En pålitlig kärlekstriangel
Att ge dina medarbetare möjlighet att organisera och planera sin egen arbetsdag är kännetecknande för alla flexibla eller hybrida arbetsmiljöer. Att använda ett rumsbokningssystem är ett exempel på kraftfull programvara som stöder flexibilitet och ägande. Men varför skulle du behöva ett rumsbokningssystem? Du kan ju också boka ett rum via Microsoft Outlook. Vad gör att använda GoBright Room Booking intressant och värdefullt jämfört med Outlook? Och hur är GoBright Room Booking, Microsoft Outlook och Microsoft Teams anslutna och hur förstärker systemen varandra? Tja, låt oss dyka in och ta reda på det.
Trevligt att träffa dig
Mötesrum har alltid varit en viktig del av kontorslandskapet. Kollegorna träffas ofta, har brainstormingmöten och möten med gäster. Särskilt med övergången till en hybrid arbetsmodell är mötesrummet viktigt för att kollegorna ska kunna etablera relationer och mötas ansikte mot ansikte. Det bidrar till en positiv medarbetarupplevelse och har många fördelar för produktiviteten, effektiviteten och det allmänna välbefinnandet. GoBright förstår att mötesrummet blir allt viktigare i och med ökningen av Smart Office. Med GoBright Room Booking i kombination med Microsoft blir det avslappnat och bekymmersfritt att organisera ett möte.
GoBright Rumsbokning
Med GoBright Room Booking är du alltid säker på att få ett lämpligt mötesrum för det möte du har planerat. Hitta ett rum som passar dina önskemål, bjud in dina kollegor och/eller gäster, ordna catering och tjänster och boka det på några sekunder. Ditt möte är redo att börja! Room Booking kommer med oändliga funktioner som gör ditt möte smidigt och enkelt. Är det något som ändrats i ditt möte? Tiden eller datumet till exempel? Fördelen med att arbeta med ett rumsbokningssystem är att alla ändringar som görs i bokningen automatiskt ordnas. Med GoBright Mapping, som finns tillgänglig i Onlineportalen, GoBright App men också på displayer som hänger i hela kontorsbyggnaden, kan rumstillgängligheten enkelt identifieras. Vår lösning ger insikt och klarhet.
På distans eller på kontoret? Det är inget problem!
På det flexibla kontoret är förutsägbarhet och stabila system ett måste. Du vill vara säker på att ha ett lämpligt och fullt utrustat mötesrum för att träffa kunder och kollegor. Kan inte alla delta i ditt fysiska möte på kontoret? Lägg till en Microsoft Teams-länk i din inbjudan. Mötet schemaläggs automatiskt även i din Teams-miljö.
Utrymmen för flera ändamål
Utrymmena i hybridkontoret har ofta många funktioner. Ett större mötesrum kan t.ex. delas upp i två mindre utrymmen. Med vår funktion Combined Meeting Room Booking blir dessa platser bokningsbara för större sammankomster. Om datum, tid eller önskemål från Catering & Services ändras, kontrollerar GoBrightatt båda rummen är tillgängliga. Möjligheterna med GoBright Rumsbokning ger flexibilitet och enkelhet.
Rumssensorer
För att göra rumsbokningen mer komplett kan det vara intressant att arbeta med sensorer. Genom att installera sensorer i dina mötesrum mäter du beläggningen med 100% noggrannhet och får därmed ett kraftfullt beslutsunderlag. Sensorer registrerar dessutom om ett bokat mötesrum är upptaget. Detta förhindrar dubbelbokningar eller uteblivna möten. Systemet frigör rummet så att andra kollegor kan boka och använda det om den som bokat inte dyker upp.
Rumskontroll
Med GoBright Room Control har du full kontroll över ditt möte, rummet och dess faciliteter. På skärmen visas hur länge mötet pågår. Detta förhindrar att du tar slut på tiden. Och om du behöver mer tid är det bara att kontrollera om ett möte är inplanerat efter ditt. Om så inte är fallet kan du förlänga mötet med några få klick. Kontrollskärmen i mötesrummet är naturligtvis ansluten till rumspanelen på utsidan av mötesrummet. Och båda är anslutna till den molnbaserade portalen, appen, kartläggningen etc. Så varje ändring och varje bokning du gör är synlig överallt.
GoBright Integration med Microsoft Teams
Vi kommer snart att lansera GoBright Integration i Microsoft Teams. Detta innebär att en GoBright App (ikon) kan läggas till i Microsoft Teams. Hela GoBright Platform kan öppnas och är synlig från din bekanta Teams-miljö på webben och i skrivbordsappen. När du vill använda GoBright -integrationen i Microsoft Teams mobilapp överförs GoBright -appen till Microsoft Teams-appen. Du behöver inte längre byta system för att göra en rumsbokning, skrivbordsbokning, parkeringsbokning eller besöksregistrering. Du kan helt enkelt hantera detta på ett centralt ställe. Detta ökar användarupplevelsen, användarvänligheten och effektiviteten.
GoBright System för bokning av mötesrum och Microsoft Outlook
ProgramvaranGoBright Room Booking och Microsoft Outlook har en tvåvägsintegration. Microsoft Outlook är ett av de mest använda e-post- och kalenderhanteringssystemen för företag. Med integrationen har de två systemen en anslutning som fungerar åt båda hållen. Alla bokningar som görs i GoBright Online Portal, Mobile App, Mapping eller Room Panel blir synliga i Outlook-kalendern. Omvänt, när en bokning görs via Outlook-kalendern blir den automatiskt också synlig i GoBright -plattformen. All rumsaktivitet, t.ex. bokningar, in- och utcheckningar, ad hoc-bokningar, rumsbeläggning som upptäcks av rumssensorer, ändringar i befintliga bokningar eller möten som avbryts är synliga i båda plattformarna.
GoBright Plugin för Outlook
För att göra arbetet med GoBright och Outlook mer komplett och användarvänligt har GoBright skapat ett Outlook-plugin som sömlöst kopplar samman de två verktygen. Med GoBright Outlook Plugin överförs funktionerna i GoBright -plattformen till din Outlook-miljö. Detta ger dig kraftfulla sök- och rumsbokningsmöjligheter direkt i din personliga Outlook-kalender. Hitta och boka ett rum baserat på dina preferenser, bjud in kollegor, förregistrera besökare och ordna catering och tjänster direkt, allt från GoBright Outlook Plugin.
Med GoBright Outlook Plugin har du många filteralternativ för att hitta och boka det rum du behöver. Ändras datum eller plats för mötet, eller ställs det in helt och hållet? Då ändras till exempel bokad Catering & Services i motsvarande grad. Allt synkroniseras med din personliga kalender, mötesrummens kalender och plattformen GoBright . Ett system, en åtgärd. Smart och enkelt.
GoBright Uppgradering av Outlook-plugin
Med den senaste uppgraderingen blev det möjligt att använda Outlook Plugin på Apple MacOS-enheter. Vi håller för närvarande på att utveckla nästa uppgradering av GoBright Outlook Plugin. Med denna uppgradering kommer GoBright :s våningskarta för varje avdelning att bli synlig även i din personliga Outlook-kalender, vilket gör det lättare att hitta ett ledigt rum.
Komplett GoBright Outlook-integration
Förutom GoBright Plugin håller vi för närvarande på att utveckla en fullständig integration med Microsoft Outlook. Detta innebär att du snart kommer att kunna öppna hela GoBright Platform i Outlook, på samma sätt som i Microsoft Teams. Det gör det möjligt att även få tillgång till GoBright :s funktioner för bokning av rum, parkering och besöksregistrering.
En pålitlig kärlekstriangel
De flesta organisationer arbetar med Microsoft Outlook och Outlook-kalendern. Sedan den världsomspännande coronaviruspandemin har Microsoft Teams som samarbetsverktyg ökat kraftigt i popularitet. Microsoft Teams används ofta inte bara som ett verktyg för videomöten, utan också för att spara dokument, dela dokument och chatta. Eftersom Outlook och Teams båda är Microsoft-verktyg kopplas kalendrarna automatiskt samman.
De rumsbokningar på GoBright som görs i GoBright Platform, GoBright Outlook Plugin och i Outlook blir också synliga i Microsoft Teams-kalendern. Genom att lägga till en Microsoft Teams-länk kan alla medlemmar i mötet delta var de än befinner sig. Med GoBright Integration i Microsoft Teams och Microsoft Outlook, med vilken GoBright Platform kan öppnas från dessa applikationer, blir det enklare att arbeta med GoBright . Kombinationen av de tre är en pålitlig kärlekstriangel som gör livet bättre för medarbetarna.
Ordna ett effektivt möte
Att arrangera ett effektivt och inspirerande möte kan vara en utmaning. Förutom att hantera bokningen av mötet bör själva mötet också planeras. Nedan ger vi fyra tips för att göra ditt nästa möte framgångsrikt.
- Definiera målen för mötet. Se till att deltagarna är medvetna om vad mötet handlar om, vad de kan förvänta sig och vad de bör förbereda. Det är bra att sätta upp specifika mål som man kan arbeta mot tillsammans med sina kollegor.
- Skapa en agenda och skicka kalenderinbjudningar. Med en agenda arbetar du effektivt och ändamålsenligt. Ta inte slut på tiden för viktiga ämnen och håll dig motiverad genom att växla upp dynamiken med olika vinklar och ämnen. Förbered dina mötesdeltagare genom att bjuda in dem till mötet. Med GoBright Rumsbokning i kombination med Microsoft Outlook blir allting perfekt arrangerat.
- Skapa en trygg plats för samarbete. För att mötena ska bli så givande som möjligt är det viktigt att alla deltagare känner sig som hemma. En del av detta är att vara väl förberedd, genom att ställa upp förväntningar och välja en lämplig plats. En annan del är att tänka på en användarvänlig och användarcentrerad arbetsyta. Kombinationen av flexibel kontorsdesign och smart teknik skapar förutsägbarhet, vilket är en förutsättning för att känna sig trygg på kontoret.
- Avsluta med tydliga åtgärdspunkter inför nästa möte. En runda med dina kollegor och besökare efter mötet hjälper till att fräscha upp tankarna. Sammanfatta mötet och sätt upp åtgärdspunkter för nästa möte. Sedan börjar cykeln igen... Förbered dina kollegor genom att ställa upp förväntningar, hantera förfrågningar och önskemål, hitta ett lämpligt rum, bjud in besökare och hitta det perfekta mötesrummet via Outlook Plugin för nästa brainstormsession!
GoBright's rumsbokningssystem är en väl genomtänkt mjukvaruplattform. Att skapa den bästa användarupplevelsen är vår högsta prioritet och förblir så under uppgraderingar av vårt system. På GoBright skapar vi tillgänglighet för alla.
