Konfigurer rumprofil

En rumprofil indeholder fælles indstillinger, der definerer adfærd og konfiguration af rum i GoBright . Ved at tildele lokaler til en profil kan du nemt administrere fælles indstillinger som f.eks. bookbar tilstand, krav til check-in og meget mere.

For at få adgang til rumprofiler skal du logge ind med din GoBright og navigere til Indstillinger > Mød > Profiler. Derfra kan du åbne eller oprette den specifikke profil, der bruges til rum.

Senere i denne artikel finder du en detaljeret forklaring af hver profilindstilling, herunder dens formål, og hvordan den påvirker rummets adfærd. Det vil hjælpe dig med at konfigurere rumprofiler effektivt, så de passer til din organisations møderumspolitikker og arbejdsgange.

Når du opretter en rumprofil, skal du starte med at give den et specifikt navn, så den er nem at identificere.

Klik på en af overskrifterne nedenfor for at springe direkte til den pågældende del af artiklen.

Generelle indstillinger

Typer af møder

Bekræftelse og registrering af udeblivelse

Registrering af beskæftigelse

Indstillinger Connect

Godkendelse (på display og i mapviewer)

Åbningstider

Generelle indstillinger

Problemrapportering aktiveret:
Aktivér denne indstilling for at bruge problemrapportering for denne rumprofil. Dette giver brugerne mulighed for at give feedback om specifikke faciliteter eller elementer i rummet, hvis der opdages en fejl.

Sprog:
Som standard arves sproget fra de generelle indstillinger, men du kan vælge et andet sprog pr. profil. Det sprog, der konfigureres her, er det sprog, der vises på rummets skærme.

Afbrydelse/forlængelse af reservation tilladt for:
Denne indstilling bruges til at angive, hvem der kan afbryde og forlænge en reservation (i GoBright , mobilappen og på værelsesdisplayet).

Sletning af reservation tilladt for:
Denne indstilling bruges til at angive, hvem der kan slette en reservation (i portalen, appen og værelsesvisningen).

Det er ikke nok bare at have en Booking Manager- eller Administrator-rolle. Disse muligheder skal også aktiveres i indstillingerne for at give brugere med disse roller mulighed for at administrere andre brugeres lokalebookinger.

Bookingtilstand:
Denne indstilling bestemmer, om rummet kan bookes, eller om det er et ikke-bookbart rum. Ikke-bookbart betyder, at rummet ikke kan bookes i GoBright , mobilappen, rumdisplayet, Interact eller Map Viewer, og status afhænger af sensorens belægningsregistrering.

Hvis du vælger tilstanden Bookbar, åbnes et andet afsnit i rumprofilen om godkendelser og buffertid.

Booking skal godkendes:
Du kan administrere bookinggodkendelser i din GoBright eller i dit eksterne system. Indsæt e-mailadressen på den, der skal godkende, og de vil modtage en e-mail, når der er en afventende anmodning om værelsesbooking.

Vigtig bemærkning: Bookinggodkendelser i GoBright fungerer kun, når adfærden i din ressourcepostkasse er indstillet til AutoAccept. Se denne artikel for at få flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer din ressourcepostkasse i Azure AD/Exchange.

Buffertid:

Når godkendelsesfunktionen er aktiveret, bliver indstillingen Buffertid tilgængelig, så du kan indstille en buffertid. Denne tid vil give dig tid til at forberede lokalet til det næste møde, f.eks. rydde op efter catering eller sætte lokalets flytbare vægge op.

Vis som næsten optaget, når belægning registreres:
Med belægningssensorer til rum kan du aktivere dette felt for at vise, om et rum er næsten optaget, når belægning registreres.

Aktivér automatisk Microsoft Teams-møde
Når denne funktion er aktiveret, tilføjes der automatisk et Microsoft Teams-link, når der oprettes en reservation via GoBright , GoBright , via et rumpanel eller kortviseren.
Linket er klikbart, hvilket giver brugerne mulighed for at åbne Teams-mødet direkte fra GoBright eller GoBright .

Typer af møder

Denne funktion i GoBright introducerer muligheden for at tildele farvekodede mødetyper. Denne visuelle forbedring giver brugerne mulighed for hurtigt at genkende arten af hvert planlagt møde med et enkelt blik. Brugerne kan også nemt filtrere og differentiere møder efter type i både Mine bookinger og Alle bookinger.

Ved at tildele en mødetype bliver tidslinjevisningen mere organiseret og visuelt klar, mens listen over godkendelser er lettere at håndtere, hvilket gør godkendelsesprocessen mere effektiv.

Opret en liste med flere mødetyper, og tildel dem til en profil ved hjælp af rullemenuen. Når de er konfigureret, vil brugerne kunne vælge disse mødetyper, når de opretter en lokalebooking i dashboardet. Dette felt kan være valgfrit eller obligatorisk, hvis du sætter kryds i boksen "Gør mødetyper obligatoriske".

Bekræftelse og registrering af udeblivelse

Bekræftelse af tilstedeværelse:

Funktionen Early Presence Confirmation beder arrangøren om at bekræfte, om en booking stadig vil finde sted. Et par dage eller timer før bookingen starter, modtager arrangøren en e-mail eller push-besked, hvor han eller hun bliver bedt om at bekræfte. For at beholde bookingen skal arrangøren klikke på den grønne knap "Ja, jeg deltager" i meddelelsen.

Hvis arrangøren ikke bekræfter i tide, annulleres bookingen automatisk, så ressourcen bliver tilgængelig for andre at booke.

I værelsesmeddelelser viser systemet også eventuelle besøgende og catering, der er knyttet til reservationen.

For at konfigurere denne funktion skal du aktivere tilstedeværelsesbekræftelse og definere start- og sluttidspunkterne for det vindue, hvor brugerne kan bekræfte deres mødelokale-reservation. Du kan vælge at springe weekender over, da brugerne muligvis ikke tjekker deres arbejds-e-mails i løbet af denne tid og risikerer at miste deres reservation.

Du kan derefter vælge, hvad der skal ske, hvis en bruger ikke bekræfter sin reservation efter at have modtaget e-mailen. Du kan enten beholde reservationen som den er eller annullere den, så mødelokalet bliver ledigt for andre brugere at reservere.

Når der bruges integrerede rum, bliver brugerne også spurgt, om de ønsker at skifte mødet til "kun online". Dette sikrer, at selve mødet ikke slettes, men det fysiske mødelokale fjernes fra reservationen, så andre brugere kan reservere det.

For mere information, se artiklen Tidlig tilstedeværelsesbekræftelse.

Registrering af manglende fremmøde:

For at konfigurere et vindue til bekræftelse af check-in for dine brugere skal du først aktivere funktionen No-show Detection. Når den er aktiveret, vises to felter, hvor du kan definere check-in-vinduet ved hjælp af tid i minutter:

• Bekræftelsesvindue før bookingstart

• Bekræftelsesvindue efter bookingstart

Hvis en booking f.eks. starter kl. 09.00, og du indstiller bekræftelsesvinduet til 15 minutter før og 15 minutter efter starttidspunktet, skal brugerne tjekke ind mellem kl. 08.45 og 09.15. I dette tilfælde er det samlede check-in-vindue 30 minutter.

For at gemme dine check-in-indstillinger skal du vælge mindst én bookingbekræftelsesmetode blandt de tilgængelige muligheder nedenfor.

• Bookingbekræftelse på display, GoBright Connect eller NFC/QR-mærkat
  Med denne indstilling kan du bekræfte din booking på værelsets display, Interact eller ved hjælp af NFC/QR-kode.
• Bookingbekræftelse via sensor
  Din rumsensor kan bekræfte bookingen ved at registrere belægning. Husk, at rumsensoren ikke kan registrere specifikke brugere. Enhver registreret beskæftigelse kan bekræfte din værelsesbooking.
• Bookingbekræftelse via portal eller app
  I tilfælde, hvor du ikke er i stand til at bekræfte din booking på værelsesdisplayet eller med din værelsessensor, kan du lade dine brugere bekræfte deres værelsesbookinger i GoBright eller vores GoBright .

Hvis en booking ikke bekræftes inden for det definerede check-in-vindue, bliver den automatisk annulleret, og værelset bliver ledigt for andre at booke. Det hjælper med at forbedre værelsesudnyttelsen og sikrer, at ubrugte værelser ikke forbliver blokerede.

Registrerede udeblivelser logges og kan ses i analyseafsnittet i GoBright , hvilket giver dig værdifuld indsigt i lokalebrug og fremmødeadfærd.

Du har nu mulighed for at sende en e-mail til arrangøren, hvis de ikke tjekker ind til tiden, og deres booking automatisk bliver annulleret. Aktivér denne mulighed, som findes lige under indstillingen for registrering af udeblivelse.

Registrering af beskæftigelse

Denne indstilling er kun tilgængelig, når sensorer er aktiveret. Indstillingerne påvirker belægningstilstanden og bookingen afhængigt af, hvad der er konfigureret.

• 'Forbliv aktiv i ... minutter, efter at brugeren har forladt siden'
  Denne indstilling forlænger besættelsen, selv efter at sensoren er holdt op med at registrere bevægelse. Det kan være særligt nyttigt, hvis rummet ikke kan reserveres, da folk har tendens til hurtigt at forlade rummet i et par minutter under en pause eller andre aktiviteter.
• 'Forlæng med ... flere minutter, når brugeren er gået, og der er en reservation eller en check-in'
  Denne indstilling forlænger opholdet med et antal minutter, hvis brugeren har reserveret eller checket ind. Dette giver mulighed for at belønne brugere, der har reserveret (reserverbar situation) eller checket ind (ikke-reserverbar med Connect ), fordi de vil opleve en mindre streng automatisk forkortelse af reservationen/check-in.
• 'Forkort automatisk reservationen baseret på belægningssensoren'
  Når den registrerede belægning ophører, mens reservationen stadig er gældende, kan denne indstilling afslutte reservationen før tid, hvilket gør rummet/skrivebordet tilgængeligt for andre.

Indstillinger Connect

I profilen er det muligt at konfigurere specifikke indstillinger for Connect. Hvis du bruger Interact i forbindelse med et rum, gælder disse indstillinger også for Interact-enheden.

Selvom indstillingen er aktiveret som standard, deaktiverer du "Brug standardindstillinger for Smart Unit" vil vise, hvilke indstillinger der kan konfigureres:

• Lysstyrken/intensitetsniveauet kan justeres for både Connect og Glow.
• Tiden i sekunder for, hvornår sensoren registrerer ophold/ikke-ophold
• RFID/NFC-tilstand, som kan være læsning og/eller emulering

Godkendelse (på display og i mapviewer)

Mens rumvisningen er konfigureret til at vise status for et enkelt rum, viser kortfremviseren en oversigt over alle ledige rum, der kan bookes. Afhængigt af hvilke indstillinger, der er aktiveret, kan brugerne booke lokalerne på flere måder:

• Anonym: Alle kan booke lokalet, og bookingen vil blive markeret som "anonym", da arrangøren ikke er kendt.
• Pinkode: Kun brugere, der har en pinkode, kan booke værelser. Pinkoden kan konfigureres i brugerens detaljer.
• NFC: Kun brugere, der har et NFC-kort, kan booke værelser. Denne mulighed er kun tilgængelig, hvis NFC-understøttelse er aktiveret i de generelle indstillinger. Hardwaren skal være udstyret med NFC-læsere.

Forslag til hurtig booking

På værelsesdisplayet, kortviseren, GoBright eller mobilappen bruges disse hurtige bookingforslag til at give muligheder for ad hoc-booking og for at forlænge en booking. Der er to typer af hurtige bookingforslag:

• Varighed: et antal timer/minutter, f.eks. 10 minutter eller 1 time.
• Fast tidspunkt: et tidspunkt på dagen, f.eks. 17:30, så du nemt kan booke et værelse til hele arbejdsdagen.

Når Quick Booking-forslagene er sat op, skal du blot klikke på et værelse på kortet for at se disse muligheder vist som grønne knapper.

Åbningstider

Åbningstiderne definerer lokalets almindelige åbningstider. Dette bruges til at søge efter ledige lokaler (som standard kun inden for åbningstiden). Den kan også bruges som standardindstilling for rummenes skærme, så de skifter til "nattilstand".