Hoe voer je een technologieprogramma voor welzijn in zonder dat dit privacyrisico’s met zich meebrengt?

Je kunt een welzijnstechnologieprogramma implementeren zonder privacyrisico’s door het te baseren op geanonimiseerde, geaggregeerde gegevens in plaats van op het volgen van individuele personen, en door elke beslissing over gegevensverzameling te onderbouwen met een duidelijke rechtsgrondslag op grond van de AVG. Het komt erop aan om de privacy van medewerkers vanaf het begin als een ontwerpprincipe te beschouwen, en niet als iets wat pas achteraf aan de orde komt. De onderstaande vragen laten precies zien hoe je dat kunt doen, van inzicht in welke gegevens worden verzameld tot het kiezen van de juiste hulpmiddelen.

Welke gegevens verzamelt welzijnstechnologie eigenlijk?

Technologie voor welzijn op de werkplek kan, afhankelijk van de gebruikte hulpmiddelen, een breed scala aan gegevens verzamelen. Aan de minder ingrijpende kant gaat het om omgevingsgegevens zoals luchtkwaliteit, temperatuur, geluidsniveaus en lichtintensiteit. Aan de meer gevoelige kant kan het gaan om bewegingspatronen, bureaubezetting, aanwezigheid bij vergaderingen, digitale activiteitenlogboeken en zelfs biometrische signalen van wearables.

Het is de moeite waard om onderscheid te maken tussen twee brede categorieën gegevens die welzijnstools doorgaans verzamelen:

• Omgevings- en ruimtegegevens: hoe ruimtes en bureaus worden gebruikt, bezettingsgraad, energieverbruik en fysieke omstandigheden op de werkplek
• Individuele gedragsgegevens: wie er aanwezig is, wanneer, waar men zich verplaatst, hoe lang men zit, hoe vaak men ruimtes reserveert en, in sommige gevallen, hoe men met collega’s omgaat

De eerste categorie brengt relatief weinig risico met zich mee, mits de gegevens op de juiste wijze worden geanonimiseerd. De tweede categorie vereist een veel zorgvuldiger omgang, omdat deze al snel kan ontaarden in surveillance, zelfs als het oorspronkelijke doel was om het welzijn te bevorderen.

Wat zijn de grootste privacyrisico’s van welzijnsprogramma’s op de werkplek?

De grootste privacyrisico’s binnen een welzijnstechnologieprogramma ontstaan wanneer gegevens op individueel niveau worden verzameld zonder duidelijk doel, langer dan nodig worden bewaard of worden gebruikt op manieren die werknemers niet hadden verwacht of waarvoor zij geen toestemming hebben gegeven. Zelfs programma’s met de beste bedoelingen kunnen een cultuur van toezicht in de hand werken als de grenzen niet vanaf het begin duidelijk zijn afgebakend.

Veelvoorkomende risico’s zijn onder meer:

1. Functieverschuiving: gegevens die voor één bepaald doel zijn verzameld, zoals het reserveren van een werkplek, worden later gebruikt om de aanwezigheid of prestaties van individuele medewerkers te controleren
2. Gebrek aan transparantie: Medewerkers weten niet welke gegevens worden verzameld, hoe deze worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft
3. Onevenredige gegevensverzameling: Organisaties verzamelen veel gedetailleerdere gegevens dan daadwerkelijk nodig is om hun welzijnsdoelstellingen te bereiken
4. Onvoldoende beveiliging: Gevoelige gezondheids- of gedragsgegevens worden opgeslagen in systemen die niet gecertificeerd zijn of niet voldoen aan de normen voor gegevensbescherming
5. Geen daadwerkelijke toestemming: werknemers hebben het gevoel dat ze zich niet kunnen afmelden zonder dat dit gevolgen heeft voor hun loopbaan

Elk van deze risico’s kan het vertrouwen ondermijnen en, op gereguleerde markten, de organisatie blootstellen aan juridische aansprakelijkheid. Om deze risico’s aan te pakken zijn zowel technische waarborgen als duidelijk intern bestuur nodig.

Wat zijn de vereisten van de AVG met betrekking tot gegevens over het welzijn van werknemers?

Krachtens de AVG moet elke verwerking van werknemersgegevens met het oog op het welzijn van werknemers een rechtsgrondslag hebben, een legitiem en evenredig doel dienen en op transparante wijze aan de werknemers worden meegedeeld. Gezondheidsgerelateerde gegevens worden krachtens artikel 9 aangemerkt als een bijzondere categorie, wat inhoudt dat hiervoor strengere eisen gelden, waaronder uitdrukkelijke toestemming of een specifieke wettelijke uitzondering.

Voor de meeste programma’s ter bevordering van het welzijn op de werkplek omvatten de relevante AVG-verplichtingen:

• Het vaststellen van een duidelijke rechtsgrondslag voor de verwerking, meestal een gerechtvaardigd belang of uitdrukkelijke toestemming
• Het uitvoeren van een effectbeoordeling inzake gegevensbescherming (DPIA) voordat tools worden ingezet die gevoelige of grootschalige persoonsgegevens verwerken
• Werknemers een duidelijke privacyverklaring verstrekken waarin wordt uitgelegd welke gegevens worden verzameld, waarom en hoe lang deze worden bewaard
• Zorg ervoor dat je de gegevens tot het strikt noodzakelijke beperkt
• Ervoor zorgen dat betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen, waaronder het recht op inzage, correctie en verwijdering

Organisaties die op meerdere locaties in Europa actief zijn, moeten ook nagaan of de lokale arbeidswetgeving aanvullende beperkingen oplegt aan toezicht op de werkplek, aangezien deze per land verschillen en strenger kunnen zijn dan de basisvereisten van de AVG.

Hoe kunnen organisaties gegevens over welzijn verzamelen zonder de privacy in gevaar te brengen?

Organisaties kunnen gegevens over het welzijn verzamelen zonder de privacy in gevaar te brengen door standaard te kiezen voor geanonimiseerde en geaggregeerde inzichten in plaats van individuele tracking, door medewerkers bij het ontwerpproces te betrekken en door vanaf het begin strikte gegevensminimalisatie toe te passen. ‘Privacy by design’ is niet zomaar een vakje dat je moet aanvinken om aan de regels te voldoen; het is de aanpak die ervoor zorgt dat medewerkers überhaupt bereid zijn om mee te doen aan welzijnsprogramma’s.

Praktische stappen zijn onder meer:

• Samenvoegen vóór rapportage: presenteer bezettings- en welzijnsstatistieken op team- of verdiepingsniveau in plaats van individuele patronen te identificeren
• Stel bewaartermijnen in: bepaal hoe lang gegevens worden bewaard en automatiseer het verwijderen zodra die termijn is verstreken
• Afzonderlijke systemen: Koppel welzijnsgegevens niet aan prestatiebeheer- of HR-systemen, tenzij daar een duidelijk, met toestemming vastgesteld doel voor is
• Voer de DPIA in een vroeg stadium uit: breng de risico’s in kaart vóór de implementatie, niet pas na een klacht of een inbreuk
• Communiceer openlijk: deel de resultaten van de gegevensverzameling over welzijn met de medewerkers, zodat zij het voordeel ervan inzien en niet alleen de kosten voor hun privacy zien

Transparantie schept vertrouwen, en vertrouwen stimuleert betrokkenheid. Medewerkers die begrijpen welke gegevens worden verzameld en waarom, zullen aanzienlijk vaker actief deelnemen aan welzijnsinitiatieven.

Wat is het verschil tussen het controleren van werknemers en het bevorderen van hun welzijn?

Het verschil tussen het monitoren en het bevorderen van welzijn komt neer op het doel, de evenredigheid en de vraag wie er baat heeft bij de gegevens. Bij monitoring gaat het vooral om toezicht door de werkgever, waarbij aanwezigheid, productiviteit of naleving worden gemeten. Bij het bevorderen van welzijn worden gegevens gebruikt om de werknemerservaring te verbeteren, waarbij de werknemer de belangrijkste begunstigde is.

Een handige manier om te bepalen aan welke kant van de lijn een technologie zich bevindt, is door drie vragen te stellen:

1. Heeft de werknemer inzicht in en zeggenschap over zijn eigen gegevens?
2. Worden de gegevens gebruikt om de werkdag van de werknemer te verbeteren, of om hem of haar ter verantwoording te roepen?
3. Zou hetzelfde resultaat ook bereikt kunnen worden met minder gedetailleerde of minder persoonlijke gegevens?

Als uit de antwoorden blijkt dat de nadruk meer ligt op verantwoordingsplicht en het voordeel voor de werkgever dan op de ervaring van de werknemer, heeft het programma meer weg van toezicht dan van welzijn. Dit onderscheid is niet alleen ethisch, maar ook juridisch van belang, omdat de rechtsgrondslag en de evenredigheidseisen op grond van de AVG verschillen naargelang het daadwerkelijke doel van de verwerking.

Welke technologieën op de werkplek dragen bij aan een beter welzijn zonder dat individuen worden gevolgd?

Er zijn verschillende categorieën technologie op de werkplek die het welzijn van werknemers aanzienlijk kunnen verbeteren zonder dat er individuele gegevens worden bijgehouden. Wat deze technologieën gemeen hebben, is dat ze waarde creëren op geaggregeerd of omgevingsniveau, in plaats van profielen van individueel gedrag op te stellen.

• Omgevingssensoren: Meten CO₂-niveaus, temperatuur, luchtvochtigheid en geluid om ervoor te zorgen dat de fysieke werkomstandigheden de concentratie en het comfort bevorderen, zonder te achterhalen wie zich in de ruimte bevindt
• Systemen voor het reserveren van bureaus en ruimtes: geef medewerkers zeggenschap over hun eigen werkplek, waardoor onzekerheid en wrijving tijdens de hybride werkdag worden verminderd
• Gebruiksanalyses: bieden geaggregeerde gegevens over het gebruik van ruimtes, zodat facilitaire teams betere beslissingen kunnen nemen over de indeling, de capaciteit en de planning
• Digitale borden en bewegwijzering: help medewerkers hun weg te vinden op kantoor en beschikbare ruimtes te vinden zonder dat daarvoor persoonsgegevens nodig zijn
• Functies voor het lokaliseren van collega's: geef werknemers de mogelijkheid om zelf te kiezen of ze hun locatie met teamgenoten willen delen, zodat de controle bij de werknemer zelf ligt en niet bij de werkgever

Het belangrijkste uitgangspunt bij al deze zaken is dat de werknemer zelf de regie behoudt. Technologie die mensen meer mogelijkheden biedt in plaats van hen te observeren, vormt de basis van een welzijnsprogramma dat de privacy daadwerkelijk waarborgt.

Hoe GoBright het welzijn van medewerkers ondersteunt zonder afbreuk te doen aan de privacy

We hebben ons platform ‘Smart Office ’ speciaal ontwikkeld voor organisaties die de werkervaring willen verbeteren zonder een omgeving te creëren waarin werknemers onder toezicht staan. Elke functie is ontworpen om werknemers meer zeggenschap te geven, niet minder, terwijl facilitaire en operationele teams de geaggregeerde inzichten krijgen die ze nodig hebben om betere beslissingen te nemen.

Zo pakken we privacyvriendelijk welzijn in de praktijk aan:

• Geaggregeerde bezettingsanalyses die laten zien hoe ruimtes worden gebruikt op het niveau van het gebouw, de verdieping en de zone, zonder dat individuele medewerkers worden geïdentificeerd
• Het reserveren van werkplekken en ruimtes, waardoor de dagelijkse hindernissen van hybride werken worden verminderd, zodat medewerkers hun kantoordagen met vertrouwen kunnen plannen
• 'Find My Colleague' is een functie waarvoor medewerkers zich vrijwillig kunnen aanmelden; dit betekent dat medewerkers zelf kunnen kiezen of ze hun locatie met hun collega’s willen delen
• ISO 27001-certificering en naleving van de AVG, ondersteund door Europese gegevensopslag, zodat uw gegevens de regio nooit verlaten
• Er is geen licentiemodel per gebruiker, wat betekent dat we geen commercieel belang hebben om meer persoonlijke gegevens te verzamelen dan nodig is

Als u een welzijnstechnologieprogramma wilt opzetten dat het vertrouwen van uw medewerkers geniet en door uw juridische afdeling wordt goedgekeurd, laten we u graag zien hoe dit in de praktijk werkt. Neem contact met ons op, dan kunnen we de mogelijkheden samen bekijken.