Proces van Roombookings met Office365 en GoBright

Verwerken van afspraken in Office 365 en synchronisatie naar GoBright

GoBright synchroniseert regresmailboxen met Office 365, wat betekent dat GoBright alleen de afspraakgegevens krijgt zoals die door Office 365 worden verwerkt.

GoBright platform controleert de agenda van de kamermailbox. Als er een afspraak is, worden de gegevens opgehaald en in de GoBright portal gezet. Het resultaat is dat wanneer een afspraak wordt verwijderd in de agenda, de afspraak ook wordt verwijderd in de GoBright portal.

De volgende reserveringsgegevens zullen worden verwerkt: datum en tijd, onderwerp, tekst (optioneel), organisator en genodigden.

Opmerking: GoBright ontvangt geen informatie over wie de uitnodiging van Office 365 heeft verwijderd. Alle acties van het verwijderen, verwerken en verzenden van de annuleringen worden uitgevoerd in Office 365.

Verwerking van het maken, wijzigen en verzenden van afspraken naar Office 365

Wanneer een afspraak wordt aangemaakt in GoBright zal de boeking worden gemaakt in de kamermailbox. Vervolgens zal de kamermailbox controleren of deze gebruiker de juiste rechten heeft om te boeken en of de timeslot beschikbaar is in de kamermailbox. Zo niet in een van beide gevallen, dan wordt de afspraak geannuleerd in Office 365. Na annulering wordt de afspraak verwijderd in de GoBright portal.

Als de timeslot beschikbaar is in de roommailbox en de gebruikersrechten zijn aangevinkt, dan zal GoBright de afspraak opslaan in de database en de gegevens naar Office 365 sturen. Daarna wordt de afspraak verwerkt door Office 365 en worden de uitnodigingen naar de genodigden gestuurd.

Technische opmerking: met de Office 365 integratie zal GoBright een push abonnement krijgen na elke wijziging in de mailbox van de kamers. GoBright zal dan weten dat de gegevens opgehaald moeten worden wat betekent dat uw gegevens in GoBright dicht bij real time zullen zijn.