Integration av Microsoft Exchange 2010-2019

Följande konfiguration av Exchange 2010-2019 behövs för att GoBright ska kunna kommunicera med kalendrarna i Exchange.

1. Förutsättningar

• Den lägsta Exchange Server-version som krävs:
  • Exchange Server 2010 version 14.3.468.0(Rollup 29 SP3 - 9 juli 2019)
  • Exchange Server 2013
  • Exchange Server 2016
  • Exchange Server 2019
• Administratörsåtkomst till Exchange-miljön
• Åtkomst till Exchange Management Shell
• De EWS bör vara externt tillgänglig, vilket förmodligen är fallet om webbmailen (OWA) är externt tillgänglig.
• Exchange-servern ska kunna skicka push-notifieringar (web-hooks, enkla HTTPS-anrop) till https://*.brightbooking.eu & https://*gobright.com & https://*gobright.cloud (port 443).

Konfigurationshandboken går igenom följande steg:

• Starta de Exchange Management Shell
• Skapa ett servicekonto i Exchange
• Skapa rumskalendrar i Exchange
• Ge servicekontot tillgång till rummets brevlådor
• Skapa en "rumslista" i Exchange
• Konfigurera användarnas standardåtkomst till rummets brevlådor
• Konfigurera beteendet för rumsbrevlådorna
• Hitta adressen till EWS

2. Starta Exchange Management Shell

Det enklaste sättet att utföra de olika konfigurationskommandona är att ansluta till Exchange Management Shell.

Logga in på din Exchange-server, starta Exchange Management Shell via startmenyn:

• Start > Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016/2019 > Exchange Management Shell

3. Skapa ett servicekonto i Exchange

3.1 Skapande av servicekonto:

GoBright behöver ett servicekonto för att få tillgång till kalendrarna och för att kunna synkronisera rumskalendrarna.

Utför följande kommandon via Exchange Management Shell.

Kör nu följande kommando för att skapa servicekontot, ändra UserPrincipalName till ditt eget namn/domän och YourPasswordHere till det lösenord som du vill använda för servicekontot:

New-Mailbox -UserPrincipalName [email protected] -Alias 'GoBright' -Name GoBright-Password (ConvertTo-SecureString -String YourPasswordHere -AsPlainText -Force) -FirstName 'GoBright' -DisplayName 'GoBright' -ResetPasswordOnNextLogon $false

Om det behövs kan du ange en specifik "Exchange-databas" via parametern -Database och ange organisationsenheten via parametern -OrganizationalUnit. Exempelkommandot ovan förutsätter standard Exchange-databas och organisationsenhet.

Kontrollera nu om servicekontot har skapats korrekt genom att köra följande kommando. Resultatet av kommandot bör visa brevlådan för det nyskapade servicekontot, om ingen brevlåda visas bör du förmodligen länka en licens till brevlådan i Office Admin Center. Kör följande kommando, ersätt parametern Identity med e-postadressen för servicekontot:

Get-Mailbox -Identity [email protected]

Observera: se till att du konfigurerar servicekontot på ett sådant sätt att dess referenser inte upphör att gälla!

3.2 Personifiering:

Impersonation måste konfigureras på grund av kvotkonfigurationer för strypning av Exchange. Det finns två nivåer för att göra konfigurering av detta, läs de två alternativen nedan.

Mer information om varför impersonation används finns i följande MSDN-artikel.

New-ManagementScope -Name "GoBrightResourceMailboxes" -RecipientRestrictionFilter { RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox" -or RecipientTypeDetails -eq "EquipmentMailbox" }

New-ManagementRoleAssignment –Name "ResourceImpersonation" –Role ApplicationImpersonation –User [email protected] –CustomRecipientWriteScope "GoBrightResourceMailboxes"

Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee [email protected] -Role ApplicationImpersonation -RoleAssigneeType user

New-ManagementRoleAssignment –Name:GoBrightImpersonation –Role:ApplicationImpersonation –User:[email protected]

Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee [email protected] -Role ApplicationImpersonation -RoleAssigneeType user

3.3 Avsluta skapandet av servicekontot:

Servicekontot är nu skapat:

• Som ett konto med en brevlåda
• Med ett lösenord som inte löper ut (kontrollera detta, det är en manuell åtgärd, förmodligen i ActiveDirectory)
• Med rätt att utge sig för att vara en annan person

Vänligen skriv ner följande, eftersom du kommer att behöva dem senare i GoBright :

• Inloggningsuppgifterna för servicekontot (e-postadress och lösenord)

4. Skapa rumskalendrar i Exchange

Med hjälp av stegen nedan kan du skapa rum i din Exchange-miljö. Detta kommer att publicera rummen i Exchange och ge en kalender i för varje rum.

Om du redan har rumskalendrar i din Exchange-miljö kan du gå vidare till nästa steg, men se till att du har rummens e-postadresser, eftersom du kommer att behöva dem senare.

Utför följande kommandon via Exchange Management Shell.

Kör följande kommando, ändra UserPrincipalName till den e-postadress för rummet som du vill ha och ange ett korrekt namn, DisplayName och för detta rum:

New-Mailbox -Room -UserPrincipalName [email protected] -Name Room1 -DisplayName 'Room 1'

Om det behövs kan du ange en specifik "Exchange-databas" via parametern -Database och ange organisationsenheten via parametern -OrganizationalUnit. Exempelkommandot ovan förutsätter standard Exchange-databas och organisationsenhet.

Utför detta kommando för varje rum som du vill skapa.

5. Ge servicekontot åtkomst till rummets brevlådor

Servicekontot behöver FullAccess-rättigheter till rumsbrevlådan så att det kan använda rumsbrevlådan för att hantera bokningarna.

Utför följande kommandon via Exchange Management Shell.

Kör följande kommando, ändra Identity till rummets e-postadress och ändra User till e-postadressen för servicekontot:

Get-User -Identity [email protected] | Add-MailboxPermission -User [email protected] -AccessRights FullAccess

Utför detta kommando för varje rum som du vill skapa.

Observera: Generellt sett tar det 15 till 30 minuter för detta att behandlas, men det kan ta upp till 48 timmar, Exchange kommer inte att ge dig någon indikation på när detta behandlas. Om du fortsätter när detta inte är aktivt i Exchange kommer vissa funktioner i GoBright inte att fungera korrekt (t.ex. ändra/spara ett rum, förlänga/stoppa ett möte etc.)

6. Skapa en "rumslista" i Exchange

För att enkelt få rumsbrevlådorna publicerade bör du skapa en eller flera "distributionsgrupper" av typen "rumslista".
Du kanske vill skapa flera "rumslistor", t.ex. per byggnad, per våning osv.

Det är möjligt att hoppa över detta steg, men då måste du manuellt skapa rummen i GoBright istället för att synkronisera dem.

Utför följande kommandon via Exchange Management Shell.

Skapa först rumslistan och ändra Namn om du vill ge rumslistan ett annat namn:

New-DistributionGroup -Name 'BrightBooking Rooms' –RoomList

Lägg nu till varje rumsbrevlåda med följande kommando, ändra Identity till namnet på listan och ändra Member till rummets e-postadress:

Add-DistributionGroupMember -Identity 'BrightBooking Rooms' -Member [email protected]

Utför detta kommando för varje rumsbrevlåda, så att varje rumsbrevlåda läggs till i listan.

7. Konfigurera användarnas standardåtkomst till rummets brevlådor

Nu ska användarnas åtkomst till rumsbrevlådorna konfigureras.

Utför följande kommandon via Exchange Management Shell.

Med följande kommando ställer du in standardåtkomsten för varje rumsbrevlåda till "read only, with limited details", detta brukar vara bäst, så att användarna inte kan ändra direkt i rumsbrevlådan. Ändra värdet för Identity till rummets e-postadress.

Set-MailboxFolderPermission -Identity [email protected]:Calendar -User Default -AccessRights LimitedDetails

Obs: Foldernamnet "Calendar" är beroende av kulturinställningarna för rummets brevlåda, så "Calendar" kan också vara ett översatt värde som "Agenda". Kommandot misslyckas med ett felmeddelande om du använder fel foldernamn.

Kör följande kommando för att få fram foldernamnet (t.ex. när kommandot ovan misslyckas):

Get-MailboxFolderStatistics -Identity [email protected] | Where-Object {$_.FolderType -eq "Calendar"} | Select Name,FolderType,Identity

8. Konfigurera beteendet för rumsbrevlådorna

Standardbeteendet för en rumsbrevlåda ändrar ämnet för mötet och tar bort den privata flaggan om den är inställd. Med följande kommando konfigureras rumsbrevlådan så att den automatiskt behandlar (accepterar/avslår) mötesförfrågningar och behåller mötesuppgifterna på plats.

Utför följande kommando via Exchange Management Shell.

Konfigurera beteendet för rummets brevlåda, ändra Identity-parametern till e-postadressen till rummets e-postadress:

Set-CalendarProcessing -Identity [email protected] -AutomateProcessing AutoAccept -DeleteSubject $False -DeleteComments $False -AddOrganizerToSubject $False -RemovePrivateProperty $False -AllowConflicts $False

Utför detta kommando för varje rumsbrevlåda.

Vid behov kan du ändra denna best-practice för att få ett annat beteende. Följande parametrar är de viktigaste:

• Automatisera bearbetning: AutoAccept gör att rumsbrevlådan behandlar möten automatiskt (accepterar/avslår). Det är också möjligt att göra detta manuellt, via värdet "None"(mer info), men det innebär också att du måste behandla avbokningar manuellt.
• Ta bort ämne (DeleteSubject): Genom att behålla det ursprungliga ämnet kan vi visa ämnet i portalen, appen och displayerna. Detta är möjligt via värdet $False. Om du använder värdet $True kommer ämnet att raderas av rummets brevlåda.
• Ta bort kommentarer: Genom att behålla kommentarerna kan vi visa ämnet i portalen och appen. Detta är möjligt via värdet $False. Om du använder värdet $True kommer kommentarerna att raderas av rumsbrevlådan.
• Lägg till arrangör till ämne: Rumbrevlådan kan lägga till namnet på arrangören i ämnet, men det kan bli förvirrande. Genom att använda värdet $False inaktiveras detta.
• Ta bort privat egendom: Rumbrevlådan tar bort den privata egenskapen från det inkommande mötet. Genom att använda värdet $False behåller mötet sin privata flagga.
• AllowConflicts (Tillåt konflikter): Genom att använda värdet $False kommer rumsbrevlådan inte att tillåta nya möten om ett annat möte har planerats inom samma tidsram.

9. Hitta adressen till EWS

Det sista steget är att hitta EWS internetadress, GoBright kommer att ansluta till denna adress:

• Hitta internetadressen för webbmailen i din Exchange-omgivning, till exempel: https://mail.company.com/owa
• EWS url är något annorlunda jämfört med webbmailens internetadres: https://mail.company.com/EWS/Exchange.asmx
• Ändra din webbadress på samma sätt och bläddra till den här webbadressen via din webbläsare
• Om detta är rätt webbadress kan du behöva ange inloggningsuppgifter. Använd dina nyligen skapade inloggningsuppgifter för servicekontot.
• Om detta är korrekt visas en teknisk webbsida, som ser ut som bilden nedan:
  
• Skriv ner webbadressen, du kommer att behöva den i GoBright .

10. Hantera integrationer

När du har konfigurerat det externa systemet Microsoft Exchange bör du konfigurera integrationen i GoBright så att integrationen är känd i GoBright och kan användas för att integrera rumsscheman.

Logga in på GoBright med ditt managerkonto, gå till Admin Center (klicka på de 4 små fälten längst upp till höger) och välj Admin Center > Integrations.

Lägg nu till en ny integration med knappen "Add" eller välj en befintlig integration för att redigera den.

Se till att du inte har några falska eller gamla integrationer. I de flesta installationer finns det bara en integration, så det här är helt normalt.

Konfigurera en integration

När du lägger till eller redigerar en integration kan du ändra inställningarna för den specifika integrationen.

En integration har ett namn, som används inom GoBright (för att länka rum, användare etc.) och för anslutningsdetaljerna till det externa systemet.

När du har angett namnet bör du välja vilken typ av externt system du vill länka.

Externt system: Utbyte

Ange "Exchange url" för att ansluta den (detta är EWS-slutpunkten från steg 9 i den här artikeln).

Ange e-postadressen och lösenordet för servicekontot och kontrollera att uppgifterna är korrekta genom att klicka på "Verifiera med Exchange". Om de är korrekta blir rutorna gröna.

Om du behöver autentisera servicekontot med något annat än e-postadressen måste du aktivera "Användarautentisering på Exchange med ett annat användarnamn". Nu kan du ange ett annat användarnamn för servicekontot (t.ex. DOMAINusername eller ett annat UPN).

Om synkroniseringen inte fungerar som den ska kan du läsa artikeln om brandväggskonfigurationen och även kontrollera loggarna i Inställningar > Loggar för att se om det finns någon användbar information om felet.