Godkendelse af bookinger i » GoBright «-portalen
Godkendelser af lokalereservationer kan administreres direkte via portalenGoBright . Dette giver organisationer mulighed for at styre, hvilke reservationer der kræver godkendelse, og giver brugere med godkendelsesrettigheder mulighed for at gennemgå, godkende eller afvise reservationsanmodninger.
Se afsnittene nedenfor for at få et detaljeret overblik over godkendelsesprocessen for reservationer – lige fra oprettelsen af en værelsesreservation, der kræver godkendelse, til den ansvarlige persons gennemgang, godkendelse eller afvisning af reservationsanmodningen.
Bruger: Booking af et værelse, der kræver godkendelse
Når en bruger foretager en lokalebooking i portalen, vil de, før de gemmer mødet, se en besked øverst i pop op-vinduet om, at lokalet skal godkendes (gul pausebesked).
Brugeren kan også se de samme oplysninger i Bookinger > Mine bookinger i Go Bright-portalen:
Bemærk: Hvis en bruger har fået tildelt godkendelsesrettigheder til sin rolle og opretter en reservation af et lokale, der kræver godkendelse, bliver reservationsanmodningen automatisk godkendt.
Godkender: Håndtering af anmodninger om godkendelse af bookinger
Brugere, der har fået tildelt godkendelsesrettigheder i forbindelse med deres rolle, modtager en e-mail-besked, når en anmodning om lokalebestilling kræver deres godkendelse.
Godkenderen skal derefter logge ind på portalen GoBright og gå til »Bookinger > Godkendelser« for at se ventende bookinganmodninger.
Herfra kan den ansvarlige godkende eller afvise hver enkelt reservationsanmodning.
Brugermeddelelse vedrørende reservationsanmodninger
Når reservationen er godkendt:
Når bookingen er godkendt, modtager rekvirenten en e-mail med følgende oplysninger:
Når en reservation afvises:
Hvis bookinganmodningen afvises, kan den, der godkender, også angive en grund til afvisningen af bookingen.
Når reservationen er afvist, frigives lokalet til andre reservationer, reservationen fjernes fra ansøgerens »Mine møder«-sektion på Dashboardet, og ansøgeren modtager en e-mail med følgende indhold:
Bruger: Bekræftelses-e-mail vedrørende reservationsanmodning
Når en bruger opretter en reservation på GoBright, bliver mødelokalet reserveret og godkendt i Outlook, mens reservationen markeres som »Skal godkendes« på GoBright. Brugeren modtager derefter en bekræftelses-e-mail fra Outlook-mødelokalekalenderen.
Bemærk venligst: At du modtager denne e-mail betyder ikke, at reservationen er blevet godkendt af den ansvarlige i afsnittet »Godkendelser« på GoBright -portalen.
For værelser, hvor godkendelse af reservationer er aktiveret, kan indholdet af godkendelses-e-mailen i Outlook tilpasses, så det fremgår tydeligt, at reservationen stadig skal godkendes. For eksempel:
Det mødetidspunkt, du har anmodet om, er blevet accepteret af Outlook, men det skal stadig godkendes af den ansvarlige godkendende person i din virksomhed. Vedkommende vil gennemgå din anmodning og underrette dig via e-mail om, hvorvidt den er blevet godkendt eller afvist.
Outlook-parameter for dette er "AddAdditionalResponse"
Se artiklen om kalenderbehandling hos Microsoft
Forsinket behandling af godkendelser
Når der oprettes en reservation, registreres det ønskede tidsrum både i GoBright -portalen og i Outlook-kalenderen. Reservationen vises desuden på rumdisplayet for at undgå dobbeltbookinger.
Hvis reservationen endnu ikke er godkendt, når mødet er ved at begynde, vises teksten »Skal godkendes« ved siden af mødeemnet på rumdisplayet.
Den bruger, der har anmodet om reservationen, kan stadig tjekke ind, selvom reservationen ikke er blevet godkendt, før mødet starter.
Administrer godkendelser i Outlook-pluginet » GoBright «
Denne funktion fungerer på samme måde, hvis du er logget ind via GoBright 'et:
Se artiklen »Konfiguration af godkendelser« for at få et detaljeret overblik over konfigurationen af bookinggodkendelser.
