Buffertid
Det er ulike situasjoner der du kan trenge tid mellom møtene for å forberede rommet til neste bruk. Det kan imidlertid forekomme at andre ansatte venter utenfor på neste planlagte møte, noe som kan forårsake overlapping eller forstyrrelser.
For eksempel, når et kombinert rom har blitt brukt som separate rom, tar det litt tid å rekonfigurere det tilbake til et kombinert rom ettersom skilleveggene må flyttes. Et annet scenario er når du ber om at rommet rengjøres fra cateringtjenesten etter hver bestilling. I tillegg kan du foretrekke en bufferperiode mellom bestillinger for å ta høyde for eventuelle forsinkelser, for å sikre at overlappende reservasjoner ikke forårsaker problemer.
For å sikre tilstrekkelig tid til å klargjøre rommet mellom møtene, er «Buffertid»-funksjonen implementert.
Merk: Siden buffertid bare kan settes opp i GoBright portalen, vil ikke Outlook gjenkjenne den når en bestilling gjøres via Outlook, noe som kan føre til at bestillingen behandles uten å ta hensyn til buffertiden. Derfor anbefaler vi å bruke GoBright Tillegg.
I tillegg anbefales det å bruke Godkjenninger-funksjonen for å sikre at bestillingen er i samsvar med buffertidsinnstillingene i GoBright portalen og at det ikke er noen konflikter.
Buffertid kan konfigureres for møterom eller cateringtjenester . Denne artikkelen gir en detaljert forklaring av begge alternativene.
Begge typene buffertid kan kombineres. Hvis forskjellige buffertider gjelder, prioriteres den lengste buffertiden . Hvis for eksempel et møterom har en buffer på 10 minutter etter at bestillingen er avsluttet, og cateringtjenesten har en buffer på 30 minutter, vil bufferen på 30 minutter bli brukt.
Buffertid konfigurert for møterom
I romprofilinnstillingene vises alternativet « Buffertid» bare når « Rommet trenger godkjenning» er aktivert.
Når buffertiden er aktivert, vil to tilleggsinnstillinger være tilgjengelige: én for å konfigurere buffertiden før en bestilling og en annen for buffertiden etter en bestilling. Disse buffertidene vil bli tatt med i betraktning i godkjenningsprosessen og vil bli vurdert når bestillinger vises i godkjenningslisten. Hvis en bestilling bryter med de konfigurerte buffertidene, vil det vises en feilmelding for å indikere konflikten.
Buffertid i tidslinjen
Buffertid er synlig i tidslinjen med gjennomsiktige røde striper før og etter møtet avhengig av buffertidsoppsettet.
Hvis du prøver å dra og slippe møtet til et annet rom, vises også buffertiden:
Buffertid i kombinerte rom:
For å bruke buffertid med kombinerte rom, må du aktivere buffertidsinnstillingen i selve profilen til det kombinerte rommet. Vær oppmerksom på at når du bruker kombinerte rom, må denne innstillingen være aktivert for alle individuelle rom i kombinasjonen, i tillegg til det kombinerte rommet. Dette sikrer at det ikke oppstår konflikter når det er møtebestilling i de separate rommene.
Det er viktig å vite at hvis du angir ulik buffertid i profilen til det kombinerte rommet og en ulik tid i profilen til hvert enkelt rom, vil portalen respektere den lengre buffertiden som er angitt i disse profilene.
Hvis du for eksempel setter buffertid 20 minutter før møtet starter i den enkelte romprofil og 50 minutter buffertid for profilen til det kombinerte rommet, vil du kunne bestille med en buffertid på 50 minutter i de enkelte rom og i det kombinerte rommet.
Buffertid konfigurert for cateringtjenester
Buffertid kan konfigureres for cateringtjenester via Service Routing. Denne funksjonen lar deg reservere ekstra tid før og etter et møte for å forberede eller rydde opp etter at en tjeneste har blitt brukt.
Denne funksjonen styres av et funksjonsflagg og må aktiveres før den kan konfigureres.
Aktivering av buffertid for tjenesteruting
For å aktivere denne funksjonen, logg inn med administratorkontoen din og gå til Innstillinger > Meet > Tjenesteruting og aktiver buffertid .
Når dette er aktivert, kan du konfigurere buffertiden før og etter et møte for hvert aktuelle tjenesteelement.
Hvordan buffertid fungerer
Den konfigurerte buffertiden brukes på møtet som tjenesteelementet er bestilt for. Den reserverer ekstra tid før og/eller etter møtet i tidslinjen, på samme måte som buffertiden som er konfigurert for møterom.
Hvis buffertid er konfigurert for både møterommet og tjenesteelementet, bruker systemet den lengste buffertiden . De to innstillingene summerer seg ikke.
For eksempel:
- Møterommet har en 10-minutters pause etter møtet.
- Cateringtjenesten har en 30-minutters buffer etter møtet.
- Systemet bruker en buffer på 30 minutter etter møtet.
Det samme prinsippet gjelder når flere serviceelementer har forskjellige buffertider: den høyeste gjeldende buffertiden prioriteres.
Buffertid og tjenesteleverandørens arbeidstider
Tjenesteruting tar også hensyn til tjenesteleverandørens arbeidstid når buffertid anvendes. Dette sikrer at buffertiden ikke strekker seg utover leverandørens arbeidstid.
- Buffertid som strekker seg utover slutten av arbeidsdagen: Hvis buffertiden faller utenfor leverandørens arbeidstid, flyttes den til neste morgen.
- Buffertid som strekker seg før arbeidsdagens start: Hvis buffertiden faller før leverandørens arbeidstid, reserveres den på slutten av forrige arbeidsdag. For eksempel blokkerer en 30-minutters buffer før arbeidsdagens start de siste 30 minuttene av forrige arbeidsdag.
Merk: Tjenesteleverandørens arbeidstid påvirker kun buffertiden, ikke tidslukene der tjenestevaren kan bestilles.
For å aktivere arbeidstidene, logg inn med administratorkontoen din og naviger til Innstillinger > Meet > Tjenesteruting og aktiver tjenesteleverandøren for arbeidstider .
Buffertid i tidslinjen
Buffertid er synlig i tidslinjen med gjennomsiktige røde striper før og etter møtet avhengig av buffertidsoppsettet.
Hvis du prøver å dra og slippe møtet til et annet rom, vil buffertiden også bli brukt.
Når du endrer planen for et møte som har tjenesteordrer, blir du bedt om å bekrefte om du vil flytte de tilknyttede tjenestene, og deretter kan du lagre endringene av møtetidspunkt og -sted.
