Welke rol speelt een werkplek-app in de dagelijkse ervaring van medewerkers?

Een werkplek-app speelt een centrale rol in de dagelijkse ervaring van medewerkers door de kleine maar hardnekkige hindernissen weg te nemen die het kantoorleven moeilijker maken dan nodig is. Wanneer medewerkers direct een bureau kunnen vinden, een collega kunnen lokaliseren, een vergaderruimte kunnen reserveren of een bezoeker kunnen inchecken via hun telefoon, verloopt de werkdag soepeler en blijft dat ook zo. In de onderstaande paragrafen worden de specifieke vragen behandeld die het vaakst naar voren komen wanneer organisaties een werkplek-app evalueren of al gebruiken.

Hoe verandert een app voor op het werk de dagelijkse gang van zaken op kantoor?

Een werkplek-app verandert de dagelijkse kantoorroutine door giswerk en handmatige afstemming te vervangen door directe, zelfbedieningstoegang tot alles wat een medewerker nodig heeft, zowel vóór als tijdens zijn of haar werkdag. In plaats van op kantoor aan te komen in de hoop dat er een bureau vrij is of een vergaderruimte beschikbaar is, plannen medewerkers vooruit, controleren ze de beschikbaarheid in realtime en komen ze met een duidelijk doel binnen.

Deze praktische verandering is aanzienlijk. Voordat er een kantoorapp was, waren medewerkers vaak het eerste deel van de ochtend bezig met het zoeken naar een vrije werkplek, het dubbelchecken van agenda-uitnodigingen of het sturen van berichten naar collega’s om te achterhalen wie er op kantoor is. Een goed ontworpen kantoorapp maakt volledig een einde aan deze kleine ergernissen. Medewerkers controleren de beschikbaarheid, reserveren een plek en navigeren rechtstreeks naar hun werkplek, en dat allemaal nog voordat ze van huis vertrekken.

Naast de ochtendroutine verandert een werkplek-app ook de manier waarop mensen gedurende de dag samenwerken. Dankzij interactieve plattegronden, functies om collega’s te lokaliseren en realtime informatie over de beschikbaarheid van ruimtes wordt spontane samenwerking een praktisch gegeven in plaats van iets toevalligs. Het resultaat is een werkdag die doelgerichter aanvoelt en minder reactief is.

Welke functies van een werkplek-app hebben de grootste invloed op de tevredenheid van werknemers?

De functies die de tevredenheid van medewerkers over een werkplek-app het meest beïnvloeden, zijn de functies die de dagelijkse onzekerheid verminderen: realtime beschikbaarheid van werkplekken, zichtbaarheid van collega’s, het reserveren van vergaderruimtes met één tik en naadloze integratie met tools die medewerkers al gebruiken, zoals Microsoft Teams of Outlook. Complexiteit staat het gebruik in de weg, dus eenvoud en snelheid zijn net zo belangrijk als functionaliteit.

Op basis van de factoren die echte betrokkenheid bij technologie op de werkplek stimuleren, maken de volgende functies steevast het grootste verschil:

• Beschikbaarheid in realtime: Medewerkers moeten kunnen zien welke bureaus en ruimtes op dit moment vrij zijn, en niet op basis van een reservering die drie dagen geleden is gemaakt en nooit is geannuleerd.
• ‘Find My Colleague’: Als je weet wie er op kantoor is en waar ze zitten, wordt een belangrijke belemmering voor persoonlijke samenwerking weggenomen.
• Mobile-first-ontwerp: Medewerkers boeken onderweg via hun telefoon, niet vanaf een desktopcomputer aan hun bureau. Een mobile-first-ervaring is absoluut noodzakelijk.
• Agendaintegratie: wanneer een zaalreservering automatisch in Outlook of Google Agenda verschijnt, hoef je dat niet meer handmatig bij te houden.
• Inchecken en vrijgeven: Door boekingen waarbij de gast niet is komen opdagen automatisch vrij te geven, blijft de beschikbaarheid accuraat en wordt voorkomen dat er gereserveerde maar onbezette plaatsen ontstaan.

Wat al deze zaken gemeen hebben, is dat ze de cognitieve belasting van het werken op kantoor verminderen. Wanneer de technologie niet in de weg zit en gewoon werkt, neemt de tevredenheid van medewerkers over de kantooromgeving vanzelf toe.

Hoe draagt een app voor op de werkplek bij aan flexibiliteit bij hybride werken?

Een werkplek-app ondersteunt de flexibiliteit van hybride werken door medewerkers volledige zeggenschap te geven over wanneer en waar ze op kantoor werken, zonder dat ze zich dagen van tevoren hoeven vast te leggen of een ingewikkeld reserveringsproces moeten doorlopen. Hierdoor voelt het kantoor aan als een keuze die medewerkers maken, in plaats van een verplichting die ze moeten nakomen.

Om hybride werken goed te laten verlopen, hebben medewerkers twee dingen nodig: de zekerheid dat er op kantoor plaats voor hen is wanneer ze langskomen, en inzicht in of hun team er ook zal zijn. Een app voor het reserveren van werkplekken biedt direct een oplossing voor beide punten. Medewerkers kunnen vanuit één en dezelfde interface zien wie er op een bepaalde dag heeft gereserveerd, afstemmen met hun team en een werkplek in de buurt reserveren.

Hybride werken zorgt ook voor een ongelijkmatige vraag gedurende de week. Dinsdagen en woensdagen zijn in de meeste kantoren doorgaans piekdagen, terwijl het op maandagen en vrijdagen rustiger is. Een werkplek-app met analysefuncties biedt facility managers de gegevens die ze nodig hebben om deze patronen te doorgronden en de ruimteverdeling daarop af te stemmen, in plaats van vast te houden aan een standaardkantoorindeling die noch op piekdagen, noch op rustige dagen goed functioneert.

Waarom stoppen werknemers met het gebruik van een werkplek-app nadat ze deze in gebruik hebben genomen?

Medewerkers stoppen met het gebruik van een werkapp als deze extra stappen toevoegt in plaats van ze te verminderen. De meest voorkomende redenen waarom mensen afhaken zijn een onhandige interface, een gebrek aan integratie met bestaande tools, onnauwkeurige beschikbaarheidsgegevens en het ontbreken van zichtbaar voordeel voor de individuele medewerker. Als de app aanvoelt als administratief werk, laten mensen hem links liggen.

Er zijn verschillende specifieke storingspatronen die het waard zijn om te begrijpen:

1. Te veel stappen om een reservering af te ronden: als het reserveren van een bureau meer dan twee of drie tikken kost, kiezen medewerkers er meestal voor om gewoon langs te komen en het maar op zijn beloop te laten.
2. Onbetrouwbare gegevens: wanneer medewerkers bij aankomst merken dat hun gereserveerde werkplek bezet is, of dat een ruimte die als vrij wordt aangegeven in werkelijkheid in gebruik is, verliezen ze al snel hun vertrouwen in het systeem.
3. Geen integratie met dagelijkse tools: een app die los van Teams of Outlook staat, is weer iets extra’s dat je moet openen. Medewerkers openen hem uiteindelijk niet meer.
4. Geen persoonlijke meerwaarde: als de app alleen voordelen biedt voor facility managers en niet voor de persoon die het bureau reserveert, is er geen motivatie om deze te blijven gebruiken.
5. Slechte introductie: Medewerkers aan wie niet wordt uitgelegd waarom de app belangrijk is en hoe deze in hun dagelijkse routine past, zullen er nooit een gewoonte van maken.

De organisaties die hoge acceptatiegraad weten te behouden, beschouwen de werkplek-app in de eerste plaats als een hulpmiddel voor de werknemerservaring en pas in de tweede plaats als een hulpmiddel voor faciliteitenbeheer. Die invalshoek verandert de manier waarop de app wordt gepromoot, hoe er trainingen voor worden gegeven en hoe deze voortdurend wordt verbeterd.

Wat is het verschil tussen een app voor op de werkplek en een faciliteitenbeheersysteem?

Een werkplek-app is een tool voor medewerkers die is ontworpen voor dagelijks zelfstandig gebruik, terwijl een facilitaire beheersysteem een platform is voor de bedrijfsvoering dat door facilitaire teams wordt gebruikt om bedrijfsmiddelen, onderhoud, naleving van regelgeving en ruimteplanning te beheren. Ze zijn bedoeld voor verschillende gebruikers met verschillende behoeften, hoewel moderne werkplektechnologie steeds vaker een brug slaat tussen beide.

Dit onderscheid is in de praktijk van belang. Een facilitair beheersysteem kan bijvoorbeeld de levenscyclus van elke stoel in een gebouw bijhouden, schoonmaakschema’s beheren en onderhoudsverzoeken registreren. Een werkplek-app helpt een medewerker een rustig bureau te vinden, een vergaderruimte voor zijn team te reserveren en de receptie te laten weten dat er om 14.00 uur een bezoeker arriveert. Het ene betreft de backoffice-infrastructuur; het andere betreft de ervaring van de medewerkers in de frontlinie.

Waar deze twee elkaar raken, is op het gebied van gegevens. Een werkplek-app genereert realtime bezettings- en gebruiksgegevens die direct worden meegenomen in de beslissingen die een facilitymanager moet nemen, zoals welke verdiepingen moeten worden samengevoegd, welke vergaderruimtes opnieuw moeten worden ingericht en of de huidige kantooroppervlakte aansluit bij de werkelijke vraag. De beste slimme kantooroplossingen koppelen beide lagen aan elkaar, zodat de acties van medewerkers in de app automatisch worden meegenomen in de facilitaire strategie, zonder dat er handmatige rapportage nodig is.

Wanneer moet een organisatie investeren in een app voor op de werkplek?

Een organisatie zou moeten investeren in een werkplek-app wanneer zij hybride werken heeft ingevoerd, meer medewerkers heeft dan vaste werkplekken, of te maken heeft met terugkerende problemen op het gebied van de beschikbaarheid van vergaderruimtes, onderbenutting van de ruimte of een lage betrokkenheid van medewerkers bij het kantoor. Dit zijn signalen dat de kantooromgeving actief beheer vereist in plaats van passieve beschikbaarheid.

De vraag over het juiste moment komt vaak neer op ongemak. Als medewerkers zich regelmatig ergeren omdat ze geen bureau kunnen vinden, als vergaderruimtes zijn gereserveerd maar leeg blijven, als facility managers geen antwoord kunnen geven op eenvoudige vragen over hoe het kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt, of als de IT-afdeling een wirwar van onderling niet-gekoppelde tools beheert, dan zijn de kosten van het niet investeren al hoger dan de kosten van de oplossing.

Organisaties met 300 of meer kantoormedewerkers, meerdere vestigingen of complexe roosterbehoeften zien doorgaans het duidelijkste rendement op hun investering in werkplektechnologie. Dat gezegd hebbende, is de waarde van een werkplek-app niet louter financieel. Het bieden van een betere kantoorervaring aan medewerkers heeft direct invloed op de vraag of ze ervoor kiezen om naar kantoor te komen, hoe betrokken ze zich voelen en uiteindelijk of het kantoor zijn doel vervult als plek voor samenwerking en bedrijfscultuur.

Hoe ‘ GoBright ’ bijdraagt aan het verbeteren van de dagelijkse werknemerservaring

We hebben het platformSmart Office van GoBright speciaal ontwikkeld om de dagelijkse kantoorervaring voor medewerkers soepeler te maken en het beheer voor de teams die verantwoordelijk zijn voor de werkplek te vereenvoudigen. Alles is ondergebracht in één geïntegreerd platform, zodat medewerkers tijdens hun werkdag nooit hoeven te schakelen tussen verschillende tools.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

• Reserveren van werkplekken en ruimtes via de GoBright -app, Outlook, Microsoft Teams of touchscreenpanelen, met realtime beschikbaarheid en automatische agendasynchronisatie
• 'Find My Colleague' en interactieve plattegronden, zodat medewerkers hun werkdagen op kantoor met hun team kunnen afstemmen
• Bezoekersregistratie die gasten een professionele incheckervaring biedt en de receptie op de hoogte houdt
• Werkplekanalyses die facility managers concrete gegevens bieden over bezettingsgraad, gebruikspatronen en ruimte-efficiëntie
• Energiebesparende bureausensoren die bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen en tegelijkertijd zorgen voor nauwkeurige beschikbaarheidsgegevens

We zijn ISO 27001-gecertificeerd, voldoen aan de AVG en hosten alle gegevens op Europese servers. Ons licentiemodel is gebaseerd op het aantal werkplekken of ruimtes in plaats van op het aantal gebruikers, waardoor we kostenefficiënter zijn naarmate uw organisatie groeit. Als u klaar bent om van het kantoor een plek te maken waar medewerkers echt graag willen zijn, neem dan contact met ons op en we laten u zien wat er mogelijk is.