Integration af Microsoft Exchange 2010-2019

Følgende konfiguration af Exchange 2010-2019 er nødvendig for at lade GoBright kommunikere med kalenderne i Exchange.

1. Forudsætninger

• Den mindst krævede Exchange Server-version:
  • Exchange Server 2010 version 14.3.468.0(Rollup 29 SP3 - 9. juli 2019)
  • Exchange Server 2013
  • Exchange Server 2016
  • Exchange Server 2019
• Administratoradgang til Exchange-miljøet
• Adgang til Exchange Management Shell
• De EWS skal være eksternt tilgængelige, hvilket sandsynligvis er tilfældet, hvis webmailen (OWA) er eksternt tilgængelig.
• Exchange-serveren skal kunne sende push-notifikationer (web-hooks, simple HTTPS-opkald) til https://*.brightbooking.eu & https://*gobright.com & https://*gobright.cloud (port 443).

Konfigurationsmanualen gennemgår følgende trin:

• Start de Exchange Management Shell
• Opret en servicekonto i Exchange
• Opret rumkalendere i Exchange
• Giv servicekontoen adgang til rummets postkasser
• Opret en 'rumliste' i Exchange
• Konfigurer brugernes standardadgang til rummets postkasser
• Konfigurer rumpostkassernes opførsel
• Find EWS-adressen

2. Start de Exchange Management Shell

Den nemmeste måde at udføre de forskellige konfigurationskommandoer på er ved at oprette forbindelse til Exchange Management Shell.

Log ind på din Exchange-server, start Exchange Management Shell via startmenuen:

• Start > Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016/2019 > Exchange Management Shell

3. Opret en servicekonto i Exchange

3.1 Oprettelse af servicekonto:

GoBright har brug for en servicekonto for at få adgang til kalenderne og for at kunne synkronisere rummenes kalendere.

Udfør følgende kommandoer via Exchange Management Shell.

Udfør nu følgende kommando for at oprette servicekontoen, og skift UserPrincipalName til dit eget navn/domæne og YourPasswordHere til den adgangskode, du vil bruge til servicekontoen:

New-Mailbox -UserPrincipalName [email protected] -Alias 'GoBright' -Name GoBright-Password (ConvertTo-SecureString -String YourPasswordHere -AsPlainText -Force) -FirstName 'GoBright' -DisplayName 'GoBright' -ResetPasswordOnNextLogon $false

Hvis det er nødvendigt, kan du indstille en specifik 'Exchange Database' via parameteren -Database og indstille den organisatoriske enhed via parameteren -OrganizationalUnit. Kommandoeksemplet ovenfor forudsætter standard Exchange-database og -organisationsenhed.

Tjek nu, om servicekontoen er oprettet korrekt, ved at udføre følgende kommando. Resultatet af kommandoen bør vise postkassen for den nyoprettede servicekonto. Hvis der ikke vises nogen postkasse, bør du sandsynligvis knytte en licens til postkassen i Office Admin Center. Udfør følgende kommando, og erstat Identity-parameteren med servicekontoens e-mailadresse:

Get-Mailbox -Identity [email protected]

Bemærk: Sørg for at konfigurere servicekontoen på en sådan måde, at dens legitimationsoplysninger ikke udløber!

3.2 Efterligning:

Impersonation skal konfigureres på grund af kvotakonfigurationer i Exchange. Der er to niveauer for konfiguration af dette, læs venligst de to muligheder nedenfor.

For mere information om, hvorfor impersonation bruges, henvises til følgende MSDN-artikel.

New-ManagementScope -Name "GoBrightResourceMailboxes" -RecipientRestrictionFilter { RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox" -or RecipientTypeDetails -eq "EquipmentMailbox" }

New-ManagementRoleAssignment –Name "ResourceImpersonation" –Role ApplicationImpersonation –User [email protected] –CustomRecipientWriteScope "GoBrightResourceMailboxes"

Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee [email protected] -Role ApplicationImpersonation -RoleAssigneeType user

New-ManagementRoleAssignment –Name:GoBrightImpersonation –Role:ApplicationImpersonation –User:[email protected]

Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee [email protected] -Role ApplicationImpersonation -RoleAssigneeType user

3.3 Afslut oprettelsen af servicekontoen:

Servicekontoen er nu oprettet:

• Som en konto med en postkasse
• Med en adgangskode, der ikke udløber (tjek venligst dette, det er en manuel handling, sandsynligvis i ActiveDirectory)
• Med rettigheder til at udgive sig for at være en anden

Skriv venligst følgende ned, da du skal bruge dem senere i GoBright :

• Servicekontoens loginoplysninger (e-mailadresse og adgangskode)

4. Opret rumkalendere i Exchange

Med nedenstående trin kan du oprette rum i dit Exchange-miljø. Dette vil udgive rummene i Exchange og give en kalender i for hvert rum.

Hvis du allerede har lokalekalendere i dit Exchange-miljø, kan du fortsætte med næste trin, men sørg for at have lokalernes e-mailadresser, for dem skal du bruge senere.

Udfør følgende kommandoer via Exchange Management Shell.

Udfør følgende kommando, ændr UserPrincipalName til den ønskede e-mailadresse for rummet, og angiv et korrekt Name, DisplayName og for dette rum:

New-Mailbox -Room -UserPrincipalName [email protected] -Name Room1 -DisplayName 'Room 1'

Hvis det er nødvendigt, kan du indstille en specifik 'Exchange Database' via parameteren -Database og indstille den organisatoriske enhed via parameteren -OrganizationalUnit. Kommandoeksemplet ovenfor forudsætter standard Exchange-database og -organisationsenhed.

Udfør denne kommando for hvert rum, du gerne vil oprette.

5. Giv servicekontoen adgang til rummets postkasser

Servicekontoen skal have fuld adgang til værelsespostkassen, så den kan bruge værelsespostkassen til at administrere bookingerne.

Udfør følgende kommandoer via Exchange Management Shell.

Udfør følgende kommando, skift Identity til rummets e-mailadresse, og skift User til servicekontoens e-mailadresse:

Get-User -Identity [email protected] | Add-MailboxPermission -User [email protected] -AccessRights FullAccess

Udfør denne kommando for hvert rum, du gerne vil oprette.

Bemærk: Generelt vil det tage 15 til 30 minutter at behandle dette, men det kan tage op til 48 timer, og Exchange giver dig ikke nogen indikation af, hvornår dette er behandlet. Hvis du fortsætter, når dette ikke er aktivt i Exchange, vil nogle funktioner i GoBright ikke fungere korrekt (f.eks. ændre/gemme et lokale, forlænge/stoppe et møde osv.)

6. Opret en 'rumliste' i Exchange

For at gøre det nemt at publicere rumpostkasserne skal du oprette en eller flere 'Distributionsgrupper' af typen 'Rumliste'.
Du vil måske gerne oprette flere 'rumlister', f.eks. pr. bygning, pr. etage osv.

Det er muligt at springe dette trin over, men så skal du manuelt oprette rummene i GoBright i stedet for at synkronisere dem.

Udfør følgende kommandoer via Exchange Management Shell.

Opret først rumlisten, og skift navn, hvis du vil give rumlisten et andet navn:

New-DistributionGroup -Name 'BrightBooking Rooms' –RoomList

Tilføj nu hver rumpostkasse med følgende kommando, ændr Identity til navnet på listen, og ændr Member til rummets e-mailadresse:

Add-DistributionGroupMember -Identity 'BrightBooking Rooms' -Member [email protected]

Udfør denne kommando for hver rumpostkasse, så hver rumpostkasse bliver føjet til listen.

7. Konfigurer brugernes standardadgang til rummets postkasser

Nu skal brugernes adgang til rumpostkasserne konfigureres.

Udfør følgende kommandoer via Exchange Management Shell.

Med følgende kommando sætter du standardadgangen for hver rumpostkasse til 'read only, with limited details', det er normalt bedst, så brugerne ikke kan ændre direkte i rumpostkassen. Ændr værdien af Identity til rummets e-mailadresse.

Set-MailboxFolderPermission -Identity [email protected]:Calendar -User Default -AccessRights LimitedDetails

Bemærk: Foldernavnet 'Calendar' afhænger af kulturindstillingerne for rumpostkassen, så 'Calendar' kan også være en oversat værdi som 'Agenda'. Kommandoen fejler med en fejlmeddelelse, hvis du bruger det forkerte foldername.

Udfør følgende kommando for at få foldernavnet (f.eks. når kommandoen ovenfor mislykkes):

Get-MailboxFolderStatistics -Identity [email protected] | Where-Object {$_.FolderType -eq "Calendar"} | Select Name,FolderType,Identity

8. Konfigurer rumpostkassernes opførsel

Standardadfærden for en rumpostkasse ændrer emnet for aftalen og fjerner privatflaget, hvis det er sat. Med følgende kommando konfigureres rumpostkassen til automatisk at behandle (acceptere/afvise) mødeanmodninger og holde mødedataene på plads.

Udfør følgende kommando via Exchange Management Shell.

Konfigurer opførslen for rummets postkasse, og skift Identitetsparameteren til e-mailadressen til rummets e-mailadresse:

Set-CalendarProcessing -Identity [email protected] -AutomateProcessing AutoAccept -DeleteSubject $False -DeleteComments $False -AddOrganizerToSubject $False -RemovePrivateProperty $False -AllowConflicts $False

Udfør denne kommando for hver rumpostkasse.

Når det er nødvendigt, kan du ændre denne bedste praksis for at få en anden adfærd. Følgende parametre er de vigtigste:

• Automatiser behandling: AutoAccept vil få rumpostkassen til at behandle møder automatisk (acceptere/afvise). Det er også muligt at gøre dette manuelt via værdien 'None'(mere info), men det betyder også, at du skal behandle aflysninger manuelt.
• Slet emne: Ved at beholde det oprindelige emne kan vi vise emnet i portalen, appen og på skærme. Dette er muligt via værdien $False. Hvis du bruger værdien $True, vil emnet blive slettet af rummets postkasse.
• Slet kommentarer: Ved at beholde kommentarerne kan vi vise emnet i portalen og appen. Dette er muligt via værdien $False. Hvis du bruger værdien $True, vil kommentarerne blive slettet af rummets postkasse.
• Tilføj arrangør til emne: Værelsespostkassen kan tilføje navnet på arrangøren til emnet, men det kan blive forvirrende. Ved at bruge værdien $False deaktiveres dette.
• FjernPrivatEgenskab: Rumpostkassen fjerner den private egenskab fra det indgående møde. Ved at bruge værdien $False beholder mødet sit private flag.
• TilladKonflikter: Ved at bruge værdien $False vil rumpostkassen ikke tillade nye møder, hvis der er planlagt et andet møde i samme tidsramme.

9. Find EWS-adressen

Det sidste trin er at finde EWS' internetadresse, og GoBright vil oprette forbindelse til denne adresse:

• Find webmail-internetadressen til dit Exchange-område, for eksempel: https://mail.company.com/owa
• EWS url'en er lidt anderledes i forhold til webmailens internetadres: https://mail.company.com/EWS/Exchange.asmx
• Ændr din url på samme måde, og gå til denne url via din webbrowser
• Hvis dette er den korrekte url, skal du muligvis indtaste loginoplysninger. Brug dine nyoprettede legitimationsoplysninger for servicekontoen.
• Hvis det er korrekt, vises en teknisk webside, som ser ud som på billedet nedenfor:
  
• Skriv url'en ned, du skal bruge den i GoBright .

10. Administrer integrationer

Når du har konfigureret det eksterne system i Microsoft Exchange, skal du konfigurere integrationen i GoBright , så integrationen er kendt i GoBright og kan bruges til at integrere lokaleskemaer.

Log ind på GoBright med din managerkonto, gå til Admin Center (klik på de 4 små firkanter øverst til højre), og vælg Admin Center > Integrationer.

Tilføj nu en ny integration med knappen "Tilføj", eller vælg en eksisterende, som du vil redigere.

Sørg for, at du ikke har falske eller gamle integrationer. I de fleste installationer er der kun én integration, så det er helt normalt.

Konfigurer en integration

Når du tilføjer eller redigerer en integration, kan du ændre indstillingerne for den specifikke integration.

En integration har et navn, som bruges i GoBright (til at forbinde rum, brugere osv.) og til forbindelsesoplysningerne til det eksterne system.

Når du har givet navnet, skal du vælge, hvilken type eksternt system du vil linke til.

Eksternt system: Udveksling

Indtast 'Exchange url' for at forbinde den (dette er EWS-slutpunktet fra trin 9 i denne artikel).

Indtast e-mailadressen og adgangskoden til servicekontoen, og sørg for, at disse oplysninger er korrekte ved at klikke på "Bekræft med Exchange". Hvis de er korrekte, bliver felterne grønne.

Hvis du har brug for at godkende servicekontoen med noget andet end e-mailadressen, skal du aktivere 'Brugergodkendelse på Exchange med et andet brugernavn'. Nu kan du indtaste et andet brugernavn til servicekontoen (f.eks. DOMAINusername eller en anden UPN).

Bemærk: Hvis synkroniseringen ikke fungerer korrekt, skal du tjekke artiklen om firewall-konfigurationen og også tjekke logfilerne i Indstillinger > Logfiler for at finde nyttige oplysninger om fejlen.