La cultura aziendale viene presa in considerazione nella progettazione degli spazi per garantire che l’ambiente fisico dell’ufficio rifletta il modo in cui le persone lavorano, collaborano e interagiscono nella realtà. Quando la progettazione degli spazi si basa sui valori culturali, la disposizione che ne risulta favorisce i comportamenti e gli stili di lavoro più importanti per la vostra organizzazione. Le sezioni seguenti approfondiscono le domande più comuni relative alla progettazione degli uffici orientata alla cultura, dalla valutazione della vostra cultura all’utilizzo dei dati per mantenere gli spazi in linea con essa nel tempo.
In che modo la cultura aziendale influenza le decisioni relative alla disposizione degli uffici?
La cultura aziendale influenza direttamente la progettazione degli uffici, determinando quali tipi di spazi vengono privilegiati, in che misura l’ sale riunioni e viene destinata alla collaborazione rispetto al lavoro che richiede concentrazione e in che modo l’ambiente fisico riflette i valori dell’organizzazione. Una cultura che valorizza la trasparenza e la comunicazione aperta tenderà naturalmente a privilegiare gli spazi a pianta aperta e le aree di ritrovo informali, mentre una cultura basata sul lavoro che richiede profonda concentrazione investirà in sale silenziose e soluzioni acustiche.
Al di là delle linee generali, la cultura influenza decisioni più specifiche ma altrettanto importanti: l’esistenza di spazi sociali che favoriscano la conversazione spontanea, la visibilità della leadership nella pianta degli uffici e il fatto che la disposizione degli spazi rafforzi la gerarchia o la appiattisca. Una cultura collaborativa e orizzontale che collochi i dirigenti in uffici angolari chiusi trasmette ogni giorno un messaggio contraddittorio ai dipendenti.
Le scelte relative alla disposizione degli uffici riflettono anche il modo in cui un’organizzazione concepisce la fiducia e l’autonomia. Le aziende che ripongono fiducia nei propri dipendenti, consentendo loro di gestire autonomamente il proprio lavoro, tendono ad adottare un modello di lavoro basato sulle attività, in cui le persone scelgono l’ambiente più adatto al proprio compito, anziché vedersi assegnata una postazione fissa. Si tratta di una scelta fondamentalmente culturale, prima ancora che spaziale.
Quali tipi di spazi richiede una cultura del lavoro ibrida?
Una cultura del lavoro ibrida richiede una combinazione variegata di tipologie di spazi, poiché i dipendenti si recano in ufficio in giorni diversi, per motivi diversi e con esigenze di collaborazione diverse. Non esiste un unico layout adatto a tutti. L’ufficio deve guadagnarsi il proprio posto offrendo qualcosa che le persone non possono replicare a casa.
In pratica, un ufficio predisposto per il lavoro ibrido richiede in genere:
- Aree dedicate al lavoro individuale di concentrazione, con isolamento acustico e interruzioni minime
- Spazi di collaborazione che vanno dalle piccole sale riunioni per due o tre persone alle sale progetto più ampie, adatte alle sessioni con l'intero team
- Spazi sociali e informali in cui i colleghi possono ritrovarsi, scambiarsi idee e instaurare rapporti
- Sale riunioni dotate di sistema video che consentono ai colleghi in remoto di partecipare senza interruzioni
- Aree con postazioni di lavoro flessibili che possono essere prenotate in anticipo o utilizzate senza prenotazione
L'equilibrio tra questi tipi di spazi dovrebbe riflettere le effettive dinamiche ibride della vostra organizzazione. Se la maggior parte delle persone si reca in ufficio principalmente per riunioni di gruppo e attività collaborative, la proporzione dovrebbe privilegiare gli spazi condivisi e quelli destinati alle riunioni. Se i dipendenti utilizzano l'ufficio anche per svolgere attività che richiedono concentrazione e che trovano difficile svolgere a casa, è opportuno prevedere una quota maggiore di zone silenziose. La cultura aziendale indica l'intento; i dati indicano se l'equilibrio funziona.
Come valutate la cultura della vostra organizzazione prima di progettare gli spazi degli uffici?
Valutare la cultura della propria organizzazione prima di progettare gli spazi dell’ufficio significa raccogliere informazioni sia qualitative che quantitative su come le persone lavorano, quali sono i loro valori e quali sono gli aspetti dell’ambiente attuale che le frustrano. L’obiettivo è andare oltre le supposizioni e basare la propria strategia per l’ambiente di lavoro su dati concreti.
Una valutazione pratica prevede in genere tre fasi:
- Sondaggi tra i dipendenti e focus group: chiedete direttamente quali sono le preferenze lavorative, cosa spinge le persone a recarsi in ufficio e cosa le impedisce di farlo. Cercate di individuare eventuali tendenze relative alla collaborazione, alla concentrazione e alle relazioni sociali.
- Osservazione dell'occupazione e dell'utilizzo: monitorare quali spazi vengono utilizzati, quando e da chi. Ciò mette in luce il divario tra ciò di cui le persone dicono di aver bisogno e ciò che effettivamente fanno.
- Allineamento con la leadership: comprendere quali comportamenti la leadership intende incoraggiare. Una strategia aziendale che sia in contrasto con la visione della leadership in materia di cultura organizzativa incontrerà resistenze a tutti i livelli.
Il risultato di questa valutazione dovrebbe essere un quadro chiaro dei vostri stili di lavoro predominanti, delle attività che necessitano maggiormente di sostegno e dei valori culturali che lo spazio dovrebbe rafforzare. Questo diventerà il brief che guiderà ogni successiva decisione progettuale.
Qual è la differenza tra una progettazione degli spazi basata sulla cultura e una basata sui dati?
La progettazione degli spazi orientata alla cultura parte dai valori e dai comportamenti, chiedendosi quale tipo di ambiente di lavoro rifletta chi siamo e come vogliamo lavorare. La progettazione degli spazi orientata ai dati parte dalle prove concrete, chiedendosi cosa ci rivelino i modelli di utilizzo, i tassi di occupazione e i comportamenti di prenotazione riguardo al modo in cui lo spazio viene effettivamente utilizzato. Le strategie più efficaci per l’ambiente di lavoro combinano entrambi questi approcci.
La pianificazione orientata alla cultura è fondamentale a livello strategico. Fornisce risposte a domande quali: dobbiamo dare priorità alla collaborazione o alla concentrazione? Preferiamo un ambiente aperto e visibile o uno che garantisca maggiore privacy? Non si tratta di domande a cui i dati possono rispondere da soli, poiché dipendono dalle intenzioni dell’organizzazione.
La pianificazione basata sui dati diventa fondamentale a livello operativo. Una volta definito il layout, i dati sull’occupazione rivelano se gli spazi creati vengono effettivamente utilizzati come previsto. Se il vostro progetto, basato sulla cultura aziendale, ha destinato il 40% della superficie a zone di collaborazione, ma i dati mostrano che tali spazi rimangono vuoti per gran parte della settimana, significa che c’è un disallineamento, sia nella progettazione, sia nel processo di prenotazione, sia nella cultura aziendale stessa.
Nessuno dei due approcci, da solo, è sufficiente. La cultura senza dati porta alla creazione di spazi belli ma poco funzionali. I dati senza cultura portano alla creazione di spazi efficienti ma privi di anima, incapaci di attrarre le persone.
Perché ignorare la cultura aziendale porta a un sottoutilizzo degli spazi degli uffici?
Ignorare la cultura aziendale nella progettazione degli spazi porta a un sottoutilizzo degli uffici, poiché l’ambiente che ne risulta non corrisponde al modo in cui le persone desiderano effettivamente lavorare, e quindi smettono di scegliere di recarsi in ufficio. Quando l’ufficio appare in contrasto con i valori dell’organizzazione o non riesce a sostenere le attività che stanno a cuore ai dipendenti, perde il suo fascino.
Questo è uno degli errori più comuni e costosi nella riprogettazione degli uffici. Le organizzazioni investono ingenti somme in nuove configurazioni basate su best practice generiche o tendenze estetiche, solo per scoprire che il tasso di occupazione rimane basso. Il motivo è quasi sempre un disallineamento culturale. Un'azienda che valorizza l'autonomia ma installa file di scrivanie open space identiche senza zone tranquille scoprirà che i dipendenti evitano l'ufficio nei giorni in cui hanno bisogno di concentrarsi. Un'azienda che valorizza la collaborazione ma realizza prevalentemente postazioni di lavoro individuali scoprirà che i team continuano a ricorrere alle videochiamate piuttosto che a riunirsi fisicamente.
Gli spazi d'ufficio sottoutilizzati non rappresentano solo un problema finanziario. Essi trasmettono ai dipendenti l'impressione che la dirigenza non comprenda il loro modo di lavorare, il che mina la fiducia e il coinvolgimento. In un modello ibrido, in cui la presenza in ufficio è spesso una scelta piuttosto che un obbligo, il disallineamento culturale nello spazio fisico è una causa diretta dei bassi tassi di occupazione.
In che modo l’analisi dei dati sul posto di lavoro può contribuire ad allineare la cultura e lo spazio nel corso del tempo?
L'analisi dell'ambiente di lavoro contribuisce ad allineare la cultura aziendale e gli spazi nel tempo, fornendo una visibilità costante sulle modalità effettive di utilizzo degli spazi; ciò consente alle organizzazioni di individuare eventuali discrepanze tra l'intento culturale e la realtà fisica e di apportare adeguamenti mirati. La cultura aziendale si evolve, i team crescono o si ridimensionano e le modalità di lavoro cambiano: l'ufficio deve quindi essere in grado di adattarsi a questi cambiamenti.
L'analisi dei dati mette in luce modelli invisibili a occhio nudo. Quali sale riunioni sono costantemente sovraffollate? Quali postazioni di lavoro non vengono mai prenotate? Gli spazi di collaborazione vengono utilizzati per lavorare da soli perché non ci sono abbastanza zone silenziose? Queste informazioni consentono ai responsabili delle strutture e degli ambienti di lavoro di prendere decisioni basate su dati concreti, anziché affidarsi a sondaggi periodici o all'intuito.
Nel corso del tempo, l’analisi dei dati aiuta inoltre le organizzazioni a verificare l’efficacia della propria strategia relativa agli spazi di lavoro. Se l’obiettivo era aumentare la collaborazione tra i team e i dati mostrano che le prenotazioni negli spazi di progetto condivisi sono aumentate di trimestre in trimestre, si tratta di un progresso misurabile. Se invece l’occupazione rimane irregolare nel corso della settimana, ciò indica la necessità di interventi di sensibilizzazione culturale, incentivi alle prenotazioni o una riorganizzazione degli spazi.
La chiave sta nel considerare la progettazione degli spazi come un processo continuo piuttosto che come un progetto una tantum. La cultura non rimane immutata nel tempo, e lo stesso dovrebbe valere per l’ufficio.
In che modo “ GoBright ” contribuisce ad allineare la cultura aziendale e la progettazione degli spazi di lavoro
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- Informazioni in tempo reale sull'occupazione che mostrano quali spazi vengono utilizzati, quando e in che modo, per consentirti di prendere decisioni basate sui dati
- Le funzionalità “Prenotazione di gruppo” e “Trova il mio collega ”, che semplificano il coordinamento in modalità ibrida e rendono l’ufficio un luogo in cui vale la pena recarsi
- Integrazione con Microsoft 365 e Google Workspace, in modo che la prenotazione si inserisca in modo naturale negli strumenti che i dipendenti utilizzano già
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Domande frequenti
Come si fa a ottenere il coinvolgimento dei dipendenti quando si riprogetta l'ufficio sulla base di una nuova visione culturale?
Il modo più efficace per ottenere il consenso dei dipendenti è coinvolgerli nel processo prima che le decisioni vengano prese, non dopo. Organizzate dei focus group, condividete le prime bozze per raccogliere feedback e comunicate chiaramente in che modo il nuovo progetto riflette ciò di cui i dipendenti stessi hanno espresso il bisogno. Quando le persone vedono che il loro contributo si riflette nello spazio finale, la resistenza diminuisce in modo significativo e l’adozione migliora fin dal primo giorno.
Con quale frequenza dovremmo rivedere la disposizione dei nostri uffici per assicurarci che rispecchi ancora la nostra cultura?
Una revisione sommaria ogni sei mesi rappresenta un punto di riferimento ragionevole, mentre una revisione strategica più approfondita dovrebbe essere effettuata annualmente o ogni volta che si verifica un cambiamento organizzativo significativo, come una fusione, una rapida crescita dell’organico o un cambiamento nella politica sul lavoro ibrido. L’analisi dei dati sul posto di lavoro semplifica questo processo, fornendo dati continui anziché affidarsi a verifiche manuali periodiche. L’obiettivo è individuare tempestivamente eventuali scostamenti, prima che il disallineamento diventi un problema di morale o di occupazione.
Quali sono gli errori più comuni che le organizzazioni commettono quando cercano di progettare tenendo conto della cultura aziendale?
L’errore più comune è considerare la cultura aziendale come un esercizio estetico piuttosto che comportamentale, concentrandosi sui colori del marchio, su arredi di grande impatto e su aree relax “da Instagram”, trascurando al contempo le tipologie di spazi funzionali di cui i dipendenti hanno effettivamente bisogno. Subito dopo c’è il rischio di progettare in funzione della cultura a cui la dirigenza aspira, anziché di quella attualmente esistente, creando così un divario tra lo spazio e la realtà quotidiana. Iniziate con una valutazione onesta, poi progettate in modo incrementale verso i vostri obiettivi culturali.
È possibile che un unico modello di organizzazione degli uffici sia adatto a un’azienda con più team che hanno stili di lavoro molto diversi tra loro?
Sì, ma ciò richiede un approccio per zone piuttosto che una pianta unica valida per tutti. I diversi quartieri o zone possono essere calibrati per supportare diversi stili di lavoro, con alcune aree ottimizzate per la concentrazione profonda e altre progettate per la collaborazione ad alta frequenza, mentre gli spazi sociali condivisi sono a disposizione di tutti. Il lavoro basato sulle attività si presta particolarmente bene a questa sfida perché offre ai singoli e ai team la flessibilità di spostarsi da un ambiente all’altro in base a ciò che stanno facendo quel giorno, anziché rimanere vincolati a un unico ambiente assegnato.
Come si progetta uno spazio ufficio che valorizzi la cultura aziendale senza escludere i dipendenti che lavorano da remoto?
La chiave sta nel progettare in modo da garantire una partecipazione equa, non solo una presenza fisica. Ciò significa investire in sale riunioni dotate di videoconferenza, con audio di qualità e configurazioni “ sala riunioni ” che facciano sentire i colleghi in remoto davvero inclusi, anziché un’aggiunta di secondo piano su un piccolo schermo. Significa anche garantire che i rituali di collaborazione, i processi decisionali e i momenti di socializzazione siano strutturati in modo che i dipendenti in remoto possano partecipare pienamente, perché nessun design d’ufficio, per quanto eccellente, può compensare una cultura che privilegia di default le conversazioni insale riunioni e lascia i lavoratori in remoto fuori dal giro.
Che cos'è il lavoro basato sulle attività e è adatto a tutte le organizzazioni?
Il lavoro basato sulle attività (ABW) è un modello organizzativo in cui i dipendenti non dispongono di postazioni fisse, ma scelgono tra una serie di spazi — quali cabine di concentrazione, aree di collaborazione e zone di socializzazione — in base all’attività che stanno svolgendo in un determinato momento. Funziona al meglio nelle organizzazioni caratterizzate da un elevato livello di fiducia tra i dipendenti, da una solida infrastruttura digitale e da modelli di lavoro quotidiani realmente vari. Non è la soluzione adatta a tutte le organizzazioni; i ruoli che richiedono attrezzature specializzate, materiali fisici sensibili o una presenza costante del team potrebbero necessitare di spazi dedicati, mentre le culture aziendali non ancora pronte per quel livello di autonomia potrebbero percepire l’ABW come fonte di ansia anziché di flessibilità.
Quanto tempo richiede in genere la riprogettazione di un ufficio basata sull'approccio culturale, dalla fase di valutazione a quella di completamento?
I tempi variano in modo significativo a seconda delle dimensioni del progetto, ma un intervallo realistico per un’organizzazione di medie dimensioni va dai sei ai diciotto mesi, dalla valutazione culturale iniziale alla messa in funzione completa della nuova disposizione. La fase di valutazione e strategia richiede in genere da quattro a otto settimane se condotta in modo approfondito, seguita dalla progettazione concettuale, dalla progettazione dettagliata e dall’allestimento. Affrettare la fase di valutazione è una delle cause più comuni di costose riprogettazioni successive; vale quindi la pena investire tempo in anticipo per definire correttamente il brief prima ancora che venga disegnata una sola planimetria.
