Bufferttid
Det finns olika situationer där du kan behöva tid mellan mötena för att förbereda rummet för nästa användning. Det kan dock hända att andra anställda väntar utanför på nästa schemalagda möte, vilket kan orsaka överlappningar eller störningar.
När ett kombinerat rum till exempel har använts som separata rum tar det lite tid att konfigurera om det till ett kombinerat utrymme igen eftersom skiljeväggarna måste flyttas. Ett annat scenario är när du begär att rummet ska städas av cateringfirman efter varje bokning. Dessutom kanske du föredrar en buffertperiod mellan bokningarna för att ta hänsyn till eventuella förseningar och se till att överlappande bokningar inte orsakar problem.
För att säkerställa att det finns tillräckligt med tid för att förbereda rummet mellan mötena har funktionen "Buffer Time" införts.
I rumsprofilinställningarna visas alternativet "Bufferttid" endast när " Rummetbehöver godkännas" är aktiverat.
När bufferttiden har aktiverats finns ytterligare två inställningar tillgängliga: en för att konfigurera bufferttiden före en bokning och en för bufferttiden efter en bokning. Dessa bufferttider kommer att tas med i godkännandeprocessen och beaktas när bokningar visas i godkännandelistan. Om en bokning bryter mot de konfigurerade bufferttiderna visas ett felmeddelande för att indikera konflikten.
Obs: Eftersom bufferttid endast kan ställas in i GoBright kommer Outlook inte att känna igen den när du gör en bokning via Outlook, vilket kan göra att bokningen kan behandlas utan att ta hänsyn till bufferttiden. Därför rekommenderar vi att du använder GoBright Add-in. Dessutom är det lämpligt att använda funktionen Approvals för att säkerställa att bokningen är i linje med bufferttidsinställningarna i GoBright och att det inte finns några konflikter.
Bufferttid i tidslinje
Bufferttiden syns i tidslinjen med transparenta röda ränder före och efter mötet beroende på hur bufferttiden har ställts in.
Om du försöker dra och släppa mötet till ett annat rum visas även bufferttiden:
Bufferttid i kombinerade rum:
Om du vill använda bufferttid med kombinerade rum måste du aktivera inställningen för bufferttid i profilen för det kombinerade rummet. Observera att när du använder kombinerade rum måste den här inställningen aktiveras för alla enskilda rum i kombinationen, utöver det kombinerade rummet. Detta säkerställer att det inte uppstår några konflikter när det bokas möten i de separata rummen.
Det är viktigt att veta att om du ställer in en annan bufferttid i profilen för det kombinerade rummet och en annan tid i profilen för varje enskilt rum, kommer portalen att respektera den längre bufferttid som ställts in i dessa profiler.
Om du t.ex. ställer in bufferttiden 20 minuter innan mötet börjar i profilen för det enskilda rummet och 50 minuters bufferttid för profilen för det kombinerade rummet, kommer du att kunna göra en bokning med en bufferttid på 50 minuter i de enskilda rummen och i det kombinerade rummet.