GoBright rumsbokningssystem, Microsoft Outlook & Microsoft Teams

Trevligt att träffa dig

Mötesrum har alltid varit en viktig del av kontorslandskapet. Kollegorna träffas ofta, har brainstormingmöten och möten med gäster. Särskilt med övergången till en hybrid arbetsmodell är mötesrummet viktigt för att kollegorna ska kunna etablera relationer och mötas ansikte mot ansikte. Det bidrar till en positiv medarbetarupplevelse och har många fördelar för produktivitet, effektivitet och övergripande välbefinnande. GoBright förstår att mötesrummet blir allt viktigare i och med framväxten av det Smart Office. Med GoBright Room Booking i kombination med Microsoft blir det enkelt och bekymmersfritt att organisera ett möte.

GoBright Rumsbokning

Med GoBright Room Booking kan du alltid vara säker på att få ett lämpligt mötesrum för det möte du har planerat. Hitta ett rum som passar dina önskemål, bjud in dina kollegor och/eller gäster, ordna med catering och tjänster och boka det på några sekunder. Ditt möte är redo att börja! Room Booking kommer med oändliga funktioner som gör ditt möte smidigt och enkelt. Är det något som ändrats i ditt möte? Tiden eller datumet till exempel? Fördelen med att arbeta med ett rumsbokningssystem är att alla ändringar som görs i bokningen automatiskt ordnas. Med GoBright Mapping, som finns tillgängligt i onlineportalen, GoBright men också på skärmar som hänger i hela kontorsbyggnaden, kan rumstillgängligheten enkelt identifieras. Vår lösning ger insikt och klarhet.

På distans eller på kontoret? Det är inget problem!

På det flexibla kontoret är förutsägbarhet och stabila system ett måste. Du vill vara säker på att ha ett lämpligt och fullt utrustat mötesrum för att träffa kunder och kollegor. Kan inte alla delta i ditt fysiska möte på kontoret? Lägg till en Microsoft Teams-länk i din inbjudan. Mötet schemaläggs automatiskt även i din Teams-miljö.

Utrymmen för flera ändamål

Utrymmena i hybridkontoret har ofta många funktioner. Ett större mötesrum kan t.ex. delas upp i två mindre utrymmen. Med vår funktion för kombinerad mötesrumsbokning är dessa platser bokningsbara för större sammankomster. Om datum, tid eller önskemål från Catering & Services ändras, kontrollerar GoBrightsystem tillgängligheten i båda rummen. Möjligheterna med GoBright Rumsbokning ger flexibilitet och enkelhet.

Rumssensorer

För att göra rumsbokningen mer komplett kan det vara intressant att arbeta med sensorer. Genom att installera sensorer i dina mötesrum mäter du beläggningen med 100% noggrannhet och får därmed ett kraftfullt beslutsunderlag. Sensorer registrerar dessutom om ett bokat mötesrum är upptaget. Detta förhindrar dubbelbokningar eller uteblivna möten. Systemet frigör rummet så att andra kollegor kan boka och använda det om den som bokat inte dyker upp.

Rumskontroll

Med GoBright Room Control har du full kontroll över ditt möte, rummet och dess faciliteter. På skärmen visas hur länge mötet pågår. Detta förhindrar att tiden rinner ut. Om du behöver mer tid är det bara att kontrollera om ett möte är inplanerat efter ditt. Om så inte är fallet kan du förlänga mötet med några få klick. Kontrollskärmen i mötesrummet är naturligtvis ansluten till rumspanelen på utsidan av mötesrummet. Och båda är anslutna till den molnbaserade portalen, appen, kartläggningen etc. Så varje ändring och varje bokning du gör är synlig överallt.

• Upplev GoBright Rumsbokning

GoBright integration med Microsoft Teams

Vi kommer snart att lansera GoBright Integration i Microsoft Teams. Detta innebär att en GoBright App (ikon) kan läggas till i Microsoft Teams. Hela GoBright kan öppnas och är synlig från din bekanta Teams-miljö på webben och i desktop-appen. När du vill använda GoBright i Microsoft Teams mobilapp överförs GoBright till Microsoft Teams-appen. Du behöver inte längre byta system för att göra en rumsbokning, skrivbordsbokning, parkeringsbokning eller besöksregistrering. Du kan helt enkelt hantera detta på ett centralt ställe. Detta ökar användarupplevelsen, användarvänligheten och effektiviteten.

GoBright mötesrumsbokningssystem och Microsoft Outlook

GoBright Room Booking-programvaran och Microsoft Outlook har en tvåvägsintegration. Microsoft Outlook är ett av de mest använda e-post- och kalenderhanteringssystemen för företag. Med integrationen har de två systemen en anslutning som fungerar åt båda hållen. Alla bokningar som görs i GoBright Online Portal, Mobile App, Mapping eller Room Panel blir synliga i Outlook-kalendern. Omvänt, när en bokning görs via Outlook-kalendern blir den automatiskt också synlig i GoBright plattform. All rumsaktivitet, t.ex. bokningar, in- och utcheckningar, ad hoc-bokningar, rumsockupation som upptäcks av rumssensorer, ändringar i befintliga bokningar eller möten som avbryts, syns i båda plattformarna.

GoBright Outlook insticksprogram

För att göra arbetet med GoBright och Outlook mer komplett och användarvänligt har GoBright skapat en Outlook Plugin som sömlöst ansluter de två verktygen. Med GoBright Outlook Plugin överförs funktionerna i GoBright till din Outlook-miljö. Detta ger dig kraftfulla sök- och rumsbokningsmöjligheter direkt i din personliga Outlook-kalender. Hitta och boka ett rum baserat på dina preferenser, bjud in kollegor, förregistrera besökare och ordna catering och tjänster direkt, allt från GoBright Outlook Plugin.

Med GoBright Outlook Plugin har du många filteralternativ för att hitta och boka det rum du behöver. Ändras datum eller plats för mötet, eller ställs det in helt och hållet? De bokade catering- och servicetjänsterna, till exempel, ändras i enlighet med detta. Allt synkroniseras med din personliga kalender, mötesrummets kalender och GoBright . Ett system, en åtgärd. Smart och enkelt.

Uppgradering av GoBright Outlook-plugin

Med den senaste uppgraderingen blev det möjligt att använda Outlook Plugin på Apple MacOS-enheter. Vi håller just nu på att utveckla nästa uppgradering av GoBright Outlook Plugin. Med denna uppgradering kommer GoBright våningskarta för varje avdelning att bli synlig även i din personliga Outlook-kalender, vilket gör det enklare att hitta ett ledigt rum.

Komplett GoBright Outlook-integration

Förutom GoBright Plugin håller vi för närvarande på att utveckla en komplett integration med Microsoft Outlook. Detta innebär att du snart kommer att kunna öppna hela GoBright i Outlook, på samma sätt som i Microsoft Teams. Det gör det möjligt att få tillgång till GoBright funktioner för bokning av rum, parkering och besöksregistrering.

En pålitlig kärlekstriangel

De flesta organisationer arbetar med Microsoft Outlook och Outlook-kalendern. Sedan den världsomspännande coronaviruspandemin har Microsoft Teams som samarbetsverktyg ökat kraftigt i popularitet. Microsoft Teams används ofta inte bara som ett verktyg för videomöten, utan också för att spara dokument, dela dokument och chatta. Eftersom Outlook och Teams båda är Microsoft-verktyg kopplas kalendrarna automatiskt samman.

De GoBright som görs i GoBright Platform, GoBright Outlook Plugin och i Outlook blir också synliga i Microsoft Teams-kalendern. Genom att lägga till en Microsoft Teams-länk kan alla medlemmar i mötet delta var de än befinner sig. Med GoBright Integration i Microsoft Teams och Microsoft Outlook, som gör att GoBright Platform kan öppnas från dessa applikationer, blir det enklare att arbeta med GoBright . Kombinationen av de tre är en pålitlig kärlekstriangel som gör medarbetarnas liv bättre.

Ordna ett effektivt möte

Att arrangera ett effektivt och inspirerande möte kan vara en utmaning. Förutom att hantera bokningen av mötet bör själva mötet också planeras. Nedan ger vi fyra tips för att göra ditt nästa möte framgångsrikt.

1. Definiera målen för mötet. Se till att deltagarna är medvetna om vad mötet handlar om, vad de kan förvänta sig och vad de bör förbereda. Det är bra att sätta upp specifika mål som man kan arbeta mot tillsammans med sina kollegor.
2. Skapa en agenda och skicka kalenderinbjudningar. Med en agenda arbetar du effektivt och ändamålsenligt. Ta inte slut på tiden för viktiga ämnen och håll dig motiverad genom att växla upp dynamiken med olika vinklar och ämnen. Förbered dina mötesdeltagare genom att bjuda in dem till mötet. Med GoBright Rumsbokning i kombination med Microsoft Outlook blir allting perfekt arrangerat.
3. Skapa en trygg plats för samarbete. För att mötena ska bli så givande som möjligt är det viktigt att alla deltagare känner sig som hemma. En del av detta är att vara väl förberedd, genom att ställa upp förväntningar och välja en lämplig plats. En annan del är att tänka på en användarvänlig och användarcentrerad arbetsyta. Kombinationen av flexibel kontorsdesign och smart teknik skapar förutsägbarhet, vilket är en förutsättning för att känna sig trygg på kontoret.
4. Avsluta med tydliga åtgärdspunkter inför nästa möte. En runda med dina kollegor och besökare efter mötet hjälper till att fräscha upp tankarna. Sammanfatta mötet och sätt upp åtgärdspunkter för nästa möte. Sedan börjar cykeln igen... Förbered dina kollegor genom att ställa upp förväntningar, hantera förfrågningar och önskemål, hitta ett lämpligt rum, bjud in besökare och hitta det perfekta mötesrummet via Outlook Plugin för nästa brainstormsession!

GoBright rumsbokningssystem är en väl genomtänkt mjukvaruplattform. Att skapa den bästa användarupplevelsen är vår högsta prioritet och förblir så under uppgraderingar av vårt system. På GoBright skapar vi tillgänglighet för alla.