Comment mettre en place un programme technologique dédié au bien-être sans compromettre la vie privée ?

Vous pouvez mettre en place un programme technologique dédié au bien-être sans risque pour la vie privée en le concevant autour de données anonymisées et agrégées plutôt que sur le suivi individuel, et en fondant chaque décision relative à la collecte de données sur une base juridique claire au regard du RGPD. L’essentiel est de considérer la protection de la vie privée des employés comme un principe de conception dès le départ, et non comme une réflexion après coup. Les questions ci-dessous vous expliquent précisément comment procéder, depuis la compréhension des données collectées jusqu’au choix des outils adaptés.

Quelles données les technologies dédiées au bien-être collectent-elles réellement ?

Les technologies dédiées au bien-être au travail peuvent collecter un large éventail de données, en fonction des outils utilisés. Parmi les données les plus « légères », on trouve les données environnementales telles que la qualité de l’air, la température, les niveaux sonores et l’intensité lumineuse. Parmi les données les plus sensibles, on peut citer les habitudes de déplacement, l’occupation des postes de travail, la participation aux réunions, les journaux d’activité numériques et même les signaux biométriques provenant d’appareils portables.

Il convient de distinguer deux grandes catégories de données que les outils de bien-être collectent généralement :

• Données environnementales et d'aménagement de l'espace : utilisation des locaux et des postes de travail, taux d'occupation, consommation d'énergie et conditions matérielles sur le lieu de travail
• Données comportementales individuelles : qui est présent, quand, où se déplacent les personnes, combien de temps elles restent assises, à quelle fréquence elles réservent des espaces et, dans certains cas, comment elles interagissent avec leurs collègues

La première catégorie présente un risque relativement faible lorsqu'elle est correctement anonymisée. La deuxième catégorie nécessite une gestion beaucoup plus prudente, car elle peut rapidement basculer dans le domaine de la surveillance, même lorsque l'intention initiale était de favoriser le bien-être.

Quels sont les principaux risques liés à la vie privée dans le cadre des programmes de bien-être au travail ?

Les principaux risques liés à la vie privée dans le cadre d'un programme de technologies dédiées au bien-être surviennent lorsque des données individuelles sont collectées sans objectif précis, conservées plus longtemps que nécessaire ou utilisées d'une manière à laquelle les salariés ne s'attendaient pas ou à laquelle ils n'ont pas consenti. Même les programmes bien intentionnés peuvent instaurer une culture de surveillance si les limites ne sont pas clairement définies dès le départ.

Parmi les risques courants, on peut citer :

1. Dérive fonctionnelle : les données collectées dans un but précis, comme Réservation de bureaux, sont ensuite utilisées pour contrôler l'assiduité ou les performances de chaque individu.
2. Manque de transparence : les employés ne savent pas quelles données sont collectées, comment elles sont conservées ni qui peut y accéder
3. Collecte disproportionnée de données : les organisations recueillent des données bien plus détaillées que ce qui est réellement nécessaire pour atteindre leurs objectifs en matière de bien-être.
4. Sécurité insuffisante : les données sensibles relatives à la santé ou au comportement sont stockées dans des systèmes qui ne sont ni certifiés ni conformes aux normes de protection des données
5. Absence de consentement éclairé : les salariés ont le sentiment de ne pas pouvoir refuser sans que cela n'ait des répercussions sur leur carrière.

Chacun de ces risques peut nuire à la confiance et, sur les marchés réglementés, exposer l'organisation à des poursuites judiciaires. Pour y remédier, il faut à la fois mettre en place des mesures de protection techniques et instaurer une gouvernance interne claire.

Quelles sont les exigences du RGPD concernant les données relatives au bien-être des salariés ?

En vertu du RGPD, tout traitement des données des salariés à des fins de bien-être doit reposer sur une base légale, poursuivre une finalité légitime et proportionnée, et faire l'objet d'une communication transparente aux salariés. Les données relatives à la santé sont classées dans une catégorie particulière au titre de l'article 9, ce qui signifie qu'elles sont soumises à des exigences plus strictes, notamment l'obtention d'un consentement explicite ou le recours à une exception légale spécifique.

Pour la plupart des programmes de bien-être au travail, les obligations pertinentes au titre du RGPD sont les suivantes :

• Identifier une base juridique claire pour le traitement, le plus souvent l'intérêt légitime ou le consentement explicite
• Réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) avant de déployer des outils traitant des données à caractère personnel sensibles ou en grande quantité
• Fournir aux employés une déclaration de confidentialité claire expliquant quelles données sont collectées, pourquoi et pendant combien de temps
• Appliquer le principe de minimisation des données, c'est-à-dire ne collecter que les données strictement nécessaires
• Veiller à ce que les personnes concernées puissent exercer leurs droits, notamment ceux d'accès, de rectification et de suppression

Les organisations présentes dans plusieurs pays européens devraient également vérifier si la législation locale en matière d'emploi impose des restrictions supplémentaires en matière de surveillance sur le lieu de travail, car celles-ci varient d'un pays à l'autre et peuvent être plus strictes que les exigences de base du RGPD.

Comment les organisations peuvent-elles collecter des données sur le bien-être sans porter atteinte à la vie privée ?

Les organisations peuvent collecter des données relatives au bien-être sans porter atteinte à la vie privée en privilégiant par défaut les analyses anonymisées et agrégées plutôt que le suivi individuel, en impliquant les salariés dans le processus de conception et en appliquant dès le départ un principe strict de minimisation des données. La « protection de la vie privée dès la conception » n’est pas simplement une case à cocher pour se conformer à la réglementation ; c’est l’approche qui incite les salariés à s’engager dans les programmes de bien-être.

Parmi les mesures concrètes, on peut citer :

• Agrégation avant la présentation des résultats : présenter les indicateurs d'occupation et de bien-être au niveau de l'équipe ou de l'étage plutôt que d'identifier des tendances individuelles
• Définir des limites de conservation des données : déterminer la durée de conservation des données et automatiser leur suppression à l'expiration de cette période
• Systèmes distincts : ne reliez pas les données relatives au bien-être aux systèmes de gestion des performances ou aux systèmes RH, sauf s’il existe une finalité claire et acceptée justifiant cette mise en relation.
• Réalisez une AIPD dès le début : identifiez les risques avant le déploiement, et non après une plainte ou une violation de données
• Communiquer en toute transparence : partager les résultats de la collecte de données sur le bien-être avec les salariés afin qu'ils en perçoivent les avantages, et pas seulement l'impact sur leur vie privée.

La transparence renforce la confiance, et la confiance favorise l'engagement. Les salariés qui comprennent quelles données sont collectées et pourquoi sont nettement plus enclins à participer activement aux initiatives en faveur du bien-être.

Quelle est la différence entre surveiller les salariés et veiller à leur bien-être ?

La différence entre le suivi et la promotion du bien-être réside dans l'objectif poursuivi, la proportionnalité et les bénéficiaires des données. Le suivi relève principalement de la supervision exercée par l'employeur et vise à mesurer l'assiduité, la productivité ou le respect des règles. La promotion du bien-être utilise les données pour améliorer l'expérience des salariés, ces derniers en étant les principaux bénéficiaires.

Pour déterminer de quel côté de la barrière se situe une technologie, il peut être utile de se poser trois questions :

1. L'employé a-t-il une vue d'ensemble de ses propres données et peut-il les contrôler ?
2. Ces données servent-elles à améliorer la journée de travail des salariés ou à leur demander des comptes ?
3. Serait-il possible d'obtenir le même résultat avec des données moins détaillées ou moins personnelles ?

Si les réponses mettent l’accent sur la responsabilisation et les avantages pour l’employeur plutôt que sur l’expérience des salariés, le programme s’apparente davantage à une surveillance qu’à une démarche de bien-être. Cette distinction revêt une importance non seulement sur le plan éthique, mais aussi sur le plan juridique, car la base légale et les exigences de proportionnalité prévues par le RGPD varient en fonction de la finalité réelle du traitement.

Quelles technologies utilisées sur le lieu de travail permettent d'améliorer le bien-être sans surveiller les individus ?

Plusieurs catégories de technologies utilisées sur le lieu de travail peuvent améliorer de manière significative le bien-être des salariés sans pour autant surveiller les individus. Leur point commun réside dans le fait qu’elles génèrent de la valeur au niveau global ou environnemental, plutôt que d’établir des profils de comportement individuels.

• Capteurs environnementaux : ils mesurent les niveaux de CO₂, la température, l'humidité et le bruit afin de garantir que les conditions de travail favorisent la concentration et le confort, sans pour autant identifier les personnes présentes dans la pièce.
• Systèmes de bureaux et d’ Réservation de salles : permettez aux employés de gérer eux-mêmes leur espace de travail, ce qui réduit l’incertitude et les frictions au quotidien au sein de l’ le travail hybride
• Analyse de l'occupation : fournit des données agrégées sur l'utilisation des espaces afin que les équipes chargées des installations puissent prendre de meilleures décisions en matière d'aménagement, de capacité d'accueil et de planification
• Affichage numérique et signalétique : aidez les employés à s'orienter dans les locaux et à trouver des espaces disponibles sans avoir à fournir de données personnelles
• Fonctionnalités de localisation des collègues : permettent aux employés de choisir de partager leur position avec leurs collègues, laissant ainsi le contrôle à la personne concernée plutôt qu’à l’employeur

Le principe fondamental qui sous-tend toutes ces initiatives est que le salarié garde le contrôle. Une technologie qui donne les moyens d'agir plutôt que de surveiller constitue le fondement d'un programme de bien-être véritablement respectueux de la vie privée.

Comment « GoBright » favorise le bien-être des employés sans porter atteinte à la vie privée

Nous avons développé notre plateforme «Smart Office » spécialement pour les organisations qui souhaitent améliorer l’expérience au travail sans pour autant instaurer un climat de surveillance. Chaque fonctionnalité est conçue pour donner aux employés davantage de contrôle, et non l’inverse, tout en fournissant aux équipes chargées des installations et des opérations les informations agrégées dont elles ont besoin pour prendre de meilleures décisions.

Voici comment nous abordons concrètement le bien-être dans le respect de la vie privée :

• Des analyses agrégées de l'occupation qui montrent comment les espaces sont utilisés au niveau du bâtiment, de l'étage et de la zone, sans identifier les employés individuellement
• Des solutions de bureau et d’ Réservation de salles s qui réduisent les difficultés quotidiennes liées à l’ le travail hybride, permettant ainsi aux employés de planifier leurs journées au bureau en toute sérénité
• La fonctionnalité « Trouver mon collègue » est une option facultative : les employés choisissent eux-mêmes s'ils souhaitent partager leur position avec leurs collègues.
• Certification ISO 27001 et conformité au RGPD, avec un hébergement des données en Europe, pour que vos données ne quittent jamais la région
• Il n'y a pas de licence par utilisateur, ce qui signifie que nous n'avons aucun intérêt commercial à collecter plus de données personnelles que nécessaire.

Si vous souhaitez mettre en place un programme de technologies dédiées au bien-être auquel vos collaborateurs feront confiance et qui sera approuvé par votre service juridique, nous serions ravis de vous montrer comment cela fonctionne concrètement. N’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions passer en revue ensemble les différentes options.