Vedligeholdelsestilstand

Du kan nu planlægge vedligeholdelse i GoBright på forhånd at lukke bookingerne på bestemte ressourcer.

Mange ressourcer, der kan reserveres, kan af og til blive utilgængelige på grund af reparationer eller udskiftninger. Tidligere var administratorer nødt til manuelt at redigere eller slette eksisterende reservationer og spærre ressourcen ved at oprette separate reservationer – en ineffektiv og tidskrævende proces, især når dette sker ofte.

Da ressourcerne kan reserveres på forhånd, er facilitetsafdelingen også nødt til manuelt at finde alternativer og opdatere brugeres reservationer, hvilket øger arbejdsbyrden. Samtidig skal den berørte ressource stadig spærres af med henblik på vedligeholdelse.

Ad hoc-problemer – uanset om de indberettes manuelt eller opdages af overvågningssystemer – kan også håndteres via platformen.

Formålet med denne funktion er at mindske arbejdsbyrden for facility-teamet ved at forenkle ændringer af bookinger, aktivere brugerbeskeder og understøtte automatisk ombooking, når det er nødvendigt.

Der er tilføjet en ny side om vedligeholdelse i rullemenuen under »Bookinger«, som giver et overblik over alle kommende vedligeholdelsesopgaver. Vedligeholdelsesansvarlige kan filtrere efter sted, dato, område eller andre kriterier og nemt planlægge nye vedligeholdelsesopgaver.

På denne side kan brugerne se og redigere igangværende og kommende vedligeholdelsesopgaver samt se alle bookinger, der er knyttet til de berørte ressourcer i den valgte periode.

Aktivér vedligeholdelse

For at få adgang til denne side under fanen »Bookinger« skal en GoBright aktivere en ny tilladelse i din brugerrolle. Denne tilladelse giver adgang til vedligeholdelsestilstand og kan konfigureres for hvert sted og tildeles bestemte brugere.

Længere nede i denne artikel finder du detaljerede oplysninger om, hvordan du administrerer vedligeholdelse i din GoBright .

Tilføj vedligeholdelse

For at oprette en ny vedligeholdelsesopgave skal du gå til Bookinger > Vedligeholdelse og klikke på knappen »Tilføj vedligeholdelse«.

Udfyld den formular, der vises. Indtast et navn, og vælg vedligeholdelsestype: Planlagt (planlagt på forhånd) eller Ad hoc (starter straks efter oprettelsen).

For planlagt vedligeholdelse skal du angive start- og slutdato samt start- og sluttidspunkt.
Ved ad hoc -vedligeholdelse kan kun slutdatoen/-tidspunktet angives.

Ved planlagt vedligeholdelse skal både start- og slutdato/-tidspunkt angives.

Ved ad hoc-vedligeholdelse indstilles dato og klokkeslæt automatisk. Det er kun muligt at angive slutdato og -tidspunkt for vedligeholdelsen.

Brug feltet»Årsag til vedligeholdelsestilstand« til at angive formålet med vedligeholdelsen.

Koordinatoren er en GoBright med de nødvendige rettigheder til at administrere vedligeholdelsesaktiviteter. Klik her for at skifte koordinator, hvis det er nødvendigt.

Vælg placeringen, og vælg derefter de relevante ressourcer på den pågældende placering. Hver vedligeholdelsesopgave skal tildeles en placering og mindst ét område (f.eks. lokaler, skriveborde, parkeringspladser).

Under»Berørte bookinger« skal du vælge, om du vil undlade at foretage dig noget eller underrette de berørte arrangører. Hvis du vælger »Underret de berørte arrangører«, modtager alle arrangører af bookinger inden for den berørte periode en e-mail om vedligeholdelsen. Du kan også tilpasse den besked, der sendes til dem.

Arrangører af bookinger inden for det berørte tidsrum modtager en e-mail-besked med oplysninger om årsagen til vedligeholdelsen samt bookingoplysningerne (dato, klokkeslæt, emne, ressource). E-mailen indeholder også en knap med teksten »Rediger«, der fører direkte til bookingen i GoBright.

Administrer vedligeholdelse

Vedligeholdelsesstatus

Hver vedligeholdelsesopgave har en status: Planlagt, Igangværende, Afsluttet eller Annulleret. Brug filteret til nemt at se og administrere vedligeholdelsesopgaver efter status.

Ved planlagt vedligeholdelse sættes status automatisk til »Planlagt«. Når vedligeholdelsen påbegyndes, opdateres status automatisk til »I gang« og derefter til »Afsluttet«, når arbejdet er færdigt.

Ved ad hoc-vedligeholdelse starter status som »Igangværende« og skifter til »Afsluttet«, når vedligeholdelsen er afsluttet.

Når vedligeholdelsen er gemt, kan du åbne den oprettede vedligeholdelse og administrere den.

En vedligeholdelsesjournal kan ikke slettes – den kan kun annulleres, hvilket vil blive angivet med status »Annulleret«.

Berørte bookinger

Brug knappen »Berørte bookinger« til at se alle bookinger inden for vedligeholdelsesperioden.

Handlingslogfiler

Hvis du har valgt at sende en besked til arrangørerne, kan du bruge knappen »Handlingslog« til at se status for denne besked.

Oversigt over vedligeholdelse

Når en ressource er under vedligeholdelse, vises dette tydeligt på al GoBright og i alle GoBright-grænseflader.

GoBright – Kort

I GoBright – Dashboard, På kortet vises ressourcen i gråt. Når du vælger den, vises der en meddelelse om, at ressourcen er under vedligeholdelse.

Mapviewer

På Kortvisning, vises ressourcen i gråt. Når du vælger den, vises der en meddelelse om, at ressourcen er under vedligeholdelse, og at slutdatoen for vedligeholdelsesperioden er angivet.
Skrivebordsområdet vises også i kortviseren sammen med det næste ledige tidsinterval:

Vægpanel

I panelet »Rum« er skærmen markeret med rødt sammen med en vedligeholdelsesmeddelelse. Det næste ledige tidsrum, der vises med grønt, ligger efter vedligeholdelsestidspunktet.

Tidslinje

Når et rum er under vedligeholdelse, vises dette også i Tidslinje. Hold musen over rummet for at se flere oplysninger om tidspunktet og datoen for vedligeholdelsen.