Bufferttid
Det finns olika situationer där du kan behöva tid mellan mötena för att förbereda rummet för nästa användning. Det kan dock hända att andra anställda väntar utanför på nästa schemalagda möte, vilket kan orsaka överlappningar eller störningar.
När ett kombinerat rum till exempel har använts som separata rum tar det lite tid att konfigurera om det till ett kombinerat utrymme igen eftersom skiljeväggarna måste flyttas. Ett annat scenario är när du begär att rummet ska städas av cateringfirman efter varje bokning. Dessutom kanske du föredrar en buffertperiod mellan bokningarna för att ta hänsyn till eventuella förseningar och se till att överlappande bokningar inte orsakar problem.
För att säkerställa att det finns tillräckligt med tid för att förbereda rummet mellan mötena har funktionen ”Buffertid” införts.
Obs! Eftersom buffertiden endast kan ställas in i portalen GoBright kommer Outlook inte att känna igen den när du gör en bokning via Outlook, vilket kan leda till att bokningen behandlas utan att buffertiden beaktas. Därför rekommenderar vi att du använder tillägget GoBright .
Dessutom rekommenderas det att använda funktionen ”Godkännanden” för att säkerställa att bokningen överensstämmer med inställningarna för buffertid i portalen GoBright och att det inte förekommer några konflikter.
Man kan ställa in buffertid för mötesrum eller cateringtjänster. I den här artikeln ges en detaljerad beskrivning av båda alternativen.
Båda typerna av buffertid kan kombineras. Om olika buffertider gäller, har den längsta buffertiden företräde. Om ett mötesrum till exempel har en buffertid på 10 minuter efter att bokningen har avslutats och cateringtjänsten har en buffertid på 30 minuter, är det buffertiden på 30 minuter som gäller.
Inställd buffertid för mötesrum
I profilinställningarna för rummet visas alternativet”Buffertid” endast när alternativet”Rummet måste godkännas” är aktiverat.
När bufferttiden har aktiverats finns ytterligare två inställningar tillgängliga: en för att konfigurera bufferttiden före en bokning och en för bufferttiden efter en bokning. Dessa bufferttider kommer att tas med i godkännandeprocessen och beaktas när bokningar visas i godkännandelistan. Om en bokning bryter mot de konfigurerade bufferttiderna visas ett felmeddelande för att indikera konflikten.
Bufferttid i tidslinje
Bufferttiden syns i tidslinjen med transparenta röda ränder före och efter mötet beroende på hur bufferttiden har ställts in.
Om du försöker dra och släppa mötet till ett annat rum visas även bufferttiden:
Bufferttid i kombinerade rum:
Om du vill använda bufferttid med kombinerade rum måste du aktivera inställningen för bufferttid i profilen för det kombinerade rummet. Observera att när du använder kombinerade rum måste den här inställningen aktiveras för alla enskilda rum i kombinationen, utöver det kombinerade rummet. Detta säkerställer att det inte uppstår några konflikter när det bokas möten i de separata rummen.
Det är viktigt att veta att om du ställer in en annan bufferttid i profilen för det kombinerade rummet och en annan tid i profilen för varje enskilt rum, kommer portalen att respektera den längre bufferttid som ställts in i dessa profiler.
Om du t.ex. ställer in bufferttiden 20 minuter innan mötet börjar i profilen för det enskilda rummet och 50 minuters bufferttid för profilen för det kombinerade rummet, kommer du att kunna göra en bokning med en bufferttid på 50 minuter i de enskilda rummen och i det kombinerade rummet.
Konfigurerad buffertid för cateringtjänsten
Buffertiden för cateringtjänster kan konfigureras via Service Routing. Med den här funktionen kan du reservera extra tid före och efter ett möte för att förbereda eller städa upp efter att en tjänst har utnyttjats.
Denna funktion styrs av en funktionsflagga och måste aktiveras innan den kan konfigureras.
Aktivera buffertid för tjänsteruttning
För att aktivera den här funktionen loggar du in med ditt administratörskonto och går till Inställningar > Meet > Tjänstdirigering och aktiverar buffertid.
När funktionen är aktiverad kan du ställa in buffertiden före och efter ett möte för varje berört serviceobjekt.
Så här fungerar buffertiden
Den inställda buffertiden tillämpas på det möte som tjänsten är bokad för. Den reserverar extra tid före och/eller efter mötet i tidslinjen, på samma sätt som den buffertid som ställts in för mötesrum.
Om buffertid har konfigurerats både för mötesrummet och för tjänsten tillämpar systemet den längsta buffertiden. De två inställningarna läggs inte ihop.
Till exempel:
- Mötesrummet är reserverat i 10 minuter efter mötet.
- Cateringtjänsten har en 30-minuters marginal efter mötet.
- Systemet lägger till en buffert på 30 minuter efter mötet.
Samma princip gäller när flera tjänsteposter har olika buffertider: den längsta tillämpliga buffertiden har företräde.
Buffertid och tjänsteleverantörens arbetstider
Service Routing tar även hänsyn till tjänsteleverantörens arbetstid när buffertiden tillämpas. Detta säkerställer att buffertiden inte sträcker sig utanför leverantörens arbetstid.
- Buffertid som sträcker sig bortom arbetsdagens slut: Om buffertiden infaller utanför leverantörens arbetstid flyttas den till nästa morgon.
- Förlängning av buffertiden före arbetsdagens början: Om buffertiden infaller före leverantörens arbetstid reserveras den i slutet av föregående arbetsdag. Till exempel innebär en buffert på 30 minuter före arbetsdagens början att de sista 30 minuterna av föregående arbetsdag reserveras.
Observera: Tjänsteleverantörens öppettider påverkar endast buffertiden, inte de tidsintervall under vilka tjänsten kan beställas.
För att aktivera arbetstider ska du logga in med ditt administratörskonto och gå till Inställningar > Meet > Tjänstdirigering och aktivera alternativet ”Arbetstider” för tjänsteleverantören.
Bufferttid i tidslinje
Bufferttiden syns i tidslinjen med transparenta röda ränder före och efter mötet beroende på hur bufferttiden har ställts in.
Om du försöker dra och släppa mötet till ett annat rum kommer buffertiden också att tillämpas.
När du flyttar ett möte som har serviceorder kommer du att uppmanas att bekräfta om du vill flytta de tillhörande tjänsterna, varefter du kan spara ändringarna av mötets tid eller plats.
