Underhållsläge

Nu kan du planera underhåll i GoBright i förväg stänga bokningarna för vissa resurser.

Många bokningsbara resurser kan ibland bli otillgängliga på grund av reparationer eller utbyten. Tidigare var administratörerna tvungna att manuellt redigera eller ta bort befintliga bokningar och spärra resursen genom att skapa separata bokningar – en ineffektiv och tidskrävande process, särskilt när detta inträffar ofta.

Eftersom resurser kan bokas i förväg måste lokalteamet dessutom manuellt leta upp alternativ och uppdatera användarnas bokningar, vilket ökar arbetsbelastningen. Samtidigt måste den berörda resursen fortfarande reserveras för underhåll.

Akuta ärenden – oavsett om de rapporteras manuellt eller upptäcks av övervakningssystem – kan också hanteras inom plattformen.

Syftet med den här funktionen är att minska arbetsbelastningen för fastighetsavdelningen genom att förenkla ändringar av bokningar, möjliggöra användaraviseringar och stödja automatisk ombokning vid behov.

En ny underhållssida har lagts till i rullgardinsmenyn under ”Bokningar”, där du får en översikt över alla kommande underhållsåtgärder. Underhållsansvariga kan filtrera efter plats, datum, utrymme eller andra kriterier och enkelt boka in nya underhållsåtgärder.

På den här sidan kan användarna visa och redigera pågående och kommande underhållsarbeten samt se alla bokningar som är kopplade till berörda resurser under den valda perioden.

Aktivera underhåll

För att du ska kunna komma åt den här sidan under fliken ”Bokningar” måste en GoBright aktivera en ny behörighet i din användarroll. Denna behörighet möjliggör användning av underhållsläget och kan konfigureras per plats samt tilldelas specifika användare.

Längre fram i den här artikeln hittar du detaljerad information om hur du hanterar underhåll i din GoBright .

Lägg till underhåll

För att skapa ett nytt underhållsärende, gå till Bokningar > Underhåll och klicka på knappen ”Lägg till underhållsärende”.

Fyll i formuläret som visas. Ange ett namn och välj underhållstyp: Planerat (schemalagt i förväg) eller Ad hoc (startar omedelbart efter att det skapats).

För planerat underhåll anger du startdatum och -tid samt slutdatum och -tid.
För ad hoc -underhåll kan endast slutdatum och -tid anges.

För planerat underhåll krävs både start- och slutdatum samt klockslag.

Vid tillfälligt underhåll används det aktuella datumet och klockslaget automatiskt. Endast slutdatum och klockslag för underhållet kan anges.

Använd fältet”Orsak till underhållsläge” för att ange syftet med underhållet.

Koordinatorn är en GoBright med de behörigheter som krävs för att hantera underhållsaktiviteter. Klicka här för att byta koordinator vid behov.

Välj plats och välj sedan relevanta resurser på den platsen. Varje underhållsuppdrag måste kopplas till en plats och minst en resurs (t.ex. rum, skrivbord, parkeringsplats).

Under”Berörda bokningar” väljer du om du vill avstå från åtgärder eller meddela berörda arrangörer. Om du väljer ”Meddela berörda arrangörer” kommer alla arrangörer för bokningar inom den berörda perioden att få ett e-postmeddelande om underhållsarbetet. Du kan även anpassa meddelandet som skickas till dem.

De som har bokat under den berörda tidsperioden får ett e-postmeddelande med information om orsaken till underhållet samt bokningsuppgifter (datum, tid, ämne, resurs). E-postmeddelandet innehåller även en redigeringsknapp som leder direkt till bokningen i GoBright.

Hantera underhåll

Underhållsstatus

Varje underhållsuppdrag har en status: Planerat, Pågår, Avslutat eller Avbrutet. Använd filtret för att enkelt visa och hantera underhållsuppdrag efter status.

För planerat underhåll ändras statusen automatiskt till Planerat. När underhållet påbörjas ändras statusen automatiskt till Pågående och sedan till Avslutat när det är klart.

Vid ad hoc-underhåll börjar statusen som Pågående och ändras till Avslutat när underhållet är klart.

När underhållet har sparats kan du öppna det skapade underhållet och hantera det.

Ett underhållsärende kan inte raderas – det kan endast avbrytas, vilket markeras med statusen Avbrutet.

Berörda bokningar

Använd knappen ”Berörda bokningar” för att se alla bokningar som omfattas av underhållsperioden.

Åtgärdsloggar

Om du har valt att skicka ett meddelande till arrangörerna kan du använda knappen ”Åtgärdsloggar” för att kontrollera statusen för detta meddelande.

Översikt över underhållet

När en resurs är under underhåll visas detta tydligt på GoBright och gränssnitt.

GoBright – Karta

I GoBright – Instrumentpanelen, På kartan visas resursen i grått. När du markerar den visas ett meddelande om att resursen är under underhåll.

Kartvisare

På Kartvisare, visas resursen i grått. När du markerar den visas ett meddelande om att resursen är under underhåll och att underhållsperiodens slutdatum anges.
Skrivbordsområdet visas även i kartvisaren tillsammans med nästa lediga tidslucka:

Rumsvägg

I panelen ”Rum” markeras skärmen med rött och ett underhållsmeddelande visas. Nästa lediga tidsintervall, som visas i grönt, infaller efter underhållstiden.

Tidslinje

När ett rum är under underhåll syns detta även i Tidslinje. Håll muspekaren över rummet för att se mer information om tid och datum för underhållet.