Bekræftelse af tidlig tilstedeværelse

At spare tid på at booke lokaler kan give stor værdi til GoBright bookingsystem. Det kan være nyttigt at bruge no-show-bekræftelsesfunktionen, men det er stadig svært at genbruge pladsen på forhånd, fordi den først er no-show, når bookingen allerede er startet.

Ved at bruge funktionen Early presence confirmation vil arrangøren af bookingen derfor blive spurgt et par dage/timer før bookingen starter, om bookingen virkelig kommer til at finde sted. Hvis arrangøren ikke bekræfter bookingen, slettes bookingen, så ressourcen kan bookes af en anden.

Ved at tilføje et tidligt bekræftelsesvindue vil brugeren på forhånd give systemet besked om, at de ikke vil bruge den plads, de allerede har booket, og dermed vil det give andre brugere mulighed for at booke den plads til næste dag.

Indstillingerne til konfiguration af tidlig tilstedeværelsesbekræftelse kan aktiveres i profilen for rum, skriveborde og parkeringspladser. Se de linkede artikler for mere information om, hvordan du konfigurerer denne funktion i profilerne. Når dette er aktiveret, skal vinduet konfigureres til, hvornår den tidlige tilstedeværelsesbekræftelse skal være aktiv. ​

Det tidlige bekræftelsesvindue kan konfigureres 48 timer før mødets start, og slutningen af vinduet kan maksimalt være 2 timer før mødets start.

Spring weekender over-indstilling – Weekendernekan springes over, så bookingerne ikke fjernes, hvis de ikke bekræftes i løbet af lørdag/søndag. Brugeren kan stadig foretage bekræftelsen på disse dage.

Hvis bekræftelsen af tidlig tilstedeværelse f.eks. er sat til 10 timer, og dette vindue starter fredag for bookingen mandag, vil weekenden også blive taget i betragtning, så i alt vil vinduet for bekræftelse af tidlig tilstedeværelse være meget bredere på grund af weekenden - mere end 50 timer.

Du kan derefter vælge, hvad der skal ske, hvis en bruger ikke bekræfter sin reservation efter at have modtaget e-mailen. Du kan enten beholde reservationen, som den er, eller annullere den, så skrivebordet bliver ledigt for andre brugere at reservere.

Når bekræftelsesvinduet starter, får brugeren besked via e-mail og push-besked om, at de skal bekræfte eller afvise bookingen.

I værelsesmeddelelser viser systemet også eventuelle besøgende og catering, der er knyttet til reservationen.

Når der bruges integrerede rum, bliver brugerne også spurgt, om de ønsker at skifte mødet til'Ja, kun online'. Dette sikrer, at selve mødet ikke slettes, men det fysiske mødelokale fjernes fra reservationen, så andre brugere kan reservere det.

Bekræftelse af tidlig tilstedeværelse kan ske i portalen eller i appen. Det kan også gøres automatisk, når du vælger i notifikationen.

Når bookingen ikke bekræftes inden for bekræftelsesvinduet, slettes bookingen, og den bookbare plads bliver tilgængelig for en anden. Brugeren får besked om denne sletning.

Tilstedeværelsesbekræftelse i Analytics

Forskellige tilstedeværelsesbekræftelsesstatusser kan ses i Analytics > Bookinghistorik under kolonnen Tilstedeværelsesbekræftelse.

• Hvis brugeren har klikket på den grønne knap "Ja, jeg deltager":
  Der vises en grøn status "Deltagelse bekræftet" i reservationshistorikken.

• Hvis brugeren klikkede på den røde knap "Nej, slet det":
  Tilstedeværelsen er ikke bekræftet, og der vises ingen optegnelse i reservationshistorikken.

• Hvis brugeren ikke har klikket på nogen knap:
  Der vises en rød status "Tilstedeværelse ikke bekræftet" i reservationshistorikken.