beschikbaar die ook hier moet worden geconfigureerd.
Integratie
De integratie sectie laat je kiezen of de kamer moet integreren met een extern systeem, zoals Microsoft Exchange/Office365/Google G Suite/etc.
Je moet de integratie selecteren, en dan moet je instellen aan welke kalender het moet linken, via het email adres. (De meeste externe systemen hebben een email adres nodig om te weten naar welke externe kalender het moet linken, sommige andere systemen hebben dingen nodig zoals een id, enz).
Wanneer de kamer wordt opgeslagen zal het email adres worden gecontroleerd om te zien of het email adres van de kamer bestaat binnen de geconfigureerde configuratie.
Opties
In de sectie opties kunt u kiezen welke voorzieningen beschikbaar zijn in de kamer, bijvoorbeeld een LCD-scherm, videoconferencing, enz.
Batchgewijs bijwerken van bestaande kamers
Bestaande kamers kunnen als meervoud worden geselecteerd en nieuwe instellingen kunnen in bulk worden toegepast.
Log in op het GoBright portaal met uw manageraccount, en kies Instellingen > Ontmoeten.
Kamers die moeten worden bijgewerkt, kunnen worden geselecteerd door de vakjes aan te vinken.
Selecteer vervolgens de optie Bulkupdate.
Selecteer het veld dat u wilt bijwerken
Selecteer de nieuwe instelling voor de kamer
Bevestig de bulkupdate door de blauwe knop Bulkupdate te selecteren.