Bekræftelse af tidlig tilstedeværelse
At spare tid på at booke lokaler kan give stor værdi til GoBright bookingsystem. Det kan være nyttigt at bruge no-show-bekræftelsesfunktionen, men det er stadig svært at genbruge pladsen på forhånd, fordi den først er no-show, når bookingen allerede er startet.
Ved at bruge funktionen Early presence confirmation vil arrangøren af bookingen derfor blive spurgt et par dage/timer før bookingen starter, om bookingen virkelig kommer til at finde sted. Hvis arrangøren ikke bekræfter bookingen, slettes bookingen, så ressourcen kan bookes af en anden.
Ved at tilføje et tidligt bekræftelsesvindue vil brugeren på forhånd give systemet besked om, at de ikke vil bruge den plads, de allerede har booket, og dermed vil det give andre brugere mulighed for at booke den plads til næste dag.
Indstillingerne til at konfigurere tidlig bekræftelse af tilstedeværelse kan aktiveres i profilen for skriveborde og parkeringspladser. Når det er aktiveret, skal vinduet konfigureres til, hvornår den tidlige tilstedeværelsesbekræftelse skal være aktiv.
Det tidlige bekræftelsesvindue kan konfigureres 48 timer før mødets start, og slutningen af vinduet kan maksimalt være 2 timer før mødets start.
Spring weekender over - Tweekenderne kan springes over, så bookingerne ikke fjernes, hvis de ikke bekræftes lørdag/søndag. Brugeren kan stadig bekræfte på disse dage.
Hvis bekræftelsen af tidlig tilstedeværelse f.eks. er sat til 10 timer, og dette vindue starter fredag for bookingen mandag, vil weekenden også blive taget i betragtning, så i alt vil vinduet for bekræftelse af tidlig tilstedeværelse være meget bredere på grund af weekenden - mere end 50 timer.
Når bekræftelsesvinduet starter, får brugeren besked via e-mail og push-besked om, at de skal bekræfte eller afvise bookingen.
Bekræftelse af tidlig tilstedeværelse kan ske i portalen eller i appen. Det kan også gøres automatisk, når du vælger i notifikationen.
Når bookingen ikke bekræftes inden for bekræftelsesvinduet, slettes bookingen, og den bookbare plads bliver tilgængelig for en anden. Brugeren får besked om denne sletning.
Bemærk, at denne funktion i øjeblikket er tilgængelig for skriveborde og parkeringspladser, men den vil også blive tilgængelig for værelser.