Hvordan legge til en besøkende eller forhåndsregistrere en besøkende

Denne artikkelen veileder deg gjennom forhåndsregistrering av en besøkende , enten de er knyttet til et møte eller du bare vil sende en invitasjon uten å bestille et rom, samt manuell påmelding av en besøkende som allerede har ankommet bygningen din.

Hvordan forhåndsregistrere en besøkende via en rombestilling

Når du bestiller et rom, kan du legge til en forhåndsregistrering umiddelbart ved å klikke på « Legg til» -knappen. Fyll ut de obligatoriske feltene.

Som standard vil forhåndsregistreringen be deg om å velge:

Sted
Konfigurasjonsnavn for besøksregistreringen
Besøkstype

Vertsnavn , språk og dato fylles ut automatisk, men alle feltene kan endres om nødvendig.

Til høyre i forhåndsregistreringsskjemaet må du skrive inn feltene som er tilordnet denne besøkstypen. Som standard krever forhåndsregistreringen minst et navn og e-postadresse.

Trykk på «Legg til»-knappen for å lagre forhåndsregistreringen. Du kan også legge til flere personer før du går tilbake til rombestillingen.

Når du lagrer rombestillingen din, blir forhåndsregistreringen behandlet , og den besøkende vil motta en e-postinvitasjon .

Du kan også opprette forhåndsregistreringer ved hjelp av GoBright Teams-pluginen eller Outlook-tillegget .

Hvordan (forhånds)registrere en besøkende via min eller alle besøkende

Øverst på dashbordet ditt går du til Besøk > Mine besøkende eller Alle besøkende . Herfra kan du legge til en forhåndsregistrering.

Mine besøkende: Klikk på den grønne knappen « Legg til forhåndsregistrering» for å opprette en ny forhåndsregistrering.
Alle besøkende: Klikk på den grønne pilknappen for å se alternativene for å legge til både en forhåndsregistrering og en besøkende .

Du må velge en lokasjon og deretter konfigurasjonen av besøksregistreringen din. Til slutt må du velge en type for den besøkende. Vertsnavnet og datoen fylles ut automatisk. Alle feltene kan imidlertid endres om nødvendig. Til slutt kan du angi starttidspunkt og sluttidspunkt for den besøkende.

Til høyre i besøksskjemaet må du skrive inn feltene som er tilordnet denne besøkstypen. Som standard er dataene til personen som kreves minst et navn og e-postadresse.

General

Velg plasseringen og velg verten. Dette vil bli satt til brukeren som legger til forhåndsregistreringen, men kan endres til en annen vert ( når du har de nødvendige tillatelsene ). Språket som kan angis vil definere språket for forhåndsregistrerings-e-posten.

Dato

En besøkende kan registreres for en enkelt dag eller flere dager i løpet av en viss tidsperiode. Ved å velge Flere dager kan en start- og sluttdato velges. Dette alternativet er nyttig for besøkende som har flere avtaler, da de vil motta en enkelt e-post som kan brukes i hele perioden.

Legger til flere personer

Ved å legge til flere personer vil alle besøkende motta samme informasjon på e-post. Dette er nyttig hvis en gruppe eller et bestemt utvalg av besøkende må legges til samtidig.

Etter å ha konfigurert forhåndsregistreringen, fortsett bestillingen for å sende ut forhåndsregistrerings-e-postene.

Hvordan legge til en forhåndsregistrering ved hjelp av Outlook

I outlook fungerer forhåndsregistrering på samme måte som portalen, men du vil kun kunne bruke den når en ny rombestilling er opprettet. Velg et rom og trykk på forhåndsregistreringsknappen . For å legge til en ny forhåndsregistrering, trykk på legg til -knappen.