Så här förhandsregistrerar du en besökare

När du bokar ett rum kan du direkt lägga till en förhandsregistrering genom att klicka på knappen”Lägg till ”. Fyll i de obligatoriska fälten.

Som standard kommer du vid förregistreringen att ombes att välja:

1. Plats

2. Konfigurationsnamn för besökarregistreringen

3. Besökartyp

Värdnamn, språk och datum fylls i automatiskt, men alla fält kan ändras vid behov.

I den högra delen av förhandsregistreringsformuläret måste du fylla i de fält som är tilldelade denna besökartyp. Som standard kräver din förhandsregistrering åtminstone ett namn och en e-postadress.

Klicka på knappen ”Lägg till” för att spara förhandsregistreringen. Du kan också lägga till fler personer innan du går tillbaka till din rumsbokning.

När du sparar din rumsbokning genomförs förhandsregistreringen och besökaren får en inbjudan via e-post.

Gå till ”Besök” > ”Mina besökare” eller ”Alla besökare” högst upp på din instrumentpanel. Härifrån kan du lägga till en förhandsregistrering.

• Mina besökare: Klicka på den gröna knappen”Lägg till förhandsregistrering” för att skapa en ny förhandsregistrering.

• Alla besökare: Klicka på den gröna pilknappen för att se alternativen för att lägga till både en förhandsanmälan och en besökare.

Du måste välja en plats och sedan konfigurationen för din besökarregistrering. Slutligen måste du välja en typ för din besökare. Värdnamnet och datumet fylls i automatiskt. Alla fält kan dock ändras vid behov. Slutligen kan du ange en starttid och sluttid för besökaren.

I den högra delen av besöksformuläret måste du ange de fält som är kopplade till den här besökstypen. Som standard krävs åtminstone ett namn och en e-postadress för den person som ska anges.

Detaljer

Välj plats och ange värd. Denna inställning kommer automatiskt att ställas in på den användare som lägger till förhandsregistreringen, men kan ändras till en annan värd (om du har behörighet att göra det). Det språk som väljs kommer att avgöra vilket språk som används i e-postmeddelandet om förhandsregistreringen.

Datum

En besökare kan registreras för en dag eller flera dagar under en viss tidsperiod. Genom att välja Flera dagar kan ett start- och slutdatum väljas. Det här alternativet är användbart för besökare som har flera möten eftersom de får ett enda e-postmeddelande som kan användas under hela perioden.

Lägga till flera personer

Genom att lägga till fler personer kommer alla besökare att få samma information via e-post. Detta är användbart om en grupp eller ett visst urval av besökare behöver läggas till samtidigt.

När du har konfigurerat förhandsregistreringen fortsätter du med bokningen för att skicka ut e-postmeddelandena om förhandsregistrering.

Du kan använda mobilappen ” GoBright ” för att förregistrera dina besökare innan de anländer.

Öppna mobilappen ” GoBright ” och tryck på meny ikonen i det övre högra hörnet. Välj ”Mina besökare” i menyn.

Du kommer att se en översikt över alla dina besökare för det valda datumet.

Välj ”Lägg till förhandsregistrering” för att skapa en ny förhandsregistrering.

Välj lämplig konfiguration och besökartyp. Fyll i den begärda besökarinformationen. Tryck på Spara för att slutföra förregistreringen.

Du kan också redigera din förhandsanmälan via mobilappen. Välj den specifika förhandsanmälan i översikten ”Mina besökare” och fortsätt att redigera den.

I Outlook fungerar förhandsregistreringen på samma sätt som i portalen, men du kan endast använda den när en ny rumsbokning skapas. Välj ett rum och klicka på knappen för förhandsregistrering . För att lägga till en ny förhandsregistrering klickar du påknappen ”Lägg till ”.

Fyll i alla uppgifter som krävs och tryck på den blå tilläggsknappen för att spara förhandsregistreringen.

För att ändra eller ta bort registreringen, tryck på den blå pennan respektive papperskorgen .

När du har konfigurerat förhandsregistreringen fortsätter du med bokningen för att skicka ut e-postmeddelandena om förhandsregistrering.