Come si fa a implementare un programma di tecnologia per il benessere senza rischi per la privacy?

È possibile implementare un programma di tecnologia per il benessere senza rischi per la privacy, progettandolo sulla base di dati anonimizzati e aggregati anziché sul tracciamento individuale e fondando ogni decisione relativa alla raccolta dei dati su una chiara base giuridica ai sensi del GDPR. La chiave sta nel considerare la privacy dei dipendenti come un principio di progettazione sin dall’inizio, non come un elemento secondario. Le domande riportate di seguito illustrano esattamente come procedere, dalla comprensione dei dati raccolti alla scelta degli strumenti adeguati.

Quali dati raccoglie effettivamente la tecnologia dedicata al benessere?

Le tecnologie per il benessere sul posto di lavoro possono raccogliere un'ampia gamma di dati a seconda degli strumenti utilizzati. Tra i dati meno sensibili figurano quelli ambientali, quali la qualità dell'aria, la temperatura, i livelli di rumore e l'intensità luminosa. Tra quelli più sensibili possono rientrare i modelli di movimento, l'occupazione delle postazioni di lavoro, la partecipazione alle riunioni, i registri delle attività digitali e persino i segnali biometrici provenienti dai dispositivi indossabili.

È opportuno distinguere tra due grandi categorie di dati che gli strumenti dedicati al benessere raccolgono solitamente:

• Dati ambientali e relativi agli spazi: modalità di utilizzo delle stanze e delle scrivanie, tassi di occupazione, consumo energetico e condizioni strutturali sul posto di lavoro
• Dati comportamentali individuali: chi è presente, quando, dove si sposta, per quanto tempo rimane seduto, con quale frequenza prenota gli spazi e, in alcuni casi, come interagisce con i colleghi

La prima categoria presenta un rischio relativamente basso se i dati vengono adeguatamente resi anonimi. La seconda categoria richiede invece un trattamento molto più attento, poiché può rapidamente sconfinare nel campo della sorveglianza anche quando l’intenzione originaria era quella di promuovere il benessere.

Quali sono i principali rischi per la privacy legati ai programmi di benessere sul posto di lavoro?

I rischi maggiori per la privacy in un programma di tecnologia per il benessere sorgono quando i dati a livello individuale vengono raccolti senza uno scopo chiaro, conservati più a lungo del necessario o utilizzati in modi che i dipendenti non si aspettavano o ai quali non avevano acconsentito. Anche i programmi ben intenzionati possono creare una cultura della sorveglianza se i limiti non vengono definiti chiaramente fin dall’inizio.

Tra i rischi più comuni figurano:

1. Deriva funzionale: i dati raccolti per uno scopo specifico, come la prenotazione delle postazioni di lavoro, vengono successivamente utilizzati per monitorare la presenza o le prestazioni dei singoli dipendenti
2. Mancanza di trasparenza: i dipendenti non sanno quali dati vengono raccolti, come vengono conservati né chi può accedervi
3. Raccolta sproporzionata di dati: le organizzazioni raccolgono dati molto più dettagliati di quanto sia effettivamente necessario per raggiungere i propri obiettivi in materia di benessere
4. Sicurezza inadeguata: i dati sensibili relativi alla salute o al comportamento sono archiviati in sistemi non certificati o non conformi alle norme sulla protezione dei dati
5. Mancanza di un consenso effettivo: i dipendenti si sentono impossibilitati a rinunciare senza subire conseguenze professionali

Ciascuno di questi rischi può minare la fiducia e, nei mercati regolamentati, esporre l’organizzazione a responsabilità legali. Affrontarli richiede sia misure tecniche di protezione sia una chiara governance interna.

Cosa prevede il GDPR in merito ai dati relativi al benessere dei dipendenti?

Ai sensi del GDPR, qualsiasi trattamento dei dati dei dipendenti finalizzato al benessere deve avere una base giuridica, perseguire una finalità legittima e proporzionata ed essere comunicato in modo trasparente ai dipendenti. I dati relativi alla salute sono classificati come categoria speciale ai sensi dell’articolo 9, il che significa che sono soggetti a requisiti più rigorosi, tra cui il consenso esplicito o una specifica eccezione legale.

Per la maggior parte dei programmi sul benessere sul posto di lavoro, gli obblighi previsti dal GDPR comprendono:

• Individuare una chiara base giuridica per il trattamento dei dati, che nella maggior parte dei casi consiste nell’interesse legittimo o nel consenso esplicito
• Effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) prima di implementare strumenti che trattano dati personali sensibili o in grandi quantità
• Fornire ai dipendenti un'informativa sulla privacy chiara che spieghi quali dati vengono raccolti, perché e per quanto tempo
• Applicare il principio di minimizzazione dei dati, ovvero raccogliere solo le informazioni strettamente necessarie
• Garantire che gli interessati possano esercitare i propri diritti, tra cui il diritto di accesso, rettifica e cancellazione

Le organizzazioni che operano in diverse sedi europee dovrebbero inoltre valutare se le normative locali in materia di lavoro impongano ulteriori restrizioni al monitoraggio sul posto di lavoro, poiché queste variano da paese a paese e possono risultare più rigorose rispetto ai requisiti minimi previsti dal GDPR.

In che modo le organizzazioni possono raccogliere dati sul benessere senza compromettere la privacy?

Le organizzazioni possono raccogliere dati sul benessere senza compromettere la privacy, privilegiando di default analisi anonime e aggregate anziché il monitoraggio individuale, coinvolgendo i dipendenti nel processo di progettazione e applicando fin dall’inizio rigorosi principi di minimizzazione dei dati. La “privacy by design” non è solo un requisito di conformità da spuntare su un elenco; è l’approccio che, in primo luogo, rende i dipendenti disposti a partecipare ai programmi di benessere.

Tra le misure concrete figurano:

• Aggregare i dati prima della rendicontazione: presentare gli indicatori relativi all’occupazione e al benessere a livello di team o di piano, anziché individuare modelli individuali
• Imposta i limiti di conservazione dei dati: definisci per quanto tempo i dati devono essere conservati e automatizza la loro eliminazione una volta scaduto tale periodo
• Sistemi separati: non collegare i dati relativi al benessere ai sistemi di gestione delle prestazioni o alle risorse umane, a meno che non vi sia una finalità chiara e concordata per farlo
• Effettuare una DPIA in una fase precoce: individuare i rischi prima dell'implementazione, non dopo un reclamo o una violazione
• Comunicare in modo trasparente: condividere con i dipendenti i risultati della raccolta dei dati sul benessere, affinché ne comprendano i benefici e non solo l’impatto sulla loro privacy

La trasparenza crea fiducia e la fiducia favorisce il coinvolgimento. I dipendenti che comprendono quali dati vengono raccolti e perché sono significativamente più propensi a partecipare attivamente alle iniziative dedicate al benessere.

Qual è la differenza tra il monitoraggio dei dipendenti e il sostegno al loro benessere?

La differenza tra il monitoraggio e il sostegno al benessere risiede nello scopo, nella proporzionalità e nei destinatari dei dati. Il monitoraggio riguarda principalmente la supervisione da parte del datore di lavoro, la misurazione della presenza, della produttività o del rispetto delle norme. Il sostegno al benessere utilizza i dati per migliorare l’esperienza del dipendente, che ne è il principale beneficiario.

Un modo utile per capire da quale parte della linea si collochi una tecnologia è porsi tre domande:

1. Il dipendente ha visibilità e controllo sui propri dati?
2. I dati vengono utilizzati per migliorare la giornata lavorativa dei dipendenti o per renderli responsabili?
3. Si potrebbe ottenere lo stesso risultato utilizzando dati meno dettagliati o meno personali?

Se le risposte indicano la responsabilità e i vantaggi per il datore di lavoro piuttosto che l’esperienza del dipendente, il programma si avvicina più al monitoraggio che al benessere. Questa distinzione è importante non solo dal punto di vista etico, ma anche giuridico, poiché la base giuridica e i requisiti di proporzionalità previsti dal GDPR variano a seconda della finalità effettiva del trattamento.

Quali tecnologie sul posto di lavoro contribuiscono a migliorare il benessere senza monitorare i singoli individui?

Esistono diverse categorie di tecnologie applicate al posto di lavoro in grado di migliorare in modo significativo il benessere dei dipendenti senza monitorare i singoli individui. Il filo conduttore è che tali tecnologie generano valore a livello aggregato o ambientale, anziché creare profili dei comportamenti individuali.

• Sensori ambientali: misurano i livelli di CO₂, la temperatura, l’umidità e il rumore per garantire che le condizioni fisiche dell’ambiente di lavoro favoriscano la concentrazione e il comfort, senza identificare chi si trova nello spazio
• Sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro e di “ sale riunioni ”: consentono ai dipendenti di gestire autonomamente il proprio spazio di lavoro, riducendo l’incertezza e gli attriti nella giornata lavorativa ibrida
• Analisi dell'occupazione: fornisce dati aggregati sull'utilizzo degli spazi, consentendo ai team addetti alla gestione delle strutture di prendere decisioni più informate in merito alla disposizione, alla capienza e alla programmazione
• Segnaletica digitale e orientamento: aiutare i dipendenti a orientarsi in ufficio e a trovare gli spazi disponibili senza richiedere dati personali
• Funzionalità di localizzazione dei colleghi: consentono ai dipendenti di scegliere se condividere la propria posizione con i colleghi, lasciando il controllo nelle mani del singolo piuttosto che del datore di lavoro

Il principio fondamentale che accomuna tutti questi aspetti è che il dipendente mantenga il controllo. Una tecnologia che dia strumenti piuttosto che limitarsi a osservare è alla base di un programma di benessere che garantisca realmente la tutela della privacy.

In che modo GoBright promuove il benessere dei dipendenti senza compromettere la privacy

Abbiamo sviluppato la nostra piattaforma “Smart Office ” appositamente per le organizzazioni che desiderano migliorare l’esperienza sul posto di lavoro senza creare un ambiente di sorveglianza. Ogni funzionalità è pensata per offrire ai dipendenti un maggiore controllo, non minore, fornendo al contempo ai team addetti alle strutture e alle operazioni le informazioni aggregate di cui hanno bisogno per prendere decisioni migliori.

Ecco come affrontiamo nella pratica il benessere nel rispetto della privacy:

• Analisi aggregate sull’occupazione che mostrano come vengono utilizzati gli spazi a livello di edificio, piano e zona, senza identificare i singoli dipendenti
• Prenotazione tramite Desk e sale riunioni che riduce le difficoltà quotidiane legate al lavoro ibrido, consentendo ai dipendenti di pianificare con serenità le proprie giornate in ufficio
• "Trova il mio collega " è una funzionalità facoltativa, il che significa che i dipendenti possono scegliere se condividere la propria posizione con i colleghi
• Certificazione ISO 27001 e conformità al GDPR garantite dall’hosting dei dati in Europa, in modo che i tuoi dati non escano mai dalla regione
• Non prevediamo licenze per singolo utente, il che significa che non abbiamo alcun incentivo commerciale a raccogliere più dati personali di quanto sia necessario

Se state cercando di realizzare un programma di tecnologia per il benessere che i vostri dipendenti possano considerare affidabile e che il vostro ufficio legale possa approvare, saremo lieti di mostrarvi come funziona nella pratica. Contattateci e valuteremo insieme le diverse opzioni.