Booking assistant usage guide
Med GoBright går det snabbt och enkelt att hantera bokningarna på din arbetsplats genom enkla konversationer.
Istället för att bläddra igenom olika menyer eller portaler kan du helt enkelt skriva in vad du behöver på naturligt språk och få omedelbara resultat. Det hjälper dig att spara tid genom att guida dig genom bokningen av ett rum, ett skrivbord eller en parkeringsplats, kontrollera dina befintliga bokningar eller göra ändringar när det behövs. Upplevelsen är utformad för att vara intuitiv och effektiv, så att du enkelt kan hantera dina bokningar var du än befinner dig.
Important note: The booking assistant is built on privacy-by-design principles. You can check more information in the article Booking assistant privacy.
For installation instructions check the article Booking assistant installation guide (early access).
In this article, you will learn how to use the Booking Assistant to get the most out of its possibilities.
Boka en plats
When you need a meeting room, desk, or parking space, simply tell the booking assistant what you need, including the preferred date, time, and location. The booking assistant will present available options, allowing you to choose and confirm your booking in just a few clicks.
Var så detaljerad som möjligt när du anger dina önskemål, inklusive datum, tid, varaktighet och exakt plats, för att säkerställa så exakta resultat som möjligt och minimera behovet av fram- och tillbaka-kommunikation.
Systemet visar då en lista över lediga rum, skrivbord eller parkeringsplatser. Du kan också begära rekommenderade platser på olika platser genom att klicka på knappen ”Annan plats”.
Once you find a suitable space you would like to book, click the ‘Book‘ button to proceed. You will be prompted to confirm or decline the booking. Before confirming, you can still ask the Booking assistant to adjust for you certain details, such as extending the duration beyond the suggested time.
När du har bekräftat kommer bokningen att skapas och sparas åt dig.
Create meeting with specific details
Visa dina bokningar
You can ask the booking assistant for an overview of your bookings for any specific day. The chatbot will display your scheduled reservations and, if needed, give you the option to cancel a booking directly from the conversation.
Ställ en mycket specifik fråga till chatboten för att få bästa möjliga svar på din fråga.
You can also ask the booking assistant to provide a summary of your booking details.
Du kan avboka en bokning här genom att välja den aktuella bokningen i listan och klicka på alternativet ”Avboka”. När du har bekräftat detta tas bokningen bort från ditt schema.
Rapportering av problem
You can also use the booking assistant to report an issue with a desk or meeting room.
Memorize your preferences
You can ask the booking assistant to remember your preferences for future conversations or to forget previously saved preferences.
Kontrollera en kollegas bokningar
Vill du veta om en kollega har bokat ett rum, ett skrivbord eller en parkeringsplats en viss dag? Chatboten kan ge en översikt över kollegans bokningar, vilket underlättar samordningen av scheman och arbetsplatsarrangemang.
Ange bara din kollegas fullständiga namn samt det exakta datumet och klockslaget, så visar systemet var hen har en bokning inplanerad under den tiden.
Obs! Vid rumsbokning visar GoBright endast det mötesrum där bokningen sker. Observera att personlig information, såsom mötesämnet, inte kommer att delas.
