Tidlig tilstedeværelse bekreftelse

Å spare tid på å bestille plass kan gi stor verdi til GoBright bestillingssystem. Det kan være nyttig å bruke bekreftelsesfunksjonen for manglende oppmøte, men det er fortsatt vanskelig å gjenbruke plassen på forhånd fordi den bare ikke vises når bestillingen allerede har startet.

Derfor, ved å bruke funksjonen Tidlig tilstedeværelse bekreftelse vil arrangøren av bestillingen bli spurt noen dager/timer før bestillingen starter, om bestillingen virkelig skal finne sted. Når arrangøren ikke bekrefter bestillingen, vil bestillingen bli slettet slik at ressursen kan bestilles av noen andre.​

Ved å legge til et tidlig bekreftelsesvindu vil brukeren på forhånd varsle systemet om at de ikke vil bruke plassen de allerede har bestilt, og ved å gjøre det vil det gi andre brukere muligheten til å bestille den plassen for neste dag.

Innstillingene for å konfigurere tidlig bekreftelse av tilstedeværelse kan aktiveres i profilen til rom , skrivebord og parkeringsplasser . Se de lenkede artiklene for mer informasjon om hvordan du konfigurerer denne funksjonen i profilene. Etter at dette er aktivert, bør vinduet konfigureres for når tidlig bekreftelse av tilstedeværelse skal være aktiv.

Tidlig bekreftelsesvindu kan konfigureres 48 timer før møtestart og slutten av vinduet kan maksimalt være 2 timer før møtet starter.

Hopp over helger – Helgene kan hoppes over, slik at bestillinger ikke fjernes hvis de ikke bekreftes i løpet av lørdag/søndag. Brukeren kan fortsatt bekrefte på disse dagene også.

For eksempel, hvis bekreftelsen for tidlig tilstedeværelse er satt til 10 timer og dette vinduet starter på fredag for bestillingen på mandag, vil helgen også bli vurdert, så totalt vil vinduet for bekreftelse av tidlig tilstedeværelse være mye bredere på grunn av helgen – mer enn 50 timer.

Du kan deretter velge hva du skal gjøre hvis en bruker ikke bekrefter bestillingen sin etter å ha mottatt e-posten. Du kan enten beholde bestillingen som den er, eller avbryte den slik at skrivebordet blir tilgjengelig for andre brukere å reservere.

Når bekreftelsesvinduet starter, vil brukeren bli varslet via e-post og push-varsel om at de bør bekrefte eller avslå bestillingen.

I romvarsler vil systemet også vise eventuelle besøkende og catering knyttet til bestillingen.

Når man bruker integrerte rom, vil brukerne også bli spurt om de vil endre møtet til « Ja, kun på nett». Dette sikrer at selve møtet ikke slettes, men det fysiske møterommet vil bli fjernet fra bestillingen slik at andre brukere kan reservere det.

Den tidlige tilstedeværelsesbekreftelsen kan gjøres i portalen eller i appen. Det kan også gjøres automatisk når du velger i varselet.

Når bestillingen ikke er bekreftet i bekreftelsesvinduet, vil bestillingen bli slettet og den bestillingsbare plassen vil være tilgjengelig for noen andre. Brukeren vil bli varslet om denne slettingen.

Bekreftelse av tilstedeværelse i Analytics

Ulike statuser for bekreftelse av tilstedeværelse kan sees i Analyse > Bestillingshistorikk , under kolonnen Bekreftelse av tilstedeværelse .

• Hvis brukeren klikket på den grønne «Ja, jeg deltar»-knappen:
  En grønn status som «Tilstedeværelse bekreftet» vil vises i bestillingshistorikken.

• Hvis brukeren klikket på den røde «Nei, slett det»-knappen:
  Tilstedeværelsen er ikke bekreftet , og ingen oppføring vil vises i bestillingshistorikken.

• Hvis brukeren ikke klikket på noen knapp:
  En rød status som «Tilstedeværelse ikke bekreftet» vil vises i bestillingshistorikken.