Wie lässt sich ein Technologieprogramm zur Förderung des Wohlbefindens ohne Datenschutzrisiken umsetzen?

Sie können ein Technologieprogramm zur Förderung des Wohlbefindens ohne Datenschutzrisiken umsetzen, indem Sie es auf anonymisierte, aggregierte Daten statt auf die Nachverfolgung einzelner Personen ausrichten und jede Entscheidung zur Datenerhebung auf eine klare Rechtsgrundlage gemäß der DSGVO stützen. Der Schlüssel liegt darin, den Datenschutz der Mitarbeiter von Anfang an als Gestaltungsprinzip zu betrachten und nicht erst im Nachhinein zu berücksichtigen. Die folgenden Fragen erläutern genau, wie dies zu bewerkstelligen ist – vom Verständnis dafür, welche Daten erhoben werden, bis hin zur Auswahl der richtigen Tools.

Welche Daten erfasst die Wellbeing-Technologie eigentlich?

Technologien zur Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz können je nach den eingesetzten Tools eine Vielzahl von Daten erfassen. Zu den weniger sensiblen Daten gehören Umgebungsdaten wie Luftqualität, Temperatur, Lärmpegel und Lichtintensität. Zu den sensibleren Daten zählen Bewegungsmuster, Schreibtischbelegung, Teilnahme an Besprechungen, digitale Aktivitätsprotokolle und sogar biometrische Signale von Wearables.

Es lohnt sich, zwischen zwei großen Kategorien von Daten zu unterscheiden, die Wellbeing-Tools in der Regel erfassen:

• Umgebungs- und Raumdaten: Nutzung von Räumen und Schreibtischen, Auslastungsraten, Energieverbrauch und bauliche Gegebenheiten am Arbeitsplatz
• Individuelle Verhaltensdaten: Wer anwesend ist, wann, wohin sich die Personen bewegen, wie lange sie sitzen, wie oft sie Plätze reservieren und in manchen Fällen, wie sie mit Kollegen interagieren

Die erste Kategorie birgt bei ordnungsgemäßer Anonymisierung ein relativ geringes Risiko. Die zweite Kategorie erfordert einen wesentlich sorgfältigeren Umgang, da sie schnell in den Bereich der Überwachung abgleiten kann, selbst wenn die ursprüngliche Absicht darin bestand, das Wohlbefinden zu fördern.

Was sind die größten Datenschutzrisiken von Programmen zur Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz?

Die größten Datenschutzrisiken bei einem Programm für Wohlfühltechnologie entstehen, wenn Daten auf individueller Ebene ohne klaren Zweck erhoben, länger als nötig gespeichert oder auf eine Weise genutzt werden, die die Mitarbeiter nicht erwartet haben oder der sie nicht zugestimmt haben. Selbst gut gemeinte Programme können eine Kultur der Überwachung schaffen, wenn die Grenzen nicht von Anfang an klar definiert sind.

Zu den üblichen Risiken zählen:

1. Funktionsausweitung: Daten, die für einen bestimmten Zweck – beispielsweise die Tischreservierung – erhoben wurden, werden später dazu verwendet, die Anwesenheit oder Leistung einzelner Personen zu überwachen.
2. Mangelnde Transparenz: Die Mitarbeiter wissen nicht, welche Daten erfasst werden, wie diese gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat
3. Unverhältnismäßige Datenerhebung: Organisationen erheben weitaus detailliertere Daten, als zur Erreichung ihrer Wohlfühlziele tatsächlich erforderlich sind
4. Unzureichende Sicherheit: Sensible Gesundheits- oder Verhaltensdaten werden in Systemen gespeichert, die nicht zertifiziert sind oder den Datenschutzstandards nicht entsprechen
5. Keine echte Einwilligung: Die Beschäftigten haben das Gefühl, dass sie sich nicht dagegen entscheiden können, ohne berufliche Nachteile zu riskieren

Jedes dieser Risiken kann das Vertrauen untergraben und das Unternehmen in regulierten Märkten einer rechtlichen Haftung aussetzen. Um diesen Risiken zu begegnen, sind sowohl technische Sicherheitsvorkehrungen als auch klare interne Steuerungsmechanismen erforderlich.

Was schreibt die DSGVO in Bezug auf Daten zum Wohlbefinden von Mitarbeitern vor?

Gemäß der DSGVO muss jede Verarbeitung von Mitarbeiterdaten zum Zwecke des Wohlbefindens auf einer rechtmäßigen Grundlage beruhen, einem legitimen und verhältnismäßigen Zweck dienen und den Mitarbeitern transparent mitgeteilt werden. Gesundheitsbezogene Daten fallen gemäß Artikel 9 unter die besondere Datenkategorie, was bedeutet, dass für sie strengere Anforderungen gelten, darunter die ausdrückliche Einwilligung oder eine spezifische gesetzliche Ausnahme.

Für die meisten Programme zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz umfassen die einschlägigen Verpflichtungen gemäß der DSGVO Folgendes:

• Feststellung einer eindeutigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, in der Regel ein berechtigtes Interesse oder eine ausdrückliche Einwilligung
• Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) vor der Einführung von Tools, die sensible oder umfangreiche personenbezogene Daten verarbeiten
• Den Mitarbeitern eine klare Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen, in der erläutert wird, welche Daten erfasst werden, warum und wie lange sie gespeichert werden
• Umsetzung der Datenminimierung, d. h., Sie erheben nur die Daten, die unbedingt erforderlich sind
• Sicherstellung, dass betroffene Personen ihre Rechte ausüben können, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung und Löschung

Unternehmen, die an mehreren Standorten in Europa tätig sind, sollten zudem prüfen, ob lokale Arbeitsgesetze zusätzliche Einschränkungen für die Überwachung am Arbeitsplatz vorsehen, da diese je nach Land variieren und strenger sein können als die grundlegenden Anforderungen der DSGVO.

Wie können Organisationen Daten zum Wohlbefinden erheben, ohne dabei die Privatsphäre zu gefährden?

Unternehmen können Daten zum Wohlbefinden sammeln, ohne die Privatsphäre zu gefährden, indem sie standardmäßig auf anonymisierte und aggregierte Erkenntnisse statt auf individuelle Nachverfolgung setzen, die Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess einbeziehen und von Anfang an strenge Grundsätze der Datenminimierung anwenden. „Privacy by Design“ ist nicht nur ein Häkchen auf einer Compliance-Checkliste, sondern der Ansatz, der die Mitarbeiter überhaupt erst dazu motiviert, sich an Programmen zum Wohlbefinden zu beteiligen.

Zu den praktischen Maßnahmen gehören:

• Vor der Berichterstattung aggregieren: Stellen Sie Kennzahlen zur Auslastung und zum Wohlbefinden auf Team- oder Etagenebene dar, anstatt individuelle Muster herauszuarbeiten.
• Aufbewahrungsfristen für Daten festlegen: Legen Sie fest, wie lange Daten aufbewahrt werden sollen, und automatisieren Sie deren Löschung nach Ablauf dieser Frist
• Getrennte Systeme: Verknüpfen Sie Daten zum Wohlbefinden nicht mit Leistungsmanagement- oder HR-Systemen, es sei denn, es liegt ein klarer, einvernehmlich festgelegter Zweck dafür vor.
• Führen Sie frühzeitig eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) durch: Ermitteln Sie Risiken vor der Einführung und nicht erst nach einer Beschwerde oder einem Datenschutzverstoß.
• Offen kommunizieren: Teilen Sie die Ergebnisse der Datenerhebung zum Wohlbefinden mit den Mitarbeitern, damit diese den Nutzen erkennen und nicht nur die Einschränkungen ihrer Privatsphäre sehen.

Transparenz schafft Vertrauen, und Vertrauen fördert das Engagement. Mitarbeiter, die verstehen, welche Daten erfasst werden und warum, beteiligen sich deutlich häufiger aktiv an Initiativen zur Förderung des Wohlbefindens.

Was ist der Unterschied zwischen der Überwachung von Mitarbeitern und der Förderung ihres Wohlbefindens?

Der Unterschied zwischen der Überwachung und der Förderung des Wohlbefindens liegt in der Zielsetzung, der Verhältnismäßigkeit und der Frage, wer von den Daten profitiert. Bei der Überwachung geht es in erster Linie um die Kontrolle durch den Arbeitgeber, um die Erfassung von Anwesenheit, Produktivität oder der Einhaltung von Vorschriften. Bei der Förderung des Wohlbefindens werden Daten genutzt, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, wobei der Mitarbeiter der Hauptnutznießer ist.

Eine hilfreiche Methode, um zu prüfen, auf welcher Seite der Grenze eine Technologie anzusiedeln ist, besteht darin, drei Fragen zu stellen:

1. Hat der Mitarbeiter Einblick in seine eigenen Daten und die Kontrolle darüber?
2. Werden die Daten dazu genutzt, den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu verbessern, oder um sie zur Rechenschaft zu ziehen?
3. Könnte dasselbe Ergebnis auch mit weniger detaillierten oder weniger personenbezogenen Daten erzielt werden?

Wenn die Antworten eher auf Rechenschaftspflicht und den Nutzen für den Arbeitgeber als auf die Mitarbeitererfahrung hindeuten, hat das Programm mehr mit Überwachung als mit Wohlbefinden zu tun. Diese Unterscheidung ist nicht nur aus ethischer, sondern auch aus rechtlicher Sicht von Bedeutung, da sich die Rechtsgrundlage und die Anforderungen an die Verhältnismäßigkeit gemäß der DSGVO je nach dem tatsächlichen Zweck der Datenverarbeitung unterscheiden.

Welche Technologien am Arbeitsplatz tragen zur Steigerung des Wohlbefindens bei, ohne dass einzelne Personen überwacht werden?

Es gibt verschiedene Kategorien von Technologien am Arbeitsplatz, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter sinnvoll verbessern können, ohne dass einzelne Personen nachverfolgt werden. Ihnen ist gemeinsam, dass sie einen Mehrwert auf aggregierter Ebene oder auf Umgebungsebene schaffen, anstatt Profile des individuellen Verhaltens zu erstellen.

• Umweltsensoren: Messen Sie CO₂-Konzentrationen, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Lärm, um sicherzustellen, dass die räumlichen Arbeitsbedingungen Konzentration und Wohlbefinden fördern, ohne dabei festzustellen, wer sich im Raum aufhält.
• Schreibtisch- und „ Raumbuchung “-Systeme: Geben Sie den Mitarbeitern die Kontrolle über ihren eigenen Arbeitsbereich und reduzieren Sie so Unsicherheiten und Reibungsverluste im hybriden Arbeitsalltag
• Nutzungsanalyse: Liefert aggregierte Daten zur Raumnutzung, damit die Facility-Teams fundiertere Entscheidungen hinsichtlich Raumaufteilung, Kapazität und Terminplanung treffen können
• Digital signage sowie Wegfindung: Helfen Sie den Mitarbeitern, sich im Büro zurechtzufinden und freie Räume zu finden, ohne dass personenbezogene Daten erforderlich sind
• Funktionen zur Standortbestimmung von Kollegen: Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, ihren Standort auf Wunsch mit Teamkollegen zu teilen, sodass die Kontrolle beim Einzelnen und nicht beim Arbeitgeber liegt

Das zentrale Prinzip bei all diesen Maßnahmen ist, dass der Mitarbeiter die Kontrolle behält. Eine Technologie, die den Mitarbeiter befähigt, anstatt ihn zu überwachen, bildet die Grundlage für ein wirklich datenschutzkonformes Programm zur Förderung des Wohlbefindens.

Wie „ GoBright “ das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert, ohne die Privatsphäre zu beeinträchtigen

Wir haben unsere Plattform „Smart Office “ speziell für Unternehmen entwickelt, die das Arbeitserlebnis verbessern möchten, ohne dabei ein Überwachungsumfeld zu schaffen. Jede Funktion ist darauf ausgelegt, den Mitarbeitern mehr Kontrolle zu geben – und nicht weniger –, während die Facility- und Betriebsteams die aggregierten Einblicke erhalten, die sie benötigen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

So setzen wir datenschutzkonformes Wohlbefinden in der Praxis um:

• Aggregierte Belegungsanalysen, die aufzeigen, wie Räume auf Gebäude-, Etagen- und Zonenebene genutzt werden, ohne dabei einzelne Mitarbeiter zu identifizieren
• Desk- und „ Raumbuchung “, das die täglichen Reibungsverluste beim hybriden Arbeiten verringert, sodass Mitarbeiter ihre Bürotage mit Zuversicht planen können
• „Find My Colleague“ ist eine Opt-in-Funktion, d. h., die Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie ihren Standort mit ihren Teamkollegen teilen möchten
• ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität, gestützt durch Datenhosting in Europa, sodass Ihre Daten die Region niemals verlassen
• Es gibt keine benutzerspezifische Lizenzierung, was bedeutet, dass wir keinen wirtschaftlichen Anreiz haben, mehr personenbezogene Daten zu erheben, als notwendig ist

Wenn Sie ein Programm für Wohlfühltechnologie aufbauen möchten, dem Ihre Mitarbeiter vertrauen und das Ihre Rechtsabteilung genehmigt, zeigen wir Ihnen gerne, wie das in der Praxis funktioniert. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir gemeinsam die verschiedenen Möglichkeiten durchgehen können.