Buffertid
Der er forskellige situationer, hvor du kan have brug for tid mellem møderne til at forberede lokalet til næste brug. Det kan dog ske, at andre medarbejdere venter udenfor på det næste planlagte møde, hvilket kan medføre overlapninger eller forstyrrelser.
Når et kombineret lokale f.eks. har været brugt som separate lokaler, tager det lidt tid at omkonfigurere det til et kombineret lokale igen, fordi skillevæggene skal flyttes. Et andet scenarie er, når du beder cateringfirmaet om at rengøre lokalet efter hver booking. Derudover foretrækker du måske en bufferperiode mellem bookinger for at tage højde for eventuelle forsinkelser og sikre, at overlappende reservationer ikke skaber problemer.
For at sikre, at der er tilstrækkelig tid til at gøre lokalet klar mellem møderne, er funktionen »Buffertid« blevet indført.
Bemærk: Da buffertiden kun kan indstilles i portalen GoBright , vil Outlook ikke genkende den, når der foretages en booking via Outlook, hvilket kan medføre, at bookingen behandles uden at der tages højde for buffertiden. Vi anbefaler derfor at bruge tilføjelsesprogrammet GoBright .
Derudover anbefales det at benytte godkendelsesfunktionen for at sikre, at bookingen overholder indstillingerne for buffertid i portalen GoBright , og at der ikke er nogen konflikter.
Der kan indstilles en buffertid for mødelokaler eller cateringydelser. Denne artikel indeholder en detaljeret beskrivelse af begge muligheder.
Begge typer buffertid kan kombineres. Hvis der gælder forskellige buffertider, har den længste buffertid forrang. Hvis et mødelokale f.eks. har en buffertid på 10 minutter efter reservationens afslutning, og cateringtjenesten har en buffertid på 30 minutter, vil buffertiden på 30 minutter blive anvendt.
Indstillet buffertid for mødelokaler
I profilindstillingerne for rummet vises indstillingen»Buffertid« kun, når indstillingen»Rummet skal godkendes« er aktiveret.
Når buffertiden er aktiveret, vil to yderligere indstillinger være tilgængelige: en til at konfigurere buffertiden før en booking og en anden til buffertiden efter en booking. Disse buffertider vil blive indregnet i godkendelsesprocessen og vil blive taget i betragtning, når bookinger vises på godkendelseslisten. Hvis en booking overtræder de konfigurerede buffertider, vises der en fejlmeddelelse for at angive konflikten.
Buffertid i tidslinje
Buffertiden er synlig på tidslinjen med gennemsigtige røde striber før og efter mødet, afhængigt af buffertidsopsætningen.
Hvis du prøver at trække og slippe mødet til et andet lokale, vises buffertiden også:
Buffertid i kombinerede rum:
For at bruge buffertid med kombinerede rum skal du aktivere buffertidsindstillingen i profilen for selve det kombinerede rum. Bemærk, at når du bruger kombinerede lokaler, skal denne indstilling være aktiveret for alle individuelle lokaler i kombinationen, ud over det kombinerede lokale. Dette sikrer, at der ikke opstår konflikter, når der bookes møder i de separate lokaler.
Det er vigtigt at vide, at hvis du indstiller en anden buffertid i profilen for det kombinerede rum og en anden tid i profilen for hvert enkelt rum, vil portalen respektere den længere buffertid, der er indstillet i disse profiler.
Hvis du f.eks. indstiller buffertiden til 20 minutter før mødestart i profilen for det enkelte lokale og 50 minutters buffertid i profilen for det kombinerede lokale, vil du kunne foretage en booking med en buffertid på 50 minutter i de enkelte lokaler og i det kombinerede lokale.
Indstillet buffertid for cateringtjenesten
Der kan konfigureres buffertid for cateringydelser via Service Routing. Denne funktion giver dig mulighed for at afsætte ekstra tid før og efter et møde til forberedelse eller oprydning, når en ydelse er blevet benyttet.
Denne funktion styres af et funktionsflag og skal aktiveres, før den kan konfigureres.
Aktivering af buffertid for servicerouting
For at aktivere denne funktion skal du logge ind med din administratorkonto, gå til Indstillinger > Meet > Servicerouting og aktivere buffertid.
Når funktionen er aktiveret, kan du for hvert relevant serviceelement indstille buffertiden før og efter et møde.
Sådan fungerer buffertiden
Den indstillede buffertid anvendes på det møde, som serviceposten er booket til. Den reserverer ekstra tid før og/eller efter mødet i tidslinjen, på samme måde som den buffertid, der er indstillet for mødelokaler.
Hvis der er konfigureret en buffertid for både mødelokalet og serviceposten, anvender systemet den længste buffertid. De to indstillinger lægges ikke sammen.
For eksempel:
- Der er afsat 10 minutter til afvikling af mødet efter mødet er slut.
- Cateringtjenesten har en 30-minutters buffer efter mødet.
- Systemet indregner en buffer på 30 minutter efter mødet.
Det samme princip gælder, når flere serviceposter har forskellige buffertider: den længste gældende buffertid har forrang.
Buffertid og tjenesteudbyderens åbningstider
Service Routing tager også højde for tjenesteudbyderens arbejdstid, når der lægges buffertid til. Dette sikrer, at buffertiden ikke strækker sig ud over udbyderens arbejdstid.
- Buffertid, der strækker sig ud over arbejdstidens afslutning: Hvis buffertiden falder uden for udbyderens åbningstider, flyttes den til næste morgen.
- Forlængelse af buffertiden før arbejdsdagens start: Hvis buffertiden falder inden for udbyderens arbejdstid, reserveres den ved afslutningen af den foregående arbejdsdag. For eksempel blokerer en buffertid på 30 minutter før arbejdsdagens start de sidste 30 minutter af den foregående arbejdsdag.
Bemærk: Tjenesteudbyderens åbningstider har kun indflydelse på buffertiden, ikke på de tidsintervaller, hvor tjenesten kan bestilles.
For at aktivere »Arbejdstid« skal du logge ind med din administratorkonto og gå til Indstillinger > Meet > Servicerouting og aktivere »Arbejdstid« som tjenesteudbyder.
Buffertid i tidslinje
Buffertiden er synlig på tidslinjen med gennemsigtige røde striber før og efter mødet, afhængigt af buffertidsopsætningen.
Hvis du forsøger at trække og slippe mødet til et andet lokale, vil buffertiden også blive anvendt.
Når du flytter et møde, der er knyttet til serviceordrer, bliver du bedt om at bekræfte, om du ønsker at flytte de tilknyttede serviceopgaver, hvorefter du kan gemme ændringerne af mødets tidspunkt eller sted.
