Godkendelse af booking
Oversigt over godkendelser af bookinger
I denne artikel ser vi på, hvordan bookinggodkendelser fungerer i GoBright , og hvordan det fungerer anderledes med rum, der er integreret i pakker som Office.
Der er to hovedovervejelser:
- Godkendelse håndteres/behandles i GoBright
- Godkendelse håndteres via Office365 Resource Delegates (integreret rum med Office365 nødvendigt)
Afhængigt af den anvendte løsning vil bookinggodkendelser blive anvendt forskelligt, og den styrende software vil blive bestemt.
! Disse 2 konfigurationer bør ikke kombineres, fordi der kan opstå konflikter!
Anmodninger om godkendelse behandles i GoBright :
Først skal du gå til Indstillinger > Mød > Profiler, åbne profilen for det specifikke lokale og indstille Godkendelser til 'Booking skal godkendes'.
Hvis indstillingen "Booking skal godkendes" er valgt, vises der nye muligheder:
Du kan tilføje flere adresser her for at sikre, at brugere med tilladelse til at booke lokaler modtager en e-mailnotifikation om ventende anmodninger. Denne funktion kan bruges uafhængigt uden at aktivere indstillingen Buffertid.
Hvis du vil bruge funktionen "Buffertid", skal du læse artiklen Buffertid for at få mere information.
Brugerrolle
I brugerrollen skal du også give brugerne tilladelse til at kunne godkende anmodninger om lokalebooking. Dette kan gøres i Indstillinger > Brugere > Roller ved at vælge den specifikke rolle og tillade en af følgende tilladelser for alle lokationer eller for specifikke lokationer og rum:
Brugere: Booking af et værelse, der skal godkendes
Når en bruger foretager en lokalebooking i portalen, vil de, før de gemmer mødet, se en besked øverst i pop op-vinduet om, at lokalet skal godkendes (gul pausebesked).
Brugeren kan også se de samme oplysninger i Bookinger > Mine bookinger i Go Bright-portalen:
Godkendelser, mens du bruger GoBright Outlook Plugin:
Denne funktion fungerer på samme måde, hvis du er logget ind via GoBright 'et:
Godkendelser: Behandl anmodninger om godkendelse af bookinger
Brugere med "Approver"-tilladelser i deres rolle vil modtage en e-mail, der informerer dem om en ventende anmodning om værelsesbooking. For eksempel:
Derefter skal de logge ind på portalen og tjekke de ventende anmodninger om godkendelse under menuen Bookinger > Godkendelser, hvor den, der godkender, kan godkende eller afvise bookingerne.
Booking godkendt:
Når bookingen er godkendt, modtager rekvirenten en e-mail med følgende oplysninger:
Booking afvist:
Hvis bookinganmodningen afvises, kan den, der godkender, også angive en grund til afvisningen af bookingen.
Når bookingen er afvist, fjernes den fra ansøgerens "Mine møder"-område på Dashboardet, og ansøgeren modtager en e-mail med følgende indhold:
Godkendelsesmail sendt til brugeren efter oprettelse af en værelsesbooking, som endnu ikke er godkendt:
Når brugeren foretager en booking i GoBright, bliver lokalet booket og accepteret i Outlook, og lokalebookingen bliver markeret som Behov for godkendelse i GoBright. Brugeren modtager derefter en e-mail med accept fra Outlook-rumkalenderen.
At modtage den e-mail betyder ikke, at godkenderen har accepteret bookingen i afsnittet Godkendelser i GoBright .
Indholdet af denne godkendelsesmail kan ændres i Outlook for de rum, hvor godkendelsesanmodningen er aktiveret, f.eks. med følgende tekst:
"Dit ønskede mødetidspunkt er accepteret af Outlook, men det skal også revideres af den, der har godkendt det i din virksomhed. De vil evaluere din anmodning og informere dig via e-mail med beslutningen om, hvorvidt anmodningen er accepteret eller afvist."
Outlook-parameter for dette er "AddAdditionalResponse"
Se artiklen om kalenderbehandling hos Microsoft
Hvis den, der godkender, ikke behandler godkendelsesanmodningen til tiden:
Når bookingen oprettes, noteres tidsrummet for det ønskede møde i GoBright og Outlook-kalenderen. Mødet skal også vises på rumdisplayet for at forhindre dobbeltbookinger. Hvis bookinganmodningen ikke er godkendt endnu, men mødet er ved at starte, vil meddelelsen Behov for godkendelse være synlig på rumdisplayet ved siden af emnet for mødet. Den bruger, der har anmodet om lokalet, kan tjekke ind uden godkendelse, hvis anmodningen ikke blev godkendt, før mødet startede.
Derfor skal brugeren med godkendelsesrollen konstant tjekke listen over afventende godkendelser for at forhindre brug af lokalet, uden at bookinganmodningen er godkendt.
*Denne funktion er ikke tilgængelig i øjeblikket, men e-mailnotifikationer for afventende anmodninger bør sendes efter udgangen af Q3 2024.
Godkendelse håndteres via Office365 Resource Delegates (integreret rum med Office365 nødvendigt)
Ressourcedelegater i Exchange Online er ansvarlige for at acceptere eller afvise mødeanmodninger, der sendes til rumpostkassen. Hvis du tildeler mere end én ressourcedelegat, er det kun én af dem, der skal reagere på en specifik mødeanmodning. Når en ressourcedelegat godkender et møde, bliver mødet synligt i arrangørens kalender og i GoBright . Trin, der skal tages for at opsætte denne mulighed:
- Gå til Exchange Online, og log ind med din administratorkonto.
- Klik på Ressourcer i venstre panel.
- Vælg et rum, som du vil konfigurere til godkendelse.
- Vælg fanen Booking.
- Vælg Administrer indstillinger for delegerede.
- Klik på "Vælg delegerede, der kan acceptere eller afvise bookinganmodninger".
- Søg efter den person, der skal godkende (du kan vælge mere end én person).
- Gem disse indstillinger.
- For mere information om, hvordan dette kan gøres via PowerShell, se artiklen nedenfor.