Ja, ein schlecht konzipierter hybrider Arbeitsplatz kann direkt zum Burnout der Mitarbeiter beitragen. Wenn die physische und digitale Infrastruktur eines Büros flexibles Arbeiten nicht unterstützt, sehen sich die Mitarbeiter täglich mit einer Anhäufung kleiner Frustrationen konfrontiert, die sich zu chronischem Stress summieren. Dabei handelt es sich nicht um ein geringfügiges Risiko, sondern um ein strukturelles Problem, das Unternehmen jeder Größe betrifft. Die folgenden Fragen erläutern genau, wie dies geschieht und was Sie dagegen tun können.
Was macht einen hybriden Arbeitsplatz „schlecht gestaltet“?
Ein hybrider Arbeitsplatz ist schlecht gestaltet, wenn seine räumliche Anordnung, die Technik und die Richtlinien nicht mit der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeiter übereinstimmen. Die Folge ist eine Diskrepanz zwischen dem, was das Büro verspricht, und dem, was es tatsächlich bietet: Die Mitarbeiter kommen in der Erwartung von Flexibilität und stoßen stattdessen auf Hindernisse. Eine schlechte Gestaltung ist selten das Ergebnis einer einzigen Fehlentscheidung; meist handelt es sich um eine Abfolge von übersehenen Details, die sich im Laufe der Zeit summieren.
Zu den typischen Anzeichen für eine mangelhafte Gestaltung hybrider Arbeitsumgebungen gehören:
- Es gibt kein zuverlässiges System zur Buchung von Schaltern oder Besprechungsräumen, was zu Zeitverlust und Frustration bei der Ankunft führt
- Bürokonzepte, die für die Personalstärke vor der Pandemie konzipiert wurden und die tatsächlichen Anwesenheitsmuster nicht mehr widerspiegeln
- Isolierte Tools, die sich nicht in Plattformen integrieren lassen, die die Mitarbeiter bereits nutzen, wie beispielsweise Microsoft Teams oder Outlook
- Es gibt keinen Überblick darüber, wer an einem bestimmten Tag im Büro ist, was die Planung der Zusammenarbeit erschwert
- Konferenzräume, die zwar technisch gebucht, aber tatsächlich leer sind und dadurch Platz für diejenigen blockieren, die ihn wirklich benötigen
- Uneinheitliche Richtlinien, die bei den Mitarbeitern Unsicherheit darüber hervorrufen, wann von ihnen erwartet wird, vor Ort zu sein
Jedes dieser Probleme stellt eine zwar geringfügige, aber anhaltende Stressquelle dar. Im Laufe von Wochen und Monaten lässt dieser Stress nicht nach, sondern häuft sich an.
Inwiefern trägt ein chaotisches Arbeitsumfeld zum Burnout bei?
Ein chaotisches Arbeitsumfeld trägt zum Burnout der Mitarbeiter bei, indem es das Gefühl der Kontrolle und Vorhersehbarkeit untergräbt, das Menschen benötigen, um effektiv arbeiten zu können. Burnout entsteht nicht nur durch Überlastung, sondern entwickelt sich auch, wenn sich der eigene Einsatz als vergeblich anfühlt, wenn das Umfeld unvorhersehbar erscheint und wenn Mitarbeiter sich nicht auf die grundlegenden Voraussetzungen verlassen können, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen.
Wenn jemand ins Büro pendelt, nur um festzustellen, dass kein Schreibtisch frei ist, oder eine Besprechung in einem Raum mit defekter AV-Ausstattung über sich ergehen lassen muss, weil das Buchungssystem diesen als verfügbar angezeigt hat, sind die psychischen Belastungen real. Das sind keine trivialen Unannehmlichkeiten. Untersuchungen im Bereich der Arbeitsmedizin identifizieren durchweg den Mangel an Kontrolle über das Arbeitsumfeld als einen wesentlichen Auslöser für chronischen Stress.
Der hybride Kontext verschärft diese Situation in besonderer Weise: Die Mitarbeiter müssen ohnehin schon die kognitive Belastung bewältigen, die durch den Wechsel zwischen Homeoffice und Büroarbeit entsteht. Wenn das Büro selbst noch zusätzliche Unvorhersehbarkeit mit sich bringt, wird die Gesamtbelastung für viele Menschen unerträglich. Sie beginnen, die Tage im Büro zu fürchten, anstatt sie zu schätzen, und dieser Einstellungswandel ist ein Frühwarnzeichen für ein Burnout.
Welche Mitarbeitergruppen sind am stärksten von Stress am hybriden Arbeitsplatz betroffen?
Zwar wirken sich schlecht gestaltete hybride Arbeitsumgebungen in gewissem Maße auf alle aus, doch bestimmte Mitarbeitergruppen sind unverhältnismäßig stark von Stress betroffen. Wenn Unternehmen wissen, wer am stärksten gefährdet ist, können sie besser priorisieren, wo Verbesserungen den größten Einfluss auf das Wohlbefinden haben.
Zu den Gruppen, die am anfälligsten für Burnout im Zusammenhang mit hybriden Arbeitsmodellen sind, gehören:
- Mitarbeiter mit Betreuungsaufgaben: Eltern und Pflegepersonen planen ihre Arbeitstage oft sorgfältig rund um Schulzeiten oder Betreuungsverpflichtungen. Wenn sie ankommen und das Umfeld chaotisch oder unvorbereitet ist, erscheint ihnen der Aufwand für den Weg zur Arbeit besonders hoch.
- Neue oder junge Mitarbeiter: Wer noch am Anfang seiner Karriere steht, ist auf das Büro angewiesen, um zu lernen, von Mentoren zu profitieren und Kontakte zu knüpfen. Ein schlecht organisiertes Büro verwehrt ihnen diese Vorteile, während sie dennoch den Arbeitsweg in Kauf nehmen müssen.
- Mitarbeiter in Positionen, die hohe Konzentration erfordern: Wenn es keine Ruhezonen oder buchbare Konzentrationsräume gibt, sind Personen, die analytische oder kreative Aufgaben erledigen, gezwungen, entweder ineffizient zu arbeiten oder das Büro ganz zu meiden.
- Teamleiter und Führungskräfte: Die Koordination hybrider Teams ohne Überblick darüber, wer an welchen Tagen im Büro ist, führt zu einer anhaltenden administrativen und zwischenmenschlichen Belastung, die sich schnell summiert.
- Gebäude- und Betriebspersonal: Diejenigen, die für die Verwaltung der physischen Arbeitsräume zuständig sind, müssen oft die Hauptlast der Beschwerden und Ineffizienzen tragen, für deren Behebung ihnen die Mittel fehlen.
Welche Rolle spielen Daten aus dem Arbeitsumfeld bei der Vorbeugung von Burnout?
Daten aus dem Arbeitsumfeld spielen eine entscheidende Rolle bei der Vorbeugung von Burnout, da sie Unternehmen die notwendigen Erkenntnisse liefern, um Probleme zu erkennen, bevor sie zu Krisen eskalieren. Ohne Daten basieren Entscheidungen über die Bürogestaltung, den Personalbestand und die Ressourcenzuweisung auf Annahmen, und Annahmen tendieren dazu, den Status quo zu begünstigen – selbst wenn dieser Schaden anrichtet.
Anwesenheitsdaten können beispielsweise aufzeigen, dass an bestimmten Wochentagen deutlich mehr Andrang herrscht als an anderen, was zu einem vorhersehbaren Anstieg des Wettbewerbs um Schreibtische und Räume führt. Mit dieser Erkenntnis kann ein Facility-Manager Ressourcen neu verteilen, Buchungsrichtlinien anpassen oder die Anwesenheitszeiten staffeln, um den Druck auszugleichen. Ohne diese Erkenntnis wiederholt sich derselbe Engpass jede Woche, und die Mitarbeiter müssen den Stress verkraften.
Daten helfen Unternehmen zudem dabei, intern Argumente für Investitionen in die Verbesserung der Arbeitsumgebung zu liefern. Wenn die Führungskräfte erkennen, dass ein erheblicher Anteil der Besprechungsräume leer steht, während die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, einen Platz zu finden (ein häufiges Phänomen in Büros, in denen „Geisterbesprechungen“ und Nichterscheinen nicht erfasst werden), werden die Argumente für Veränderungen konkret und sind nicht mehr nur anekdotischer Natur.
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Wie kann intelligente Arbeitsplatztechnologie Reibungsverluste beim hybriden Arbeiten verringern?
Intelligente Arbeitsplatztechnologie verringert Reibungsverluste beim hybriden Arbeiten, indem sie die Koordinationsaufgaben automatisiert, die derzeit den Mitarbeitern und den Facility-Teams obliegen. Anstatt sich bei der Verwaltung von Schreibtischen, Räumen und Anwesenheiten auf manuelle Prozesse, E-Mail-Ketten oder informelle Absprachen zu verlassen, übernehmen intelligente Systeme diese Aufgaben in Echtzeit, was den Mitarbeitern Klarheit verschafft und den Führungskräften einen Überblick ermöglicht.
Die praktischen Auswirkungen sind erheblich. Wenn ein Mitarbeiter bereits vor dem Verlassen des Hauses auf seinem Smartphone sehen kann, welche Arbeitsplätze frei sind und welche Kollegen im Büro sein werden, verschwindet die Unsicherheit, die Stress verursacht. Wenn ein Besprechungsraum nach einem Nichterscheinen automatisch freigegeben wird, steht der Raum jemandem zur Verfügung, der ihn tatsächlich benötigt. Wenn die Buchung direkt in die Tools integriert ist, die die Mitarbeiter ohnehin bereits nutzen, wie beispielsweise Microsoft Teams oder Google Workspace, erfolgt die Nutzung ganz natürlich und nicht erzwungen.
Intelligente Arbeitsplatzplattformen unterstützen zudem die Flexibilität, die das hybride Arbeiten erfordert. Mitarbeiter können an Tagen der Zusammenarbeit einen Arbeitsplatz in der Nähe ihres Teams und an Tagen, an denen sie sich intensiv konzentrieren müssen, einen ruhigen Arbeitsplatz buchen – und das alles über dasselbe System. Diese Kontrolle über die Arbeitsumgebung ist kein Luxus, sondern ein entscheidender Faktor dafür, ob die Mitarbeiter ihre Tage im Büro als produktiv oder als stressig empfinden.
Sollten Unternehmen ihre Büroräume neu gestalten, bevor sie die Rückkehr ins Büro vorschreiben?
Ja, Unternehmen sollten sich mit der Gestaltung und der Infrastruktur ihrer Büroräume befassen, bevor sie eine Rückkehr ins Büro vorschreiben. Von den Mitarbeitern zu verlangen, an einen Arbeitsplatz zurückzukehren, der nicht für hybrides Arbeiten ausgerüstet ist, löst die zugrunde liegenden Probleme nicht, sondern verschärft sie sogar noch. Vorschriften ohne entsprechende Vorbereitung führen in der Regel zu Unmut, erhöhen die Fluktuation und beschleunigen genau das Burnout, das Unternehmen eigentlich vermeiden wollen.
Die Reihenfolge ist entscheidend. Eine Richtlinie zur Rückkehr ins Büro wird ganz anders aufgenommen, wenn die Mitarbeiter bei ihrer Ankunft ein gut organisiertes, flexibles Umfeld vorfinden, das ihnen den Arbeitsalltag erleichtert, als wenn sie dasselbe überfüllte, unterausgestattete Büro vorfinden, das sie hinter sich gelassen haben. Ersteres schafft Vertrauen; Letzteres bestätigt ihre schlimmsten Befürchtungen, ohne triftigen Grund pendeln zu müssen.
Bevor Organisationen eine Anwesenheitspflicht verhängen, sollten sie ehrlich prüfen, ob ihr Büro die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten kann:
- Können Mitarbeiter vor ihrer Reise zuverlässig einen Schreibtisch oder einen Raum finden und reservieren?
- Gibt es einen Überblick darüber, wer an einem bestimmten Tag im Büro ist?
- Lassen sich die Buchungssysteme in die Tools integrieren, die die Mitarbeiter bereits täglich nutzen?
- Gibt es genügend Vielfalt bei den Arten von Arbeitsräumen, um unterschiedliche Arbeitsformen zu unterstützen?
- Verfügt die Organisation über Daten, anhand derer sich nachvollziehen lässt, wie die Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden?
Wenn die ehrliche Antwort auf die meisten dieser Fragen „Nein“ lautet, sollte die Neugestaltung Vorrang haben.
Wie „ GoBright “ dazu beiträgt, Stress am hybriden Arbeitsplatz und Burnout bei Mitarbeitern zu reduzieren
Wir haben GoBright’s Smart Office speziell für Unternehmen entwickelt, die sich mit den Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle auseinandersetzen. Anstatt einem bereits fragmentierten Tech-Stack ein weiteres, isoliertes Tool hinzuzufügen, bieten wir eine einheitliche Plattform, die Tischreservierung, Raumverwaltung, Besucherregistrierung, digital signage und Arbeitsplatzanalysen an einem Ort vereint.
Das bedeutet in der Praxis Folgendes, um die Reibungspunkte zu verringern, die zu Burnout führen:
- Desk und Raumbuchung – eine Lösung, die sich nahtlos in Microsoft Teams, Outlook und Google Workspace integrieren lässt, sodass Mitarbeiter Termine direkt über die Tools buchen können, die sie ohnehin bereits nutzen, ohne den Kontext wechseln zu müssen
- Die Funktionen „Find My Colleague“ und „Team Booking“ bieten Mitarbeitern einen Überblick darüber, wer gerade im Büro ist, wodurch sich Zusammenarbeitstage einfacher planen lassen und lohnender werden
- Echtzeit-Belegungsdaten und -Analysen, die es Facility-Managern ermöglichen, Engpässe zu erkennen, „Geisterbesprechungen“ zu reduzieren und fundierte Entscheidungen zur Raumzuweisung zu treffen
- Energiesparende Schreibtischsensoren, die automatisch die Anwesenheit erkennen und ungenutzte Plätze freigeben, wodurch die Frustration über Räume verringert wird, die zwar als gebucht erscheinen, aber tatsächlich leer sind
- Die Lizenzierung erfolgt pro Arbeitsplatz oder Raum statt pro Benutzer, wodurch sich die Plattform im Zuge der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens kosteneffizienter skalieren lässt
Ein gut konzipierter hybrider Arbeitsplatz ist nicht nur besser für die Produktivität, sondern auch eine echte Investition in das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Wenn Sie bereit sind, genauer zu prüfen, was das für Ihr Unternehmen bedeuten könnte, nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir erklären es Ihnen gerne.
