Godkännande av bokning
Översikt över bokningsgodkännanden
I den här artikeln tittar vi på hur bokningsgodkännanden fungerar i GoBright och hur detta fungerar annorlunda med rum som är integrerade i paket som Office.
Det finns två huvudsakliga överväganden:
- Godkännande hanteras/behandlas i GoBright
- Godkännande hanteras via Office365 Resource Delegates (integrerat rum med Office365 behövs)
Beroende på vilken lösning som används kommer bokningsgodkännanden att tillämpas på olika sätt och den kontrollerande programvaran kommer att bestämmas.
! Dessa 2 konfigurationer bör inte kombineras eftersom det kan uppstå konflikter!
Begäran om godkännande behandlas i GoBright :
Först går du till Inställningar > Möten > Profiler, öppnar profilen för det specifika rummet och ställer in godkännanden till "Bokning behöver godkännas
Om alternativet "Bokning behöver godkännas" har valts visas nya alternativ:
Du kan lägga till flera adresser här och se till att användare med rumsbokningsbehörighet får ett e-postmeddelande om väntande förfrågningar. Den här funktionen kan användas självständigt, utan att aktivera alternativet Buffertid.
Om du vill använda funktionen "Buffertid" kan du läsa artikeln Buffertid för mer information.
Användarroll
I användarrollen måste du också ge användarna behörighet att kunna godkänna rumsbokningsförfrågningar. Detta kan göras i Inställningar > Användare > Roller genom att välja den specifika rollen och tillåta någon av följande behörigheter för alla platser eller för specifika platser och rum:
Användare: Boka ett rum som behöver godkännas
När en användare gör en rumsbokning i portalen, innan mötet sparas, kommer de att se ett meddelande högst upp i popup-fönstret som säger att rummet behöver godkännas (gult pausmeddelande).
Användaren kan också se samma information i Bokningar > Mina bokningar i Go Bright-portalen:
Approvals när du använder GoBright Outlook Plugin:
Den här funktionen fungerar på samma sätt om du är inloggad via GoBright :
Godkännande: Behandla begäran om godkännande av bokning
Användare med behörigheten "Approver" i sin roll kommer att få ett e-postmeddelande som informerar dem om en pågående rumsbokningsförfrågan. Ett exempel:
Därefter måste de logga in på portalen och kontrollera de pågående förfrågningarna om godkännande under menyn Bokningar > Godkännanden där godkännaren kan godkänna eller avvisa bokningarna.
Bokningen godkänd:
När bokningen är godkänd får beställaren ett e-postmeddelande med följande information:
Bokningen avböjdes:
Om bokningsbegäran avvisas kan godkännaren också ange en orsak till att bokningen avvisas.
När bokningen avvisas tas den bort från beställarens "Mina möten"-område i instrumentpanelen och beställaren får ett e-postmeddelande med följande innehåll:
Godkännandemeddelande som skickas till användaren efter att ha skapat en rumsbokning som ännu inte har godkänts:
När användaren gör en bokning i GoBright bokas och accepteras rummet i Outlook, och rumsbokningen markeras som Behöver godkännas i GoBright. Användaren får sedan ett e-postmeddelande om godkännande från rumskalendern i Outlook.
Att få det e-postmeddelandet betyder inte att godkännaren har godkänt bokningen i avsnittet Godkännanden i GoBright .
Innehållet i detta godkännande-e-postmeddelande kan ändras i Outlook för de rum där begäran om godkännande har aktiverats, till exempel med följande text:
"Din begärda mötestid är accepterad av Outlook, men den måste också granskas av godkännaren i ditt företag. De kommer att utvärdera din begäran och informera dig via e-post med beslutet om begäran accepteras eller avvisas."
Outlook-parametern för detta är "AddAdditionalResponse"
Kontrollera artikeln Kalenderbearbetning av Microsoft
Om godkännaren inte behandlar begäran om godkännande i tid:
När bokningen skapas noteras tidsluckan för det begärda mötet i GoBright och Outlook-kalendern. Mötet måste också visas på rumsdisplayen för att förhindra dubbelbokningar. Om bokningsförfrågan inte har godkänts ännu, men mötet är på väg att starta, kommer meddelandet Behov av godkännande att synas på rumsdisplayen bredvid ämnet för mötet. Användaren som begärde rummet kan checka in utan godkännande, om begäran inte godkändes innan mötet startade.
Användaren med godkännarroll får ett e-postmeddelande om väntande begäran och måste kontrollera listan över väntande godkännanden i GoBright för att godkänna rumsbokningsbegäran.
Godkännande hanteras via Office365 Resource Delegates (integrerat rum med Office365 behövs)
Resursdelegater i Exchange Online ansvarar för att acceptera eller avböja mötesförfrågningar som skickas till rumsbrevlådan. Om du tilldelar mer än en resursdelegat behöver bara en av dem agera på en specifik mötesbegäran. När resursdelegaten godkänner ett möte blir mötet synligt i arrangörens kalender och i GoBright . Steg som måste tas för att konfigurera det här alternativet:
- Gå till Exchange Online och logga in med ditt administratörskonto.
- Klicka på Resources i den vänstra panelen.
- Välj ett rum som du vill konfigurera för godkännande.
- Välj fliken Bokning.
- Välj Hantera inställningar för delegat.
- Klicka på "Välj delegater som kan acceptera eller avvisa bokningsförfrågningar".
- Sök efter den person som ska godkänna (du kan välja mer än en person).
- Spara dessa inställningar.
- För mer information om hur detta kan göras via PowerShell, se artikeln nedan