Godkjenninger av bestillinger i GoBright portalen
Godkjenninger av rombestillinger kan administreres direkte fra GoBright portalen . Dette lar organisasjoner kontrollere hvilke bestillinger som krever godkjenning, og lar brukere med godkjennertillatelser gjennomgå, godkjenne eller avvise bestillingsforespørsler.
Se avsnittene nedenfor for en detaljert oversikt over godkjenningsprosessen for bestillinger, fra å opprette en rombestilling som krever godkjenning til godkjenneren som gjennomgår, godkjenner eller avviser bestillingsforespørselen.
Bruker: Bestilling av rom som krever godkjenning
Når en bruker foretar en rombestilling i portalen, vil de før de lagrer møtet se en melding øverst i popup-vinduet som sier at rommet trenger godkjenning (gul pausemelding).
Brukeren kan også se den samme informasjonen i Bestillinger > Mine bestillinger i Go Bright-portalen:
Merk: Hvis en bruker har godkjennertillatelser tildelt rollen sin og oppretter en bestilling for et rom som krever godkjenning, blir bestillingsforespørselen automatisk godkjent .
Godkjenner: Administrere forespørsler om godkjenning av bestillinger
Brukere med godkjennertillatelser tildelt rollen sin vil motta et e-postvarsel når en forespørsel om rombestilling krever deres godkjenning.
Godkjenneren må deretter logge inn på GoBright Portalen og naviger til Bestillinger > Godkjenninger for å se ventende bestillingsforespørsler.
Derfra kan godkjenneren godkjenne eller avvise hver bestillingsforespørsel.
Brukervarsling for bestillingsforespørsler
Når bestillingen er godkjent:
Når bestillingen er godkjent, vil rekvirenten motta en e-post med følgende informasjon:
Når bestillingen blir avvist:
I tilfelle bestillingsforespørselen avvises, kan godkjenneren også gi en begrunnelse for avvisningen av bestillingen.
Når rommet er avvist, vil det bli frigitt for andre bestillinger, bestillingen vil bli fjernet fra forespørrerens «Mine møter»-område på dashbordet, og forespørrer vil motta en e-post med følgende innhold:
Bruker: Bekreftelses-e-post for bestillingsforespørsel
Når en bruker oppretter en bestilling i GoBright , rommet er booket og godkjent i Outlook, mens bestillingen er merket som Trenger godkjenning i GoBright Brukeren mottar deretter en e-post med bekreftelse fra Outlook-romkalenderen.
Merk: Mottak av denne e-posten betyr ikke at bestillingen er godkjent av godkjenneren i Godkjenninger- delen av GoBright Portal.
For rom med aktivert bestillingsgodkjenning, kan innholdet i Outlook-bekreftelses-e-posten tilpasses for å tydeliggjøre at bestillingen fortsatt krever godkjenning. For eksempel:
Det forespurte møtetidspunktet ditt er godkjent av Outlook, men det krever fortsatt godkjenning fra bedriftens utpekte godkjenner. De vil gjennomgå forespørselen din og informere deg via e-post om den er godkjent eller avvist.
Outlook-parameteren for dette er "AddAdditionalResponse"
Sjekk artikkelen om kalenderbehandling til Microsoft
Forsinket godkjenningsbehandling
Når en bestilling opprettes, registreres det forespurte tidsrommet i både GoBright portalen og Outlook-kalenderen . Bestillingen vises også på romvisningen for å forhindre dobbeltbestillinger.
Hvis bestillingen ikke er godkjent når møtet skal starte, vises Trenger godkjenning ved siden av møteemnet i romvisningen.
Brukeren som ba om bestillingen kan fortsatt sjekke inn selv om bestillingen ikke er godkjent før møtet starter.
Administrer godkjenninger i GoBright Outlook-plugin
Denne funksjonen fungerer på samme måte hvis du er logget inn via GoBright plugin:
Se artikkelen Konfigurere godkjenninger for en detaljert oversikt over konfigurasjonen av bestillingsgodkjenning.
