Buffertid
Det er ulike situasjoner der du kan trenge tid mellom møtene for å forberede rommet til neste bruk. Det kan imidlertid forekomme at andre ansatte venter utenfor på neste planlagte møte, noe som kan forårsake overlapping eller forstyrrelser.
For eksempel, når et kombinert rom har blitt brukt som separate rom, tar det litt tid å rekonfigurere det tilbake til et kombinert rom ettersom skilleveggene må flyttes. Et annet scenario er når du ber om at rommet rengjøres fra cateringtjenesten etter hver bestilling. I tillegg kan du foretrekke en bufferperiode mellom bestillinger for å ta høyde for eventuelle forsinkelser, for å sikre at overlappende reservasjoner ikke forårsaker problemer.
For å sikre tilstrekkelig tid til å forberede rommet mellom møtene, er funksjonen "Buffer Time" implementert.
I romprofilinnstillingene vil alternativet " Buffertid " bare vises når " Rom trenger godkjenning " er aktivert.
Når buffertiden er aktivert, vil to tilleggsinnstillinger være tilgjengelige: én for å konfigurere buffertiden før en bestilling og en annen for buffertiden etter en bestilling. Disse buffertidene vil bli tatt med i betraktning i godkjenningsprosessen og vil bli vurdert når bestillinger vises i godkjenningslisten. Hvis en bestilling bryter med de konfigurerte buffertidene, vil det vises en feilmelding for å indikere konflikten.
Merk: Siden buffertid kun kan settes opp i GoBright portal, vil ikke Outlook gjenkjenne den når du bestiller gjennom Outlook, noe som kan tillate at bestillingen behandles uten å ta hensyn til buffertiden. Derfor anbefaler vi å bruke GoBright Tillegg. I tillegg er det tilrådelig å bruke godkjenningsfunksjonen for å sikre at bestillingen er i tråd med buffertidsinnstillingene i GoBright portal og at det ikke er konflikter.
Buffertid i tidslinjen
Buffertid er synlig i tidslinjen med gjennomsiktige røde striper før og etter møtet avhengig av buffertidsoppsettet.
Hvis du prøver å dra og slippe møtet til et annet rom, vises også buffertiden:
Buffertid i kombinerte rom:
For å bruke buffertid med kombinerte rom, må du aktivere buffertidsinnstillingen i selve profilen til det kombinerte rommet. Vær oppmerksom på at når du bruker kombinerte rom, må denne innstillingen være aktivert for alle individuelle rom i kombinasjonen, i tillegg til det kombinerte rommet. Dette sikrer at det ikke oppstår konflikter når det er møtebestilling i de separate rommene.
Det er viktig å vite at hvis du angir ulik buffertid i profilen til det kombinerte rommet og en ulik tid i profilen til hvert enkelt rom, vil portalen respektere den lengre buffertiden som er angitt i disse profilene.
Hvis du for eksempel setter buffertid 20 minutter før møtet starter i den enkelte romprofil og 50 minutter buffertid for profilen til det kombinerte rommet, vil du kunne bestille med en buffertid på 50 minutter i de enkelte rom og i det kombinerte rommet.