Tidig bekräftelse av närvaro

Att spara tid vid bokning av utrymmen kan ge stort värde till GoBright bokningssystem. Att använda bekräftelsefunktionen för no-show kan vara användbart, men det är fortfarande svårt att återanvända utrymmet i förväg eftersom det bara inte visas när bokningen redan har börjat.

Genom att använda funktionen Early presence confirmation kommer därför arrangören av bokningen att tillfrågas några dagar/timmar innan bokningen startar, om bokningen verkligen kommer att äga rum. Om arrangören inte bekräftar bokningen kommer bokningen att raderas så att resursen kan bokas av någon annan.

Genom att lägga till ett fönster för tidig bekräftelse kommer användaren att meddela systemet i förväg att de inte kommer att använda det utrymme de redan har bokat, och på så sätt ger det andra användare möjlighet att boka det utrymmet för nästa dag.

Inställningarna för att konfigurera tidig närvarobekräftelse kan aktiveras i profilen för rum, skrivbord och parkeringsplatser. Se de länkade artiklarna för mer information om hur du konfigurerar den här funktionen i profilerna. När detta har aktiverats ska fönstret konfigureras för när den tidiga närvarobekräftelsen ska vara aktiv. ​

Det tidiga bekräftelsefönstret kan konfigureras 48 timmar före mötets början och slutet av fönstret kan vara högst 2 timmar före mötets början.

Alternativet "Hoppa över helger" – Helgernakan hoppas över så att bokningarna inte tas bort om de inte bekräftas under lördag/söndag. Användaren kan fortfarande göra bekräftelsen även under dessa dagar.

Om till exempel bekräftelsen av tidig närvaro är inställd på 10 timmar och detta fönster börjar på fredagen för bokningen på måndagen, kommer helgen också att beaktas, så totalt kommer fönstret för bekräftelse av tidig närvaro att vara mycket bredare på grund av helgen - mer än 50 timmar.

När bekräftelsefönstret startar kommer användaren att meddelas via e-post och push-notis om att de ska bekräfta eller avböja bokningen.

I rumsmeddelanden visar systemet även eventuella besökare och catering som är kopplade till bokningen.

När integrerade rum används kommer användarna också att få frågan om de vill ändra mötet till”Ja, endast online”. Detta säkerställer att mötet i sig inte raderas, men det fysiska mötesrummet kommer att tas bort från bokningen så att andra användare kan boka det.

Bekräftelsen av tidig närvaro kan göras i portalen eller i appen. Det kan också göras automatiskt när du väljer i aviseringen.

Om bokningen inte bekräftas inom bekräftelsefönstret tas bokningen bort och det bokningsbara utrymmet blir tillgängligt för någon annan. Användaren kommer att meddelas om denna borttagning.

Närvarobekräftelse i Analytics

Olika statusar för närvarobekräftelse kan visas i Analytics > Bokningshistorik, under kolumnen Närvarobekräftelse.

• Om användaren klickade på den gröna knappen "Ja, jag kommer att delta":
  En grön status "Närvaro bekräftad" visas i bokningshistoriken.

• Om användaren klickade på den röda knappen "Nej, ta bort det":
  Närvaron bekräftas inte och ingen post visas i bokningshistoriken.

• Om användaren inte klickade på någon knapp:
  En röd status "Närvaro ej bekräftad" visas i bokningshistoriken.