Intelligente Büros verbessern die Zusammenarbeit im Team, indem sie die unsichtbaren Reibungspunkte beseitigen, die durch hybrides Arbeiten entstehen: die Ungewissheit, wo sich Kollegen gerade befinden, die mühsame Suche nach freien Besprechungsräumen und das Arbeiten in Räumlichkeiten, die nicht für die heutige Arbeitsweise von Teams ausgelegt sind. Wenn die richtige Technologie zum Einsatz kommt, wird das Büro zu einem Ort, an den die Menschen gerne kommen, weil es die Zusammenarbeit erleichtert. Im Folgenden erläutern wir die konkreten Funktionen, Mechanismen und Integrationen, die diesen Unterschied ausmachen.
Welche Merkmale eines intelligenten Büros fördern tatsächlich die Zusammenarbeit?
Die Funktionen, die die Zusammenarbeit in einem Smart Office am unmittelbarsten fördern, sind Echtzeit-Schreibtisch- und Raumbuchung, Präsenzanzeige, interaktive Raumpläne sowie teamorientierte Planungstools. Zusammen sorgen diese dafür, dass die Koordination von persönlichen Treffen nicht mehr auf Vermutungen beruht, und machen es den Kollegen leicht, einander zu finden, gemeinsam Räume zu buchen und sich am selben Tag zu treffen.
Die meisten Probleme bei der Zusammenarbeit in hybriden Büros sind nicht auf mangelnde Kooperationsbereitschaft zurückzuführen. Sie entstehen durch den Koordinationsaufwand: Niemand weiß, wer gerade im Büro ist, Räume werden von Nicht-Erschienenen blockiert, und die Buchungssysteme sind nicht miteinander vernetzt. Intelligente Bürotechnologie geht direkt auf jeden dieser Schwachpunkte ein.
Zu den Funktionen, die für die Zusammenarbeit am wichtigsten sind, gehören:
- Schreibtischreservierung mit Standortanzeige der Kollegen, damit Teams nebeneinander sitzen können, ohne dies vorher per E-Mail absprechen zu müssen
- Team-Buchung, mit der Gruppen in einem einzigen Schritt gemeinsam Schreibtische reservieren können
- Interaktive Etagenpläne, die die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen im gesamten Gebäude anzeigen
- Raumbuchung -Besprechungen über vertraute Tools wie Microsoft Teams oder Outlook abhalten – Sie müssen also keine zusätzliche App erlernen
- Touchscreen-Zimmerpanels, die die Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigen und eine sofortige Buchung oder Verlängerung direkt vor der Zimmertür ermöglichen
Wenn diese Funktionen auf einer einzigen Plattform zusammenwirken, sinkt der Koordinationsaufwand erheblich. Teams können ihre Tage im Büro aufeinander abstimmen, anstatt sich nach der Verfügbarkeit von Schreibtischen zu richten – eine bedeutende Veränderung für die hybride Zusammenarbeit.
Inwiefern verbessert die Echtzeit-Anwesenheitsanzeige die Teamarbeit?
Die Echtzeit-Anwesenheitsübersicht verbessert die Teamarbeit, da die Mitarbeiter bereits vor ihrer Ankunft sehen können, wer im Büro ist, und so fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wann sie kommen sollten. Wenn Kollegen sich auf einem Live-Grundriss finden und ihre Termine unter Berücksichtigung der Anwesenheit der anderen planen können, wird spontane Zusammenarbeit wieder möglich – ein Aspekt, der bei hybrider Arbeit oft zu kurz kommt.
Einer der am häufigsten genannten Kritikpunkte in Hybridbüros ist das Erlebnis eines „leeren Büros“: Man pendelt für einen Tag der Zusammenarbeit ins Büro, nur um festzustellen, dass die Kollegen, mit denen man zusammenarbeiten wollte, zu Hause sind. Tools zur Anwesenheitsanzeige lösen dieses Problem, indem sie diese Informationen anzeigen, bevor die Entscheidung für die Anfahrt getroffen wird.
Funktionen wie „Find My Colleague“ zeigen an, wo sich eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag befindet. In Kombination mit der Möglichkeit, einen Schreibtisch in der Nähe zu reservieren, verwandelt sich eine passive Informationsanzeige in ein aktives Tool für die Zusammenarbeit. Teams bilden ganz natürlich kleine Gruppen, wodurch jene Art informeller Interaktion entsteht, die kreative Arbeit und den Aufbau von Beziehungen fördert.
Für Führungskräfte und Facility-Teams helfen die Anwesenheitsdaten zudem dabei, festzustellen, an welchen Tagen die Zusammenarbeit am intensivsten ist, sodass sich Teamtage anhand tatsächlicher Muster und nicht auf der Grundlage von Vermutungen gestalten lassen.
Warum behindern „Geistersitzungen“ die Zusammenarbeit in hybriden Büros?
„Geisterbesprechungen“, bei denen Räume gebucht, aber nie genutzt werden, behindern die Zusammenarbeit in hybriden Büros, da sie den Eindruck erwecken, dass verfügbare Besprechungsräume belegt sind. Teams, die einen Raum für eine spontane Besprechung oder einen kurzfristigen Videoanruf benötigen, finden keinen, selbst wenn die Räume tatsächlich leer sind. Diese Reibungspunkte hemmen genau die Art von ungeplanter Zusammenarbeit, die hybride Büros eigentlich fördern sollten.
Das Problem ist weiter verbreitet, als den meisten Organisationen bewusst ist. Wenn es keinen Mechanismus gibt, einen Raum nach einem Nichterscheinen wieder freizugeben, geht dieser Platz für den Rest des Buchungszeitraums verloren. In Gebäuden, in denen es im Verhältnis zur Anzahl der vor Ort anwesenden Personen ohnehin schon an Besprechungsräumen mangelt, kann bereits eine geringe Anzahl von „Geisterbesprechungen“ einen Engpass verursachen, der sich auf die gesamte Etage auswirkt.
Intelligente Bürotechnik bietet hierfür einige konkrete Lösungen:
- Kurz vor Beginn der Besprechung werden Check-in-Benachrichtigungen an den Bucher des Raums gesendet, in denen eine Bestätigung verlangt wird, dass die Besprechung tatsächlich stattfindet
- Automatische Freigabe von Zimmern, wenn innerhalb eines festgelegten Zeitraums kein Check-in registriert wird, wodurch der Platz für andere Gäste frei wird
- Sensorbasierte Belegungserkennung, mit der unabhängig vom Buchungssystem festgestellt werden kann, ob ein Raum tatsächlich genutzt wird
- Auf den Zimmeranzeigetafeln wird die Verfügbarkeit in Echtzeit angezeigt, sodass ersichtlich ist, wann ein Zimmer früher als geplant frei wird
Diese Mechanismen sorgen nicht nur dafür, dass verlorener Raum wieder nutzbar wird. Sie fördern auch eine Kultur der Verantwortlichkeit bei der Raumreservierung, wodurch das Problem der „Geisterbesprechungen“ nach und nach an der Wurzel bekämpft wird.
Wie lassen sich mithilfe von Arbeitsplatzanalysen Engpässe bei der Zusammenarbeit aufdecken?
Arbeitsplatzanalysen decken Engpässe bei der Zusammenarbeit auf, indem sie Muster hinsichtlich der tatsächlichen Raumnutzung im Vergleich zur geplanten Nutzung aufzeigen. Belegungsdaten, Buchungstrends und Raumauslastungsraten zeigen, wo Teams Schwierigkeiten haben, Platz zu finden, an welchen Tagen es zu einer Überbelegung kommt und welche Bereiche des Büros durchweg zu wenig genutzt werden.
Ohne Daten treffen Facility- und Betriebsleiter Entscheidungen zum Raumnutzungsplan auf der Grundlage von Annahmen. Analysen ersetzen diese Annahmen durch Fakten. Wenn beispielsweise aus den Buchungsdaten hervorgeht, dass die Besprechungsräume jeden Dienstag und Mittwoch vollständig ausgebucht sind, am Donnerstag und Freitag jedoch fast leer stehen, ist dies ein Hinweis darauf, entweder die Kapazitäten neu zu verteilen oder die Terminplanung der Teams anzupassen.
Zu den Erkenntnissen, die für die Zusammenarbeit am wichtigsten sind, gehören:
- Tage mit Spitzenauslastung, die Aufschluss darüber geben, wann Teams versuchen, zusammenzuarbeiten, und ob das Büro diesen Bedarf decken kann
- Raumauslastungsquoten, die Aufschluss darüber geben, ob Tagungsräume effektiv genutzt werden oder zwar häufig gebucht, aber nicht voll ausgelastet sind
- Sitzanordnungsmuster, die Aufschluss darüber geben, ob Teams von Natur aus beieinander sitzen oder über den Raum verstreut sind
- No-Show-Raten, die das Problem der „Geister-Meetings“ quantifizieren und dabei helfen, Prioritäten zu setzen, wo die Einhaltung der Check-in-Vorschriften durchgesetzt werden muss
Diese Daten untermauern zudem die wirtschaftlichen Argumente für Investitionen in intelligente Bürolösungen. Wenn die Führungskräfte erkennen, dass 30 % der Buchungen von Besprechungsräumen nicht in Anspruch genommen werden oder dass bestimmte Etagen ständig überbelegt sind, während andere leer stehen, liegt das Argument für technologiegestützte „ Raumplanung “ auf der Hand.
Was ist der Unterschied zwischen aktivitätsorientiertem Arbeiten und herkömmlichen Bürokonzepten in Bezug auf die Zusammenarbeit?
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass das aktivitätsbasierte Arbeiten (ABW) den Mitarbeitern eine Reihe von Räumen bietet, die für bestimmte Arbeitsarten konzipiert sind, darunter konzentriertes Einzelarbeiten, informelle Gespräche und strukturierte Zusammenarbeit, während bei herkömmlichen Bürokonzepten in der Regel feste Arbeitsplätze zugewiesen werden, unabhängig davon, welche Art von Arbeit gerade erledigt wird. Speziell für die Zusammenarbeit schafft ABW spezielle Umgebungen, die diese fördern, anstatt die Teams in Räumen improvisieren zu lassen, die eigentlich für andere Zwecke konzipiert sind.
In einem traditionellen Büro mit festen Arbeitsplätzen bedeutet Zusammenarbeit oft, dass man einen Stuhl an den Schreibtisch eines Kollegen rückt, einen offiziellen Besprechungsraum für ein kurzes Gespräch reserviert oder eine Ecke sucht, in der man nicht allzu sehr gestört wird. Keine dieser Möglichkeiten ist ideal. ABW ersetzt dies durch eine bewusst gewählte Mischung verschiedener Raumtypen.
Für hybride Teams eignet sich ABW besonders gut, da das Büro nicht mehr der Standardort für konzentriertes Einzelarbeiten ist. Diese Arbeit findet zu Hause statt. Das Büro muss sich vielmehr auf genau jene kollaborativen, sozialen und kreativen Aufgaben konzentrieren, die sich aus der Ferne nur schwer bewältigen lassen. Eine aktivitätsbasierte Raumaufteilung trägt diesem Umstand Rechnung und ist darauf ausgelegt.
Intelligente Bürotechnologie ist die Voraussetzung dafür, dass ABW in der Praxis funktioniert. Ohne Buchungssysteme, Anwesenheitsanzeigen und Tools zur Orientierung im Gebäude wird ein aktivitätsbasiertes Büro eher unübersichtlich als flexibel. Die Technologie sorgt dafür, dass Mitarbeiter den richtigen Raum für ihre jeweiligen Aufgaben finden und dass sich Teams an den Räumen orientieren können, die für ihre Zusammenarbeit am besten geeignet sind.
Welche Integrationen sorgen dafür, dass ein Smart Office für Teams am effektivsten ist?
Die Integrationen, die die Zusammenarbeit im Team in einem Smart Office am unmittelbarsten verbessern, sind Microsoft 365 (einschließlich Teams und Outlook), Google Workspace sowie Single-Sign-On-Systeme. Diese Integrationen sind wichtig, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, Arbeitsplätze zu buchen, Räume zu reservieren und die Verfügbarkeit von Kollegen zu prüfen, ohne die Tools verlassen zu müssen, die sie ohnehin täglich nutzen – was die Akzeptanz erheblich steigert.
Das größte Risiko bei jeder Technologie am Arbeitsplatz besteht darin, dass die Mitarbeiter sie einfach nicht nutzen. Wenn die Buchung eines Schreibtisches oder eines Raums das Öffnen einer separaten App, das Erlernen einer neuen Benutzeroberfläche oder die Anmeldung mit anderen Zugangsdaten erfordert, greifen viele Menschen auf informelle Absprachen zurück oder vermeiden das System ganz. Native Integrationen beseitigen diese Hürde.
Wenn „ Raumbuchung “ direkt in Microsoft Teams oder Outlook integriert ist, wird es Teil des Arbeitsablaufs zur Terminplanung und stellt keinen zusätzlichen Schritt mehr dar. Wenn die Tischbuchung über eine mobile App mit Single Sign-On zugänglich ist, können Mitarbeiter sich innerhalb von Sekunden anmelden oder einen Platz reservieren. Das sind keine unbedeutenden Annehmlichkeiten: Sie machen den Unterschied zwischen einem System, das genutzt wird, und einem, das nicht genutzt wird.
Neben den Integrationen der zentralen Produktivitäts-Suite gibt es weitere Anbindungen, die einen erheblichen Mehrwert für die Zusammenarbeit bieten, darunter:
- Kalendersynchronisierung, die Raum- und Schreibtischreservierungen automatisch mit Besprechungseinladungen abgleichen
- Digital signage Integration für die Wegfindung und die Anzeige des Raumstatus in Echtzeit im gesamten Gebäude
- Besuchermanagement Systeme, die einen reibungslosen Empfang der Gäste gewährleisten, ohne das Team dabei zu stören
- Energiemanagement und Sensordaten, die in die Belegungsanalyse einfließen, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist
Wie „ GoBright “ Teams bei der Zusammenarbeit in einem Smart Office unterstützt
Wir haben unsere Smart-Office-Plattform speziell für Unternehmen entwickelt, die sich mit den Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle auseinandersetzen. Alle in diesem Artikel beschriebenen Funktionen – von der Präsenzanzeige über die Vermeidung von „Geister-Meetings“ bis hin zu Arbeitsplatzanalysen und einer umfassenden Integration in Microsoft 365 – sind Teil einer einzigen, einheitlichen Plattform, die sofort einsatzbereit ist, ohne dass separate Tools miteinander verknüpft werden müssen.
Das bedeutet in der Praxis Folgendes für die Zusammenarbeit:
- Die Mitarbeiter nutzen „Team Booking“ und „Find My Colleague“, um ihre Anwesenheitstage im Büro zu koordinieren und sich in der Nähe der Kollegen zu platzieren, mit denen sie zusammenarbeiten müssen.
- Dank automatischer Freigabe der Räume und Check-in-Aufforderungen stehen die Tagungsräume jederzeit für spontane Zusammenarbeit zur Verfügung
- Dank aktueller Grundrisse und Touchscreen-Raumübersichten lässt sich der passende Raum im Handumdrehen finden und reservieren.
- Nutzungsanalysen liefern den Facility- und Betriebsteams die Daten, die sie benötigen, um die Räumlichkeiten entsprechend den tatsächlichen Arbeitsabläufen der Teams zu optimieren.
- Dank der vollständigen Integration von Microsoft Teams und Outlook müssen Mitarbeiter ihren bestehenden Arbeitsablauf zu keinem Zeitpunkt unterbrechen, um einen Arbeitsplatz oder einen Raum zu buchen.
Wir vergeben Lizenzen pro Arbeitsplatz und Raum statt pro Benutzer, was die Skalierung vereinfacht und die Kosten auch bei Wachstum Ihres Unternehmens überschaubar hält. Unsere Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und wird auf europäischen Servern gehostet, sodass Sicherheit und Datenverwaltung bereits integriert sind und nicht erst nachträglich hinzugefügt werden müssen.
Wenn Sie überlegen, wie Sie Ihr Büro für hybride Teams besser gestalten können, zeigen wir Ihnen gerne, welche Möglichkeiten es gibt. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir Ihre konkrete Situation gemeinsam besprechen können.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Implementierung einer Smart-Office-Plattform in der Regel, und wie sieht der Einführungsprozess aus?
Die Zeitpläne für die Implementierung variieren je nach Größe Ihres Büros und den erforderlichen Integrationen, doch die meisten Unternehmen sind bereits innerhalb weniger Wochen statt Monate voll einsatzfähig. Der Prozess umfasst in der Regel die Erfassung Ihrer Grundrisse, die Konfiguration von Schreibtisch- und Raumressourcen, die Anbindung an Ihre bestehenden Tools wie Microsoft 365 oder Google Workspace sowie die Durchführung einer kurzen Einführungsveranstaltung für die Mitarbeiter. Da sich Plattformen wie GoBright nahtlos in die bereits von den Teams genutzten Tools integrieren lassen, ist der Lernaufwand minimal und die Akzeptanz in der Regel hoch.
Was ist, wenn nur einige unserer Mitarbeiter bereit sind, das Buchungssystem zu nutzen – funktioniert es dann trotzdem?
Eine nur teilweise Nutzung schmälert zwar die Wirksamkeit der Anwesenheitsanzeige und der Raumoptimierung, doch das System bietet den Mitarbeitern, die es nutzen, nach wie vor einen Mehrwert. Wirkungsvoller ist es, den Buchungsvorgang selbst reibungsloser zu gestalten – wenn die Buchung eines Schreibtisches in Microsoft Teams weniger als 30 Sekunden dauert, sinkt der Widerstand in der Regel deutlich. Es ist außerdem hilfreich, mit den Teams zu beginnen, die den größten Koordinationsbedarf haben, ihnen die Vorteile aus erster Hand erleben zu lassen und die Nutzung von dort aus organisch wachsen zu lassen.
Kann uns intelligente Bürotechnik dabei helfen, zu entscheiden, ob wir mehr oder weniger Bürofläche benötigen?
Ja, und dies ist eines der konkretesten Anwendungsbeispiele für Arbeitsplatzanalysen. Belegungsdaten und Buchungstrends liefern Ihnen ein faktenbasiertes Bild davon, wie viel Fläche tatsächlich genutzt wird, an welchen Tagen und von welchen Teams – genau das, was Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über Mietvertragsverlängerungen, Zusammenlegungen von Etagen oder Erweiterungen zu treffen. Viele Unternehmen stellen durch Analysen fest, dass sie gar nicht mehr Platz benötigen, sondern lediglich den bereits vorhandenen Raum neu verteilen oder das Problem der „Geisterbesprechungen“ angehen müssen, die den verfügbaren Platz künstlich knapp erscheinen lassen.
Wie gehen wir mit Mitarbeitern um, die in einer Hot-Desking- oder aktivitätsbasierten Arbeitsumgebung feste Arbeitsplätze bevorzugen?
Die meisten Smart-Office-Plattformen ermöglichen es Ihnen, innerhalb desselben Systems eine Mischung aus buchbaren und fest zugewiesenen Arbeitsplätzen zu konfigurieren, sodass Sie sich nicht für eine „Alles-oder-nichts“-Lösung entscheiden müssen. Eine gängige Strategie besteht darin, fest zugewiesene Arbeitsplätze für Rollen zu reservieren, die diese tatsächlich benötigen – beispielsweise für Mitarbeiter, die mit sensiblen Materialien oder Spezialgeräten arbeiten –, während der Rest der Etage flexibel gestaltet wird. Indem man den Mitarbeitern einen Überblick darüber verschafft, wo ihre Kollegen jeden Tag sitzen, lässt sich zudem die Unsicherheit verringern, die oft gar erst zur Bevorzugung fester Arbeitsplätze führt.
Wie lassen sich Teamtage am besten gestalten, damit das Büro tatsächlich Zusammenarbeit fördert und nicht nur die physische Anwesenheit der Mitarbeiter?
Der Schlüssel liegt darin, die Terminplanung auf die Räumlichkeiten abzustimmen – und nicht nur auf die Anwesenheit. Nutzen Sie Team-Buchungsfunktionen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen am selben Tag vor Ort sind und nebeneinander sitzen, und kombinieren Sie dies mit vorab reservierten Kooperationsräumen für strukturierte Arbeitssitzungen. Es ist außerdem hilfreich, Teamtage auf Aktivitäten auszurichten, die wirklich von der persönlichen Anwesenheit profitieren – wie Workshops, Einarbeitungen, Planungssitzungen oder kreative Arbeit –, anstatt standardmäßig auf individuelle Aufgaben zurückzugreifen, die genauso gut von zu Hause aus erledigt werden könnten. Anwesenheitsdaten aus Ihrer Smart-Office-Plattform können Ihnen zeigen, an welchen Tagen bereits eine natürliche Clusterbildung stattfindet, und bieten Ihnen so eine Grundlage, auf der Sie gezielte Teampläne aufbauen können.
Wie schützen wir die Privatsphäre der Mitarbeiter bei der Nutzung von Funktionen zur Anwesenheitsanzeige und zur Belegungserfassung?
Seriöse Smart-Office-Plattformen verfügen über Datenschutzfunktionen, mit denen Unternehmen genau festlegen können, welche Informationen für wen sichtbar sind. Mitarbeiter stimmen der Freigabe ihres Anwesenheitsstatus in der Regel ausdrücklich zu, können ihren eigenen Sichtbarkeitsstatus selbst steuern und werden niemals über ihr freiwilliges Einchecken hinaus nachverfolgt. Sensorbasierte Belegungsdaten werden in der Regel anonymisiert und ausschließlich in zusammengefasster Form für Analysezwecke verwendet, d. h., sie zeigen an, dass ein Raum belegt ist, ohne dass erkennbar ist, wer sich darin befindet. Die Überprüfung, ob Ihre Plattform DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert ist, ist der sicherste Weg, um sicherzustellen, dass die Datenverwaltung fest in das System integriert ist und nicht erst nachträglich berücksichtigt wird.
Wir nutzen Microsoft Teams bereits für Besprechungen – brauchen wir da wirklich noch eine separate Smart-Office-Plattform obendrein?
Microsoft Teams bewältigt Videokonferenzen und den Nachrichtenaustausch gut, verwaltet jedoch keine physischen Räumlichkeiten – es kann Ihnen nicht anzeigen, welche Schreibtische frei sind, „Geisterbesprechungen“ durch die automatische Freigabe von Räumen verhindern, anzeigen, wo Ihre Kollegen sitzen, oder Facility-Managern Belegungsanalysen liefern. Eine Smart-Office-Plattform schließt diese Lücke und tut dies – was entscheidend ist – direkt aus Teams heraus durch native Integration, sodass die Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen. Betrachten Sie sie weniger als ein separates System, sondern vielmehr als die Ebene für den physischen Raum, die Ihre bestehende Microsoft-365-Investition für hybride Teams noch effektiver macht.
