Warum ist eine positive Arbeitskultur wichtig für die Anwesenheit im Büro?

Eine positive Arbeitskultur ist wichtig für die Anwesenheit im Büro, da sie den Mitarbeitern einen Grund gibt, zur Arbeit zu kommen. Wenn sich Menschen bei der Arbeit verbunden, wertgeschätzt und unterstützt fühlen, wird das Büro zu einem Ort, an dem sie aktiv sein möchten, anstatt zu einem Ort, an den sie sich verpflichtet fühlen, zu gehen. Dies ist vor allem in hybriden Arbeitsumgebungen von Bedeutung, in denen die Anwesenheit eine Entscheidung und keine Verpflichtung ist. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie die Unternehmenskultur diese Entscheidung konkret beeinflusst und was Unternehmen dagegen tun können.

Inwiefern beeinflusst die Unternehmenskultur die Entscheidung der Mitarbeiter, ins Büro zu kommen?

Die Unternehmenskultur hat direkten Einfluss darauf, ob Mitarbeiter einen Sinn darin sehen, persönlich vor Ort zu sein. Wenn die Kultur auf Vertrauen, Zusammenarbeit und einem Gefühl der Zugehörigkeit basiert, verbinden Mitarbeiter das Büro mit positiven Erfahrungen. Ist dies nicht der Fall, wird Remote-Arbeit zur Norm – nicht, weil sie produktiver ist, sondern weil sich der Weg ins Büro einfach nicht lohnt.

Die Unternehmenskultur beeinflusst die Anwesenheit auf verschiedene konkrete Weisen. Ein Team, das offen kommuniziert und die Zusammenarbeit vor Ort wertschätzt, schafft eine natürliche Anziehungskraft für das Büro. Führungskräfte, die durch ihr eigenes Beispiel Anwesenheit vorleben, ohne dabei in Detailfragen einzugreifen, vermitteln, dass das Erscheinen am Arbeitsplatz sinnvoll ist und nicht nur der Show dient. Eine Kultur der Anerkennung, in der Beiträge sichtbar gewürdigt werden, trägt ebenfalls dazu bei, dass sich der physische Arbeitsplatz lohnender anfühlt.

Bei hybriden Arbeitsmodellen ist diese Dynamik besonders ausgeprägt. Die Mitarbeiter wägen den sozialen und beruflichen Nutzen ihres Arbeitswegs ab. Bietet das Büro Verbundenheit, Energie und Zusammenarbeit, die sich durch Remote-Arbeit nicht ersetzen lassen, steigt die Anwesenheitsquote von selbst. Bietet es hingegen nur eine lautere Version dessen, was sie auch zu Hause tun können, bleiben sie zu Hause.

Was sind die Anzeichen für eine Unternehmenskultur, die die Anwesenheit am Arbeitsplatz beeinträchtigt?

Eine Arbeitskultur, die die Anwesenheit eher hemmt als fördert, zeigt sich meist schon lange bevor die Führungskräfte die leeren Schreibtische bemerken in vorhersehbaren Mustern. Das deutlichste Anzeichen dafür ist, wenn Mitarbeiter nur dann zur Arbeit erscheinen, wenn sie dazu verpflichtet sind, und so schnell wie möglich wieder gehen. Eine Anwesenheit, die ausschließlich aus Pflichtgefühl und nicht aus Motivation heraus erfolgt, ist ein deutliches kulturelles Warnsignal.

Weitere häufige Anzeichen sind:

• Geringe spontane Interaktion: Die Mitarbeiter kommen zur Arbeit, setzen ihre Kopfhörer auf und vermeiden den ganzen Tag über Gespräche.
• Überlastung durch zu viele Besprechungen ohne Zusammenarbeit: Das Büro wird für eine Besprechung nach der anderen genutzt, die auch aus der Ferne hätten stattfinden können, sodass die Anwesenheit vor Ort keinen Vorteil bietet
• Uneinheitliche Präsenz der Führungskräfte: Führungskräfte, die nur selten im Büro erscheinen, vermitteln damit implizit, dass die Anwesenheit im Büro für Personen mit hohem Status optional ist
• Kein Gefühl für den Teamrhythmus: Die Teams haben keine gemeinsamen Tage im Büro, sodass die Mitarbeiter bei ihrer Ankunft feststellen, dass ihre Kollegen ohnehin nicht da sind
• Mangelnde psychologische Sicherheit: Die Mitarbeiter fühlen sich im Büro beurteilt, übersehen oder unterbewertet, weshalb ihnen die Arbeit im Homeoffice sicherer erscheint

Diese Signale verstärken sich oft gegenseitig. Wenn Mitarbeiter ihre Kollegen nicht finden, die benötigten Räume nicht reservieren können und sich vom Team abgekoppelt fühlen, verstärkt sich die Kultur der Vermeidung von selbst.

Welche Rolle spielt Flexibilität beim Aufbau einer positiven Bürokultur?

Flexibilität ist eine der wichtigsten Grundlagen einer positiven Bürokultur, da sie Vertrauen signalisiert. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern echte Entscheidungsfreiheit darüber geben, wann und wie sie das Büro nutzen, verlagert sich der Schwerpunkt von der Einhaltung von Vorschriften hin zur freien Wahl. Diese Verlagerung verändert die Einstellung der Mitarbeiter zum Arbeitsplatz grundlegend.

Flexibilität in der Bürokultur bedeutet nicht, Strukturen abzubauen. Es bedeutet vielmehr, Strukturen zu schaffen, die den Mitarbeitern zugutekommen, anstatt sie einzuschränken. In der Praxis sieht das so aus:

1. Flexible Arbeitszeitgestaltung: Die Mitarbeiter können je nach Arbeitsanforderungen und den Bedürfnissen ihres Teams selbst entscheiden, an welchen Tagen sie zur Arbeit kommen.
2. Aktivitätsorientiertes Arbeiten: Bereitstellung unterschiedlicher Räume für verschiedene Aufgaben, damit die Mitarbeiter ihre Umgebung an ihre Arbeit anpassen können
3. Tools zur Teamkoordination: Damit Kollegen ihre Arbeitstage so aufeinander abstimmen können, dass sie bei der Arbeit tatsächlich mit den Kollegen zusammenarbeiten können, die sie benötigen
4. Autonomie beim Arbeitsplatz: Mitarbeiter können Arbeitsplätze im Voraus reservieren, ihren bevorzugten Bereich auswählen und persönliche Einstellungen festlegen

Wenn Flexibilität nicht nur in den Richtlinien, sondern auch in der Unternehmenskultur verankert ist, empfinden die Mitarbeiter das Büro nicht mehr als starre Verpflichtung. Sie beginnen, es als eine Ressource zu betrachten, die sie nach ihren eigenen Vorstellungen nutzen können, wodurch die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese Ressource sinnvoll nutzen, deutlich steigt.

Wie können Unternehmen Daten aus dem Arbeitsalltag nutzen, um die Unternehmenskultur zu stärken?

Daten zum Arbeitsumfeld helfen Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Arbeitserlebnis verbessern, anstatt nur zu vermuten, was die Mitarbeiter benötigen. Wenn Facility-Manager und Führungskräfte verstehen, wie Räume tatsächlich genutzt werden, können sie die räumlichen Gegebenheiten an die tatsächlichen Arbeitsabläufe anpassen, was direkt zu einer stärkeren und funktionaleren Unternehmenskultur beiträgt.

Datengestützte Erkenntnisse können beispielsweise aufzeigen, dass bestimmte Besprechungsräume regelmäßig überbelegt sind, während andere leer stehen, dass die Anwesenheit dienstags und mittwochs ihren Höhepunkt erreicht, montags und freitags jedoch stark zurückgeht, oder dass sich bestimmte Teams in bestimmten Bereichen konzentrieren. Jedes dieser Muster lässt sich in die Praxis umsetzen.

Anhand solcher Belegungs- und Nutzungsdaten können Unternehmen Räume so umgestalten, dass sie der tatsächlichen Arbeitsweise der Teams entsprechen, Teamtage so planen, dass sie den natürlichen Anwesenheitsrhythmen entsprechen, und erkennen, wo Reibungspunkte im Büroerlebnis die Mitarbeiter abschrecken. Die Daten liefern zudem die wirtschaftlichen Argumente für Investitionen in die Verbesserung der Arbeitsumgebung – und genau das ist oft ausschlaggebend dafür, dass Entscheidungen auf Führungsebene vorangetrieben werden. Entdecken Sie unsere Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement und erfahren Sie, wie Daten und Unternehmenskultur in der Praxis zusammenwirken.

Welche Arbeitsmittel und Funktionen sorgen dafür, dass Mitarbeiter gerne ins Büro kommen?

Die Tools und Funktionen, die Mitarbeiter dazu motivieren, ins Büro zu kommen, sind diejenigen, die Hindernisse beseitigen und echten Komfort bieten. Wenn die Buchung eines Schreibtisches, die Suche nach einem Kollegen oder die Reservierung eines Besprechungsraums nur Sekunden statt Minuten dauert, verschwinden die praktischen Hindernisse für die Anwesenheit. Was bleibt, ist der soziale und berufliche Wert der Anwesenheit.

Zu den Funktionen, die durchweg den größten Unterschied ausmachen, gehören:

• Schreibtischreservierung mit Sichtbarkeit der Kollegen: Mitarbeiter können sehen, wo ihre Teamkollegen sitzen, und Plätze in der Nähe reservieren, was die Koordination vereinfacht
• Raumbuchung Integration mit Kalender-Tools: Besprechungsräume können direkt über Microsoft Teams oder Outlook reserviert werden, wobei die aktuelle Verfügbarkeit auf einen Blick ersichtlich ist
• Interaktive Bürokarten: Orientierungshilfen, die Mitarbeitern dabei helfen, sich im Gebäude zurechtzufinden und schnell freie Räume zu finden
• Besucherregistrierung: ein reibungsloser, professioneller Check-in, der den Empfang von Kunden oder Gästen vereinfacht
• Digital signage: eine klare Kommunikation in Echtzeit im gesamten Gebäude, die die Mitarbeiter auf dem Laufenden hält und ihnen Orientierung bietet

Wenn diese Tools auf einer einzigen Plattform zusammenarbeiten, läuft der Büroalltag spürbar reibungsloser ab. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Organisation und haben mehr Zeit für die Arbeit, bei der die persönliche Anwesenheit von Vorteil ist.

Wie „ GoBright “ dazu beiträgt, eine Arbeitskultur zu schaffen, die Menschen zusammenbringt

Wir haben die Plattform „ Smart Office “ von GoBrightspeziell für Unternehmen entwickelt, die sich der Herausforderung des hybriden Arbeitens stellen. Unsere Plattform vereint Tischreservierung, Raumbuchung, Besuchermanagement, digital signage sowie Arbeitsplatzanalysen in einem einheitlichen System und beseitigt so die Hindernisse, die Mitarbeiter davon abhalten, ins Büro zu kommen.

So sieht das in der Praxis aus:

• „Find My Colleague“ und „Team Booking“: Mitarbeiter können sehen, wer gerade im Büro ist, und Arbeitsplätze in der Nähe ihres Teams reservieren, wodurch sich der Besuch im Büro lohnenswert anfühlt
• Verfügbarkeit in Echtzeit: Besprechungsräume können sofort über die „ GoBright “-App, Outlook oder Microsoft Teams gebucht werden, wobei Verlängerungen oder Stornierungen sofort möglich sind.
• Nutzungsanalyse: Facility-Manager erhalten konkrete Daten zur Raumnutzung und können so fundiertere Entscheidungen hinsichtlich Raumaufteilung, Kapazität und Dienstplanerstellung treffen
• Energiesparende Sensoren und nachhaltiges Design: Die Plattform fördert ein modernes und durchdachtes Arbeitsumfeld, das zu einer positiven Mitarbeitererfahrung beiträgt
• ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform: Sicherheit auf Unternehmensniveau mit Datenhosting in Europa, sodass IT-Teams der Plattform vom ersten Tag an vertrauen können

Eine positive Arbeitskultur entsteht nicht von selbst, ebenso wenig wie eine regelmäßige Anwesenheit im Büro. Die richtigen Tools machen das Büro benutzerfreundlicher, fördern die Vernetzung und sorgen dafür, dass es sich wirklich lohnt, dort zu erscheinen. Wenn Sie erfahren möchten, wie wir Ihrem Unternehmen dabei helfen können, ein solches Umfeld zu schaffen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf – wir erklären Ihnen gerne, wie das funktioniert.