Een positieve bedrijfscultuur is belangrijk voor de aanwezigheid op kantoor, omdat deze medewerkers een reden geeft om te komen werken. Wanneer mensen zich op het werk verbonden, gewaardeerd en gesteund voelen, wordt het kantoor een plek waar ze graag willen zijn, in plaats van een plek waar ze zich verplicht voelen om naartoe te gaan. Dit is vooral van belang in hybride werkomgevingen, waar aanwezigheid een keuze is in plaats van een verplichting. In de onderstaande paragrafen wordt uitgelegd op welke specifieke manieren de bedrijfscultuur die keuze beïnvloedt en wat organisaties hieraan kunnen doen.
In hoeverre beïnvloedt de bedrijfscultuur de beslissing van werknemers om naar kantoor te komen?
De bedrijfscultuur heeft een directe invloed op de vraag of medewerkers het de moeite waard vinden om fysiek aanwezig te zijn. Wanneer de cultuur is gebaseerd op vertrouwen, samenwerking en een gevoel van verbondenheid, associëren medewerkers het kantoor met positieve ervaringen. Is dat niet het geval, dan wordt thuiswerken de norm – niet omdat het productiever is, maar omdat het kantoor simpelweg niet de moeite waard lijkt om erheen te reizen.
Cultuur beïnvloedt de aanwezigheid op verschillende concrete manieren. Een team dat open communiceert en persoonlijke samenwerking waardeert, zorgt ervoor dat medewerkers vanzelf naar kantoor worden getrokken. Leidinggevenden die zelf het goede voorbeeld geven op het gebied van aanwezigheid, zonder zich te bemoeien met de kleinste details, geven daarmee aan dat aanwezigheid zinvol is en niet alleen maar een show. Een cultuur waarin bijdragen zichtbaar worden erkend, zorgt er ook voor dat de fysieke werkplek als meer lonend wordt ervaren.
In hybride werkmodellen is deze dynamiek bijzonder uitgesproken. Werknemers wegen de sociale en professionele voordelen van hun woon-werkverkeer af. Als het kantoor verbinding, energie en samenwerking biedt die thuiswerken niet kan evenaren, stijgt de aanwezigheid vanzelf. Als het kantoor slechts een luidruchtigere versie biedt van wat ze thuis ook kunnen doen, blijven ze thuis.
Wat zijn de kenmerken van een bedrijfscultuur die aanwezigheid ontmoedigt?
Een bedrijfscultuur waarin aanwezigheid wordt ontmoedigd, komt vaak al in voorspelbare patronen tot uiting lang voordat het management de lege bureaus opmerkt. Het duidelijkste teken is wanneer medewerkers alleen komen wanneer dat van hen wordt verwacht en zo snel mogelijk weer vertrekken. Aanwezigheid die puur uit plichtsbesef voortkomt in plaats van uit motivatie, is een sterk cultureel waarschuwingssignaal.
Andere veelvoorkomende symptomen zijn onder meer:
- Weinig spontane interactie: medewerkers komen binnen, zetten hun koptelefoon op en vermijden de hele dag door gesprekken
- Een overdaad aan vergaderingen zonder samenwerking: het kantoor wordt gebruikt voor de ene vergadering na de andere, die ook op afstand hadden kunnen plaatsvinden, waardoor het geen enkel voordeel oplevert om daar aanwezig te zijn
- Inconsistente aanwezigheid van het management: leidinggevenden die zelden op kantoor verschijnen, geven daarmee impliciet aan dat het kantoor voor mensen met een hoge functie niet verplicht is
- Geen gevoel voor teamdynamiek: teams hebben geen gezamenlijke dagen op kantoor, dus als medewerkers aankomen, merken ze dat hun collega’s er toch niet zijn
- Gebrek aan psychologische veiligheid: werknemers voelen zich in persoon beoordeeld, genegeerd of ondergewaardeerd, waardoor werken op afstand veiliger aanvoelt
Deze signalen versterken elkaar vaak. Wanneer medewerkers hun collega’s niet kunnen vinden, de ruimtes die ze nodig hebben niet kunnen reserveren en zich niet verbonden voelen met het team, wordt de cultuur van ontwijking een zichzelf in stand houdend proces.
Welke rol speelt flexibiliteit bij het opbouwen van een positieve bedrijfscultuur?
Flexibiliteit is een van de sterkste pijlers van een positieve bedrijfscultuur, omdat het blijk geeft van vertrouwen. Wanneer organisaties hun medewerkers daadwerkelijk zelf de keuze laten wanneer en hoe ze het kantoor gebruiken, verschuift de dynamiek van ‘gehoorzaamheid’ naar ‘keuze’. Die verschuiving verandert de manier waarop medewerkers tegen de werkplek aankijken volledig.
Flexibiliteit in de kantoorcultuur betekent niet dat structuur moet worden afgeschaft. Het betekent juist dat er een structuur moet worden opgebouwd die de medewerkers ondersteunt in plaats van hen te beperken. In de praktijk ziet dat er als volgt uit:
- Flexibele roostering: medewerkers laten kiezen op welke dagen ze komen werken, op basis van hun werk en de behoeften van het team
- Activiteitsgericht werken: verschillende ruimtes aanbieden voor verschillende taken, zodat medewerkers hun omgeving kunnen afstemmen op hun werk
- Hulpmiddelen voor teamcoördinatie: hiermee kunnen collega’s hun werkdagen op elkaar afstemmen, zodat ze, wanneer ze naar kantoor komen, ook daadwerkelijk kunnen samenwerken met de mensen die ze nodig hebben
- Zelfstandigheid bij het kiezen van de werkplek: medewerkers de mogelijkheid bieden om werkplekken van tevoren te reserveren, hun favoriete plek te kiezen en persoonlijke voorkeuren in te stellen
Wanneer flexibiliteit niet alleen in het beleid, maar ook in de bedrijfscultuur is verankerd, zien medewerkers het kantoor niet langer als een starre verplichting. Ze gaan het zien als een hulpmiddel dat ze op hun eigen manier kunnen inzetten, waardoor de kans veel groter is dat ze er goed gebruik van maken.
Hoe kunnen organisaties gegevens over de werkplek gebruiken om de bedrijfscultuur te versterken?
Gegevens over de werkplek helpen organisaties om op feiten gebaseerde beslissingen te nemen die de kantoorervaring verbeteren, in plaats van te gissen naar wat medewerkers nodig hebben. Wanneer facilitair managers en het management inzicht hebben in hoe ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt, kunnen ze de fysieke omgeving afstemmen op de werkelijke werkpatronen, wat direct bijdraagt aan een sterkere, functionelere bedrijfscultuur.
Datagestuurde inzichten kunnen bijvoorbeeld aan het licht brengen dat bepaalde vergaderruimtes voortdurend overboekt zijn terwijl andere leeg blijven, dat de opkomst op dinsdag en woensdag een piek bereikt maar op maandag en vrijdag sterk daalt, of dat specifieke teams zich in bepaalde zones concentreren. Elk van deze patronen biedt aanknopingspunten voor actie.
Met dit soort bezettings- en gebruiksgegevens kunnen organisaties ruimtes opnieuw inrichten zodat ze aansluiten bij de manier waarop teams daadwerkelijk werken, teamdagen plannen die aansluiten bij natuurlijke aanwezigheidsritmes, en vaststellen waar wrijving in de kantoorervaring ervoor zorgt dat mensen zich afkeren. Gegevens vormen ook de zakelijke onderbouwing voor investeringen in verbeteringen van de werkplek, wat vaak de doorslag geeft bij besluitvorming op leidinggevend niveau. Ontdek onze oplossingen voor werkplekbeheer om te zien hoe gegevens en cultuur in de praktijk met elkaar samenhangen.
Welke hulpmiddelen en voorzieningen op de werkplek zorgen ervoor dat medewerkers graag naar kantoor komen?
De tools en functies die ervoor zorgen dat medewerkers graag naar kantoor komen, zijn juist die welke hindernissen wegnemen en echt gemak bieden. Wanneer het reserveren van een werkplek, het opzoeken van een collega of het boeken van een vergaderruimte slechts enkele seconden in plaats van minuten kost, verdwijnen de praktische belemmeringen voor aanwezigheid. Wat overblijft, is de sociale en professionele waarde van aanwezigheid.
Tot de kenmerken die steevast het grootste verschil maken, behoren:
- Bureau-reservering met zicht op collega’s: medewerkers kunnen zien waar hun teamgenoten zitten en een plek in de buurt reserveren, waardoor de coördinatie moeiteloos verloopt
- Ruimtereservering geïntegreerd met agendatools: vergaderruimtes rechtstreeks reserveren vanuit Microsoft Teams of Outlook, waarbij de actuele beschikbaarheid in één oogopslag zichtbaar is
- Interactieve kantoorplattegronden: navigatiehulpmiddelen waarmee medewerkers zich gemakkelijk door het gebouw kunnen verplaatsen en snel beschikbare ruimtes kunnen vinden
- Bezoekersregistratie: een soepele, professionele check-in-ervaring die het ontvangen van klanten of gasten eenvoudig maakt
- Digital signage: duidelijke, realtime communicatie door het hele gebouw heen, waardoor medewerkers op de hoogte blijven en hun weg kunnen vinden
Wanneer deze tools op één platform samenwerken, verloopt het kantoorleven merkbaar soepeler. Medewerkers besteden minder tijd aan het regelen van praktische zaken en meer tijd aan het werk waarvoor het belangrijk is om fysiek aanwezig te zijn.
Hoe ‘ GoBright ’ bijdraagt aan het opbouwen van een bedrijfscultuur die mensen bij elkaar brengt
We hebben het platform Smart Office van GoBrightspeciaal ontwikkeld voor organisaties die te maken hebben met de uitdagingen van hybride werken. Ons platform combineert werkplekreservering, zaalreservering, bezoekersbeheer, digitale bewegwijzering en werkplekanalyse in één geïntegreerd systeem, waardoor de drempels worden weggenomen die ervoor zorgen dat medewerkers niet graag naar kantoor komen.
Zo ziet dat er in de praktijk uit:
- 'Mijn collega's zoeken' en 'Teamreservering': medewerkers kunnen zien wie er op kantoor is en een werkplek in de buurt van hun team reserveren, waardoor het de moeite waard voelt om aanwezig te zijn
- Real-time beschikbaarheid van ruimtes: vergaderruimtes kunnen direct worden gereserveerd via de GoBright -app, Outlook of Microsoft Teams, waarbij de reservering direct kan worden verlengd of geannuleerd
- Gebruiksanalyses: facility managers krijgen concrete gegevens over hoe ruimtes worden gebruikt, waardoor ze slimmere beslissingen kunnen nemen over de indeling, de capaciteit en de planning van teams
- Energiebesparende sensoren en een duurzaam ontwerp: het platform draagt bij aan een moderne en doordachte werkomgeving, wat bijdraagt aan een positieve werknemerservaring
- ISO 27001-gecertificeerd en in overeenstemming met de AVG: beveiliging op bedrijfsniveau met Europese gegevensopslag, zodat IT-teams vanaf dag één op het platform kunnen vertrouwen
Een positieve bedrijfscultuur ontstaat niet zomaar, en dat geldt ook voor een consistente aanwezigheid op kantoor. Met de juiste hulpmiddelen wordt het kantoor gebruiksvriendelijker, ontstaat er meer verbondenheid en is het echt de moeite waard om erheen te gaan. Als u wilt weten hoe wij uw organisatie kunnen helpen bij het creëren van zo’n omgeving, neem dan contact met ons op en wij leggen u graag uit hoe dat in zijn werk gaat.
