Buffertid
Der er forskellige situationer, hvor du kan have brug for tid mellem møderne til at forberede lokalet til næste brug. Det kan dog ske, at andre medarbejdere venter udenfor på det næste planlagte møde, hvilket kan medføre overlapninger eller forstyrrelser.
Når et kombineret lokale f.eks. har været brugt som separate lokaler, tager det lidt tid at omkonfigurere det til et kombineret lokale igen, fordi skillevæggene skal flyttes. Et andet scenarie er, når du beder cateringfirmaet om at rengøre lokalet efter hver booking. Derudover foretrækker du måske en bufferperiode mellem bookinger for at tage højde for eventuelle forsinkelser og sikre, at overlappende reservationer ikke skaber problemer.
For at sikre tilstrækkelig tid til at forberede lokalet mellem møderne er funktionen "Buffertid" blevet implementeret.
I rumprofilindstillingerne vises indstillingen "Buffertid" kun, når "Rummet skal godkendes" er aktiveret.
Når buffertiden er aktiveret, vil to yderligere indstillinger være tilgængelige: en til at konfigurere buffertiden før en booking og en anden til buffertiden efter en booking. Disse buffertider vil blive indregnet i godkendelsesprocessen og vil blive taget i betragtning, når bookinger vises på godkendelseslisten. Hvis en booking overtræder de konfigurerede buffertider, vises der en fejlmeddelelse for at angive konflikten.
Bemærk: Da buffertid kun kan opsættes i GoBright , vil Outlook ikke genkende den, når der foretages en booking via Outlook, hvilket kan gøre det muligt at behandle bookingen uden at tage højde for buffertiden. Derfor anbefaler vi at bruge GoBright Add-in. Derudover anbefales det at bruge funktionen Godkendelser for at sikre, at bookingen er i overensstemmelse med buffertidsindstillingerne i GoBright , og at der ikke er nogen konflikter.
Buffertid i tidslinje
Buffertiden er synlig på tidslinjen med gennemsigtige røde striber før og efter mødet, afhængigt af buffertidsopsætningen.
Hvis du prøver at trække og slippe mødet til et andet lokale, vises buffertiden også:
Buffertid i kombinerede rum:
For at bruge buffertid med kombinerede rum skal du aktivere buffertidsindstillingen i profilen for selve det kombinerede rum. Bemærk, at når du bruger kombinerede lokaler, skal denne indstilling være aktiveret for alle individuelle lokaler i kombinationen, ud over det kombinerede lokale. Dette sikrer, at der ikke opstår konflikter, når der bookes møder i de separate lokaler.
Det er vigtigt at vide, at hvis du indstiller en anden buffertid i profilen for det kombinerede rum og en anden tid i profilen for hvert enkelt rum, vil portalen respektere den længere buffertid, der er indstillet i disse profiler.
Hvis du f.eks. indstiller buffertiden til 20 minutter før mødestart i profilen for det enkelte lokale og 50 minutters buffertid i profilen for det kombinerede lokale, vil du kunne foretage en booking med en buffertid på 50 minutter i de enkelte lokaler og i det kombinerede lokale.