Bezoektypes Configuraties

Bezoekertypes zijn een manier om uw bezoekers te segmenteren en alleen informatie te vragen die relevant is voor die bezoeker.

Typische bezoekerstypes zijn: Vergadering, Sollicitatiegesprek, Leverancier, Vriend/Familie. Bijvoorbeeld: als u 'Vriend/Familie' bent, is het waarschijnlijk niet nodig om een 'Bedrijfsnaam' in te vullen.

Bezoekerstypes bestaan altijd binnen een bezoekersregistratie configuratie, indien u meer informatie wenst over de algemene configuratie, ga dan naar het bezoekersregistratie configuratie artikel.

Soorten bezoekers beheren

Log in op het GoBright portaal met uw manager account, en kies Instellingen > Bezoek > Configuraties > Open uw configuratie > Types.

Kies nu een Type om te configureren of voeg een nieuw bezoekerstype toe met de knop + Toevoegen in de linker navigatiebalk.

Tags in GoBright.png

Vertaling

Als u meerdere talen gebruikt in uw bezoekersregistratie configuratie, kan het zijn dat u sommige termen moet vertalen. Het grootste deel van de vertaling is al gedaan, maar de teksten die u zelf specificeert (zoals de naam, aangepaste titels, enz.) moeten handmatig worden vertaald.

Gebruik de 'Translate' knop bovenaan, en een popup zal je tonen welke vertalingen nodig zijn.

Algemene configuratie

mceclip1.png

U kunt een naam geven aan uw bezoekerstype, die zichtbaar zal zijn op uw bezoekersscherm.

U kunt een bezoekerstype in- of uitschakelen om het tijdelijk te verbergen van de bezoekersweergave.

Voorinschrijving

Dit selectievakje bepaalt of het bezoekerstype kan worden gebruikt voor voorregistratie door de host wanneer een afspraak wordt gemaakt. Hiermee kan de host bezoekers uitnodigen en tegelijkertijd een e-mail sturen met QR code die gebruikt kan worden bij de digitale ontvangst.

Als u de voorregistratie inschakelt, krijgt u de optie om een e-mail in te schakelen voor dit bezoekerstype. Wanneer u de 'Mail ingeschakeld' check-box, krijgt u de optie om uw e-mail template te selecteren. Als u niet in staat bent om een e-mail template te selecteren, controleer dan of u een e-mail template heeft geconfigureerd in de linker navigatiebalk.

Als mail is ingeschakeld zal een e-mail sjabloon worden gebruikt voor elke bezoeker die is uitgenodigd als een pre-registratie bezoeker. Deze e-mails worden op vaste tijdstippen verstuurd naar alle deelnemers, die ook hier kunnen worden geconfigureerd.

Als laatste kunt u een waarde invullen om een mail te sturen ... voor de bezoekdatum. Er zijn drie velden waarin u een waarde kunt invullen: dagen, uren of minuten.

De e-mail wordt altijd verzonden op het vaste tijdstip vóór de bezoekdatum die hier is ingesteld. Als de datum van het bezoek dezelfde dag is als de dag waarop de voorinschrijving is gemaakt, zal de e-mail op hetzelfde tijdstip worden verzonden.

Aanmelden stroom - Velden

Hier kunt u definiëren welke velden moeten worden ingevuld door de bezoeker op de Bezoekers Kiosk. Als u meer velden wilt toevoegen, kunt u deze toevoegen in uw Algemene configuraties.

  • Gebruik 'ingeschakeld' om het veld voor dit bezoekerstype te gebruiken
  • Gebruik 'toon' om dit veld te tonen voor dit bezoekerstype dat door de bezoeker moet worden ingevuld
  • Gebruik 'vereist' als u wilt dat deze waarde door de bezoeker in de Bezoekkiosk wordt ingevuld

Wanneer u de voorregistratie hebt ingeschakeld, kunt u instellen welke velden u wilt tonen op de Bezoekerskiosk, of welke velden vereist zijn om in te checken als bezoeker.

Tags in GoBright.png

Aanmelden stroom - Host

Inschakelen host selectie

Wanneer ingeschakeld kan uw Bezoeker een host selecteren (GoBright Gebruiker). Nadat uw Bezoeker de host heeft geselecteerd zal er een notificatie naar de host worden gestuurd. De notificatie kan verstuurd worden via een push notificatie in de GoBright app, SMS of via email. Notificatie van de host zal later worden besproken.

Sta de bezoeker toe deze stap over te slaan

Indien geactiveerd kan uw bezoeker de stap overslaan om een host te selecteren op de Bezoekerskiosk.

Zoek host van boeking op e-mailadres van bezoeker

Deze functionaliteit zal de host krijgen door de voorinschrijving te controleren die gekoppeld is aan het e-mailadres van uw bezoeker.

Filter host op toegewezen rollen

Wanneer ingeschakeld krijg je een extra veld met een drop down box. In de drop down box kun je één of meerdere rollen selecteren die je wilt toewijzen aan dit Bezoekerstype. Dit betekent dat alleen de GoBright Gebruikers die zijn toegewezen aan deze rol(len) als host kunnen worden gevonden in de Bezoekerskiosk.

Host via push-notificatie op de hoogte brengen

Om een push notificatie op uw mobiele telefoon te kunnen ontvangen heeft u de GoBright mobiele app nodig. U kunt de GoBright mobiele app vinden in de daarvoor bestemde stores van uw smartphone.

En je moet het GoBright platform inschakelen om de push notificatie naar eindgebruikers te sturen. U kunt deze optie vinden onder Instellingen > Algemeen > Rubriek: Eindgebruiker applicatie. U moet het selectievakje voor 'Stuur notificatie naar eindgebruikertoepassing' inschakelen.

mceclip2.png

Verwittig de gastheer per sms

Om een SMS te kunnen versturen vanaf het GoBright platform moeten uw GoBright Gebruikers een mobiel nummer hebben. U kunt dit veld als admin controleren onder Admin Center > Gebruikers > Open de gebruiker.

Om een SMS te kunnen versturen moet het GoBright portaal SMS credits hebben. U kunt uw SMS tegoeden vinden onder Instellingen > Algemeen > Licenties. SMS credits moeten in bundels worden aangeschaft, neem contact op met uw reseller voor meer informatie over SMS bundels.

Verwittig de gastheer per e-mail

Voor e-mailmeldingen zijn geen extra licenties of configuraties nodig.

Aanmelden stroom - Foto

Maakt het mogelijk om een foto van de bezoeker te nemen, bijvoorbeeld om op een badge af te drukken. Dit kan nodig zijn om te garanderen dat de badges persoonlijk zijn.

Aanmelden stroom - Bevestiging

Het bevestigingsscherm wordt getoond wanneer de bezoeker succesvol is geregistreerd. Met de opties hier kunt u het logo en de teksten aanpassen.

Om een afbeelding of tekst voor uw titel of bericht te kunnen selecteren, moet u het vakje aanvinken. Voor een aangepast logo moet u een beeldverhouding van 2:1 (breedte:hoogte) gebruiken. Bijvoorbeeld een afbeelding met afmetingen: 800px maal 400px (breedte x hoogte).

Inschrijf stroom - Badge afdrukken

Met deze optie kunt u het afdrukken van badges inschakelen, en de badge selecteren. Op die manier kunt u bepaalde soorten bezoekers uitsluiten van het gebruik van badges, of verschillende badges afdrukken voor verschillende soorten bezoekers.

Merk op dat een badge moet worden aangemaakt voordat deze optie kan worden geselecteerd. Ga naar dit artikel om de badge te configureren.

Aanmelden stroom - Algemene voorwaarden

Het is mogelijk om voor bepaalde bezoekers algemene voorwaarden in te stellen die moeten worden geaccepteerd voordat een bezoeker zich kan aanmelden. Bekijk dit artikel voor meer informatie over hoe u uw eigen algemene voorwaarden kunt configureren.

Wanneer ingeschakeld kunt u uw voorwaarden selecteren.

Aangepaste algemene voorwaarden logo, titel en bericht

Met deze opties kunt u uw eigen algemene voorwaarden logo, titel en bericht aanpassen.

Om een afbeelding of tekst voor uw titel of bericht te kunnen selecteren, moet u het vakje aanvinken. Voor een aangepast logo moet u een beeldverhouding van 2:1 (breedte:hoogte) gebruiken. Bijvoorbeeld een afbeelding met afmetingen: 800px maal 400px (breedte x hoogte).

Uitschrijven

U kunt een afmeldingsstroom voor uw bezoekers creëren.

Aangepaste sign out logo, titel en bericht

Met deze opties kunt u uw eigen sign out logo, titel en boodschap aanpassen.

Om een afbeelding of tekst voor uw titel of bericht te kunnen selecteren, moet u het vakje aanvinken. Voor een aangepast logo moet u een beeldverhouding van 2:1 (breedte:hoogte) gebruiken. Bijvoorbeeld een afbeelding met afmetingen: 800px maal 400px (breedte x hoogte).

Automatisch afmelden

Indien ingeschakeld zullen uw bezoekers automatisch afgemeld worden na de opgegeven tijd van uw 'Auto sign-off mode'. U kunt kiezen voor 'Op' een specifieke tijd of 'Na' een specifiek aantal uren en/of minuten.

Host via push-notificatie op de hoogte brengen

Om een push notificatie op uw mobiele telefoon te kunnen ontvangen heeft u de GoBright mobiele app nodig. U kunt de GoBright mobiele app vinden in de daarvoor bestemde stores van uw smartphone.

En je moet het GoBright platform inschakelen om de push notificatie naar eindgebruikers te sturen. U kunt deze optie vinden onder Instellingen > Algemeen > Rubriek: Eindgebruiker applicatie. U moet het selectievakje voor 'Stuur notificatie naar eindgebruikertoepassing' inschakelen.

mceclip2.png

Verwittig de gastheer per sms

Om een SMS te kunnen versturen vanaf het GoBright platform moeten uw GoBright Gebruikers een mobiel nummer hebben. U kunt dit veld als admin controleren onder Admin Center > Gebruikers > Open de gebruiker.

Om een SMS te kunnen versturen moet het GoBright portaal SMS credits hebben. U kunt uw SMS tegoeden vinden onder Instellingen > Algemeen > Licenties. SMS credits moeten in bundels worden aangeschaft, neem contact op met uw reseller voor meer informatie over SMS bundels.

Verwittig de gastheer per e-mail

Voor e-mailmeldingen zijn geen extra licenties of configuraties nodig.

Algemene kennisgevingen

Stuur generieke meldingen na aanmelden en afmelden
Deze optie stuurt een generieke e-mail naar een of meer personen naast de host wanneer een bezoeker zich aanmeldt. Dit kan een SMS notificatie zijn of één of meer e-mail adressen.

Wanneer het selectievakje is ingeschakeld, vindt u twee velden. Eén om een telefoonnummer in te voeren voor SMS-meldingen, en het tweede veld kan worden gebruikt om één of meerdere e-mailadressen in te vullen met een komma.

Volgende

Ga naar het artikel over bezoekersbadges voor meer informatie over het ontwerpen en afdrukken van badges.

Dit artikel komt uit het Helpcentrum van GoBright.

Bekijk origineel artikel

Vragen? Ga naar onze FAQ

Heb je een vraag? Hier vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen.

Blader door de FAQ's

Help Center

Een goudmijn voor alle IT en Facility Managers. Verdiep je in de technische details van onze producten en oplossingen.

Bezoek het Helpcentrum

Nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van alle Smart Office ontwikkelingen en onze oplossingen? Schrijf je dan nu in.

Nu abonneren