Eine Workplace-App spielt eine zentrale Rolle für das tägliche Mitarbeitererlebnis, indem sie die kleinen, aber hartnäckigen Reibungspunkte beseitigt, die den Büroalltag unnötig erschweren. Wenn Mitarbeiter über ihr Smartphone sofort einen Schreibtisch finden, einen Kollegen ausfindig machen, einen Besprechungsraum buchen oder einen Besucher anmelden können, verläuft der Arbeitstag von Anfang an reibungsloser – und das bleibt auch so. In den folgenden Abschnitten werden die konkreten Fragen beleuchtet, die am häufigsten aufkommen, wenn Unternehmen eine Workplace-App evaluieren oder bereits einsetzen.
Inwiefern verändert eine Workplace-App den Büroalltag?
Eine Arbeitsplatz-App verändert den Büroalltag grundlegend, indem sie Spekulationen und manuelle Koordination durch einen sofortigen Selbstbedienungszugang zu allem ersetzt, was ein Mitarbeiter vor und während seines Arbeitstages benötigt. Anstatt im Büro anzukommen und zu hoffen, dass ein Schreibtisch frei oder ein Besprechungsraum verfügbar ist, planen die Mitarbeiter im Voraus, prüfen die Verfügbarkeit in Echtzeit und kommen mit einem klaren Ziel vor Augen ins Büro.
Diese praktische Veränderung ist von großer Bedeutung. Vor der Einführung einer Büro-App verbrachten die Mitarbeiter den ersten Teil ihres Vormittags oft damit, nach einem freien Arbeitsplatz zu suchen, Kalendereinladungen zu überprüfen oder Kollegen anzuschreiben, um herauszufinden, wer im Büro ist. Eine gut konzipierte Büro-App beseitigt diese kleinen Ärgernisse vollständig. Die Mitarbeiter prüfen die Verfügbarkeit, nehmen eine Buchung vor und navigieren direkt zu ihrem Arbeitsplatz – und das alles, noch bevor sie das Haus verlassen.
Über die morgendliche Routine hinaus verändert eine Arbeitsplatz-App auch die Art und Weise, wie Menschen im Laufe des Tages zusammenarbeiten. Dank interaktiver Lagepläne, Funktionen zur Lokalisierung von Kollegen und der Anzeige der Raumbelegung in Echtzeit wird spontane Zusammenarbeit zu einer bewussten Entscheidung und ist nicht mehr dem Zufall überlassen. Das Ergebnis ist ein Arbeitstag, der sich bewusster und weniger reaktiv anfühlt.
Welche Funktionen einer Arbeitsplatz-App wirken sich am stärksten auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus?
Die Funktionen, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter bei einer Arbeitsplatz-App am stärksten beeinflussen, sind diejenigen, die die tägliche Unsicherheit verringern: Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit, Sichtbarkeit der Kollegen, „One-Tap“- Raumbuchung sowie die nahtlose Integration mit Tools, die die Mitarbeiter bereits nutzen, wie beispielsweise Microsoft Teams oder Outlook. Komplexität verhindert die Akzeptanz, daher sind Einfachheit und Schnelligkeit ebenso wichtig wie die Funktionalität.
Ausgehend davon, was echtes Engagement für Technologien am Arbeitsplatz fördert, sind es vor allem die folgenden Funktionen, die durchweg den größten Unterschied ausmachen:
- Verfügbarkeit in Echtzeit: Die Mitarbeiter müssen sehen können, welche Schreibtische und Räume gerade frei sind – und nicht, welche vor drei Tagen gebucht und nie storniert wurden.
- „Find My Colleague“: Zu wissen, wer im Büro ist und wo die Kollegen sitzen, beseitigt ein großes Hindernis für die Zusammenarbeit vor Ort.
- „Mobile-First“-Design: Mitarbeiter buchen auf dem Weg zur Arbeit über ihr Smartphone und nicht über einen Desktop-Computer an ihrem Schreibtisch. Ein „Mobile-First“-Erlebnis ist unverzichtbar.
- Kalenderintegration: Wenn ein „ Raumbuchung “ automatisch in Outlook oder Google Kalender angezeigt wird, muss man eine Aufgabe weniger manuell erledigen.
- Check-in und Freigabe: Die automatische Freigabe von No-Show-Buchungen sorgt für eine korrekte Verfügbarkeitsanzeige und verhindert Frustration aufgrund reservierter, aber ungenutzter Plätze.
All diesen Maßnahmen ist gemeinsam, dass sie die kognitive Belastung im Büro verringern. Wenn die Technik nicht im Weg steht und einfach nur funktioniert, steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Arbeitsumfeld ganz von selbst.
Inwiefern unterstützt eine Arbeitsplatz-App die Flexibilität beim hybriden Arbeiten?
Eine Workplace-App unterstützt die Flexibilität beim hybriden Arbeiten, indem sie den Mitarbeitern die volle Kontrolle darüber gibt, wann und wo sie im Büro arbeiten, ohne dass sie sich Tage im Voraus festlegen oder einen komplizierten Buchungsprozess durchlaufen müssen. Dadurch wird das Büro zu einer Option, für die sich die Mitarbeiter bewusst entscheiden, und nicht zu einer Verpflichtung, die sie erfüllen müssen.
Damit hybrides Arbeiten gut funktioniert, brauchen Mitarbeiter zwei Dinge: die Gewissheit, dass im Büro Platz für sie ist, wenn sie vorbeikommen, und die Möglichkeit, zu sehen, ob ihr Team ebenfalls vor Ort sein wird. Eine App zur Schreibtischreservierung löst beide Probleme direkt. Mitarbeiter können über dieselbe Benutzeroberfläche sehen, wer an einem bestimmten Tag angemeldet ist, sich mit ihrem Team abstimmen und einen Schreibtisch in der Nähe reservieren.
Hybrides Arbeiten führt zudem zu einer ungleichmäßigen Nachfrage über die Woche verteilt. Dienstags und mittwochs herrscht in den meisten Büros in der Regel Hochbetrieb, während montags und freitags weniger Auslastung herrscht. Eine Arbeitsplatz-App mit Analysefunktionen liefert Facility-Managern die Daten, die sie benötigen, um diese Muster zu erkennen und die Raumaufteilung entsprechend anzupassen – anstatt an einem einheitlichen Büro-Layout festzuhalten, das weder den Tagen mit hohem Aufkommen noch den ruhigen Tagen gerecht wird.
Warum nutzen Mitarbeiter eine Arbeitsplatz-App nach der Einführung nicht mehr?
Mitarbeiter nutzen eine Arbeits-App nicht mehr, wenn sie ihnen zusätzliche Schritte auferlegt, anstatt sie zu vereinfachen. Die häufigsten Gründe für die Nutzungseinstellung sind eine umständliche Benutzeroberfläche, mangelnde Integration in bestehende Tools, ungenaue Verfügbarkeitsdaten und ein fehlender sichtbarer Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter. Wenn die App wie reine Verwaltungsarbeit wirkt, wenden sich die Nutzer von ihr ab.
Es gibt einige spezifische Fehlermuster, die man kennen sollte:
- Zu viele Schritte für eine Buchung: Wenn die Reservierung eines Schreibtisches mehr als zwei oder drei Fingertipps erfordert, kommen die Mitarbeiter einfach vorbei und hoffen auf das Beste.
- Unzuverlässige Daten: Wenn Mitarbeiter bei ihrer Ankunft feststellen, dass ihr reservierter Arbeitsplatz bereits belegt ist oder ein Raum, der als frei angezeigt wird, tatsächlich belegt ist, verlieren sie schnell das Vertrauen in das System.
- Keine Integration in die täglich genutzten Tools: Eine App, die nicht in Teams oder Outlook integriert ist, muss zusätzlich geöffnet werden. Die Mitarbeiter öffnen sie daher nicht mehr.
- Kein persönlicher Nutzen: Wenn die App nur den Facility-Managern zugute kommt und nicht der Person, die den Schreibtisch bucht, fehlt die Motivation, sie weiterhin zu nutzen.
- Mangelhafte Einarbeitung: Mitarbeiter, denen nicht vermittelt wird, warum die App wichtig ist und wie sie sich in ihren Arbeitsalltag einfügt, werden sich diese Gewohnheit gar nicht erst aneignen.
Unternehmen, die hohe Nutzungsraten erzielen, betrachten die Arbeitsplatz-App in erster Linie als Instrument zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und erst in zweiter Linie als Instrument für das Facility-Management. Diese Sichtweise verändert die Art und Weise, wie die App kommuniziert, geschult und kontinuierlich verbessert wird.
Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitsplatz-App und einem Facility-Management-System?
Eine Workplace-App ist ein für Mitarbeiter konzipiertes Tool für den täglichen Self-Service-Einsatz, während ein Facility-Management-System eine betriebsorientierte Plattform ist, die von Facility-Teams zur Verwaltung von Anlagen, Instandhaltung, Compliance und Raumplanung genutzt wird. Sie richten sich an unterschiedliche Nutzer mit unterschiedlichen Anforderungen, wobei moderne Workplace-Technologie zunehmend eine Brücke zwischen beiden schlägt.
Diese Unterscheidung ist in der Praxis von Bedeutung. Ein Facility-Management-System kann beispielsweise den Lebenszyklus jedes Stuhls in einem Gebäude verfolgen, Reinigungspläne verwalten und Wartungsanfragen protokollieren. Eine Arbeitsplatz-App hilft einem Mitarbeiter dabei, einen ruhigen Schreibtisch zu finden, einen Besprechungsraum für sein Team zu buchen und den Empfang darüber zu informieren, dass um 14 Uhr ein Besucher eintrifft. Das eine ist Backoffice-Infrastruktur, das andere die Mitarbeitererfahrung an vorderster Front.
Beide Bereiche überschneiden sich im Bereich der Daten. Eine Arbeitsplatz-App generiert Echtzeitdaten zur Belegung und Nutzung, die direkt in die Entscheidungen einfließen, die ein Facility-Manager treffen muss – beispielsweise, welche Etagen zusammengelegt, welche Besprechungsräume neu gestaltet werden sollen und ob die derzeitige Bürofläche dem tatsächlichen Bedarf entspricht. Die besten Smart-Office-Lösungen verbinden beide Ebenen miteinander, sodass die Aktivitäten der Mitarbeiter in der App automatisch in die Facility-Strategie einfließen, ohne dass eine manuelle Berichterstellung erforderlich ist.
Wann sollte ein Unternehmen in eine Arbeitsplatz-App investieren?
Ein Unternehmen sollte in eine Arbeitsplatz-App investieren, wenn es auf hybrides Arbeiten umgestellt hat, mehr Mitarbeiter als feste Arbeitsplätze hat oder wiederholt Probleme mit der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, der unzureichenden Auslastung von Flächen oder einem geringen Engagement der Mitarbeiter im Büro auftritt. Dies sind Anzeichen dafür, dass die Büroumgebung ein aktives Management erfordert und nicht nur passiv zur Verfügung stehen sollte.
Bei der Frage nach dem richtigen Zeitpunkt geht es oft um Unannehmlichkeiten. Wenn Mitarbeiter regelmäßig frustriert sind, weil sie keinen Schreibtisch finden, wenn Besprechungsräume gebucht und doch leer stehen, wenn Facility-Manager grundlegende Fragen zur tatsächlichen Nutzung des Büros nicht beantworten können oder wenn die IT-Abteilung ein Gewirr aus nicht miteinander verbundenen Tools verwaltet, dann sind die Kosten des Nichtinvestierens bereits höher als die Kosten der Lösung.
Unternehmen mit 300 oder mehr Büroangestellten, mehreren Standorten oder komplexen Planungsanforderungen profitieren in der Regel am deutlichsten vom Return on Investment durch Arbeitsplatztechnologie. Der Wert einer Arbeitsplatz-App ist jedoch nicht rein finanzieller Natur. Wenn man den Mitarbeitern ein besseres Büroerlebnis bietet, wirkt sich dies direkt darauf aus, ob sie sich dafür entscheiden, ins Büro zu kommen, wie engagiert sie sich fühlen und letztendlich darauf, ob das Büro seinen Zweck als Ort der Zusammenarbeit und der Unternehmenskultur erfüllt.
Wie „ GoBright “ dazu beiträgt, das tägliche Mitarbeitererlebnis zu verbessern
Wir haben die Plattform „Smart Office “ von GoBright speziell entwickelt, um den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter reibungsloser und für die für den Arbeitsplatz verantwortlichen Teams übersichtlicher zu gestalten. Alles ist auf einer einheitlichen Plattform zusammengefasst, sodass die Mitarbeiter im Laufe ihres Arbeitstages nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.
So sieht das in der Praxis aus:
- Desk- und „ Raumbuchung “ über die „ GoBright “-App, Outlook, Microsoft Teams oder Touchscreen-Panels – mit Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige und automatischer Kalendersynchronisierung
- „Find My Colleague“ und interaktive Etagenpläne, damit Mitarbeiter ihre Arbeitstage im Büro mit ihrem Team abstimmen können
- Besucherregistrierung, die den Gästen ein professionelles Check-in-Erlebnis bietet und die Rezeption auf dem Laufenden hält
- Arbeitsplatzanalysen, die Facility-Managern konkrete Daten zu Belegung, Nutzungsmustern und Raumeffizienz liefern
- Energiesparende Schreibtischsensoren, die zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen beitragen und gleichzeitig die Genauigkeit der Verfügbarkeitsdaten gewährleisten
Wir sind nach ISO 27001 zertifiziert, erfüllen die Anforderungen der DSGVO und hosten alle Daten auf europäischen Servern. Unser Lizenzmodell basiert auf Arbeitsplätzen oder Räumen statt auf einzelnen Nutzern, wodurch wir bei der Expansion Ihres Unternehmens kosteneffizienter sind. Wenn Sie bereit sind, das Büro zu einem Ort zu machen, an dem sich Ihre Mitarbeiter wirklich wohlfühlen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir zeigen Ihnen, was möglich ist.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es in der Regel, eine Arbeitsplatz-App unternehmensweit einzuführen?
Die meisten Unternehmen können eine Workplace-App einführen und erreichen, dass die Mitarbeiter sie innerhalb von zwei bis vier Wochen aktiv nutzen – je nach Umfang der Einführung und dem erforderlichen Integrationsgrad mit bestehenden Tools wie Microsoft Teams oder Outlook. Der technische Aufbau ist selten der Engpass – vielmehr sind es die Einarbeitung und das Veränderungsmanagement. Eine schrittweise Einführung, beginnend mit einer Etage oder einem Team, ermöglicht es Ihnen, Konfigurationsprobleme zu beheben und interne Fürsprecher zu gewinnen, bevor Sie die App unternehmensweit ausrollen.
Was ist, wenn in unserem Büro feste Arbeitsplätze zugewiesen sind – ist eine Arbeitsplatz-App dann trotzdem nützlich?
Ja, selbst in Büros mit einer Mischung aus fest zugewiesenen und flexiblen Arbeitsplätzen bietet eine Arbeitsplatz-App einen erheblichen Mehrwert. Funktionen wie die Übersicht über die Anwesenheit von Kollegen, Termin Raumbuchung, Besucherregistrierung und Belegungsanalysen kommen allen Mitarbeitern zugute, unabhängig davon, ob sie einen festen Arbeitsplatz haben oder nicht. Viele Unternehmen nutzen eine Arbeitsplatz-App zudem als ersten Schritt auf dem Weg von vollständig fest zugewiesenen Arbeitsplätzen hin zu aktivitätsbasiertem Arbeiten und stützen sich dabei auf reale Nutzungsdaten, um dies intern zu begründen.
Wie können wir die Mitarbeiter dazu bringen, sich die Nutzung der App tatsächlich zur Gewohnheit zu machen?
Der mit Abstand wirksamste Faktor für die Gewohnheitsbildung ist die Integration der Arbeitsplatz-App in Tools, die die Mitarbeiter ohnehin schon täglich nutzen, wie beispielsweise Microsoft Teams oder Outlook. Wenn die Buchung eines Schreibtisches oder Raums eine natürliche Erweiterung des Kalendereinblicks ist und keinen separaten Schritt darstellt, erfolgt die Akzeptanz ganz von selbst. Über die Integration hinaus sollte sich die Kommunikation in der Anfangsphase auf den persönlichen Nutzen für den Mitarbeiter konzentrieren – schnellere Arbeitsabläufe am Morgen, garantierter Arbeitsplatz, einfachere Teamkoordination – und nicht auf die betrieblichen Vorteile für das Unternehmen.
Kann eine Arbeitsplatz-App uns dabei helfen, unsere Bürofläche zu reduzieren, ohne die Mitarbeiter dabei zu beeinträchtigen?
Arbeitsplatzanalysen aus einer gut implementierten App liefern Ihnen die Belegungsdaten, die Sie benötigen, um fundierte, faktenbasierte Entscheidungen zur Flächenreduzierung zu treffen – anstatt sich auf Annahmen oder einmalige Mitarbeiterzählungen zu verlassen. Durch die Identifizierung von durchgehend zu wenig genutzten Etagen, Bereichen oder Raumtypen können Facility-Manager Flächen so zusammenlegen, dass sie dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Die Kommunikation dieser Veränderungen über die App selbst – indem den Mitarbeitern gezeigt wird, dass die Daten auch ihre Arbeitserfahrung verbessern – verringert Widerstände erheblich.
Worauf sollten wir achten, wenn wir verschiedene auf dem Markt erhältliche Apps für den Arbeitsplatz vergleichen?
Legen Sie vor allem Wert auf die Tiefe der Integration, die Benutzerfreundlichkeit und die Zuverlässigkeit der Daten. Eine App, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Kalender- und Kommunikationstools einbindet, wird weitaus häufiger genutzt als eine, die isoliert funktioniert. Prüfen Sie außerdem, ob die Plattform Ihr gesamtes Anforderungsspektrum – Tischreservierung, Raumbuchung, Besuchermanagement und Analysen – in einer einzigen Oberfläche abdeckt, da die Verwaltung mehrerer Einzellösungen genau jene Fragmentierung verursacht, die eine Arbeitsplatz-App eigentlich beheben soll. Prüfen Sie schließlich die Datensicherheitsnachweise des Anbieters, insbesondere wenn Ihr Unternehmen der DSGVO oder ähnlichen Compliance-Anforderungen unterliegt.
Wie geht eine Arbeitsplatz-App mit Tagen mit besonders hohem Andrang um, an denen die Nachfrage das Angebot an verfügbaren Arbeitsplätzen übersteigt?
Eine gute Arbeitsplatz-App bewältigt den Druck an Spitzentagen auf zwei Arten: proaktiv durch Transparenz und reaktiv durch regelbasierte Kontrollen. Mitarbeiter können im Voraus erkennen, wie hoch die Auslastung an einem bestimmten Tag voraussichtlich sein wird, und ihre Pläne entsprechend anpassen, wodurch sich die Nachfrage auf natürliche Weise verteilt. Auf der Managementseite können Administratoren Buchungsfenster, Obergrenzen für die Anzahl der Arbeitsplätze pro Team oder Zone sowie eine Wartelistenfunktion festlegen, um Überbuchungen zu verhindern. Die Auslastungsanalysen helfen den Facility-Teams zudem dabei, wiederkehrende Spitzenmuster zu antizipieren und die Raumzuweisung anzupassen, bevor Probleme auftreten.
Stellen die über eine Arbeitsplatz-App erfassten Standortdaten von Mitarbeitern ein Datenschutzproblem dar?
Dies ist ein berechtigter Bedenkenpunkt, der vor der Einführung transparent mit den Mitarbeitern besprochen werden sollte. Seriöse Arbeitsplatz-Apps sind so konzipiert, dass Standortdaten – beispielsweise, welchen Schreibtisch ein Mitarbeiter gebucht hat – dazu dienen, das eigene Nutzererlebnis des Mitarbeiters zu verbessern, und nicht dazu, das individuelle Verhalten zu überwachen. Suchen Sie nach Anbietern, die die DSGVO einhalten, Daten auf sicheren Servern speichern und den Mitarbeitern die Kontrolle über ihre eigenen Sichtbarkeitseinstellungen geben, beispielsweise die Möglichkeit, als „im Büro arbeitend“ zu erscheinen, ohne ihren genauen Schreibtischstandort preiszugeben.
