Rumsbokning på uppdrag av andra användare
Med GoBright kan du nu boka mötesrum för andra användares räkning, vilket gör det enklare för assistenter, teamledare eller kontorschefer att hantera mötena. Oavsett om du organiserar möten för en chef, planerar sessioner för ett team eller bara hjälper en kollega, kan du nu schemalägga rumsbokningar direkt i deras namn.
Den person som du bokar för kommer automatiskt att listas som mötesorganisatör och få alla relevanta meddelanden och kalenderuppdateringar. Ditt namn registreras som skapare av bokningen, vilket säkerställer tydlig synlighet för vem som bokade mötet.
Det är inte möjligt att ändra mötesarrangören för möten som ägde rum tidigare.
Hur man använder den:
-
För det första måste du ha rätt behörigheter tilldelade till din användarroll.
-
Gå till instrumentpanelen för rumsbokning.
-
Välj rum och ange all övrig information som krävs.
-
Klicka i fältet "Organizer" och välj den person som du bokar för.
-
Slutför bokningen som vanligt - de får en bekräftelse.
Skapare av mötet
När en bokning görs på uppdrag av en annan användare förblir den ursprungliga skaparen av mötet synlig i bokningsfönstret.
Bokningsbekräftelse
När bokningen har bekräftats får den person som du bokade för automatiskt ett e-postmeddelande med alla mötesuppgifter. Om rummet är integrerat med Microsoft 365 kommer mötet också att visas i deras Outlook-kalender.
Viktiga anvisningar för integrerade rum
Om du bokar ett rum som är integrerat med Microsoft 365 kommer du inte att kunna ändra mötesorganisatören efter att mötet har skapats.
För integrerade rum synkroniseras mötet automatiskt med användarens Outlook-kalender. GoBright följer Outlooks behörighetsmodell - det innebär att om du inte har delegerad åtkomst till den andra användarens brevlåda i Outlook, kommer du inte att kunna ändra arrangören efter att bokningen har skapats.
