Bestillingsgodkjenninger
Oversikt over bestillingsgodkjenninger
I denne artikkelen tar vi for oss hvordan bestillingsgodkjenninger fungerer innenfor GoBright portal og hvordan dette fungerer annerledes med rom integrert i pakker som Office.
Det er to hovedhensyn:
- Godkjenning behandlet/behandlet i GoBright Portal
- Godkjenning håndteres via Office365 Resource Delegates (integrert rom med Office365 nødvendig)
Avhengig av løsningen som er implementert, vil bestillingsgodkjenninger bli brukt på en annen måte, og den kontrollerende programvaren vil bli bestemt.
! Disse to konfigurasjonene bør ikke kombineres fordi det kan være konflikter!
Godkjenningsforespørsler behandlet i GoBright Portal:
Først går du til Innstillinger > Møt > Profiler, åpner profilen til det spesifikke rommet og setter godkjenningene til " Booking trenger godkjenning "
Hvis alternativet "Bestilling trenger godkjenning" er valgt, vil nye alternativer vises:
Du kan legge til flere adresser her, for å sikre at brukere med rombestillingstillatelser mottar et e-postvarsel for ventende forespørsler. Denne funksjonen kan brukes uavhengig, uten å aktivere alternativet Buffertid.
Hvis du vil bruke funksjonen «Buffertid», kan du lese artikkelen Buffertid for mer informasjon.
Brukerrolle
I brukerrollen må du også gi tillatelse til brukerne for å kunne godkjenne rombestillingsforespørslene. Dette kan gjøres i Innstillinger > Brukere > Roller, ved å velge den spesifikke rollen og tillate en av følgende tillatelser for alle lokasjoner eller for bestemte steder og rom:
Brukere: Bestilling av et rom som trenger godkjenning
Når en bruker foretar en rombestilling i portalen, vil de før de lagrer møtet se en melding øverst i popup-vinduet som sier at rommet trenger godkjenning (gul pausemelding).
Brukeren kan også se den samme informasjonen i Bestillinger > Mine bestillinger i Go Bright-portalen:
Godkjenninger mens du bruker GoBright Outlook-plugin:
Denne funksjonen fungerer på samme måte hvis du er logget inn via GoBright plugin:
Godkjennere: Behandle forespørsler om bestillingsgodkjenning
Brukere med «Godkjenner»-tillatelser i rollen deres vil motta et e-postvarsel som informerer dem om en ventende rombestillingsforespørsel. For eksempel:
Deretter må de logge inn på portalen og sjekke de ventende forespørslene om godkjenning under Bestillinger > Godkjenninger-menyen der godkjenneren vil kunne godkjenne eller avvise bestillingene.
Bestilling godkjent:
Når bestillingen er godkjent, vil rekvirenten motta en e-post med følgende informasjon:
Bestilling avvist:
I tilfelle bestillingsforespørselen avvises, kan godkjenneren også gi en begrunnelse for avvisningen av bestillingen.
Når bestillingen er avvist, vil den bli fjernet fra forespørselens "Mine møter"-område i dashbordet, og forespørselen vil motta en e-post med følgende innhold:
Godkjennelses-e-post sendt til brukeren etter å ha opprettet en rombestilling som ikke er godkjent ennå:
Når brukeren foretar en bestilling i GoBright , rommet er booket og akseptert i Outlook, og rombestillingen er merket som Trenger godkjenning i GoBright . Brukeren mottar deretter en aksept-e-post fra Outlook-romkalenderen.
Å motta den e-posten betyr ikke at godkjenneren godtok bestillingen i Godkjenningsdelen av GoBright portal.
Innholdet i denne aksepte-e-posten kan endres i Outlook for rommene med aktivert godkjenningsforespørsel, for eksempel med følgende tekst:
"Din forespurte møteplass er akseptert av Outlook, men dette må også revideres av godkjenneren i bedriften din. De vil evaluere forespørselen din og informere deg på e-post med avgjørelsen om forespørselen blir akseptert eller avslått."
Outlook-parameteren for dette er "AddAdditionalResponse"
Sjekk artikkelen om kalenderbehandling til Microsoft
I tilfelle godkjenneren ikke behandler godkjenningsforespørselen i tide:
Når bestillingen er opprettet, noteres tidspunktet for det forespurte møtet i GoBright portalen og Outlook-kalenderen. Møtet må også vises på romskjermen for å forhindre dobbeltbestillinger. I tilfelle bestillingsforespørselen ikke er godkjent ennå, men møtet er i ferd med å starte, vil meldingen Trenger godkjenning være synlig på romdisplayet ved siden av emnet for møtet. Brukeren som har bedt om rommet kan sjekke inn uten godkjenning dersom forespørselen ikke ble godkjent før møtet startet.
Brukeren med godkjennerrollen vil motta en e-post om ventende forespørsel og må sjekke listen over ventende godkjenninger i GoBright portalen for å godkjenne rombestillingsforespørselen.
Godkjenning håndteres via Office365 Resource Delegates (integrert rom med Office365 nødvendig)
Ressursdelegater i Exchange Online er ansvarlige for å godta eller avslå møteforespørsler som sendes til rommets postkasse. Hvis du tildeler mer enn én ressursdelegat, må bare én av dem handle på en spesifikk møteforespørsel. Når ressursdelegat godkjenner et møte, vil møtet bli synlig i arrangørkalenderen og GoBright portal. Trinn som skal tas for å konfigurere dette alternativet:
- Gå til Exchange Online og logg på med administratorkontoen din.
- Klikk på Ressurser på venstre panel.
- Velg et rom som du vil konfigureres for godkjenning.
- Velg kategorien Booking.
- Velg Administrer delegatinnstillinger.
- Klikk på "Velg delegater som kan godta eller avslå bestillingsforespørsler".
- Søk etter personen som skal godkjenne (du kan velge mer enn én person).
- Lagre disse innstillingene.
- For mer informasjon om hvordan dette kan gjøres via PowerShell, sjekk artikkelen nedenfor