Ci sono diversi modi per verificare la disponibilità di una sale riunioni. Innanzitutto, c'è il pannello delle sale riunioni , al di fuori delle sale riunioni. Qui è possibile vedere le prenotazioni in corso e quelle imminenti. Anche la schermata di mappatura al piano del dipartimento (e la mappatura nel portale e nell'app) fornisce una panoramica accurata dell'occupazione delle sale riunioni. E se si desidera effettuare una prenotazione in futuro, tramite Outlook, il Portale o l'App, è possibile verificare la disponibilità delle sale nella data esatta in cui si desidera effettuare la prenotazione.
Inoltre, quando si utilizza il Wayfinding, è possibile vedere quali stanze sono attualmente disponibili o occupate anche sulla schermata del wayfinding.