Så här lägger du till en besökare eller förregistrerar en besökare

Den här artikeln guidar dig genom förhandsregistreringen av en besökare, oavsett om de är kopplade till ett möte eller om du bara vill skicka en inbjudan utan att boka ett rum, samt hur du manuellt registrerar en besökare som redan har anlänt till din byggnad.

Så här föranmäler du en besökare via en rumsbokning

När du bokar ett rum kan du omedelbart lägga till en förhandsregistrering genom att klicka på knappen "Lägg till". Fyll i de obligatoriska fälten.

Som standard kommer förhandsregistreringen att be dig välja:

Plats
Konfigurationsnamn för besökarregistrering
Besökartyp

Värdnamn, språk och datum fylls i automatiskt, men alla fält kan ändras vid behov.

I den högra delen av föranmälningsformuläret måste du ange de fält som är tilldelade den här besökartypen. Som standard kräver din förhandsregistrering åtminstone ett namn och en e-postadress.

Tryck på knappen "Lägg till" för att spara förhandsregistreringen. Du kan också lägga till fler personer innan du går tillbaka till din rumsbokning.

När du sparar din rumsbokning behandlas förhandsregistreringen och besökaren får en inbjudan via e-post.

Du kan också skapa förhandsregistreringar med hjälp av GoBright -plugin eller Outlook-tillägget.

Hur man (för)registrerar en besökare via mina eller alla besökare

Gå till Besök > Mina besökare eller Alla besökare högst upp på instrumentpanelen. Härifrån kan du lägga till en förhandsregistrering.

Mina besökare: Klicka på den gröna knappen”Lägg till förhandsregistrering” för att skapa en ny förhandsregistrering.
Alla besökare: Klicka på den gröna pilknappen för att se alternativen för att lägga till både en förhandsregistrering och en besökare.

Du måste välja en plats och sedan konfigurationen för din besökarregistrering. Slutligen måste du välja en typ för din besökare. Värdnamnet och datumet fylls i automatiskt. Alla fält kan dock ändras vid behov. Slutligen kan du ange en starttid och sluttid för besökaren.

I den högra delen av besöksformuläret måste du ange de fält som är kopplade till den här besökstypen. Som standard krävs åtminstone ett namn och en e-postadress för den person som ska anges.

Allmänt

Välj plats och välj värd. Detta kommer att ställas in på den användare som lägger till förregistreringen men kan ändras till en annan värd (när du har lämpliga behörigheter). Språket som kan ställas in kommer att definiera språket i e-postmeddelandet om förregistrering.

Datum

En besökare kan registreras för en dag eller flera dagar under en viss tidsperiod. Genom att välja Flera dagar kan ett start- och slutdatum väljas. Det här alternativet är användbart för besökare som har flera möten eftersom de får ett enda e-postmeddelande som kan användas under hela perioden.

Lägga till flera personer

Genom att lägga till fler personer kommer alla besökare att få samma information via e-post. Detta är användbart om en grupp eller ett visst urval av besökare behöver läggas till samtidigt.

När du har konfigurerat förhandsregistreringen fortsätter du bokningen för att skicka ut e-postmeddelandena om förhandsregistrering.

Så här lägger du till en förregistrering med Outlook

I outlook fungerar förhandsregistreringen på samma sätt som portalen, men du kan bara använda den när en ny rumsbokning skapas. Välj ett rum och tryck på förregistreringsknappen . För att lägga till en ny förregistrering trycker du på knappen Lägg till.