Kan et bordreservationssystem mindske behovet for faste pladser?

Ja, et bordreservationssystem kan i høj grad reducere eller endda fjerne behovet for faste pladser på de fleste hybride arbejdspladser. Når medarbejderne kun møder ind på kontoret et par dage om ugen, er det spild af plads og penge at reservere et fast bord til hver enkelt person. Et bordreservationssystem erstatter denne faste tildeling med fleksible reservationer efter behov, der passer til de faktiske fremmødelsesmønstre.

Denne omstilling fungerer bedst for organisationer, der allerede anvender en hybrid arbejdsmodel, hvor ikke alle er på kontoret på samme tid. I afsnittene nedenfor gennemgås de praktiske spørgsmål, der opstår i forbindelse med denne omstilling.

Hvilke problemer medfører faste pladser egentlig i et hybridkontor?

I et hybridkontor skaber faste pladser en uoverensstemmelse mellem den plads, man betaler for, og den plads, man rent faktisk bruger. Når medarbejderne deler deres tid mellem hjemmet og kontoret, står et skrivebord, der er tildelt én person, tomt i en betydelig del af arbejdsugen. Den ubenyttede plads koster stadig penge i form af husleje, forbrug og vedligeholdelse.

Ud over det økonomiske spild medfører faste pladser en række praktiske problemer på en fleksibel arbejdsplads:

• Ujævn belægning: Mandage og fredage er der ofte stille, mens der midt på ugen er overfyldt, hvilket skaber en ubehagelig oplevelse, uanset hvor mange skriveborde der er.
• Isolerede teams: Faste pladser binder folk til én bestemt plads, hvilket gør det sværere at fremme spontant samarbejde på tværs af teams.
• Manglende overblik: Medarbejdere, der ankommer til kontoret, har ingen mulighed for at vide, hvor deres kolleger sidder, hvilket gør det vanskeligt at koordinere arbejdet i løbet af dagen.
• Udfordringer ved kapacitetsplanlægning: Facilitetsledere kan ikke træffe datadrevne beslutninger om pladsforhold uden kendskab til de faktiske brugsmønstre.

Resultatet er et kontor, der alt efter dagen føles enten for tomt eller for fyldt, uden at der findes en pålidelig måde at afbalancere efterspørgsel og udbud på.

Hvordan fungerer et bordreservationssystem?

Et bordreservationssystem giver medarbejderne mulighed for at reservere en arbejdsplads på forhånd eller ved ankomsten via en app, en webportal eller et integreret kalenderværktøj som f.eks. Microsoft Outlook eller Google Kalender. Bordene vises på et interaktivt etageoversigtskort med ledige pladser i realtid, så medarbejderne kan vælge en plads, reservere den med det samme og frigive den, når de går.

De fleste moderne systemer indeholder flere funktionslag, der går ud over en simpel reservation:

1. Interaktive kort: Medarbejderne får et visuelt overblik over kontoret og kan filtrere efter etage, zone eller skrivebordsfunktioner, såsom ståbord eller stilleområder.
2. Indtjekning og automatisk frigivelse: Hvis en medarbejder ikke tjekker ind inden for et fastsat tidsrum, annulleres reservationen automatisk, og pladsen bliver ledig igen, hvilket forhindrer spøgelsesreservationer.
3. Kollega-lokalisering: Funktioner som »Find min kollega« giver medarbejderne mulighed for at se, hvor deres kolleger sidder, hvilket gør koordineringen på hybriddage nem.
4. Tilstedeværelsessensorer: Hardwaresensorer registrerer den faktiske brug af skrivebordene og sender dataene videre til analysedashboards til brug for facility managers.
5. Kalenderintegration: Bookinger synkroniseres med eksisterende værktøjer, så medarbejderne ikke behøver at lære en ny arbejdsgang.

Systemet skaber en kontinuerlig feedback-loop mellem medarbejdernes adfærd og rumstyringen, hvilket giver organisationerne både aktuelle og historiske data om, hvordan deres kontor rent faktisk bliver brugt.

Hvad er forskellen mellem hot desking og bordreservation?

Begreberne »hot desking« og »desk booking« bruges ofte i flæng, men de beskriver to væsentligt forskellige tilgange til fleksibel kontorpladsfordeling. »Hot desking« betyder, at medarbejderne blot vælger en ledig plads efter »først til mølle«-princippet uden forudgående reservation. »Desk booking« betyder, at medarbejderne på forhånd reserverer en bestemt plads via et system, der styrer tilgængeligheden og registrerer brugen.

Denne skelnen har betydning i praksis. Hot desking uden et system kan virke kaotisk. Medarbejderne ankommer uden at vide, om de kan finde en plads, kan ikke planlægge deres dag ud fra, hvem de kommer til at sidde ved siden af, og har ingen garanti for, at der er et skrivebord ledigt, når de har brug for det. Denne usikkerhed er en af de mest almindelige årsager til, at medarbejderne er tilbageholdende med at vende tilbage til et fleksibelt kontor.

Reservation af arbejdspladser løser dette problem ved at tilføre den fleksible model struktur og forudsigelighed. Medarbejderne bevarer friheden til at vælge, hvor de vil sidde, samtidig med at de har visheden om en bekræftet reservation. For organisationerne genererer reservationssystemet de brugsdata, som hot desking alene ikke kan levere, hvilket gør forvaltningen af arbejdspladserne langt mere velunderbygget.

Hvor meget kontorplads kan et bordreservationssystem spare?

Hvor meget plads et bordreservationssystem kan spare, afhænger af jeres faktiske fremmødmønstre, men organisationer, der anvender hybride arbejdsmodeller, oplever typisk, at deres reelle spidsbelastning er væsentligt lavere end det samlede antal skriveborde. Erfaringer fra branchen viser konsekvent, at hybride kontorer har en gennemsnitlig belægningsgrad på omkring 25 til 40 procent, hvilket betyder, at en betydelig del af skrivebordene står ubrugte hen på en given dag.

Et reservationssystem for skriveborde gør denne forskel synlig. Når man først har pålidelige data om udnyttelsesgraden, kan man træffe en rationel beslutning om forholdet mellem antal skriveborde og antal medarbejdere. Mange organisationer går over til et forhold på omkring 0,6 til 0,8 skriveborde pr. medarbejder efter at have indført et reservationssystem, i stedet for at opretholde et forhold på 1:1 eller højere, der udelukkende er baseret på antallet af medarbejdere.

De konkrete besparelser opnås ved at kunne samle arealer, reducere kontorets arealbehov, når lejekontrakterne skal fornyes, eller omdanne underudnyttede områder til samarbejdszoner, koncentrationsrum eller fællesarealer, der gør kontoret mere attraktivt. En intelligent kontorplatform med indbygget analysefunktion gør denne form for evidensbaseret planlægning mulig uden at være afhængig af skøn eller manuelle optællinger.

Hvornår bør en organisation beholde nogle faste skriveborde?

Et bordreservationssystem behøver ikke at betyde, at der slet ikke er faste pladser. Visse stillinger, personer eller driftsmæssige behov har reelt gavn af en fast arbejdsplads, og et veludformet, fleksibelt kontor tager højde for dette.

Overvej at tildele faste pladser i følgende situationer:

• Medarbejdere med behov for tilgængelighed: Personer, der har brug for specifikke ergonomiske løsninger eller hjælpemidler, bør ikke være nødt til at navigere i et reservationssystem for at få adgang til de tilpasninger, de har brug for i hverdagen.
• Fuldtidsstillinger på arbejdspladsen: Receptionister, IT-supportmedarbejdere eller driftsmedarbejdere, der skal være fysisk til stede hver dag, har kun ringe gavn af et bookingsystem og kan have fordel af en fast arbejdsplads.
• Særligt fortroligt arbejde: Visse stillinger inden for jura, økonomi eller compliance, der indebærer håndtering af følsomme fysiske dokumenter eller skærmbilleder, kan kræve et sikkert, dedikeret arbejdsområde.
• Ledelsesarbejdspladser i bestemte zoner: Nogle organisationer har et begrænset antal faste arbejdspladser til ledende stillinger, mens resten af etagen er åben for fleksibel reservation.

Det centrale princip er at tildele skriveborde ud fra reelle driftsmæssige behov frem for anciennitet eller vaner. En organisation, der prioriterer hybridarbejde, kan basere størstedelen af sin kontorindretning på en reservationsmodel, samtidig med at den afsætter en lille andel af faste pladser til stillinger, hvor manglende fleksibilitet skaber reelle problemer.

Hvad skal der til, for at medarbejderne kan føle sig lige så godt tilpas med bordreservation som med faste pladser?

For at bordreservationer virkelig kan erstatte den tryghed, der følger med faste pladser, har medarbejderne brug for forudsigelighed, tilpasning til den enkelte og gennemsigtighed. Den uro, der følger med fleksible siddepladser, skyldes næsten altid usikkerhed: Vil jeg kunne finde en plads? Vil jeg sidde tæt på mit team? Vil bordet have det, jeg har brug for?

Et velfungerende bordreservationssystem imødekommer hver af disse udfordringer direkte. Forudsigelighed opnås ved, at man kan reservere et bord på forhånd, så medarbejderne ved præcis, hvor de skal sidde, når de møder ind. Personalisering opnås gennem systemer, der husker individuelle præferencer, såsom foretrukken bordtype, etage eller ergonomiske indstillinger, så medarbejderne kan genskabe deres ideelle opsætning uden at skulle starte forfra hver dag. Overskuelighed opnås gennem værktøjer, der viser, hvor kollegerne har reserveret, hvilket gør det nemt at koordinere på dage, hvor kontoret deles.

Ud over teknologien spiller det fysiske miljø også en rolle. Skabe eller personlige opbevaringspladser gør det unødvendigt for medarbejderne at slæbe alt frem og tilbage. Retningslinjer for ryddelige skriveborde, der sikrer, at arbejdspladserne er rene og klar til den næste bruger, skaber tillid til systemet. Og aftaler i teamet om, hvilke dage man skal møde ind sammen, skaber den sociale forudsigelighed, som faste pladser tidligere sikrede som standard.

Når disse elementer er på plads, oplever de fleste medarbejdere, at et bordreservationssystem giver dem større kontrol over deres arbejdsdag, end et fast bord nogensinde har gjort.

Sådan GoBright med administrationen af fleksible arbejdspladser

Vi har udviklet vores Smart Office specifikt for at hjælpe organisationer med at gå væk fra faste pladser uden at skabe det kaos, som dårligt administreret hot desking kan medføre. Vores bordreservationssystem giver medarbejderne en pålidelig og intuitiv måde at reservere det rette arbejdsområde på for en given dag, samtidig med at det giver facilitetsledere de data, de har brug for til at træffe velovervejede beslutninger om pladsudnyttelsen.

Sådan ser det ud i praksis:

• Interaktive etagekort med oplysninger om ledige skriveborde i realtid, så medarbejderne altid ved, hvilke der er ledige, inden de ankommer
• Brug »Find My Colleague« til at finde kolleger og reservere lokaler i nærheden, så koordineringen af hybridarbejde bliver helt problemfri
• Team Booking til at reservere skriveborde til en gruppe på dage med fælles kontorbrug
• Tilstedeværelsessensorer og analyser, der omdanner reelle brugsdata til konkrete indsigter, der kan udnyttes til optimering af lokalerne
• Fuld integration med Microsoft 365 og Google Workspace, så tidsbestillingen passer ind i de værktøjer, medarbejderne allerede bruger
• ISO 27001-certificering og overholdelse af GDPR, hvor dataene er hostet på europæiske servere
• Licenser tildeles pr. arbejdsplads i stedet for pr. bruger, hvilket gør løsningen omkostningseffektiv, når din organisation vokser

Uanset om I er i gang med at reducere kontorarealet, revurdere forholdet mellem skriveborde og medarbejdere eller blot forsøger at gøre kontoret til et sted, hvor folk rent faktisk har lyst til at komme, kan vi hjælpe jer med at skabe en fleksibel arbejdsplads, der fungerer. Kontakt os, så vi sammen kan drøfte, hvordan den rette løsning ser ud for netop jeres organisation.