Användarroller
Varje användare i systemet tilldelas en eller flera roller som avgör deras åtkomsträttigheter och behörigheter. Dessa roller definierar vilka åtgärder användaren kan utföra, vilka data de kan visa eller ändra och vilka systemfunktioner de har åtkomst till.
Du kan tilldela fördefinierade roller som har en standarduppsättning behörigheter, eller så kan du skapa anpassade roller som är skräddarsydda efter din organisations specifika behov. Med anpassade roller kan du utforma en flexibel behörighetsstruktur genom att välja och kombinera exakta åtkomsträttigheter, vilket säkerställer att användarna endast har den åtkomstnivå som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter.
Systemanvändarroller
Det finns tre fördefinierade systemroller som alltid är tillgängliga:
Användar
En användare kan logga in i systemet för att skapa och hantera bokningar för personligt bruk. Återkommande bokningar av skrivbord eller parkeringsplatser är inte möjliga med denna användarroll.
Bokningsansvarig
En bokningsansvarig har alla behörigheter som en användare har och kan dessutom hantera bokningar åt andra, bland annat redigera och ta bort bokningar. Återkommande bokningar av skrivbord eller parkeringsplatser är inte möjliga med denna användarroll.
Den tilldelade insiktsnivån avgör hur mycket bokningsinformation som visas. För mer information, se artikeln ”Allmänna inställningar ”.
Administratör
En administratör har full åtkomst till hela systemet, inklusive alla moduler, användarhantering och systeminställningar. Denna roll har den högsta behörighetsnivån och obegränsad åtkomst till konfigurations- och administrationsfunktioner. Återkommande bokningar av skrivbord eller parkeringsplatser är inte möjliga med denna användarroll.
Dessa roller kan tillämpas manuellt under Inställningar > Användare > Roller eller synkroniseras via Active Directory. För mer information, se artikeln om synkronisering av Azure AD/Active Directory eller steg 5 i artikeln SCIM-användarprovisionering (EntraID/AzureAD) – GoBright Center.
Anpassade användarroller
Utöver standardrollerna kan du skapa anpassade roller genom att gå till Inställningar > Användare > Roller.
Obs! Detta rekommenderas starkt, eftersom du för varje anpassad roll kan definiera en skräddarsydd uppsättning behörigheter som motsvarar specifika ansvarsområden inom din organisation.
Detta gör det möjligt för dig att noggrant styra vad användarna kan visa, skapa, redigera eller ta bort i systemets olika moduler och funktioner.
Per anpassad användarroll kan du konfigurera följande behörigheter:
Bokningar
- Bokningar
- Ej tillåtet:
Användaren har inte behörighet att göra eller hantera bokningar. - Har behörighet att göra bokningar:
Användaren kan göra och hantera egna bokningar, men inte bokningar för andra användare. - Tillåt att göra och hantera bokningar:
Användaren har behörighet att göra och hantera bokningar för sig själv och för andra användare.
- Ej tillåtet:
- Bokningsbehörighet:
- Tillåtet för alla platser/rum/diskar
- Endast tillåtet för specifika platser/rum/diskar
- Behörighet för bokningar: Inkludera platser
De valda platserna är synliga för bokning - Behörighet för bokningar: Utesluta platser
De valda platserna är inte synliga för bokningar - Behörighet för bokningar: Including spaces
De valda rummen/diskarna är synliga för bokning - Behörighet för bokningar: Exkludera utrymmen
De valda rummen/arbetsplatserna är inte synliga för bokning
- Behörighet för bokningar: Inkludera platser
Läs artiklarna nedan för att få exempel och tips på hur du kan strukturera och ange platser på ett effektivt sätt:
Begränsa användarna till att göra bokningar på specifika platser
Begränsa användarna till att göra bokningar på specifika dagar
- Tillåt åtkomst till veckoplaneraren
När denna funktion är aktiverad kan användaren använda veckoplaneraren. -
Ett ytterligare alternativ är att låta användarna ändra sin status i veckoplaneraren. När alternativet att ändra status är inaktiverat kommer användarna inte längre att kunna uppdatera sin status manuellt via portalen eller mobilappen.
Obs! Statusändringarna kan fortfarande göras externt via API:et, vilket kommer att åsidosätta användarens nuvarande status.
Tänk på att behörigheterna fungerar i en hierarki. Så när föräldern är utesluten/inkluderad är alla element under också uteslutna/inkluderade.
Om du utesluter en viss plats eller ett visst utrymme bör du också ange den plats/det utrymme där användaren med denna roll har rätt att göra bokningar.
Rum
- Tillåt att boka utanför öppettider
Öppettiderna för ett rum anges i den tilldelade rumsprofilen. - Begränsning av förhandsbokningsperioden
- Får boka … dagar i förväg
Antalet dagar som användaren kan boka i förväg - Får boka … dagar i förväg: Hoppa över helger
När funktionen är aktiverad och ”Får boka … dagar i förväg” är inställt på 1 eller 2 dagar kan du välja alternativet ”Hoppa över helger” för att kunna boka ett rum motsvarande antal dagar i förväg. - Tillåtet att boka … dagar i förväg: Starttid
Anger den tidpunkt då den sista dagen i förhandsbokningsfönstret kan bokas.
Exempel: idag är det måndag. När ”Tillåtet att boka … dagar i förväg” är inställt på två och ”Tillåtet att boka … dagar i förväg: Starttid” är inställt på 10:00, kan användaren nu boka för måndag och tisdag, men ännu inte för onsdag. Bokning för onsdag blir tillgänglig dagen innan kl. 10:00. Alltså på tisdag kl. 10:00.
- Får boka … dagar i förväg
- Begränsa bokningarnas varaktighet
Begränsa varaktigheten för en enskild bokning. Observera att samma användare kan göra en ny bokning samma dag med denna varaktighet. - Begränsa vilka veckodagar som bokningar kan göras
När funktionen är aktiverad kan bokningar endast göras på den eller de valda dagarna.
Skrivbord
- Tillåt återkommande bokningar
Tillåt återkommande skrivbordsbokningar för alla eller specifika platser/utrymmen. - Tillåt att boka utanför öppettider
Öppettiderna för ett rum anges i den tilldelade skrivbordsprofilen. - Begränsning av förhandsbokningsperioden
- Tillåtet att boka … dagar i förväg
Antalet dagar de får boka i förväg - Tillåtet att boka ... dagar i förväg: Skip weekends
När detta är aktiverat och "Allowed to book ... days in advance" är inställt på 1 eller 2 dagar, kan du välja att "Skip weekends" för att kunna boka ett skrivbord dagarna i förväg i enlighet med detta. Detta gäller även för enkelbokningar. - Tillåtet att boka ... dagar i förväg: Starttid
Anger den tid då den sista dagen i det avancerade bokningsfönstret kan bokas.
T.ex. idag är det måndag. När "tillåtet att boka ... dagar i förväg" är inställt på två och "tillåtet att boka ... dagar i förväg: Starttid" är inställd på 10:00, kan användaren nu boka för måndag och tisdag, men ännu inte för onsdag. Bokningen för onsdagen blir tillgänglig dagen innan kl. 10.00. Så på tisdag kl. 10.00.
- Tillåtet att boka … dagar i förväg
- Begränsa bokningarnas varaktighet
Begränsa varaktigheten för en enskild bokning. Observera att samma användare kan göra en ny bokning samma dag med denna varaktighet. - Begränsa vilka veckodagar som bokningar kan göras
När funktionen är aktiverad kan bokningar endast göras på den eller de valda dagarna.
Parkeringsplatser
- Tillåt återkommande bokningar
Tillåt återkommande bokningar av parkeringsplatser för alla eller specifika platser/platser. - Tillåt att boka utanför öppettider
Öppettiderna för en parkeringsplats anges i den tilldelade skrivbordsprofilen. - Begränsning av förhandsbokningsperioden
- Tillåtet att boka … dagar i förväg
Antalet dagar de får boka i förväg - Tillåtet att boka ... dagar i förväg: Skip weekends
När funktionen är aktiverad och "Allowed to book ... days in advance" är inställd på 1 eller 2 dagar, kan du välja att "Skip weekends" för att kunna boka en parkeringsplats dagarna i förväg i enlighet med detta. Detta gäller även för enkelbokningar. - Tillåtet att boka ... dagar i förväg: Starttid
Anger den tid då den sista dagen i det avancerade bokningsfönstret kan bokas.
T.ex. idag är det måndag. När "tillåtet att boka ... dagar i förväg" är inställt på två och "tillåtet att boka ... dagar i förväg: Starttid" är inställd på 10:00, kan användaren nu boka för måndag och tisdag, men ännu inte för onsdag. Bokningen för onsdagen blir tillgänglig dagen innan kl. 10.00. Så på tisdag kl. 10.00.
- Tillåtet att boka … dagar i förväg
- Begränsa bokningarnas varaktighet
Begränsa varaktigheten för en enskild bokning. Observera att samma användare kan göra en ny bokning samma dag med denna varaktighet. - Begränsa vilka veckodagar som bokningar kan göras
När funktionen är aktiverad kan bokningar endast göras på den eller de valda dagarna.
Analys
- Analys
- Inte tillåtet
Användaren har inte behörighet att se dessa rapporter. - Tillåtet för alla platser/rum/arbetsplatser/parkerings
Användaren har behörighet att komma åt data från alla platser/rum/arbetsplatser/parkeringsplatser - Endast tillåtet för specifika platser/rum/diskar/parkeringar
- Analysbehörigheter: Inklusive plats
De valda platserna är synliga för analys. - Analysbehörigheter: Undantagna platser
De valda platserna är inte synliga för analys. - Analysbehörigheter: Inklusive utrymmes
De valda rummen/skrivborden är synliga för analys. - Analysbehörigheter: Exkludera utrymmen
De valda rummen/skrivborden är inte synliga för analys.
- Analysbehörigheter: Inklusive plats
- Inte tillåtet
- Åtkomst till ”No show” och ”Bokningshistorik”
- Tillåtet
- Ej tillåtet
Användaren har inte behörighet att öppna dessa två rapporter i avsnittet Analytics.
- Åtkomst till ”Rapporter”
- Tillåtet
- Ej tillåtet
Användaren har inte behörighet att komma åt dessa rapporter.
Tänk på att behörigheterna fungerar i en hierarki. Så när föräldern är utesluten/inkluderad är alla element under också uteslutna/inkluderade.
Om du utesluter en viss plats eller ett visst utrymme bör du också ange den plats/det utrymme där användaren med denna roll har rätt att göra bokningar.
Godkännande
- Godkännande av bokning
- Ej tillåtet
Användaren har inte behörighet att hantera godkännanden av bokningar - Tillåtet för alla platser/rum
Användaren har behörighet att hantera godkännanden av bokningar för alla platser/rum - Endast tillåtet för specifika platser/rum
- Behörigheter för godkännande av bokningar: Inkluderar platser
. Det är endast tillåtet att hantera godkännanden för de valda platserna - Behörigheter för godkännande av bokningar: Undantag för platser
Det är uttryckligen inte tillåtet att hantera godkännanden för de valda platserna - Behörigheter för godkännande av bokningar: Inkluderar utrymmen
. Det är endast tillåtet att hantera godkännanden för de valda utrymmena. - Behörigheter för bokningsgodkännanden: Exkluderar utrymmen
Det är uttryckligen inte tillåtet att hantera godkännanden för de valda utrymmena
- Behörigheter för godkännande av bokningar: Inkluderar platser
- Ej tillåtet
Tänk på att behörigheterna fungerar i en hierarki. Så när föräldern är utesluten/inkluderad är alla element under också uteslutna/inkluderade.
Om du utesluter en viss plats eller ett visst utrymme bör du också ange den plats/det utrymme där användaren med denna roll har rätt att göra bokningar.
Övriga bokningsrelaterade behörigheter
- Ledning av team
- Visa egna team – Användaren kan endast se de team som hen tillhör.
- Hantera egna team
När denna funktion är aktiverad kan användaren se och hantera (lägga till eller ta bort medlemmar) sina egna team - Hantera alla team
När denna funktion är aktiverad kan användaren se och hantera (lägga till eller ta bort medlemmar) alla användares team
- Tillåtet att göra bokning på uppdrag (för rum)
- Inaktiverat – Användaren får inte boka ett rum åt en annan användare
- Aktiverat – När detta alternativ är aktiverat kan användaren ändra mötesansvarig, medan den som ursprungligen skapade mötet fortfarande visas.
- Tillåtet att göra gruppbokningar och att boka för egen räkning (för diskar/parkering)
- Inaktiverad – Användaren får inte boka ett skrivbord eller en parkeringsplats åt en annan användare
-
Aktiverat – När detta alternativ är aktiverat kan användaren boka ett skrivbord eller en parkeringsplats åt en annan användare.
Obs: Funktionen "Bokning på uppdrag av" är endast giltig för icke-integrerade diskar eller parkeringsplatser.
Tjänster
- Tjänster
- Ej tillåtet
Användaren har inte behörighet att hantera leverantörerna av cateringtjänster - Behörig att hantera tjänster från en enda leverantör
Användaren har endast behörighet att hantera tjänster från en specifik leverantör - Behörig att hantera alla tjänsteleverantörer
Användaren har behörighet att hantera alla tjänsteleverantörer
- Ej tillåtet
- Hantera statusar
- Har behörighet att hantera alla statusar
Användaren kan hantera alla statusar för serviceförfrågningarna - Endast tillåtet för hantering av serviceorder (status: öppen/klar/avslutad)
Användaren kan hantera serviceförfrågningar med statusen Öppen, Klar eller Avslutad.
- Har behörighet att hantera alla statusar
- Frågor
- Ej tillåtet
Användaren har inte behörighet att hantera ärendet - Behörighet att hantera för en hanterare med en enda fråga
Användaren har endast behörighet att hantera rapporterade ärenden från en specifik leverantör - Behörig att hantera alla felhanterare
Användaren har behörighet att hantera alla rapporterade fel
- Ej tillåtet
- Underhåll
- Ej tillåtet
Användaren har inte behörighet att hantera underhållsläget - Tillåtet för en specifik plats
Användaren har endast behörighet att hantera underhåll på specifika platser - Tillåtet för alla platser
Användaren har behörighet att hantera underhåll för alla platser
- Ej tillåtet
- Besökare
- Ej tillåtet
Användaren kan endast hantera sina egna besökare. Användaren får inte hantera besökare hos andra värdar. - Har behörighet att hantera besökare för en enskild plats
Användaren har behörighet att hantera besökare för andra värdar på en specifik plats - Har behörighet att hantera besökare för alla platser
Användaren har behörighet att hantera alla besökare för alla platser
- Ej tillåtet
System
- Systeminställningar
- Ej tillåtet
Användaren har inte åtkomst till inställningarna på portalen GoBright . Det är inte tillåtet att hantera systeminställningarna. - Tillåtet
: Användaren kan hantera alla systeminställningar
- Ej tillåtet
