Sådan forhåndsregistrerer du en besøgende

Når du reserverer et værelse, kan du straks tilføje en forhåndstilmelding ved at klikke på knappen»Tilføj «. Udfyld de obligatoriske felter.

Som standard vil forhåndsregistreringen bede dig om at vælge:

1. Placering

2. Konfigurationsnavn for besøgsregistrering

3. Besøgertype

Værtsnavnet, sproget og datoen udfyldes automatisk, men alle felter kan ændres, hvis det er nødvendigt.

I den højre del af forhåndsregistreringsformularen skal du udfylde de felter, der er tildelt denne besøgertype. Som standard kræver din forhåndsregistrering mindst et navn og en e-mailadresse.

Tryk på knappen »Tilføj« for at gemme forhåndsregistreringen. Du kan også tilføje flere personer, inden du vender tilbage til din værelsesreservation.

Når du gemmer din værelsesreservation, behandles forhåndstilmeldingen, og den besøgende modtager en invitation via e-mail.

Gå til »Besøg« > »Mine besøgende« eller »Alle besøgende« øverst på dit kontrolpanel. Herfra kan du oprette en forhåndstilmelding.

• Kære besøgende: Klik på den grønne knap»Tilføj forhåndstilmelding« for at oprette en ny forhåndstilmelding.

• Alle besøgende: Klik på den grønne pileknap for at se mulighederne for at tilføje både en forhåndstilmelding og en besøgende.

Du skal vælge en placering og derefter konfigurationen af din besøgsregistrering. Til sidst skal du vælge en type for din besøgende. Værtsnavnet og datoen udfyldes automatisk. Alle felter kan dog ændres, hvis det er nødvendigt. Til sidst kan du indtaste en start- og sluttid for den besøgende.

I den højre del af besøgsformularen skal du indtaste de felter, der er tildelt denne besøgstype. Som standard kræves der som minimum et navn og en e-mailadresse på personen.

Detaljer

Vælg stedet og vælg værten. Her vil der automatisk blive angivet den bruger, der opretter forhåndstilmeldingen, men det kan ændres til en anden vært (hvis du har de nødvendige rettigheder). Det sprog, der vælges her, vil bestemme sproget i e-mailen med forhåndstilmeldingen.

Dato

En besøgende kan registreres for en enkelt dag eller flere dage i løbet af en bestemt periode. Ved at vælge Flere dage kan man vælge en start- og slutdato. Denne mulighed er nyttig for besøgende, der har flere aftaler, da de vil modtage en enkelt e-mail, som kan bruges i hele perioden.

Tilføjelse af flere personer

Ved at tilføje flere personer vil alle besøgende modtage den samme information via e-mail. Det er nyttigt, hvis en gruppe eller et bestemt udvalg af besøgende skal tilføjes på samme tid.

Når du har konfigureret forhåndstilmeldingen, skal du fortsætte med bookingen for at sende e-mails om forhåndstilmeldingen.

Du kan bruge mobilappen » GoBright « til at forhåndsregistrere dine besøgende, inden de ankommer.

Åbn mobilappen » GoBright «, og tryk på menu ikonet i øverste højre hjørne. Vælg »Mine besøgende« i menuen.

Du får vist en oversigt over alle dine besøgende for den valgte dato.

Vælg »Tilføj forhåndstilmelding« for at oprette en ny forhåndstilmelding.

Vælg den relevante konfiguration og besøgertype. Udfyld de nødvendige oplysninger om den besøgende. Tryk på »Gem« for at afslutte forhåndsregistreringen.

Du kan også redigere din forhåndstilmelding via mobilappen. Vælg den pågældende forhåndstilmelding i oversigten »Mine besøgende« og fortsæt med at redigere den.

I Outlook fungerer forhåndsregistreringen på samme måde som på portalen, men du kan kun bruge den, når der oprettes en ny lokalereservation. Vælg et lokale, og tryk på knappen til forhåndsregistrering . For at tilføje en ny forhåndsregistrering skal du trykke påknappen »Tilføj «.

Udfyld alle nødvendige oplysninger, og tryk på den blå tilføj-knap for at gemme forhåndstilmeldingen.

For at ændre eller slette registreringen skal du trykke på henholdsvis den blå blyant eller skraldespandsknappen .

Når du har konfigureret forhåndstilmeldingen, skal du fortsætte med bookingen for at sende e-mails om forhåndstilmeldingen.