Godkännande av bokningar i portalen ” GoBright ”
Godkännanden av rumsbokningar kan hanteras direkt via portalenGoBright . Detta gör det möjligt för organisationer att styra vilka bokningar som kräver godkännande och ger användare med behörigheten ”Godkännare” möjlighet att granska, godkänna eller avslå bokningsförfrågningar.
I avsnitten nedan hittar du en detaljerad översikt över processen för godkännande av bokningar, från att skapa en rumsbokning som kräver godkännande till att den som ska godkänna granskar, godkänner eller avslår bokningsförfrågan.
Användare: Boka ett rum som kräver godkännande
När en användare gör en rumsbokning i portalen, innan mötet sparas, kommer de att se ett meddelande högst upp i popup-fönstret som säger att rummet behöver godkännas (gult pausmeddelande).
Användaren kan också se samma information i Bokningar > Mina bokningar i Go Bright-portalen:
Obs! Om en användare har behörigheten ”Godkännare” tilldelad sin roll och skapar en bokning av ett rum som kräver godkännande, godkänns bokningsförfrågan automatiskt.
Godkännare: Hantera begäranden om bokningsgodkännande
Användare vars roll har behörigheten ”Godkännare” tilldelad kommer att få ett e-postmeddelande när en bokningsförfrågan för ett rum kräver deras godkännande.
Godkännaren måste sedan logga in på portalen GoBright och gå till Bokningar > Godkännanden för att se väntande bokningsförfrågningar.
Därifrån kan den som har godkännanderätt godkänna eller avslå varje bokningsförfrågan.
Användarmeddelande om bokningsförfrågningar
När bokningen har godkänts:
När bokningen är godkänd får beställaren ett e-postmeddelande med följande information:
När bokningen avslås:
Om bokningsbegäran avvisas kan godkännaren också ange en orsak till att bokningen avvisas.
När bokningen har avvisats frigörs lokalen för andra bokningar, bokningen tas bort från avsändarens avsnitt ”Mina möten” på instrumentpanelen och avsändaren får ett e-postmeddelande med följande innehåll:
Användare: Bekräftelsemejl för bokningsförfrågan
När en användare skapar en bokning på GoBright, bokas och godkänns rummet i Outlook, medan bokningen markeras som ”Behöver godkännas” på GoBright. Användaren får sedan ett bekräftelsemejl från Outlooks rumskalender.
Observera: Att du får detta e-postmeddelande innebär inte att bokningen har godkänts av den behöriga personen i avsnittet ”Godkännanden” på portalen GoBright .
För rum där bokningsgodkännanden är aktiverade kan innehållet i bekräftelsemejlet i Outlook anpassas för att tydliggöra att bokningen fortfarande måste godkännas. Till exempel:
Det mötesförslag du har begärt har godkänts av Outlook, men måste fortfarande godkännas av den ansvarige godkännaren på ditt företag. Denna person kommer att granska din begäran och meddela dig via e-post om den har godkänts eller avslagits.
Outlook-parametern för detta är "AddAdditionalResponse"
Kontrollera artikeln Kalenderbearbetning av Microsoft
Försenad handläggning av godkännanden
När en bokning skapas registreras det begärda tidsfönstret både i GoBright -portalen och i Outlook-kalendern. Bokningen visas även på rumsdisplayen för att förhindra dubbelbokningar.
Om bokningen ännu inte har godkänts när mötet är på väg att börja visas ”Väntar på godkännande ” bredvid mötets ämne på rumsdisplayen.
Den användare som har gjort bokningen kan fortfarande checka in även om bokningen inte har godkänts innan mötet börjar.
Hantera godkännanden i Outlook-tillägget ” GoBright ”
Den här funktionen fungerar på samma sätt om du är inloggad via GoBright :
Läs artikeln ”Konfigurera godkännanden” för en detaljerad översikt över hur man konfigurerar godkännanden av bokningar.
