Sì, un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro può ridurre in modo significativo o addirittura eliminare la necessità di posti assegnati nella maggior parte degli ambienti di lavoro ibridi. Quando i dipendenti si recano in ufficio solo pochi giorni alla settimana, riservare in modo permanente una postazione a ciascuna persona comporta uno spreco di spazio e di risorse finanziarie. Un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro sostituisce tale assegnazione fissa con prenotazioni flessibili e su richiesta, che si adattano alle effettive abitudini di presenza.
Questo cambiamento funziona al meglio per le organizzazioni che adottano già un modello di lavoro ibrido, in cui non tutti sono in ufficio contemporaneamente. I paragrafi seguenti approfondiscono le questioni pratiche che sorgono quando si affronta questa transizione.
Quali problemi comporta effettivamente l'assegnazione dei posti a sedere in un ufficio ibrido?
In un ufficio ibrido, l’assegnazione fissa dei posti di lavoro crea uno squilibrio tra lo spazio per cui si paga e quello effettivamente utilizzato. Quando i dipendenti dividono il loro tempo tra casa e ufficio, una scrivania assegnata a una sola persona rimane vuota per una parte significativa della settimana lavorativa. Quello spazio inutilizzato continua a comportare costi in termini di affitto, utenze e manutenzione.
Oltre allo spreco economico, i posti a sedere assegnati creano diversi punti di attrito pratico in un ambiente di lavoro flessibile:
- Affluenza irregolare: il lunedì e il venerdì sono spesso giorni tranquilli, mentre i giorni infrasettimanali sono sovraffollati, il che rende l’esperienza sgradevole indipendentemente dal numero di postazioni disponibili.
- Team isolati: i posti fissi costringono le persone a rimanere in un unico posto, rendendo più difficile favorire una collaborazione spontanea tra i vari team.
- Mancanza di visibilità: i dipendenti che arrivano in ufficio non hanno modo di sapere dove siano seduti i propri colleghi, il che rende difficile il coordinamento durante la giornata.
- Difficoltà nella pianificazione della capacità: i responsabili delle strutture non possono prendere decisioni basate sui dati riguardo agli spazi senza conoscere le effettive modalità di utilizzo.
Il risultato è un ufficio che, a seconda dei giorni, sembra troppo vuoto o troppo affollato, senza alcun modo affidabile per bilanciare la domanda e l'offerta.
Come funziona un sistema di prenotazione dei posti a sedere?
Un sistema di prenotazione delle postazioni consente ai dipendenti di riservare uno spazio di lavoro in anticipo o al momento dell'arrivo tramite un'app, un portale web o uno strumento di calendario integrato come Microsoft Outlook o Google Calendar. Le postazioni sono visualizzate su una mappa interattiva del piano con disponibilità in tempo reale, in modo che i dipendenti possano scegliere un posto, prenotarlo immediatamente e liberarlo al momento di andarsene.
La maggior parte dei sistemi moderni comprende diversi livelli di funzionalità che vanno oltre la semplice prenotazione:
- Mappe interattive: i dipendenti possono visualizzare una pianta dell'ufficio e filtrare i risultati per piano, zona o caratteristiche delle postazioni di lavoro, come le scrivanie regolabili in altezza o le aree silenziose.
- Registrazione e cancellazione automatica: se un dipendente non effettua la registrazione entro un intervallo di tempo prestabilito, la prenotazione viene automaticamente cancellata e il posto torna disponibile, evitando così le prenotazioni fantasma.
- Localizzazione dei colleghi: funzioni come “Trova il mio collega” consentono ai dipendenti di vedere dove sono seduti i propri colleghi, semplificando il coordinamento nelle giornate di lavoro ibrido.
- Sensori di presenza: i sensori hardware rilevano l’effettivo utilizzo delle postazioni di lavoro e trasmettono i dati alle dashboard di analisi a disposizione dei responsabili delle strutture.
- Integrazione con il calendario: le prenotazioni si sincronizzano con gli strumenti già in uso, così i dipendenti non devono imparare un flusso di lavoro diverso.
Il sistema crea un ciclo di feedback continuo tra il comportamento dei dipendenti e la gestione degli spazi, fornendo alle organizzazioni dati in tempo reale e storici su come viene effettivamente utilizzato il loro ufficio.
Qual è la differenza tra l’hot desking e la prenotazione della postazione di lavoro?
I termini “hot desking” e “desk booking” vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma descrivono approcci significativamente diversi alla gestione flessibile dei posti di lavoro in ufficio. L’“hot desking” consiste nel fatto che i dipendenti occupino semplicemente qualsiasi postazione disponibile secondo il principio “primo arrivato, primo servito”, senza alcuna prenotazione. Il “desk booking” consiste invece nel fatto che i dipendenti prenotino in anticipo una postazione specifica tramite un sistema che gestisce la disponibilità e monitora l’utilizzo.
Questa distinzione è importante nella pratica. L’uso condiviso delle postazioni di lavoro senza un sistema ben definito può risultare caotico. I dipendenti arrivano senza sapere se troveranno un posto a sedere, non possono pianificare la loro giornata in base alle persone con cui si troveranno a lavorare e non hanno alcuna garanzia che una postazione sia disponibile quando ne avranno bisogno. Questa incertezza è uno dei motivi più comuni per cui i dipendenti sono riluttanti a tornare in un ufficio flessibile.
Il sistema di prenotazione delle postazioni risolve questo problema aggiungendo struttura e prevedibilità al modello flessibile. I dipendenti mantengono la libertà di scegliere dove sedersi, pur avendo la certezza di una prenotazione confermata. Per le organizzazioni, il sistema di prenotazione genera i dati di utilizzo che il solo hot desking non è in grado di fornire, rendendo la gestione degli spazi di lavoro molto più consapevole.
Quanto spazio in ufficio è possibile risparmiare grazie a un sistema di prenotazione delle scrivanie?
Lo spazio che un sistema di prenotazione delle postazioni può far risparmiare dipende dalle effettive abitudini di presenza del personale, ma le organizzazioni che adottano modelli di lavoro ibridi riscontrano in genere che il loro picco di occupazione effettivo è notevolmente inferiore al numero totale di postazioni disponibili. L’esperienza nel settore dimostra costantemente che gli uffici ibridi operano con tassi di occupazione medi compresi tra il 25 e il 40 per cento circa, il che significa che ogni giorno una parte significativa delle postazioni rimane inutilizzata.
Un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro rende visibile questa discrepanza. Una volta in possesso di dati affidabili sull’occupazione, è possibile prendere una decisione razionale riguardo al rapporto tra postazioni di lavoro e dipendenti. Molte organizzazioni, dopo aver implementato un sistema di prenotazione, passano a un rapporto compreso tra 0,6 e 0,8 postazioni per dipendente, anziché mantenere un rapporto di 1:1 o superiore basato esclusivamente sul numero di dipendenti.
I vantaggi concreti derivano dalla possibilità di ottimizzare lo spazio, ridurre l’ingombro dell’ufficio al momento del rinnovo dei contratti di locazione o trasformare le aree sottoutilizzate in zone di collaborazione, sale di concentrazione o spazi ricreativi che rendono l’ufficio più attraente. Una piattaforma per l’ufficio intelligente con funzionalità di analisi integrate rende possibile questo tipo di pianificazione basata su dati concreti, senza dover ricorrere a stime o conteggi manuali.
In quali casi un'organizzazione dovrebbe mantenere alcune postazioni di lavoro assegnate?
Un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro non implica necessariamente l’assenza di posti assegnati. Alcuni ruoli, alcune persone o alcune esigenze operative traggono effettivamente vantaggio da uno spazio di lavoro dedicato, e un ufficio flessibile ben progettato tiene conto di questo aspetto.
Si consiglia di mantenere i posti a sedere assegnati nelle seguenti situazioni:
- Dipendenti con esigenze di accessibilità: le persone che necessitano di configurazioni ergonomiche specifiche o di tecnologie assistive non dovrebbero essere costrette a districarsi in un sistema di prenotazione per ottenere gli adeguamenti di cui hanno bisogno ogni giorno.
- Ruoli a tempo pieno in sede: il personale di reception, l’assistenza informatica o le figure operative che richiedono una presenza fisica quotidiana traggono scarso vantaggio da un sistema di prenotazione e potrebbero trarre beneficio da una sede fissa.
- Lavoro altamente riservato: alcune mansioni in ambito legale, finanziario o di conformità che comportano la gestione di documenti cartacei o dati sensibili visualizzati su schermo potrebbero richiedere uno spazio di lavoro sicuro e dedicato.
- Postazioni di lavoro riservate ai dirigenti in aree specifiche: alcune organizzazioni mantengono un numero limitato di postazioni dedicate ai ruoli dirigenziali, mentre il resto dell’area è aperto alla prenotazione flessibile.
Il principio fondamentale è quello di assegnare le postazioni di lavoro in base a reali esigenze operative, piuttosto che all’anzianità di servizio o alle abitudini. Un’organizzazione che privilegia il modello ibrido può gestire la maggior parte della propria disposizione degli spazi secondo un modello di prenotazione, riservando al contempo una piccola percentuale di postazioni fisse ai ruoli in cui la flessibilità crea reali difficoltà.
Di cosa hanno bisogno i dipendenti affinché la prenotazione della scrivania risulti comoda quanto un posto assegnato?
Affinché la prenotazione delle postazioni possa sostituire davvero il comfort dei posti assegnati, i dipendenti hanno bisogno di prevedibilità, personalizzazione e trasparenza. L’ansia che deriva dalla sistemazione flessibile dei posti è quasi sempre legata all’incertezza: troverò un posto? Sarò vicino al mio team? La postazione avrà tutto ciò di cui ho bisogno?
Un sistema di prenotazione delle postazioni ben implementato risponde direttamente a ciascuna di queste esigenze. La prevedibilità deriva dalla possibilità di prenotare una postazione in anticipo, così i dipendenti arrivano sapendo esattamente dove si siederanno. La personalizzazione deriva da sistemi che ricordano le preferenze individuali, come il tipo di postazione preferito, il piano o le impostazioni ergonomiche, in modo che i dipendenti possano riprodurre la loro configurazione ideale senza dover ricominciare da zero ogni giorno. La visibilità deriva da strumenti che mostrano dove i colleghi hanno prenotato, facilitando il coordinamento nei giorni in cui si lavora in ufficio.
Oltre alla tecnologia, anche l’ambiente fisico ha la sua importanza. Gli armadietti o gli spazi di deposito personali evitano ai dipendenti di dover portare tutto avanti e indietro. Le politiche di “scrivania libera”, che garantiscono che gli spazi siano puliti e pronti per l’utente successivo, rafforzano la fiducia nel sistema. E gli accordi tra i membri del team sui giorni in cui presentarsi in ufficio insieme creano quella prevedibilità sociale che un tempo era garantita di default dai posti a sedere assegnati.
Quando questi elementi sono presenti, la maggior parte dei dipendenti ritiene che un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro offra loro un maggiore controllo sulla propria giornata lavorativa rispetto a quanto abbia mai fatto una postazione fissa.
In che modo GoBright la gestione degli spazi di lavoro flessibili
Abbiamo sviluppato Smart Office nostra Smart Office proprio per aiutare le organizzazioni ad abbandonare il sistema dei posti fissi senza incorrere nel caos che può derivare da una gestione inadeguata dell’hot desking. Il nostro sistema di prenotazione delle postazioni offre ai dipendenti un modo affidabile e intuitivo per riservare lo spazio di lavoro più adatto per ogni giorno, fornendo al contempo ai responsabili delle strutture i dati necessari per prendere decisioni oculate in merito agli spazi.
Ecco come funziona nella pratica:
- Mappe interattive dei piani con informazioni in tempo reale sulla disponibilità delle postazioni, in modo che i dipendenti sappiano sempre quali sono libere prima di arrivare
- "Trova il mio collega " per individuare i compagni di squadra e prenotare nelle vicinanze, semplificando il coordinamento in modalità ibrida
- Prenotazione di gruppo per riservare postazioni di lavoro per un gruppo nei giorni di ufficio condiviso
- Sensori di presenza e strumenti di analisi che trasformano i dati reali sull'utilizzo in informazioni utili per l'ottimizzazione degli spazi
- Piena integrazione con Microsoft 365 e Google Workspace, in modo che la prenotazione si inserisca perfettamente negli strumenti che i dipendenti utilizzano già
- Certificazione ISO 27001 e conformità al GDPR, con dati ospitati su server europei
- Licenze assegnate per postazione anziché per utente, garantendo un ottimo rapporto costo-efficacia man mano che la vostra organizzazione cresce
Che tu stia riducendo lo spazio occupato dagli uffici, ripensando il rapporto tra postazioni di lavoro e dipendenti o semplicemente cercando di rendere l’ufficio un luogo in cui le persone abbiano davvero voglia di venire, possiamo aiutarti a creare un ambiente di lavoro flessibile ed efficace. Contattaci per discutere insieme quale sia la soluzione più adatta alla tua organizzazione.
Domande frequenti
Quanto tempo occorre in genere per implementare un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro?
Per la maggior parte delle organizzazioni, un sistema di prenotazione delle postazioni basato sul cloud può essere operativo nel giro di poche settimane. L’implementazione tecnica — che comprende la configurazione della pianta dell’ufficio, l’integrazione del calendario e l’onboarding degli utenti — è solitamente semplice, ma l’investimento maggiore riguarda la gestione del cambiamento: comunicare la nuova politica, formare i dipendenti e definire accordi di squadra sui giorni di presenza in ufficio. Le organizzazioni che abbinano l’introduzione della tecnologia a un piano di comunicazione chiaro tendono a registrare un’adozione più rapida e una minore resistenza da parte dei dipendenti abituati ai posti assegnati.
Cosa succede se due dipendenti cercano di prenotare la stessa scrivania contemporaneamente?
I moderni sistemi di prenotazione delle postazioni gestiscono in tempo reale i tentativi di prenotazione simultanei, in modo che in un dato momento solo un dipendente possa prenotare con successo una postazione specifica: la seconda richiesta viene automaticamente rifiutata e al dipendente viene chiesto di scegliere un’altra postazione disponibile. Il funzionamento è simile a quello della prenotazione dei posti a sedere sulle compagnie aeree. La disponibilità in tempo reale visualizzata sulle mappe interattive dei piani viene aggiornata continuamente, quindi ciò che si vede al momento della prenotazione corrisponde effettivamente a ciò che è disponibile, eliminando così i conflitti dovuti a doppie prenotazioni.
Come gestite i dipendenti che si rifiutano di rinunciare alla scrivania loro assegnata?
La resistenza all’idea di perdere una postazione fissa è quasi sempre radicata nel timore dell’incertezza: non sapere se si troverà un buon posto, se si sarà vicini al proprio team o se si disporrà della configurazione necessaria. L’approccio più efficace consiste nell’affrontare direttamente queste preoccupazioni specifiche, anziché limitarsi a imporre il cambiamento. Mostrare il funzionamento del sistema di prenotazione prima della transizione, coinvolgere i dipendenti scettici nella fase pilota e stabilire accordi a livello di team sui giorni in cui presentarsi in ufficio insieme può ridurre drasticamente le resistenze. È inoltre utile mettere in evidenza i vantaggi per i dipendenti: maggiore scelta, migliore visibilità dei colleghi e un ambiente di lavoro progettato in modo più funzionale.
Da quale rapporto tra postazioni di lavoro e dipendenti dovremmo partire quando decidiamo di abbandonare l'assegnazione fissa dei posti a sedere?
Un punto di partenza comune per le organizzazioni ibride è un rapporto di circa 0,7 postazioni per dipendente, ovvero all’incirca 7 postazioni ogni 10 persone. Tuttavia, il numero corretto dipende dai vostri effettivi modelli di presenza, che potreste non conoscere con precisione finché non avrete a disposizione alcune settimane di dati sulle prenotazioni. Un approccio pratico consiste nell’iniziare con un valore prudente — ad esempio 0,8 — e utilizzare le analisi sull’occupazione per affinare il rapporto nel tempo, man mano che si accumulano i dati reali sull’utilizzo. Evitate di procedere a riduzioni drastiche degli spazi prima di disporre di dati che le giustifichino, poiché rimanere senza postazioni in una giornata di grande affluenza minerebbe rapidamente la fiducia dei dipendenti nel sistema.
È possibile integrare un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro con gli strumenti di controllo degli accessi o di gestione dei visitatori che già utilizziamo?
La maggior parte delle piattaforme di prenotazione delle postazioni di lavoro di livello aziendale è progettata per integrarsi con un ecosistema più ampio di “smart office”, che include sistemi di controllo degli accessi, strumenti di gestione dei visitatori, software sale riunioni e piattaforme HR. Queste integrazioni consentono, ad esempio, di concedere automaticamente l’accesso all’edificio quando viene prenotata una postazione, di coordinare gli arrivi dei visitatori con gli spazi di lavoro disponibili o di sincronizzare i dati di occupazione tra diversi strumenti utilizzati sul posto di lavoro. Nel valutare un sistema, è opportuno definire in anticipo le integrazioni di cui la propria organizzazione ha bisogno e verificarne la compatibilità prima di scegliere una piattaforma.
Come possiamo assicurarci che le scrivanie siano effettivamente pulite e pronte all'uso in un modello di posti a sedere condivisi?
Alla base di tutto c’è una politica della “scrivania libera”: i dipendenti sono tenuti a lasciare la propria postazione di lavoro completamente libera al termine di ogni sessione, senza lasciare oggetti personali. Molte organizzazioni rafforzano questa pratica con promemoria ben visibili, armadietti dedicati per gli effetti personali e prodotti per la pulizia disponibili presso ogni postazione o area. Alcuni sistemi di prenotazione delle postazioni possono anche contrassegnare le postazioni per un ciclo di pulizia tra una prenotazione e l’altra, particolarmente utile nelle aree ad alto traffico o in caso di malattia. La coerenza nell’applicazione della politica — specialmente nelle prime settimane — definisce lo standard e crea quella fiducia reciproca che rende la condivisione delle postazioni un sistema efficace a lungo termine.
Un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro è adatto alle aziende più piccole o è destinato principalmente alle grandi imprese?
I sistemi di prenotazione delle postazioni sono davvero utili per organizzazioni di diverse dimensioni, comprese le aziende più piccole con appena 20-30 dipendenti, a condizione che questi ultimi lavorino secondo un modello ibrido. Per i team più piccoli, il vantaggio principale non risiede tanto nell’ottimizzazione su larga scala degli spazi, quanto piuttosto nell’eliminazione delle difficoltà quotidiane legate alla presenza in ufficio non coordinata: garantire che le persone possano sedersi vicino ai propri team, evitare di arrivare e non trovare postazioni disponibili e pianificare le proprie giornate in ufficio con sicurezza. Molte piattaforme, compresi i modelli di licenza per singola postazione, sono strutturate in modo da risultare convenienti per le organizzazioni più piccole, senza richiedere budget di livello aziendale.
